Administrer indtægter fra start til slut i HubSpot

Revenue Hub hjælper dig med at styre indtægterne fra start til slut – lige fra det første salg til fakturering, betalinger, fornyelser og indtægtsvækst. Det indeholder værktøjer til udarbejdelse af tilbud og fakturaer, betaling, kontraktstyring og indtægtsrapportering. Brug denne vejledning til at få et overblik over hele processen, og udforsk derefter de afsnit, der er mest relevante for netop din opsætning.

Ved at centralisere disse processer sikres det, at teams arbejder ud fra de samme omsætningsdata. Kundevendte teams, herunder salg, fakturering og Customer Success, kan administrere omsætningslivscyklussen i HubSpot – lige fra deals og tilbud til kontrakter, fakturaer og inddrivelse af betalinger. Finansafdelingerne kan bruge de samme data til indtægtsrapportering og prognoser, mens marketingafdelingerne kan bruge tilskrivningsrapporter til at få indsigt i, hvilke kampagner og tiltag i livscyklussen der har indflydelse på de realiserede indtægter.

Få indsigt i indtægtsrejsen i HubSpot

Denne artikel gennemgår rejsen for tilknyttet omsætning i HubSpot. I takt med at køberne bevæger sig gennem omsætningscyklussen, videreføres oplysningerne fra en aftale til et tilbud og til sidst til en kontrakt, som bliver det langsigtede register for fakturering, fornyelser og omsætningsrapportering. Afhængigt af dit abonnement, din opsætning og dine forretningsprocesser kan du starte med tilbuds- og kontraktarbejdsgange og derefter tilføje fakturering og betalinger senere. Læs mere om de forskellige indtægtsprocesser i HubSpot.

For eksempel startede Sprocket SaaS Co., en udbyder af SaaS-software, oprindeligt med at ønske at sende tilbud som en del af deres salgsproces. Efterhånden som virksomheden voksede, ønskede de at begynde at samle indtægterne i en kontrakt, udstede fakturaer til kunderne og give dem mulighed for at betale for de leverede tjenester. Ved skalering af brugen af HubSpots salgsværktøjer lykkedes det dem at gå fra enkeltstående tilbud til en samlet salgsproces fra start til slut.

Organisationer forvalter deres indtægter på forskellige måder, afhængigt af hvordan de sælger til og fakturerer deres kunder. Udforsk diagrammet nedenfor, hvilken indtægtsmodel der passer bedst til din forretningsmodel. Læs mere om Revenue Hub.

Konfigurer dit produkt- og serviceudbud

Opret produktbiblioteket

Når du administrerer omsætning i HubSpot, skal du tilføje de produkter og tjenester, som din virksomhed sælger, til produktbiblioteketsom produkter. Opret produkter manuelt, eller brugHubSpot AI til at oprette produkter ved hjælp af prompts i naturligt sprog. Brug disse produkter til at tilføje linjeposter til aftaler, tilbud, kontrakter og fakturaer, så køberne får et klart overblik over, hvad de køber.

Produkterne i biblioteket kan konfigureres med forskellige prismodeller, herunder fastpris, trinvis prisfastsættelse og differentieret prisfastsættelse. Du kan også oprette prislister til forskellige prisscenarier (f.eks. priser for henvisninger, partnerpriser eller regionale priser). Dette hjælper sælgerne med at anvende de rigtige produkter og priser under salgsprocessen.

Du kan f.eks. opsætte produktbiblioteket på følgende måder:

• Brug differentierede priser på abonnementer, og anvend forskellige regionale prislister for de regionale salgsteams.
• Konfigurer implementeringstjenester til en fast pris sammen med forbrugsbaserede supportpakker, der faktureres på en fast basis.

For eksempel har Sprocket SaaS Co., en udbyder af SaaS-software, udbygget sit produktudbud, så det nu omfatter engangsydelser i forbindelse med implementering sideløbende med de løbende softwareafgifter.

Giv HubSpot AI oplysninger om dine kunder og din salgsproces

Tilføj oplysninger om dine kunder, købere og salgsprocesser for at give AI-værktøjerne den nødvendige kontekst, så de kan bidrage til en ensartet gennemførelse af salget. Disse oplysninger hjælper Breeze med at tilpasse resultater og anbefalinger til en bred vifte af købere og kunder. Læs mere om, hvordan du kan tilpasse HubSpot AI til din virksomhed.

