Sæt møderotationer op

Møderotationer giver dig mulighed for at planlægge møder på vegne af en gruppe eller et team af repræsentanter. Når du opretter et nyt møde på en kontakt-, firma-, aftale- eller billetpost, kan du rotere værten for dine møder. Du kan også bruge møderotationer på dine planlægningssider.

Før du går i gang

For at kunne bruge møderotation, når du planlægger møder eller opretter planlægningssider:

• Den bruger, der planlægger mødet, skal have en tildelt salgs- eller serviceplads og have tilladelsen Opret planlægningssider for andre.
• Alle brugere, der indgår i møderotationen, skal have tildelt salgs- eller servicepladser.
• Brugere i møderotationen skal også have deres kalender tilsluttet og have kalendersynkronisering slået til.

Opsæt en møderotation

Sådan opretter du en møderotation:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Værktøjer > Møder i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Møderotationer. Klik derefter på Opret en rotation.
4. Indtast et rotationsnavn i højre panel.
5. Klik på rullemenuen Rotationsmedlemmer for at tilføje brugere til rotationen. Vælg derefter de brugere eller teams, du vil tilføje. Hvis du vælger teams, vil tilføjelse eller fjernelse af brugere fra teamet tilføje eller fjerne medlemmerne fra rotationen.
6. I afsnittet Distributionslogik skal du vælge, hvordan møder skal tildeles medlemmerne:
   • Fordel møderneligeligt mellem medlemmerne: Møderne roterer ligeligt mellem alle medlemmer.
   • Fordel møder baseret på en vægtet procentdel til hvert medlem: Du kan tildele en vægtet procentdel til hvert medlem. Det er nyttigt, hvis du er i gang med at onboarde et nyt teammedlem og ikke ønsker, at vedkommende skal deltage i så mange møder.
   • Klik på Gem.
7. Klik på rotationsnavnet for at redigere den vægtede procentdel for medlemmerne.
   • I rotationstabellen vil der være en kolonne med Vægt. I feltet Vægt skal du indtaste den relative vægt for hvert medlem. Dette angiver den relative procentdel af møder, de skal modtage (sammenlignet med andre medlemmer).
   • Som standard får hvert medlem en vægt på 100%. Hvis du holder hvert medlem på 100%, vil de alle modtage lige mange møder. Hvis alle medlemmers vægt er den samme (uanset antallet), får de lige mange møder.
   • Hvis du sætter et medlem til 100 % og et andet til 50 %, vil repræsentanten på 100 % få tildelt dobbelt så mange møder som den anden.
   • På grund af konfigurationens relative karakter kan du tilføje og fjerne medlemmer fra din rotation uden at skulle kontrollere, at alle procentsatser summerer til 100 %.
   • Klik på Gem og nulstil tællingerne.

Bemærk: Når du bruger en møderotation på en round robin-planlægningsside med indstillingen Prioriter kontaktejer slået til, vises kontaktejerens tilgængelighed før tilgængeligheden af det næste medlem af rotationen.

Rediger en møderotation

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Værktøjer > Møder i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på navnet på rotationen.
4. Hvis et medlem ikke er tilgængeligt (f.eks. på grund af træning eller ferie), skal du klikke for at slå tilgængelighed fra. Bekræft derefter i pop op-boksen, at du vil slå tilgængelighed fra. Medlemmet vil ikke blive planlagt som vært for møder, der bruger denne rotation, før tilgængelighedskontakten er slået til igen.

Bemærk: Møderotationen springer kun et medlem over, hvis medlemmets tilgængelighedskontakt er slået fra. Hvis deres tilgængelighedskontakt er slået til, vil de fortsat blive vist i rotationen, selv om deres forbundne kalender ikke har nogen ledige tider til booking.

5. Klik på Rediger rotation for at redigere navnet eller medlemmerne af en rotation.
   • I højre panel kan du redigere rotationens navn eller medlemmer.
   • Hvis du tilføjer et nyt medlem til en rotation, nulstilles antallet af bookede møder for alle medlemmer i rotationen for at sikre en jævn fordeling af møder for alle medlemmer fremover.