Planlæg et møde på en rekord

Når du har integreret din Google Kalender eller Office 365-kalender, kan du planlægge møder med kontakter fra kontakt-, virksomheds-, aftale- eller ticket-poster eller fra salgsarbejdsområdet. Når mødet er oprettet, sendes kalenderinvitationer til mødedeltagerne. Brugere på din konto kan også tilføjes som mødedeltagere.

Brugere med en tildelt salgs- eller servicelicens kan planlægge møder på vegne af andre brugere på kontoen, der også har en tildelt licens.

Hvis du har forbundet din kalender til mødeværktøjet, kan du læse mere om, hvordan du opretter og redigerer planlægningssider. Hvis du bruger en sandkassekonto, er det kun muligt at booke møder med andre brugere på sandkassekontoen.

Brug møder på computeren

Planlæg et møde for dig selv på computeren

Planlæg et møde fra poster eller salgsarbejdsom rådet.

Sådan planlægger du et møde fra en post:

1. Gå til dine poster:
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Tickets. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Tickets.
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på Møder i venstre panel.

4. Der åbnes en dialogboks med din tilknyttede kalender.

Sådan planlægger du et møde fra salgsarbejdsområdet (BETA):

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Salg > Arbejdsområde for salg. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Salg > Arbejdsområde for salg.
2. Klik på fanen " Planlæg".
3. Klik på Planlæg et møde øverst til højre.
4. Klik på rullemenuen " Vælg en kontakt ".
5. Begynd at skrive et kontaktnavn for at søge efter kontakten.
6. Klik på kontaktnavnet.

Sådan opsætter du dit møde i møderedigeringsværktøjet:

1. Indtast en titel for dit møde i titelfeltet.
2. Indtast en startdato.
3. Indtast et starttidspunkt, og indtast derefter et sluttidspunkt. Du kan også klikke på en dato i den viste kalender.
4. Klik på rullemenuen Mødetype for at vælge mødetypen. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du har aktiveret tilpassede opkalds- og mødetyper.
5. Klik på rullemenuen Deltagere for at søge efter og vælge andre kontakter og brugere, der skal med på mødet.
6. Klik på rullemenuen "Sted ", og vælg en af følgende muligheder for mødestedet:
   • Telefonopkald: Indtast telefonnummeret i tekstfeltet.
   • Personligt: Indtast adressen i tekstfeltet.
   • Brugerdefineret: Indtastdet brugerdefinerede sted i tekstfeltet.
   • Google Meet: Hvis du har tilknyttet Google Meet- integrationen og tilknyttet en bruger til integrationen, skal du klikke på "Google Meet " for at bruge den til dit møde.
   • Zoom: Hvis du har tilknyttet Zoom-integrationen og tilknyttet en bruger til integrationen, skal du klikke på Zoom for at bruge den til dit møde.
7. For at sende påmindelses-e-mails før et møde skal du klikke på + Tilføj påmindelse.
   • I afsnittet Planlagte påmindelses-e-mails skal du indtaste et tal i tekstfeltet, derefter klikke på rullemenuen Planlagte påmindelses-e-mails og vælge en tidsenhed (f.eks. dage, uger, måneder). Hvis indstillingen "Aktivér mødepåmindelse som standard" er aktiveret for din konto, vil nye møder arve standardpåmindelserne. Lær, hvordan tidszonen for mødepåmindelsen bestemmes.
   • Der kan i alt tilføjes op til tre påmindelses-e-mails. For at tilføje endnu en påmindelses-e-mail skal du klikke på + Tilføj påmindelse. For at slette en påmindelse skal du klikke på Slet.
   • Hvis du vil medtage beskrivelsen fra invitationen i selve påmindelses-e-mailen, skal du markere afkrydsningsfeltet " Medtag deltagernes beskrivelse i selve påmindelses-e-mailen ".
8. I feltet Deltagerbeskrivelse skal du indtaste oplysninger om mødet. Mødedeltagerne vil se disse oplysninger i kalenderinvitationen. Brug formateringsindstillingerne nederst i feltet Deltagerbeskrivelse til at ændre teksten, indsætte et link eller bruge et uddrag.

Bemærk: For attilføje et Zoom-, Google Meet- eller UberConference-link til dit møde skal din HubSpot-bruger-e-mailadresse stemme overens med din Zoom-, Google Meet- eller UberConference-bruger-e-mailadresse.

