Registrer e-mails i dit CRM-system ved hjælp af BCC-feltet eller videresendelsesadressen

Med HubSpot Sales-e-mailudvidelsen eller -tilføjelsesprogrammet kan du automatisk registrere e-mails, der er sendt uden for HubSpot, i CRM-systemet. Hvis du ikke bruger salgsudvidelsen eller -tilføjelsesprogrammet, kan du bruge HubSpots BCC-adresse eller videresendelsesadresse til manuelt at registrere e-mails. 

E-mails, der registreres i HubSpot ved hjælp af BCC-adressen eller videresendelsesadressen, vil indeholde e-mailens indhold samt eventuelle vedhæftede filer. Den registrerede e-mail knyttes automatisk til modtagerens kontaktpost, den primære tilknyttede virksomhedspost og de fem seneste åbne aftaleposter, der er knyttet til kontakten. Få mere at vide om registrering af e-mail-svar i HubSpot. 

Begrænsninger og overvejelser

• Brugere med en visningslicens kan ikke registrere e-mails med BCC- eller videresendelsesadressen. Få mere at vide om administration af brugerrettigheder.
• Den samlede størrelsesgrænse for e-mails, der logges med BCC eller en videresendelsesadresse, er 40 MB. Denne grænse gælder for den samlede størrelse af e-mailens brødtekst, overskrifter og alle vedhæftede filer.

Brug BCC-adressen

Når du sender en e-mail fra din e-mail-klient, skal du tilføje BCC-adressen til BCC-feltet i e-mailen. E-mailindholdet registreres automatisk i kontaktens post i HubSpot. BCC-adressen er den samme for alle brugere i din HubSpot-konto.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel skal du under Datastyring navigere til Objekter.

3. Øverst på Objekter , skal du klikke på Vælg et objekt og vælg Aktiviteter.

4. Påfanen E-mail-logning og sporing , i afsnittet Manuel logning, skal du klikke på Kopier ved siden af feltetBCC-adresse .

5. Gå til din e-mail-indbakke, og opret en ny e-mail.
6. Indsæt den kopierede BCC-adresse i BCC-feltet i e-mailen.

Den sendte e-mail logges i kontaktens post i HubSpot på baggrund af den matchende e-mailadresse. Hvis modtagerens e-mailadresse ikke matcher en eksisterende kontakt, oprettes der en ny kontaktpost.

Krav til registrering af e-mails i CRM ved hjælp af BCC-adressen

• Den bruger, der sender e-mailen, skal have adgang til sin personlige e-mail.
• Den e-mailadresse, du sender e-mailen fra, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilknyttede individuelle arbejds-e-mailadresser.
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og indstillinger).
• Modtagerens e-mailadresse er ikke opført på din " Aldrig logge ind"-liste.
• E-mailadressen er ikke tidligere blevet slettet permanent. 
• Hvis du har aktiveret GDPR-privatlivsindstillingerne i din HubSpot-konto, skal du have et retsgrundlag for at kommunikere med e-mailmodtagerne.

Bemærk: Hvis du manuelt bruger BCC-adressen i en e-mail-klient uden sporing, vil dette kun registrere e-mailen på en kontaktpost i HubSpot. Dette giver dig ikke mulighed for at spore åbninger eller klik på dine e-mails.

Brug videresendelsesadressen

Brug videresendelsesadressen til at registrere et e-mail-svar på kontaktpostens tidslinje. Videresendelsesadressen er nyttig, når du skal registrere en e-mail, efter du har modtaget den. Videresendelsesadressen er den samme for alle brugere i din HubSpot-konto.

Før du går i gang, skal du sikre dig, at din e-mail-klient understøtter videresendelsesfunktionen. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel skal du under "Datahåndtering" navigere til " Objekter".

3. Øverst på siden Objekter , skal du klikke på Vælg et objekt og vælg Aktiviteter.

4. Påfanen E-mail-logning og sporing , iafsnittet Manuel logning, skal du klikke på Kopier ved siden affeltet Videresendelsesadresse.

5. Gå til din e-mail-indbakke, og åbn den e-mail, du vil logge i HubSpot.
6. Videresend e-mailen til den kopierede videresendelsesadresse.

