Brug Mobile Notetaker til at optage møder med HubSpot-mobilappen

Hvis du optager møder med HubSpot-mobilappen, kan du starte optagelsen med et enkelt tryk fra startskærmen eller fra eksisterende mødeindkaldelser. Brugere kan optage, mens de er offline, og knytte optagelsen til det pågældende møde og CRM-post, når de er online igen. Efter optagelsen kan du gennemgå transskriptioner, AI-opsummeringer og anbefalinger til næste skridt direkte i mobilappen.

Bemærk: Notetaker er ikke en tjeneste, der omfatter følsomme data, og understøtter ikke beskyttede sundhedsoplysninger (PHI). Hvis du er interesseret i at håndtere PHI, skal du tilmelde dig Notetaker Bot til HIPAA beta.

Opsæt optagelse med ét tryk til HubSpot-mobilappen

For at optage fysiske møder med HubSpot-mobilappen skal du følge disse trin fra din HubSpot-desktopvisning:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på NotetakerunderVærktøjer til venstre.
   • Aktivér kontakten for samtaleoptagelse.
   • Aktivér kontakten Transskription og analyse.
3. Klik til venstre påAI underKontoadministration.
   • Sæt kontakten "Giv brugere adgang til generative AI-værktøjer og -funktioner " til.
   • Aktivér knappen "CRM-data ".
   • Aktivér kontaktenKundesamtaledata.
4. Klik til venstre på"Datafangst " under "Datastyring".
   • Markér afkrydsningsfeltet "Brug smart datafangst " øverst.
   • Konfigurer dine indstillinger forautomatiske anbefalinger til Notetaker.

Optag møder

1. ÅbnHubSpot-appen på din mobilenhed.
2. Sådan starter du optagelsen fra startskær men:
   • Hvis din startskærm er indstillet til salgs oplevelsen, skal du trykke påmikrofonikonet i øverste højre hjørne.
   • Hvis dinstartskærm ikke er indstillet til salgs oplevelsen:
     • Tryk på ikonet (horisontalt menuknap ) øverst til venstre.
     • Tryk øverst på "Valgt oplevelse". Tryk derefter på "Salg".
     • Påstart skærmen skal du trykke påmikrofonikonet øverst til højre.
3. Sådan starter du en optagelse fra et eksisterende møde:
   • Tryk påmenuikonet øverst til venstre påstart skærmen.
   • Tryk på Møder i venstre sidepanel.
   • Tryk påmødenavnet.
   • Tryk påOptag ved siden afMobil notatblok i mødeoversigten.
4. Sådan starter du optagelsen fra en tilknyttet CRM-post:
   • Tryk på Menu-ikonet øverst til venstre påstart skærmen.
   • Tryk på objekttypen (f.eks. Kontakter) i venstre sidepanel.
   • Brug søgefeltet til at finde posten, og tryk derefter påpostens navn.
   • Find mødet under fanenAktivitet i posten. Tryk derefter påOptag ved siden afMobile Notetaker.
5. Hvis det er første gang, du optager et opkald, skal du i dialogboksen trykke påTillad for at give HubSpot adgang til din mikrofon.
6. Notetaker begynder straks at optage.

7. Sådan vælger du, om du vil gemme optagelsen og generere en transskription af dit møde:
   • Tryk på "Gem optagelse" øverst.
   • Hvis du vil registrere et møde uden at gemme lydoptagelsen eller generere en transskription, skal du slå kontakten "Gem optagelse " fra.
   • For at gemme lydoptagelsen og generere en transskription skal du slå kontakten "Gem optagelse " til.
   • Mobile Notetaker husker dit seneste valg for indstillingen " Gem optagelse " og beholder dette valg som standard for fremtidige møder.

Bemærk: Når knappen " Gem optagelse " er slået fra, genererer Mobile Notetaker kun et AI-resumé af mødet. Den gemmer ikke lydoptagelsen, genererer ikke en transskription, anbefaler ikke opfølgningshandlinger eller foreslår ikke CRM-opdateringer.