9. Klik på + Tilføj interne noter for at indtaste eventuelle interne noter, som dine teammedlemmer kan gennemgå. Mødedeltagerne vil ikke se disse oplysninger i deres kalenderinvitation. Brug formateringsindstillingerne nederst til at ændre teksten, indsætte et link eller bruge et uddrag.
10. Klik på rullemenuen "Knyttet til", og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de poster, du ikke længere ønsker at knytte til mødeaktiviteten. Brug søgefeltet til at finde andre poster, du vil knytte til mødet, og marker afkrydsningsfelterne ud for de pågældende poster for at knytte dem til mødet.
11. Klik på ikonet for at skjule, så du kan planlægge mødet uden at se din kalender.
12. Klik på " Gem".

Når du har gemt, skal du være opmærksom på følgende:

• Kontakten skal have en gyldig e-mailadresse angivet i egenskaben »E-mail« for at kunne modtage en invitation.
• Når mødet er planlagt, modtager din kontaktperson en invitation med en .ics-fil, som kan føjes til vedkommendes kalender.
• Der oprettes automatisk et møde for dig i din kalender.
• Mødet gemmes som en begivenhed på postens tidslinje. Dit navn vil blive angivet som vært og arrangør.

Rediger et møde for dig selv på computeren

Sådan redigerer du et eksisterende møde på computeren:

1. Gå til dine ejendomsoplysninger:
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Tickets. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Tickets.
2. Klik på Handlinger øverst til højre i mødet på aktivitetstidslinjen, og vælg derefter Rediger.

3. Når du har foretaget ændringer, skal du klikke påGem nederst i mødeaktiviteten.

Bemærk: Ændringer af mødets beskrivelse i kontaktoplysningerne sendes kun til deltagerne, hvis du bruger Google Kalender og har aktiveret den tovejsintegration mellem Google Kalender og HubSpot. Hvis du bruger en Office 365-kalender eller ikke har aktiveret integrationen, skal du opdatere mødets beskrivelse i kalenderbegivenheden – ikke i kontaktoplysningerne – for at sende ændringerne til deltagerne.

Tildel et møderesultat på computeren

Når mødet har fundet sted, kan værten tildele et møderesultat for bedre at kunne følge op på møder med kontakter. Standardindstillingerne for møderesultater er Planlagt, Afsluttet, Omplanlagt, Udeblivelse og Aflyst. Du kan også oprette brugerdefinerede møderesultater.

1. Gå til dine poster:
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Tickets. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Tickets.
2. Klik på Handlinger øverst til højre på mødets aktivitetstidslinje, og vælg derefter Rediger.

3. Klik på rullemenuen "Resultat ", og vælg et møderesultat.
4. Klik på Gem.

Planlæg et møde for en anden bruger på computeren (Sales Hub eller Service Hub Professional og Enterprise)

Hvis du er bruger i en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-kontomed entildelt plads, kan du planlægge møder på vegne af andre brugere på kontoen, som også har en tildelt plads, har deres kalender tilknyttet og har kalendersynkronisering aktiveret. Dette kan være nyttigt, hvis du er en forretnings- eller salgsudviklingsrepræsentant og har brug for at planlægge et møde for en kundekonsulent.

Sådan planlægger du et møde for en anden bruger:

1. Gå til dine poster:
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Tickets. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Tickets.
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på meetings i venstre panel. Planlæg et møde. Der vises et pop op-vindue med din tilknyttede kalender. Sådan opretter du mødet:
   • Klik på rullemenuen Vært for at vælge den bruger, du planlægger mødet for.
   • Du kan også klikke på Møderotation for at bruge en møderotation. Klik på rullemenuen Søg i møderotation for at vælge en møderotation.
     • Feltet "Møderotationsbruger" udfyldes med det medlem af rotationen, der har færrest tildelte møder. Det pågældende medlems kalender vises også. Hvis flere medlemmer har samme antal tildelte møder, vælges det medlem, hvis seneste tildeling ligger længst tilbage i tiden.
     • Hvis den foreslåede brugers kalender er fuld, eller hvis du vil vælge en anden bruger, skal du klikke på rullemenuen " Møderotationsbrugere " for at vælge et andet medlem.
   • Kalenderen opdateres, så den viser værtens tilgængelighed, og mødestedet opdateres, så det afspejler værtens muligheder for videokonference. Eksisterende møder i vedkommendes kalender vises som " Optaget" i stedet for mødetitlen.
   • Du vil som standard ikke blive tilføjet til mødet som deltager. Hvis du gerne vil deltage i mødet, skal du klikke på rullemenuen " Deltagere " og vælge dig selv som deltager.
4. Fortsæt med at planlægge mødet.
5. Klik på " Gem".