Administrer salgsmuligheder og aftaler

For mange teams er dette den første integrerede indtægtsarbejdsgang, der er implementeret i HubSpot, og som samler aftalehåndtering, tilbudsgivning, kontraktindgåelse og fakturaforberedelse.

De fleste indtægtsarbejdsgange starter med en salgsmulighed. I HubSpot arbejder deals, tilbud og kontrakter sammen om at føre køberne fra den indledende kontakt til en aktiv aftale.

Hold styr på salgsmulighederne med deals

Et dealregister indeholder oplysninger om et igangværende salgsengagement med en køber. Handlen registrerer køberens kontakt- og virksomhedsoplysninger samt alle aktiviteter i forbindelse med de kontakter og virksomheder, der er tilknyttet til handlen, herunder e-mails, opkald og møder.

Brug linjeposter til at tilføje de produkter, som en køber køber, til en deal. Linjepostene overføres til tilbud, kontrakter, fakturaer og betaling, hvilket er med til at sikre, at priser og produktoplysninger forbliver ensartede gennem hele indtægtsprocessen.

Følg muligheden fra aftalen og frem til den lukket og vundne salgstransaktion i din salgspipeline, så du kan automatisere de næste trin og udarbejde omsætningsprognoser.

Du kan f.eks. konfigurere deals på følgende måder:

• Opret en arbejdsgang , der automatisk opretter en deal, når en lead er blevet kvalificeret, og tildel den til det rette salgsteam eller den rette sælger.
• Opret faser i dealpipeline , der passer til din salgsproces.
• Lad sælgerne selv styre deres egne deals frem til lukning.

Læs mere om arbejdsgange, faser i pipelineen og deals.

Udarbejd skræddersyede tilbud

Udarbejd skræddersyede tilbud direkte ud fra dine deals for at fremme salgsprocessen. Tilbud kan oprettes ved hjælp afHubSpot AI eller konfigureres via tilbudsredigeringsværktøjet.

Ud over de almindelige oplysninger om deals kan du udvide dine tilbud og tilbudsskabeloner på følgende måder:

Tilpas indholdet af tilbuddet

• Skræddersyet indhold: personlige ansøgninger, resuméer og specifikke udtryk.
• Linjepost: detaljerede oversigter over produkter eller tjenester.
• Fleksibel godkendelse: Tilføj muligheden for at godkende tilbuddet ved hjælp af elektronisk underskrift, »klik for at godkende« eller manuel underskrift.
• Betalingsintegration: Indbygget fakturering og betalinger for hurtigere lukke af sager.

Automatiser livscyklussen

• Tilbudsskabeloner: Opret tilbudsskabeloner , der hjælper sælgerne med at udarbejde standardiserede tilbud mere effektivt. Du kan bruge Breeze Assistant til at gøre oprettelsen af skabeloner hurtigere.
• Tilbudsregler og godkendelser: Brug tilbudsregler og godkendelser til at fastlægge de krav, som tilbud skal opfylde, før de sendes til køberen. Reglerne kan markere tilbud, der ikke opfylder disse krav, eller forhindre, at tilbud sendes, indtil der er foretaget ændringer. Godkendelsesprocesser kan konfigureres, så tilbud gennemgår en anmeldelse af en godkendende person, inden de sendes til køberen.
• Betaling: Når en køber accepterer et tilbud, bliver vedkommende videreført til en faktura for at igangsætte faktureringen, hvilket er med til at mindske forsinkelser. 

Bemærk: Du skal være tilmeldtbetaversionenafConnected Konfigurer-pris-tilbud, Billing og Betalingfor at kunne knytte fakturering til en faktura. Hvis du ikke er tilmeldt betaversionen, foregår betalingsinddrivelsen fortsat via den eksisterende tilbuds- eller fakturafunktion . Læs mere ombetatesten af Connected Konfigurer-pris-tilbud, fakturering og betalinger. 

• Oprettelse af kontrakt: Når et tilbud, der kan faktureres, er blevet accepteret, oprettes der en kontrakt for at formalisere aftalen. Faktureringsoplysninger, såsom betalingsmetode og kontaktperson for fakturering, indgår automatisk i kontrakten.

