Anmeldelse af opkaldsregistre og udskrifter

Du kan anmelde opkaldsregistre, der er lavet via HubSpots opkaldsfunktion, ved hjælp af HubSpots integration med Zoom eller ved hjælp af en tredjepartsudbyder af opkaldsfunktioner, der er integreret med HubSpot.

Hvis du er en bruger med en tildelt Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-licens, kan du bruge Samtaleintelligens (CI) til at transskribere og analysere optagelser. Det giver dig mulighed for at coache dit team mere effektivt og få værdifuld kundeindsigt fra registrene og udskrifterne.

Hvis du bruger HubSpot-mobilappen, kan du lære, hvordan du anmelder registre, mens du er på farten.

Før du går i gang

• Indstil opkaldsfunktionen. Det kan du gøre:
  • Anskaffe et HubSpot-leveret telefonnummer.
  • Registrere dit udgående telefonnummer hos HubSpot.
  • Opsætte HubSpots integration med Zoom.

• • Integrationer med en tredjepartsleverandør af opkaldsfunktioner.

Bemærk: HubSpot understøtter kun en udvalgt gruppe af tredjepartsudbydere af opkaldsfunktioner. Få mere at vide om, hvilke opkaldsfunktioner der understøttes på HubSpot App Marketplace.

• HubSpot calling-optagelser er slået til som standard. Sørg for, at opkaldsregister er slået til i dine indstillinger.
• Hvis du er Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-bruger , skal du sørge for, at Samtaleintelligens også er slået til i dine indstillinger, så dine optagelser bliver transskriberet.
• Hvis du bruger Zoom til at foretage opkald, skal du sørge for, at cloud recording er slået til.
• Anmeld lovgivningen om opkaldsregistre i dit område.

Anmeldelse af optagelser

For at få adgang til registeret og tilføje noter:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
• Klik på titlen på opkaldsfunktionen.
• For at starte registret skal du klikke på playerPlay Play til venstre på skærmen med anmeldelse. Du kan også bruge dataansvarlige til at playerFastForward springe over eller playerRewind spole tilbage. Hvis du anmelder et Zoom cloud-register, kan du også afspille, sætte på pause eller springe fremad.
• Klik på Noter nederst, og klik derefter på Tilføj noter for at tilføje noter til opkaldet. Hvis du vil sende en meddelelse til et andet teammedlem, skal duskrive @ efterfulgt af brugerens navn. Indtastdin note, og klik derefter på Gem. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også tilføje trådet inline-kommentarer.
• Nederst kan du se en AI-genereret opkaldsoversigt (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise). Resuméet er opdelt i flere sektioner: formålet med opkaldet, de vigtigste diskussionspunkter, de trufne beslutninger, stemningen og de næste skridt. Dette felt kan ikke redigeres. Brug tekstfeltet Notes nedenfor til at tilføje yderligere oplysninger.
  • Hvis du vil spørge Copilot om flere oplysninger om opkaldet, skal du klikke på Stil et spørgsmål
  • Hvis du vil give feedback på resuméet, skal du klikke på thumbsUp tommelfinger op eller thumbsDown tommelfinger ned.
  • Hvis du vil kopiere resuméet, skal du klikke på ikonet Kopier besked.
  • Klik på Lukke for at skjule resuméet.

Bemærk: For at bruge Breeze-opkaldsoversigter skal du slå Copilot og opkaldsregister til på din konto.

• Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du til højre klikke mellem fanerne Indsigt, Statistik og Udskrift for at se sporede vilkår, opkaldsstatistik og udskrift af opkald. Hvis du vil kopiere en udskrift, skal du klikke på Kopierudskrift til udklipsholderpå fanen Udskrift. Du kan kun se sporede vilkår, hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto, og en superadmin har tilføjet sporede vilkår.

