Opsæt indbakken til samtaler

Indbakken til samtaler er et centralt sted i din HubSpot-konto

,

hvor beskeder fra alle dine tilknyttede kanaler vises. Her kan du se igangværende samtaler og svare på beskeder.

Afhængigt af dit HubSpot-abonnement kan du enten redigere standardindbakken til samtaler eller oprette nye indbakker.

Bemærk: Alle konti, der er oprettet efter den 1. april 2024, kan ikke oprette tickets fra kanaler, der er tilknyttet indbakken. Lær i stedet, hvordan du administrerer tickets i helpdesken. Ellers kan du bruge indbakken som en delt indbakke.

Opsæt standardindbakken

Når du opretter en HubSpot-konto for første gang, opretter HubSpot automatisk en samtaleindbakke og tildeler en reserve-e-mailadresse. Du kan redigere reserve-e-mailadressen eller tilknytte yderligere kanaler for at begynde at modtage beskeder i indbakken. Du kan også redigere, hvilke brugere og teams der har adgang til samtaleindbakken.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Sådan omdøber du indbakken:
   • Klik på rullemenuen Handlinger ved siden af rullemenuen Aktuel visning , og vælg Omdøb indbakke.
   • Indtast et navn til indbakken i dialogboksen, og klik på Omdøb.
4. For at tilknytte en kanal, så du kan begynde at modtage beskeder i indbakken, skal du klikke på Tilknyt en kanal og derefter vælge en kanal. Få mere at vide om at tilknytte kanaler til indbakken.
5. Sådan tilslutter du en Slack-konto til indbakken: Iafsnittet " Slack-integration " skal du klikke på "Tilslut Slack". Få mere at vide om opsætning af Slack-integrationen.
6. For at administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til indbakken, skal du klikke på fanen "Adgang " og vælge en indstilling:
   
   • Tilgængelig for alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen har adgang til indbakken.
   • Vælg brugere og teams, der kan redigere: Kun udvalgte brugere eller teams har adgang til denne indbakke.
7. Klik på " Gem".

Rediger

reserve

-e-mailadressen

En reserve-e-mail er en e-mail, som HubSpot opretter, og som giver dig mulighed for at bruge visse HubSpot-værktøjer, såsom automatisering af supportbilletter, hvis du endnu ikke har tilknyttet en team-e-mailadresse. Reserve-e-mailen bruges også, hvis din team-e-mailadresse pludselig afbrydes fra samtaleindbakken.

Når du opsætter indbakken, har du mulighed for at tilpasse reserve-e-mailadressen, så du straks kan begynde at modtage e-mails. Hvis du ikke ønsker at bruge reserve-e-mailadressen, kan du læse, hvordan du tilknytter en team-e-mailadresse for at begynde at modtage e-mails i indbakken.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på Rediger ved siden af reserve-e-mailadressen.

4. For at aktivere reserve-e-mailadressen til afsendelse skal du på fanen Konfiguration markere afkrydsningsfeltet Brug HubSpot-e-mailen til at sende beskeder .
5. For at tilpasse det navn, der vises i feltet " Fra ", skal du klikke på rullemenuen "Fra" og vælge en indstilling.

Bemærk: Du kan ikke bruge det samme afsender-navn til flere reserve-e-mailadresser. Værdien for afsender-navnet skal være unik for den pågældende reserve-e-mailadresse.

• • Agent- og firmanavn: Brugerensnavn og firmanavnet vises, når kontakten modtager en e-mail. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Vælg denne indstilling for kun at vise firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.

6. For at tilpasse afsenderadressen skal du vælge en af følgende muligheder: 
   • Brug standard: Standardafsenderadressen for brugere med en betalt konto vises som [brugernavn]@[underdomæne].hs-inbox.com. Standardindstillingen for gratisbrugere vises som [brugernavn]@[underdomæne].hubspot-inbox.com.

6. • Tilpas afsenderadresse: Hvisdu indtaster en e-mailadresse, der ikke genkendes, skal du bekræfte, at du har adgang til det pågældende domæne. Klik på "Tilslut dit domæne"for attilslutte oggodkende dit e-mail-afsenderdomæne.
7. Du kan konfigurere reserve-e-mailadressen som en videresendelsesadresse i indstillingerne for din e-mail-klient, så e-mails, der sendes til den pågældende e-mailadresse, videresendes til indbakken for samtaler. Klik på "Kopier" ved siden af feltet "Videresendelsesadresse" , og tilføj den derefter som en videresendelsesadresse i indstillingerne fordin e-mail-klient.
8. Sådan tilføjer du en team-e-mail-signatur:

1. • Klik på "Tilføj team-signatur". Denne signatur gælder kun for e-mails, der sendes direkte fra indbakken i Conversations. Lær, hvordan du konfigurerer din e-mail-signatur for e-mails, der sendes fra CRM-poster.
   • I tekstfeltet kan du tilpasse din teams e-mail-signatur i den enkle editor eller klikke på HTML og redigere signaturen i HTML.
   • Brug værktøjslinjen til formateret tekst nederst til at formatere teksten, indsætte et link eller indsætte et billede.
   • For at indsætte et personaliseringstoken, der udfylder afsenderens navn, skal du klikke på rullemenuen Indsæt token og vælge Fulde navn, Fornavn eller Efternavn. Hvis du har tilmeldt dig Flere personaliseringsmuligheder for teamets e-mail-signaturer (beta ), kan du også indsætte afsenderens e-mailadresse, stillingsbetegnelse og telefonnummer.

