HubSpot-Account einrichten, um KI-Funktionen zu übernehmen

Bevor Sie mit der KI von HubSpot beginnen, erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Account einrichten, um die besten Ergebnisse von KI-Funktionen zu erzielen. Im Folgenden werden Prozesse und Best Practices für Administratoren bei der Einführung von KI-Tools in HubSpot beschrieben, von der Ersteinrichtung und Personalisierung bis hin zur Verwendung von KI-Funktionen und dem Tracking ihrer Auswirkungen.

Einrichtung: KI-Funktionen aktivieren und Zugriff auf Account-Daten gewähren

Um grundlegende KI-Funktionen in Ihrem Account zu nutzen, aktivieren Sie sie in Ihren KI-Einstellungen. Wenn Sie diese account-weiten Einstellungen aktivieren, wird kein HubSpot-Guthaben verbraucht. Guthabeneinheiten werden für bestimmte Funktionen verwendet, die durch die HubSpot-Guthabensymbole in Ihrem Account angezeigt werden. Erfahren Sie, wie Sie HubSpot-Guthaben verwalten , und lesen Sie in der Übersicht der Produkte & von HubSpot Einzelheiten zu Funktionen, die Guthabeneinheiten verwenden.

Aktivieren Sie die folgenden KI-Einstellungen:

• Benutzern Zugriff auf generative KI-Tools und -Funktionen gewähren: Ermöglichen Sie Benutzern das Generieren von Inhalten im gesamten HubSpot-Account, einschließlich in Texteditoren (z. B. Marketing-E-Mails Blog Beiträge), der Konversationen Postfach, Vertriebs-E-Mails, Vorlagen, Breeze-Assistent und mehr.

• Bieten Sie generativen KI-Tools und -Funktionen von KI-Dienstanbietern Zugriff auf bestimmte Datenkategorien: Sobald generative KI-Tools und -Funktionen aktiviert sind, gewähren Sie Zugriff auf die folgenden Quellen, die Kontext zur Verbesserung der KI-generierten Ergebnisse liefern. Dies hilft, Ergebnisse basierend auf den eindeutigen Daten Ihres Accounts zu personalisieren.

  • CRM-Daten: Die CRM-Daten Ihres Accounts, einschließlich Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Notizen und Feedback.

  • Daten von Kundenkonversationen: Daten aus Kundeninteraktionen, einschließlich Anruftranskripten, Anrufaufzeichnungen, E-Mails und Chats.

  • Dateidaten: öffentliche Dateien und Dokumente, die in den Tools für Dateien und Dokumente gespeichert sind.
    

• Benutzern Zugriff auf Breeze-Assistent gewähren: Ermöglichen Sie allen Benutzern die Verwendung von Breeze-Assistent, einem dialogbasierten KI-Assistenten, der in Ihrem gesamten HubSpot-Account verfügbar ist, um Sie bei Aufgaben und beim Generieren von Inhalten zu unterstützen. Der Zugriff auf den Breeze-Assistenten ist standardmäßig aktiviert. Um den Zugriff für bestimmte Benutzer einzuschränken, verwalten Sie den individuellen Zugriff in den Benutzerberechtigungen.

Sprocket Supply Co. ist zum Beispiel ein E-Commerce-Bürobedarfs-Unternehmen, das eine neue Möbellinie auf den Markt bringt. Wenn Sie diese Einstellungen aktivieren, werden die grundlegenden KI-Tools von HubSpot eingerichtet, um die Benutzer von Sprocket Supply Co. bei ihrer Arbeit für die Veröffentlichung zu unterstützen.

Wenn Sie bereit sind, weitere Tools zu verwenden, richten Sie sie in ihrem eigenen Bereich ein.

Zugriff steuern: Berechtigungen für KI-Tools einrichten

Nachdem Sie die account-weiten KI-Einstellungen aktiviert haben, verwalten Sie, wie Benutzer über die Konfiguration von Benutzerberechtigungen und den funktionsspezifischen Zugriff auf KI zugreifen können. Es wird empfohlen, den Zugriff auf den Breeze-Assistenten zuzulassen, da er Ihnen bei täglichen Aufgaben helfen kann, ohne HubSpot-Guthaben zu benötigen. Agenten und Assistenten sollten auf bestimmte Benutzer beschränkt werden, um unbeabsichtigte Prozessänderungen oder den Verbrauch von HubSpot-Guthabeneinheiten zu vermeiden.

Benutzerzugriff auf Breeze-Assistent verwalten

Der Zugriff auf den Breeze-Assistenten ist standardmäßig aktiviert. Das bedeutet, dass alle Benutzer Zugriff auf den Chat mit dem Breeze-Assistenten haben. Um den individuellen Zugriff zu verwalten (z. B. den Zugriff für bestimmte Benutzer zu entfernen), aktualisieren Sie die Breeze-Assistent-Berechtigung für bestimmte Benutzer oder Teams.

Für Breeze-Assistent-Funktionen, die in andere Tools eingebettet sind, müssen die Benutzer auch über Berechtigungen für dieses Tool verfügen. Um beispielsweise Inhalte in einem Blogbeitrag zu generieren, muss ein Benutzer über Berechtigungen zur Verwendung von Breeze-Assistent und zum Bearbeiten von Blog-Beiträgen verfügen.

