Overvåg retsgrundlaget for databehandlingen i HubSpot

I henhold til den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og andre love om databeskyttelse skal virksomheder have et lovligt grundlag for at anvende og behandle kontaktoplysninger og skal føre registre over samtykker samt dokumentation for andre lovlige formål med behandlingen.

Kontaktattributten »Retsgrundlag for behandling af kontaktoplysninger« hjælper dig med at indsamle, spore og gemme retsgrundlaget for behandlingen via kontrakt, berettiget interesse og samtykke for dine HubSpot-kontakter. I henhold til GDPR skal virksomheder have mindst ét retsgrundlag som gyldig begrundelse for databehandlingen. Der kan være mere end ét retsgrundlag, der passer til hver enkelt situation.

Bemærk: Selvom HubSpot stiller denne funktion til rådighed, er din juridiske afdeling den bedste kilde til rådgivning om overholdelse af lovgivningen i netop din situation.

Se egenskaben og forstå de enkelte retsgrundlag

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.
3. Søg efter og klik på egenskaben " Retsgrundlag for behandling af kontaktpersonens data".
4. I egenskaben kan du se seks standardindstillinger. De første tre indstillinger er forskellige typer af legitime interesser. En legitim interesse foreligger, når virksomheder har en nødvendig og lovlig forretningsmæssig grund til at behandle en kontakts personoplysninger på en måde, som kontakten ville forvente.
   
   • Berettiget interesse – Lead: Når der behandles data fra en potentiel kunde eller et lead med henblik på at kommunikere om et potentielt forretningsforhold. For eksempel behandling af en potentiel kundes navn og e-mail, efter at vedkommende har tilmeldt sig et nyhedsbrev. En potentiel kunde eller et lead er en kontakt, der har udtrykt interesse for en virksomhed, men som ikke har købt varer eller tjenester.
   • Berettiget interesse – Kunde: Når behandling af data for en kunde er nødvendig for at understøtte det løbende forretningsforhold. For eksempel opdatering af en kundes adresse eller afsendelse af oplysninger om åbningen af en ny butik. En kunde er en person, der har købt varer eller tjenester fra en virksomhed.
   • Berettiget interesse – Andet: Når der er en juridisk begrundelse for at behandle en kontakts oplysninger på en måde, som kontakten ville forvente af virksomheden, men typen af kontakt eller forretningsforhold passer ikke ind under nogen af de øvrige angivne HubSpot-kategorier.
   • Opfyldelse af en kontrakt: Når behandling af kontaktoplysninger er nødvendig for at udføre opgaver i henhold til en kontrakt eller inden en forretningsrelation formelt indledes. For eksempel behandling af en kontakts e-mailadresser, efter at vedkommende har anmodet om et tilbud via e-mail.

1. • Frivilligt samtykke fra kontakten: Når en kontakt hargivet direkte samtykke til behandling af sine personoplysninger, f.eks. når en kontakt opretter en profil hos en virksomhed og accepterer at modtage kommunikation. Samtykket skal være specifikt, informeret og utvetydigt.

1. • Ikke relevant: Når der ikke kræves et juridisk grundlag for at behandle kontaktoplysninger for at kommunikere med kontakten. For eksempel hvis kontakten ikke er en EU- eller britisk statsborger, der er omfattet af GDPR-lovgivningen om databeskyttelse.

Angiv retsgrundlag for kontakter

Når du har aktiveret indstillingerne for databeskyttelse, kan du tilføje samtykke og retsgrundlag til kontakter i følgende tilfælde:

• Gennemførelse af en listeimport.
• Oprettelse af en kontakt.
• Redigering af et retsgrundlag i undersøgelser.
• Angivelse af et engangsretsgrundlag, når du sender en e-mail til en kontakt.
• Tildele det til en enkelt kontakt.
• Tildeling af et retsgrundlag for flere kontakter på én gang.
• Fjernelse af en fravalg af e-mail-status.
• Genabonnere en kontakt på markedsførings-e-mails, efter at vedkommende har fravalgt dem.
• Tilmelding af en kontakt til en abonnementstype.
• Opdatering af abonnementsstatus og den juridiske grundlag for behandling af kontaktens data i en arbejdsgang.

Tildele retsgrundlag for en individuel kontakt

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
2. Klik på navnet på en kontakt.
3. Klik på Handlinger i venstre panel, og vælg Vis alle egenskaber.
4. Søg efter og klik på egenskaben "Retsgrundlag for behandling af kontaktens data ".
5. Markér afkrydsningsfelterne ud for de værdier, du gerne vil bruge.

Tildel retsgrundlag samlet

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
2. For at vælge bestemte kontakter skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de poster, der skal redigeres.
3. For at vælge alle kontakter skal du markere afkrydsningsfeltet øverst i tabellen og derefter klikke på Vælg alle [x] kontakter.
4. Klik på Rediger øverst i tabellen , og søg derefter efter og vælg "Retsgrundlag for behandling af kontaktoplysninger".
5. Klik på rullemenuen Retsgrundlag for behandling af kontaktoplysninger , og marker afkrydsningsfelterne ud for de indstillinger, du vil anvende på dine kontakter.
6. Klik på Opdater.