Spor og registrer e-mails med HubSpot Sales-udvidelsen til Chrome

Brug funktionerne »Track« og »Log« i HubSpot Sales-udvidelsen til Chrome til at overvåge og registrere dine kontakters interaktion med dine e-mails.

• Når sporing er aktiveret, kan du overvåge, hvornår kontakterne ser eller åbner dine e-mails.
  • Gennemse e-mailaktivitet i aktivitetsfeeden og på kontaktens tidslinje. 
  • Modtag realtidsnotifikationer, når en kontakt åbner din e-mail.
  • Brugere med entildelt Sales Hub -licens kan spore klik på links, der er inkluderet i brødteksten i den sporede e-mail. Få mere at vide om kliksporing. 
• Når logning er aktiveret, kan du logge en e-mail i modtagerens kontaktpost eller i de tilknyttede poster. 
  
  • Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig ønsker at logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Du kan også tilføje disse e-mailadresser og domæner i indstillingerne for din Chrome-udvidelse.

Læs mere om forskellen mellem sporing og registrering.

Før du går i gang

Inden du begynder at arbejde med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen, skal du gennemgå kravene og begrænsningerne for sporing og logning af e-mails. 

Forstå kravene

• For at registrere en e-mail og tilføje en ny kontakt til din HubSpot CRM-konto skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilknyttede e-mailadresser.
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).

Forstå begrænsninger og overvejelser

• E-mail-sporing og -registrering understøttes ikke for e-mails, der bruger tilpassede Gmail-layouts. 
• Hvis du har aktiveret databeskyttelsesindstillingerne på din konto, kan åbning af e-mails kun spores for kontakter, der har et tildelt retsgrundlag for databehandling. Dit juridiske team er den bedste kilde til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-mail-logning og -sporing. Få mere at vide om e-mail-sporing, når databeskyttelsesindstillingerne er aktiveret.
  • Du kan tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at deaktivere sporing og logning for en bestemt besked eller for bestemte kontakter eller e-mail-domæner. 
• Når du logger en e-mail med en vedhæftet fil, logges vedhæftede filer, der er større end 50 MB, ikke i HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og logges i CRM-systemet, men uden vedhæftet fil.
• Når logning er aktiveret, logges historiske e-mails ikkeautomatisk i CRM-systemet. Lær, hvordan du retroaktivt logger sendte og modtagne e-mails i CRM-systemet.

Bemærk: Afhængigt af modtagerens placering kan sporing af åbning og klik i e-mails kræve forudgående samtykke. Før du aktiverer sporing, skal du gennemgå retningslinjerne for samtykke til e-mail-sporing.

Konfigurer standardindstillinger for logning og sporing

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel skal du under Datahåndtering navigere til Objekter.

3. Øverst på Objekter , skal du klikke på Vælg et objekt og vælg Aktiviteter.

4. På siden fanen E-mail-log og -sporing kan du konfigurere, hvordan e-mails skal spores eller logges i HubSpot, ved at markere eller fjerne markeringen i følgende afkrydsningsfelter:

   • Tillad alle brugere at logge e-mailvedhæftninger: Indstil, om indgående e-mailvedhæftninger kan logges i CRM, samtaleindbakken og sidepanelet. 
   • Anvend standardindstillingen for logning for alle brugere: Nårdenne indstilling er aktiveret, kan du klikke for at slå kontakten " Log alle e-mails som standard " til eller fra for at angive, om e-mails som standard skal logges for alle brugere på din konto.
   • Tillad alle brugere at spore e-mails og se, om modtagerne åbner og klikker på deres e-mails: Indstil, om brugere kan spore e-mails sendt fra CRM, samtaleindbakken, e-mail-udvidelser og sekvenser. 
   • Anvend standardindstilling for sporing for alle brugere: hvis du har valgt Tillad alle brugere at spore e-mails og se, når modtagerne åbner og klikker på deres e-mails , kan du aktivere denne indstilling for at konfigurere, om alle e-mails som standard skal spores for alle brugere på din konto. 

    

Sporing af e-mails

Sådan sender du en e-mail med sporing fra Gmail:

1. Log ind på din Gmail-konto.
2. Skriv en ny e-mail. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten.
3. Markér afkrydsningsfeltet " Spor ".
4. Klik på " Send".

Se status for den sporede e-mail

Inden din kontakt åbner e-mailen, vises e-mailens emnelinje og modtager i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, modtager du en pop op-meddelelse i realtid på din desktop. Når du navigerer tilbage til dit aktivitetsfeed eller Chrome-udvidelsesfeedet, vil du se e-mailoplysningerne markeret som "Åben". Klik på rullemenuen under kontaktens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du vil også se en oversigt over kontaktens aktiviteter.

Du kan også se, hvordan dine kontakter interagerer med dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot-tandhjulsikonet sprocket øverst til højre i din Chrome-browser.

Læs mere om, hvordan e-mail-sporing og salgsnotifikationer fungerer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Logning af e-mails

Send en logget e-mail ved hjælp af Chrome-udvidelsen

1. Opret en ny e-mail i Gmail.
2. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten. Hvis modtagerens e-mailadresse allerede er knyttet til en kontaktpost i dit CRM, vises HubSpot-tandhjulsikonet ved siden af deres e-mailadresse ifeltet "Til". 
3. Markér afkrydsningsfeltet " Log ".
4. Hvis din konto har konfigurerede standardindstillinger for logning, vælger tilføjelsesprogrammet automatisk, hvilke poster e-mailen skal logges til. Sådan vælger du manuelt, hvilke poster e-mailen skal logges til:
   • Klik på rullemenuen ved siden af afkrydsningsfeltet "Log" .
   • Marker og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ved siden af de poster, som e-mailen skal logges i.
5. Hvis du sender e-mailen til en modtager, der ikke er en kontakt i dit CRM, kan du vælge at oprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil oprette en ny kontakt, skal du markere afkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter, når du redigerer posttilknytningerne. 
     
     • Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der oprettes via en registreret e-mail, blive angivet som ikke-marketing. 
     • Den HubSpot-bruger, der har sendt e-mailen, vil automatisk blive tildelt som kontaktens ejer, så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer. 
   • Hvis du ikke ønsker at oprette en ny kontakt, skal du fjerne markeringen iafkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under "Opret som nye kontakter". Lær , hvordan du kun registrerer e-mails til eksisterende kontaktposter. 
6. Klik på " Send".

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af udvidelsen, knyttes automatisk til de poster, du angav, før du sendte e-mailen.

Sådan ser du den loggede e-mail i HubSpot:

1. Gå til dine poster:

   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.

   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.

   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.

   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Tickets. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Tickets.

2. Klik på navn på posten.

3. Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:

• • Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen øverst på kontaktens tidslinje.
  • Kopier link: Klik for at kopiere URL'en til den registrerede e-mail. 
  • Svar: Klik på Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klik for at videresende e-mailen til en anden kontakt. 

• • Slet: Klik her for at slette e-mail-aktiviteten fra tidslinjen.

• • Udvid: Klik på rullemenupilen for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-korrespondance, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  • Tilknytninger: Klik her for at redigere tilknyttede virksomheds- eller aftaleposter.
  • Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.