Del optagelser eller tilføj optagelser til afspilningslister

• For at dele registeret:
  • Klik på knappen share Share øverst til højre.
  • Klik på rullemenuen Send email to for at tilføje teammedlemmer, som du vil dele registret med.
  • Skriv en besked i tekstfeltet.
  • Brug afspilningshåndtagene eller tekstboksene Start og Slut til at justere den del af registret, du vil dele.
  • Klik på Del eller Kopier link. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise konto, kan du også dele specifikke udskriftsuddrag.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optagelsesklip kan også lytte til hele registeret. Hensigten med klippet er at give et klart fokus og en klar retning.

• Sådan tilføjer du et register til en afspilningsliste:
  • Klik på + Tilføj til afspilningsliste.
  • Klik på rullemenuen Vælg afspilningsliste for at føje registeret til forskellige afspilningslister.
  • Skriv en beskrivelse i tekstfeltet.
  • Brug afspilningshåndtagene eller tekstboksene Start og Slut til at justere den del af registret, du vil dele.
  • Klik på Tilføj.

Anmeldelse af sporede vilkår(Sales Hub eller Service Hub Enterprise)

Du kan oprette sporede termer for at gå til dele af udskriften, hvor termen er nævnt.

Bemærk: Du skal være Superadmin for at tilføje eller redigere sporing af vilkår.

• Klik på fanen Indsigt i højre panel for at se sporede termer.
• Klik på Rediger for at redigere sporede termer.
• I højre panel kan du klikke på + Tilføj kategori for at tilføje kategorier til sporingstermer.
• For at tilføje en sporet term til en kategori skal du klikke på + Tilføj sporet term og derefter skrive den sporede term i tekstfeltet.
• Klik på Gem nederst i højre panel.

Tilføj opkaldsfunktion og se opkaldsstatistik(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan gennemgå opkaldsstatistikker ved at knytte deltagernes kontaktregistre til opkaldet.

• For at linke opkaldsdeltagere til registre skal du klikke på Deltagere øverst. I højre panel skal du klikke på link-knappen link ved siden af taleren i sektionen Opkaldsfunktion. Skriv navnet på kontakten i søgefeltet. Hvis der ikke findes et register, skal du klikke på + Tilføj kontakt for at oprette et register for kontakten. Klik derefter på Link. Hvis du vil fjerne linket til en kontakt, skal du klikke på knappen link igen for at bryde linket.

Bemærk: HubSpot vil automatisk matche højttalernavne på transskriberede topartsopkald foretaget med Zoom Basic eller Pro. Manuel højttalermatchning er ikke tilgængelig for opkald foretaget med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, da disse udskrifter leveres af Zoom og ikke af HubSpot.

• For at få adgang til opkaldsmodtagerens kontaktoplysninger skal du klikke på kontaktens navn i højre panel for at komme til det pågældende kontaktregister.

• Når du har tilføjet talere, skal du i højre panel klikke på fanen Statistik for at anmelde følgende statistik for opkaldet.
  • Opkaldsfunktionens taletid: den procentdel af tiden, hvor opkaldsfunktionen taler.
  • Talehastighed: Antal ord pr. minut for ejeren af opkaldet.
  • Længste monolog: Den længste værdi af den tid, opkaldsfunktionens ejer taler.
  • Længste kundehistorie: den længste værdi af den tid, en kunde taler.
  • Interaktivitet : Værdien af interaktion i opkaldsfunktionen.
  • Tålmodighed: Værdien af pauser mellem deltagerne.

Anmeldelse af udskrifter og tilføj trådede inline-kommentarer(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Når du anmelder udskrifter, kan du tilføje kommentarer i en tråd eller dele et link til en bestemt del af udskriften. Samtalerepræsentanter kan nemt svare på kommentarer, holde samtalerne fokuserede og sikre, at alle relevante oplysninger er samlet på ét sted.

Bemærk: Automatisk transskription er tilgængelig for HubSpots standardsprog til oprettelse af indhold. HubSpot transskriberer registeret på det sprog, der er valgt i indstillingerne for din konto. Få mere at vide om HubSpots sprogtilbud.