Bemærk: Når der bookes et møde for en bruger ved hjælp af møderotation, øges antallet af bookede møder for den pågældende bruger med én. Hvis mødet slettes, reduceres antallet af bookede møder med én.

Efter gemning skal du være opmærksom på følgende:

• Kontakten skal have en gyldig e-mailadresse angivet i egenskaben " E-mail " for at kunne modtage en invitation.
• Når mødet er planlagt, modtager kontakten og værten en invitation med en .ics-fil, som kan føjes til deres kalender.
• Brugere kan se, hvem der har organiseret og været vært for et møde, ved at gennemgå postens tidslinje.
• Brug egenskaben " Aktivitet oprettet af " (arrangør) og egenskaben " Aktivitet tildelt til " (vært) til at oprette en rapport.

Brug møder i HubSpot-mobilappen

Planlæg et møde for dig selv i HubSpot-mobilappen

1. Åbn HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhed.
2. Tryk på Menu øverst til venstre, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
3. Tryk på navnet på den post, der er knyttet til mødet.
4. Tryk på verticalMenu "Mere". Tryk derefter på " Møde". Sådan opretter du dit møde:
   • Indtast en titel og en beskrivelse af dit møde.
   • Tryk på Startdato, Starttid, Slutdato og Sluttid for at indstille datoen og varigheden af dit møde.
   • Tryk på Tjek ledig tid for at se din kalender. Tryk på det tidspunkt, du gerne vil planlægge mødet til, og tryk derefterpå Udført øverst til højre. Du kan også trykke på Annuller øverst til venstre for at gå tilbage til den forrige skærm.
   • Tryk på Mødetype, og vælg en mødetype. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du har aktiveret tilpassede opkalds- og mødetyper.
   • Tryk på Møderesultat, og vælg et møderesultat (f.eks. hvis mødet allerede har fundet sted, kan du vælge Afsluttet).
   • Tryk på "Sted " og vælg en af følgende muligheder for mødestedet:
     • Adresse: Indtast adressen i tekstfeltet.
     • Telefonnummer: Indtast telefonnummeret i tekstfeltet.
     • Brugerdefineret sted: Indtast de brugerdefinerede oplysninger om stedet i tekstfeltet.

Bemærk: Videokonferencer er ikke tilgængelige, når du planlægger et møde fra HubSpot-mobilappen.

• Tryk på Interne noter, og indtast interne noter, som dine teammedlemmer kan gennemgå. Deltagerne i mødet vil ikke se disse oplysninger i deres kalenderinvitation. Brug @ til at tagge andre brugere.
• Tryk på "Knyttet til " for at søge efter poster, der skal knyttes til mødet. Vælg eller fjern markeringen ved X'et ud for de poster, der skal knyttes til mødeaktiviteten.

5. Tryk på Gem. I pop op-vinduet skal du trykke på Fortsæt og send.

Efter gemning skal du være opmærksom på følgende:

• Kontakten skal have en gyldig e-mailadresse angivet i egenskaben " E-mail " for at kunne modtage en invitation.
• Når mødet er planlagt, modtager din kontakt en invitation med en .ics-fil, som kan føjes til vedkommendes kalender.
• Der oprettes automatisk et møde for dig i din kalender.
• Mødet gemmes som en begivenhed på personens tidslinje. Dit navn vil blive angivet som vært og arrangør.

Rediger et møde for dig selv i HubSpot-mobilappen

Når mødet er planlagt, kan du redigere det i HubSpot-mobilappen. Sådan redigerer du et møde:

1. Åbn HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhed.
2. Tryk på Menu øverst til venstre, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
3. Tryk på navnet på den post, der er knyttet til mødet.
4. Tryk på det verticalMenu menuikon øverst til højre for mødet på tidslinjen, og tryk derefter på Rediger.
5. Når du har foretaget ændringer, skal du trykke på Gem øverst til højre.

Tildel et møderesultat i HubSpot-mobilappen

Bemærk: Denne funktion er i øjeblikket kun tilgængelig for iOS-brugere.

1. Åbn HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhed.
2. Tryk på Menu øverst til venstre, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
3. Tryk på navnet på den post, der er knyttet til mødet.
4. Tryk på menuikonet ( verticalMenu menu ) øverst til højre for mødet på tidslinjen, og tryk derefter på Rediger.
5. Tryk på feltet for mødets resultat, og vælg et resultat for mødet.

6. Tryk på Gem.