9. Til højre kan du se et eksempel på, hvordan afsenderens navn, e-mailadresse og e-mail-signatur vil se ud i kontaktens indbakke. Klik derefter på Gem.
10. Som standard registreres en e-mail, når den videresendes til indbakken, i den oprindelige afsenders kontaktpost. For at deaktivere denne indstilling, så e-mails registreres hos den afsender, der videresendte e-mailen, skal du klikke for at slå kontakten "Vælg oprindelig afsender af videresendte e-mails " fra.

Bemærk: Kun de oprindelige CC-modtagere vises i samtaleindbakken og på tidslinjen for kontaktoptegnelsen. Modtagere, der tilføjes til CC-feltet ved videresendelse af e-mailen, vises ikke.

11. Klik på fanen "Automatisering " for at konfigurere dine tildelingsregler.
12. Hvis du er tildelt en salgs- eller servicesæde, kan du indstille videresendelsesregler for automatisk at videresende indgående e-mails til bestemte brugere og teams på din konto:
    • Klik for at aktivere kontakten »Tildel samtaler automatisk «.
    • Klik på rullemenuen "Tildel til " og vælg en videresendelsesindstilling:

• • • Kundeservicemedarbejder: Tildel en AI-drevet kundeservicemedarbejder til at besvare supportspørgsmål. Hvis kundeservicemedarbejderen ikke kan svare, vil samtalen blive omfordelt i henhold til dine indstillinger for overdragelse. Lær, hvordan du konfigurere og tilpasse kundeagentens overdragelsesproces.
      
    • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående e-mails til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller teams fra rullemenuen " Specifikke brugere og teams ".
    • Kontaktperson: Tildel indgående e-mails til en kontakts ejer. Kontakten skal have en ejer tildelt til sin post og spores med en cookie. Hvis ejeren er offline, sendes henvendelsen via e-mail til den besøgendes ejer.
  • Som standard tildeles indgående samtaler kun til agenter, der er tilgængelige. Hvis der ikke er nogen agenter tilgængelige, vil e-mail-samtalen forblive utildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at deaktivere tildeling baseret på agenters tilgængelighed.

Bemærk: Indgående beskeder kan kun videresendes automatisk til brugere med tildelte salgs-eller servicelicenser. Hvis brugeren ikke har adgang til en betalt licens, kan du ikke medtage vedkommende i dine regler for automatisk tildeling.

13. Sådan redigerer du standardticketegenskaberne, herunder ticketpipeline og -fase:
• Klik på " Rediger ticket" ved siden af indstillingen "Behandl indgående samtaler som supporttickets" .
• Brug rullemenuerne i panelet til højre til at redigere egenskaberne.
• Som standard vil ticket-ejeren være den samme som samtaleejeren, hvis du har oprettet regler for automatisk tildeling i indbakken. For at ændre ticket-ejeren skal du klikke på rullemenuen " Ticket-ejer " og vælge en anden mulighed.

• • Klik på " Gem".

14. Klik på " Gem" for at afslutte redigeringen af din reserve-e-mailadresse.

Hvis du har foretaget ændringer i din konfiguration eller dine videresendelsesregler, vil dine kontakter se det opdaterede afsender-navn, afsender-adresse og e-mail-signatur, når de modtager en e-mail fra dig.

Opret en ny indbakke 

Ved at oprette flere indbakker kan du organisere og segmentere dine beskeder efter forskellige teams. Du kan f.eks. oprette en salgsindbakke til at håndtere forespørgsler om priser og pakkeløsninger og en kundesupportindbakke, hvor dit supportteam kan håndtere indkommende henvendelser.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke & Helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Opret ny indbakke.
4. Indtast et navn til din indbakke i feltet Navn på teamindbakke .
5. Klik på rullemenuen " Hvem har adgang til indbakken " for at vælge, hvem der kan se denne indbakke. Du kan også tilføje eller fjerne teammedlemmer, efter du har oprettet din indbakke.
   • Alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen har adgang til indbakken.
   • Bestemte brugere og teams: Kun udvalgte brugere eller teams har adgang til indbakken.

Bemærk: Indgående samtaler kan kun tildeles automatisk til brugere med en betalt plads, men gratis brugere kan stadig tildele og besvare ikke-tildelte samtaler, hvis de har adgang til indbakken.

Hvis du vælger "Bestemte brugere og teams", kan brugere med kontoadgang eller superadministratorrettigheder se alle samtaleindbakker i portalen, men de kan ikke udføre handlinger i indbakken, såsom at svare på en tråd, medmindre de er valgt som teammedlemmer i indbakkenesadgangsindstillinger.

6. Klik på " Næste".
7. Vælg en kanal , der skal tilsluttes, eller klik på Tilslut en kanal senere.

Læs mere om at forbinde kanaler til samtaleindbakken.

Når du navigerer til indbakkeindstillingerne, vises en liste over tilknyttede kanaler. Du kan redigere de eksisterende kanalers indstillinger eller forbinde yderligere kanaler. Lær, hvordan du skriver og besvarer e-mails i indbakken eller chatter med dine besøgende på hjemmesiden.

Administrer kanalstatus

Du kan deaktivere en tilknyttet kanal i dine indbakkeindstillinger:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik for at slåstatusknappentil eller fra for en tilknyttet kanal.

Hvis en kanal er slået fra, kan du ikke længere sende beskeder fra kanalen i HubSpot. Desuden vises indgående beskeder til kanalen ikke i samtaleværktøjet og logges ikke i CRM-systemet.

Brug samtaleindbakken

Når du har konfigureret samtaleindbakken, kan du lære, hvordan du skriver beskeder, svarer på samtaler og administrerer din indbakke.