• Fornyelser og ændringer: Opret tilbud på fornyelser eller ændringer direkte ud fra eksisterende kontrakter for at spore kundes levetidsværdi.

Læs mere om,hvordan du konfigurerer processen for tilbud oggodkendelser, samt hvordan du bruger elektroniske underskrifter.

Fakturering og indtægtsstyring

Virksomhederne kan indføre fakturering og betalinger hver for sig, enten ved at udvide en eksisterende Konfigurer-pris-tilbud-arbejdsgang eller ved at implementere processer for tilbagevendende fakturering og betalingsinddrivelse i etaper.

Centraliser indtægterne via kontrakter

For teams, der bruger både konfigurer-pris-tilbud- og faktureringsarbejdsgange, fungerer kontraktensom det fælles register, der forbinder det solgte, faktureringsmåden og udviklingen i kundeforholdet over tid. Kontrakterne indeholder kontakt- og virksomhedsoplysninger, forventede indtægter samt kundens kontraktforløb.

Du kan bruge kontrakter til at:

• Gennemgå kontraktstatus og forventede indtægter.

• Hold styr på datoerne for fornyelsen.

• Få adgang til faktureringsoplysninger.

• Se tilknyttede fakturaer, abonnementer og betalinger.

Følgende teams kan bruge »contracts«-objektet i deres daglige arbejde:

Læs mere om,hvordan du opsætter, opretter og administrerer kontrakter.

Automatiser tilbagevendende fakturering

Brug automatisk fakturering til at oprette og administrere faktureringsplaner ud fra dine kontrakter. Hvis du er tilmeldt betatesten af Connected Konfigurer-pris-tilbud, Billing og Betaling, oprettes der automatisk en faktureringsplan, når en kontrakt oprettes, baseret på hver linjeposts faktureringsdato, faktureringshyppighed og startdato. Faktureringsplaner understøtter kontrakter med forskudte datoer for linjeposter og blandede faktureringshyppigheder, og de kan samle linjeposter med samme faktureringsdato på én enkelt faktura.

Med automatiseret fakturering og faktureringsplaner kan du:

• Generer automatisk faktureringsplaner på baggrund af kontraktvilkårene.

• Håndter kontrakter med forskudte start- og slutdatoer og blandede faktureringshyppigheder.

• Saml linjeposter med samme fakturadato i én enkelt faktura.

• Hold styr på kommende betalingsfrister og værdier for fakturaerne.

• Se tidligere fakturaer og den aktuelle status for fakturaerne.

Bemærk: Hvis indstillingen »Opret kontrakter automatisk ud fra accepterede tilbud« er aktiveret, og du er tilmeldt betatesten af »Connected Konfigurer-pris-tilbud, Billing og Betaling«, oprettes der automatisk en kontraktpost, når et tilbud accepteres af køberen, og denne bruges til at administrere tilbagevendende fakturering. 

Inddriv indtægter via fakturaer og betalinger

Fakturaer og betalinger afslutter forløbet fra tilbud til betaling. Brug fakturaer og betalingslinks til at anmode dine kunder om betaling. Der kan oprettes betalingslinks til modtagelse af betalinger for bestemte produkter og tjenester, mens der automatisk genereres fakturaer, når et tilbud accepteres. 

For at administrere betalingerne effektivt kan du:

• Send fakturaer automatisk på faktureringsdatoerne.
• Opkræv betalinger online via HubSpot-betalinger eller ved at bruge Stripe som betalingsudbyder.
• Udbetal refusioner.
• Håndtering af tvister.
• Brug kreditnotaer.
• Opret en faktureringsportal, hvor købere selv kan håndtere deres faktureringsanmodninger.

Der oprettes et betalingsregister for hver betaling, og dette indeholder betalingsoplysningerne, herunder den kontaktperson, der har foretaget betalingen.

Nogle af de vigtigste anvendelsesscenarier for fakturaer og betalinger omfatter:

Læs mere om fakturering og opkrævning af betalinger, oprettelse af betalingslinks og administration af betalinger.