• Klik på fanen Transcript i højre panel for at se udskriften af opkaldsfunktionen. Brug søgefeltet til at slå specifikke nøgleord op. Resultaterne vil vise enhver del af udskriften, hvor nøgleordet blev brugt.
• For at sende en meddelelse til et andet teammedlem eller tilføje en tidsstemplet kommentar skal du gøre et af følgende:
  • Klik på fanen Kommentarer under afspilningen af registret. Skriv @ efterfulgt af brugerens navn i tekstfeltet. Indtast din kommentar, og klik derefter på Gem.

• • For at tilføje et tidsstempel:
    • Skriv tidsstemplet under tekstfeltet, og klik derefter på tekstfeltet for at anvende tidsstemplet. På fanen Udskrift til højre springer den til den pågældende del af udskriften.

• • • Hold musen over den del af udskriften, som du vil tilføje en kommentar til. Klik på knappen comments Kommentar. På fanen Kommentarer under afspilningen af optagelsen åbnes en tekstboks med det korrekte tidsstempel.
  • Klik på Kommentar.
  • Klik på knappen Svar under en af kommentarerne for at starte en tråd. Når du har skrevet dit svar, skal du klikke på Svar.

• Hvis du vil dele en bestemt del af udskriften, skal du holde musen over udskriften og derefter klikke på knappen share Share. I dialogboksen kan du bruge håndtagene langs højttalersporet eller skrive start- og sluttidspunktet for at ændre længden af klippet med optagelsen. Hvis du gerne vil dele hele optagelsen, skal du sørge for, at håndtagene langs højttalersporet er i begyndelsen og slutningen af registreringen.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optagelsesklip kan også lytte til hele registeret. Hensigten med klippet er at give et klart fokus og en klar retning.

Synkroniser Zoom-registreringer

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere dine Zoom cloud-registreringer til anmeldelse i HubSpot. Når cloud-optagelse er slået til på din Zoom-konto, vises optagelser på den tilknyttede registers tidslinje. Hvis du er en bruger med en tildelt Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise -licens, vil Samtaleintelligens transskribere Zoom-skyoptagelser, og disse transskriptioner vil også blive synkroniseret til registrets tidslinje.

Sådan opsætter du Zoom-registrering ved hjælp af Samtaleintelligens:

• Aktivér registrering i skyen i Zoom. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Audio Transcripts er markeret, så du modtager udskrifter i HubSpot fra dine Zoom-registre.
• Vælg afkrydsningsfeltet Sync data from recordings and transcripts i indstillingerne for din Zoom integration. Når du markerer afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra registreringer og udskrifter, vil alle nye registreringer og udskrifter automatisk blive synkroniseret med HubSpot for både møder og webinarer. Hvis du vil slette et opkaldsregister, kan du gøre det fra siden Opkaldsindeks.

• For at tildele registre til brugere på din HubSpot-konto skal du sørge for, at de tager kontakt til deres Zoom-konti. Aktiviteter i forbindelse med optagelser vil blive tildelt en bruger på din HubSpot-konto, hvis deres e-mailadresse matcher e-mailen på en Zoom-bruger i opkaldet.

Tilknyt optagelser til andre registre

Som standard vil HubSpot AI automatisk tilknytte optagelser til den primære virksomhed, der er forbundet med opkaldsdeltagerne.

Du kan også tilknytte en optagelse til andre kontakt-, virksomheds-, deal-, ticket- eller møderegistre i dit CRM. Optagelsen vises på det tilknyttede registers tidslinje, så du kan få adgang til optagelsesoplysningerne for at få mere kontekst.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
• Klik på titlen på opkaldsfunktionen.
• Klik på Tilknytninger øverst.
• For at tilføje en tilknytning skal du i højre panel klikke på + Tilføj ved siden af en af fanerne kontakt, virksomhed, deal, ticket eller møde.

De tilknyttede registre vises også på siden Opkaldsindeks. Hvis de tilknyttede registre ikke vises i tabellen, skal du redigere tabellens kolonner.