8. For at sætte optagelsen på pause skal du trykke påplayerPauseIconpause- ikon nederst.
9. For at genoptage optagelsen skal du trykke på knappenrecordIconGenoptag " nederst.
10. For at slette optagelsen skal du trykke pådeleteIconSlet nederst. Tryk derefter påSlet i dialogboksen.
11. For at afslutte optagelsen skal du trykke på knappen"Afslut"nederst.

Rediger optagelsesdetaljer og tilknytninger

Når en optagelse er færdig, kan du redigere navnet og andre detaljer for mødeoptagelsen og knytte den til CRM-poster.

Bemærk: Hvis du har optaget mødet, mens du var offline, kan du lytte til optagelsen og redigere mødetitlen, mens du stadig er offline. Du skal oprette forbindelse til internettet, før du kan knytte mødet til CRM-poster.

1. For at afspille optagelsen skal du trykke på afspilningsknappennederst.
2. Sådan redigerer du optagelsens navn:
   • Tryk på ikonetverticalMenude tre lodrette prikker til højre for optagelsen.
   • Indtast derefter etnavni dialogboksen, og tryk på "Gem".
3. Sådan knytter du optagelsen til et eksisterende, planlagt møde:
   • Try k på ikonet nederst til højre. Tryk derefter påVælg et planlagt møde.
   • Tryk på et eksisterendeplanlagt møde i kalenderen.
   • For at kunne vælges skal det planlagte møde være oprettet direkte via HubSpot (dvs. ikke synkroniseret fra en tredjepartskalender).
   • Rediger detaljerne og tilknytningerne for det planlagte møde.
4. Sådan registreres optagelsen som et nyt møde:
   • Try k på ikonet nederst til højre. Tryk derefter påRegistrer et møde.
   • Rediger detaljerne og tilknytningerne for den nye mødepost.

Rediger mødeoplysninger og tilknytninger

Når du har knyttet en optagelse til et planlagt møde eller registreret et nyt møde, kan du justere detaljerne for den pågældende mødeoptagelse. Du kan f.eks. tilføje en beskrivelse, vælge et møderesultat eller knytte mødeoptagelsen til CRM-poster.

1. For at tilføje en beskrivelse af mødet skal du trykke på feltet»Beskriv mødet...« og indtastetekst.
   • For at tilføje et billede skal du trykke på kameraikonet. Vælg derefter billedetskilde, og vælg billedet.
   • For at tilføje en vedhæftetfil skal du trykke på ikonetfor vedhæftetfil. Vælg derefterkilden til den vedhæftede fil, og vælgfilen.
   • For at nævne bestemte brugere skal du trykke på ikonet med et&-tegn og vælge en bruger.
2. For at oprette en opfølgningsopgave til mødet skal du trykke på knappen "Opfølgningsopgave".
   • For at justere tidspunktet for opfølgningen skal du trykke på " Følg op i" og derefter foretage dine valg.
   • Tryk på "Gem " øverst til højre.
3. Tryk på knapperne"Mødetype " og "Møderesultat" for at vælge en type og et resultat for det optagede møde.
4. Tryk på knapperneVarighed ogDato/tid for at justere de specifikke tidsoplysninger, der skal gemmes for det optagede møde.
5. Sådan knytter du mødet til CRM-poster:
   • Tryk på knappen " Knyt til " nederst.
   • Tryk på posttypen, og marker derefterafkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil knytte til. Tryk derefter på"Færdig " øverst til højre.
   • Du kan knytte optagelsen til flere poster af forskellige typer.
   • Når du er færdig med at vælge de poster, der skal knyttes, skal du trykke på "Anvend " øverst til højre.
6. Når du er færdig med at redigere mødeoplysningerne, skal du trykke på " Gem " øverst til højre.