Bevare og udvide kundekontakter

Håndtering af ændringer i kontrakter

Kundernes behov ændrer sig ofte i løbet af kontraktperioden. Med ændringstilbud kan du ændre eksisterende aftaler uden at skulle annullere dem og starte forfra. Du kan oprette ændringer vedrørende opsalg, opgraderinger eller nedgraderinger direkte fra kontrakten. Godkendte ændringstilbud opdaterer kontraktoplysningerne og medfører justeringer af faktureringen, herunder pro rata-beregning.

Brug f.eks. anførselstegn til at:

• Tilføj eller fjern funktioner eller tjenester under kontraktens løbetid.
• Foretag en pro rata-fakturering på baggrund af de foretagne ændringer, så kunden betaler den korrekte værdi for den resterende del af kontraktperioden.
• Opdater kontrakterne automatisk, når der foretages ændringer, for at sikre, at fornyelserne er korrekte.

Læs mere omat udarbejde tilbud om forandring.

Administrer fornyelser

Automatiser fornyelser og mindsk risikoen for opsigelse ved at oprette fornyelsestilbud direkte ud fra kontrakten. Oplysningerne fra den nuværende kontrakt indsættes automatisk i et tilbud om fornyelse, og du kan tilføje eller fjerne poster på tidspunktet for fornyelsen direkte i tilbuddet. Nye kontrakter tilknyttes automatisk til tidligere kontrakter, hvilket sikrer fuld gennemsigtighed i kundens livscyklus.

Brug f.eks. tilbud på fornyelse til at:

• Indstil fornyelsesadvarsler i kontraktoplysningerne.
• Udarbejd tilbud på fornyelse, når kontraktens udløbsdato nærmer sig.
• Du kan være sikker på, at eventuelle ændringer under kontraktens løbetid automatisk indgår i tilbuddet for fornyelse.
• Du kan tilføje eller fjerne varer i forbindelse med fornyelsen.

Læs mere om, hvordan man udarbejder tilbud for fornyelse.

Integrere og udarbejde rapporter om omsætning

Kontakt HubSpot med økonomisystemer

Sørg for, at økonomiafdelingerne holdes opdateret ved at synkronisere HubSpots omsætningsdata med regnskabs- og ERP-værktøjer som f.eks. QuickBooks, Xero og NetSuite. Du kan bruge eksisterende apps fra HubSpot App Marketplace eller HubSpot-API’er.

Synkroniser kontakter, produkter, fakturaer, kreditnotaer og betalinger mellem de to systemer for at sikre, at regnskaberne automatisk holdes opdateret på baggrund af omsætningsaktiviteterne i HubSpot.

Brug HubSpots integrationer til at:

• Sørg for, at dataene om betaling og indtægter er opdaterede.
• Minimer manuel indtastning på tværs af dine finansielle teknologiløsninger.

Læs mere om integration med QuickBooks og Xero samt om HubSpots udvidelsesmuligheder i udviklerdokumentationen.

Rapport om jeres omsætningsudvikling

Da deals, tilbud, kontrakter, fakturaer og betalinger hænger sammen, kan teams udarbejde rapporter om hele omsætningslivscyklussen – fra kundeakquise til fastholdelse og ekspansion. Ved at centralisere indtægtsprocesserne kan du analysere indtægtsudviklingen ved hjælp af rapporter i HubSpot. Brug de foruddefinerede rapporter, eller opret tilpassede rapporter, der passer til de forskellige teams’ behov.

Du kan f.eks. oprette rapporter om:

• Løbende indtægter: Følg ARR, MRR og kontraktværdi i realtid.

• Tilgodehavender og likvide midler: Hold styr på udestående tilgodehavender og indbetalte betalinger for at analysere DSO (Days Sales Outstanding).
• Kundefastholdelse: Analyser opsigelse og nettoomsætningsfastholdelse ved hjælp af data om kontraktfornyelser.
• Tilskrivning: Se, hvilke salgskilder der bidrager til højværdige, langsigtede kontrakter.

Læs mere om analysepakken til omsætningsanalyse og om, hvordan man opretter brugerdefinerede rapporter.

Yderligere ressourcer

• Se introduktionsvideoen til Revenue Hub Academy.
• Læs mere om:
  • De forskellige indtægtsprocesser, du kan bruge i HubSpot.
  • De forskellige måder at fakturere købere på i HubSpot.
  • HubSpot konfigurer-pris-tilbud.
  • Kontrakter.
  • De forskellige måder at inddrive betaling fra købere på i HubSpot.