Den videresendte e-mail registreres i kontaktens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, oprettes der en ny post.

Krav for at registrere svar i CRM ved hjælp af videresendelsesadressen

Din e-mail skal opfylde følgende kriterier for at blive registreret i CRM'et:

• Den bruger, der sender e-mailen, skal have adgang til sin personlige e-mail.

• Du videresender den enkelte svar-e-mail (ikke andre dele af e-mail-korrespondancen). Den videresendte meddelelsesoverskrift, der genereres af din e-mail-klient, skal være til stede:

• Den e-mailadresse, du bruger til at sende den videresendte e-mail, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilknyttede e-mailkonti.
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og indstillinger).
• Kontakt-e-mailen er ikke angivet på din " Log aldrig"-listen.
• Hvis du har aktiveret GDPR-privatlivsindstillingerne i din HubSpot-konto, skal du have et retsgrundlag for at kommunikere med e-mailmodtagerne.
• Hvis den person, der sendte dig den oprindelige e-mail, ikke findes i dit CRM-system, vil videresendelse af beskeden oprette en kontaktpost, så længe vedkommendes e-mailadresse eller e-maildomæne ikke er opført på din »Never Log« -liste.
• Den videresendte besked skal være på et af de sprog, HubSpot understøtter. 
• Den videresendte besked skal indeholde både HTML-delen og almindelig tekst i e-mailen.
• Din e-mail-server skal tillade ekstern videresendelse. 

Der er ingen standardformatering for en videresendt e-mail. Hvis HubSpot ikke kan behandle dit e-mailformat, registreres e-mailen ikke i HubSpot. Lær, hvordan du manuelt registrerer en e-mail i HubSpot. 

Bemærk: hvis du modtager et e-mail-svar fra en kontakt eller en potentiel kunde, og de har sat modtagere i CC, vil HubSpot ikke tilføje disse modtagere i CC som kontakter i din konto.

E-mail-klienter, der understøttes af videresendelsesfunktionen

Hvis din videresendte e-mail opfylder ovenstående krav, men stadig ikke registreres i HubSpot, er din e-mail-klient muligvis ikke kompatibel med HubSpots videresendelsesfunktion. Hvis din e-mail-klient ikke er kompatibel med videresendelsesfunktionen, vil du ikke kunne videresende en e-mail til en post i HubSpot.

Nedenstående e-mail-klienter er kompatible med videresendelsesværktøjet: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010–2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Afsenderattribution for BCC- og videresendte e-mails

Når du sender e-mails ved hjælp af BCC- eller videresendelsesadressen, bestemmer følgende regler, hvilken bruger der tilskrives som afsender af den e-mail, der registreres i CRM'et. Disse regler, i prioriteret rækkefølge, bestemmer, hvilke e-mails der tæller med i en brugers samlede aktivitet i dine salgsrapporter. 

1. Hvis kun én bruger har afsenderens e-mail-adresse angivet som en tilknyttet personlig arbejds-e-mail-adresse, skal den tilskrives denne bruger.
2. Hvis kun én bruger har afsender-e-mailadressen som e-mail til sin HubSpot -brugerkonto, skal den tilskrives den pågældende bruger.
3. Hvis kun én bruger har afsenderadressen som et alias, skal den tilskrives den pågældende bruger.
4. Hvis flere brugere har afsenderadressen som en tilknyttet individuel arbejds-e-mailadresse, skal den tilskrives den bruger, der var logget ind, da e-mailen blev sendt. Hvis der sendes via BCC-adressen ved hjælp af salgsudvidelsen, skal den tilskrives den bruger, der var logget ind på salgsudvidelsen på afsendelsestidspunktet. 

Hvis du registrerer en e-mail fra uden for HubSpot ved hjælp af BCC-adressen, og du sender fra en e-mailadresse, der er tilknyttet som en team-e-mail i HubSpot, vil e-mailen altid blive tilskrevet den bruger, der oprindeligt tilknyttede team-e-mailkontoen. Hvis e-mailen derimod sendes ved hjælp af BCC-adressen via salgsudvidelsen, vil e-mailen blive tilskrevet den bruger, der var logget ind på salgsudvidelsen på afsendelsestidspunktet.