Gennemse eksisterende optagelser

Sådan får du adgang til de optagelser, du har lavet med mobilappen:

1. ÅbnHubSpot-appen på din mobilenhed.
2. Tryk på menuikonet øverst til venstre.
3. Tryk på Mobilnotat i venstre side.
4. Fra listen over optagelser kan du gennemse og redigere de enkelte optagelser ved at følge vejledningen ovenfor.

Gennemse optagelser og anbefalede handlinger

Når du har registreret optagelsen som et møde, behandler Mobile Notetaker lydfilen for at generere et transkript og anbefalinger til de næste trin. Når mødeopsummeringen er klar, kan du modtage en push-besked med et link til fanen med mødeopsummeringen. Lær, hvordan du administrerer dine mobilbeskeder.

Sådan gennemgår du mødet, dets transskription og de genererede anbefalinger til de næste trin:

1. ÅbnHubSpot-appen på din mobilenhed.
2. Tryk på menuikon et øverst til venstre.
3. Tryk på Mobil notatblok til venstre.
4. Nederst i den specifikke optagelse skal du trykke på Oprettet møde.
5. Fra den optagede mødeaktivitet kan du:
   • Gennemse og redigere mødedetaljer.
   • Gennemgå mødetranskriptet.
   • Udføre anbefalede opfølgningshandlinger.
6. Sådan redigerer du mødebeskrivelsen eller justerer mødetilknytningerne:
   • Tryk på ikonetverticalMenude tre lodrette prikker øverst til højre. Tryk derefter påRediger.
   • Juster mødeoplysningerne efter behov.
   • Når du er færdig med at redigere mødedetaljerne, skal du trykke påGem øverst til højre.
7. For at dele den registrerede mødeprotokol skal du trykke på ikonetverticalMenude tre lodrette prikker øverst til højre. Tryk derefter påDel.
8. Sådan sletter du den loggede mødeoptegnelse:
   • Tryk på ikonetverticalMenude tre lodrette prikker øverst til højre. Tryk derefter påSlet.
   • Tryk påSlet i dialogboksen.

Gennemse og rediger mødedetaljer

1. I det loggede møde skal du trykke påDetaljer øverst.

2. For at justere mødetypen eller mødets resultat skal du trykke påMødetype ellerMødets resultat og derefter trykke på den ønskede værdi.
3. Sådan gennemgår du detaljerne i en tilknyttet post:
   • Tryk påposten under Tilknytninger.
   • Tryk påLuk øverst til venstre for at vende tilbage til det registrerede møde.
4. Sådan tilføjer du interne kommentarer til mødeposten:
   • Tryk på Tilføj en kommentar nederst.
   • Indtast dinkommentar i tekstfeltet. Tryk på ikonetmed et og-tegnmentionIcon) og tryk på enbruger for at nævne vedkommende. Tryk påsend-ikonet (sendIcon) for at tilføje din kommentar.
   • Når du er færdig med at tilføje kommentarer, skal du trykke påLuk øverst til venstre.

Gennemse optagelse og transskription

1. Tryk på "Gennemse" øverst i det loggede møde.

2. Brugafspilningsknapperne øverst til at lytte til det optagede møde.
3. Gennemse et AI-genereret mødesammendrag under "Mødenoter". Mens du ser oversigten, kan du dele den via e-mail eller ved at kopiere den:
   • For at dele resuméet via e-mail skal du trykke på E-mail. Resuméet føjes til e-mailens brødtekst.
   • For at kopiere teksten i resuméet skal du trykke på "Kopier".
4. Gennemgå udskriften under "Udskrift".

Udfør de anbefalede opfølgningshandlinger

1. Tryk på "Handlinger" øverst i det loggede møde.

2. UnderGennemse opgaver kan du gennemse de foreslåede opfølgningsopgaver.
3. Under "Opdater CRM-egenskaber" kan du gennemgå de foreslåede opdateringer til CRM-egenskaberne i de relevante tilknyttede poster. Lær, hvordan du konfigurerer indstillingerne for automatiske anbefalinger i Notetaker.

Bemærk: Forslag til opdatering af CRM-egenskaber vises kun for optagelser, der er længere end ti sekunder.