Verwalten Sie den Benutzerzugriff auf bestimmte Funktionen, Projekte und Agents.

Projects und Agents helfen bei Aufgaben und Prozessen in Ihrem HubSpot-Account oder automatisieren diese. Im Gegensatz zum standardmäßigen Breeze-Assistenten sind andere Projekte und Agenten für bestimmte Anwendungsfälle gedacht (z. B. das Verfassen von E-Mails an Interessierte, Verwalten von Supporttickets) und können HubSpot-Guthabeneinheiten nutzen. Aus diesem Grund wird empfohlen, den Zugriff auf die Teams zu beschränken, die ihn benötigen.

Sie können Benutzerberechtigungen und Funktionseinstellungen anpassen, um sicherzustellen, dass die richtigen Benutzer Projekte und Agenten erstellen, bearbeiten oder verwenden können.

Funktionen mit Benutzerberechtigungen

Bestimmte Funktionen haben ihre eigenen Benutzerberechtigungen. Um diese zu verwalten, aktualisieren Sie die Berechtigungen für bestimmte Benutzer und Teams oder bearbeiten Sie eine Berechtigungsse. Geben Sie beim Bearbeiten von Berechtigungen KI-Funktionen in die Suchleiste des Berechtigungs-Editors ein , um auf alle KI-Berechtigungen zuzugreifen.

Tipp: Wenn eine Berechtigung HubSpot-Guthabeneinheiten verwendet, bedeutet dies, dass die zugehörigen Aktionen Guthabeneinheiten verbrauchen. Schränken Sie ein, welche Benutzer zur Nutzung von Funktionen berechtigt sind, die HubSpot-Guthabeneinheiten verbrauchen, bis Sie sich über die KI-Strategie Ihres Accounts sicher sind. Sie können Berechtigungen jederzeit aktualisieren, wenn Benutzer später Zugriff benötigen.

Zugriffseinstellungen für Projekte und Agenten

Bei Projekten und Agenten ohne Benutzerberechtigungen können Sie die Zugriffseinstellungen bearbeiten, um zu steuern, welche Benutzer sie bearbeiten oder verwenden können (d. h. mit Projekten chatten und Mitarbeiteraktionen ausführen).

Gehen Sie zu den Zugriffseinstellungen des Projekts oder Agenten und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus.

Personalisieren: Vermitteln Sie die KI-Tools von HubSpot über Ihr Unternehmen

Maximieren Sie die KI-Wirkung von HubSpot, indem Sie sie auf Ihr Unternehmen zuschneiden. In der Phase "Personalisieren " wird Ihre digitale Identität aufgebaut und geht von einer einfachen Automatisierung zu einem maßgeschneiderten Erlebnis über, das den spezifischen Kontext Ihres Unternehmens versteht. Durch diese Personalisierung wird sichergestellt, dass KI-generierte Inhalte (z. B. Blog-Beiträge, Mitarbeitende im Kundenservice) korrekt, auf Ihr Unternehmen abgestimmt und konsistent in Ihren verschiedenen Teams sind.

Konfigurieren Sie Ihr Brand-Kit

Ihr Brand-Kit ist die zentrale Datenquelle für die visuelle und verbale Identität Ihres Unternehmens. Im Zusammenhang mit KI fungiert sie als die ultimative Bedienungsanleitung, die verhindert, dass Assistenten und Agenten generische Roboterinhalte erstellen. Brand-Kits bieten:

• Visuelle Einheitlichkeit: Zentralisieren Sie Ihre Logos, Farbpaletten und Typografie, um eine einheitliche Ästhetik über alle Social-Media-Assets und Präsentationsdecks hinweg zu gewährleisten.

• Verbale Identität: Formalisieren Sie Ihre Markensprache und Ihr Vokabular, um den notwendigen Kontext zu liefern, der verhindert, dass Assistenten und Agents generische oder roboterhafte Antworten geben.

• Markenvertrauen: Demonstrieren Sie professionelle Exzellenz durch plattformübergreifende Einheitlichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Kundschaft Ihr Unternehmen als zuverlässig und nicht als schlecht organisiert wahrnimmt.

Sprocket Supply Co. kann diese Einstellungen beispielsweise nutzen, um sicherzustellen, dass jeder E-Mail-Entwurf für seine neuen Produkte dem technischen Kontext des Unternehmens entspricht. Die KI von HubSpot kann Social-Media-Ressourcen erstellen, die die Markenpalette des Unternehmens integrieren und die in den Käuferprofilen definierten Probleme ansprechen. Dadurch entsteht ein grundlegender Entwurf, der nur minimale manuelle Bearbeitung erfordert, um die organisatorischen Standards zu erfüllen.

Um Ihr Brand-Kit optimal zu nutzen, richten Sie Folgendes ein:

1. Bearbeiten Sie das Logo, das Favicon, die Markenfarben, die Schriftarten und das Design Ihrer Marke.

2. Richten Sie Ihren Markenidentitätskontext ein, um Ihre Website Domain zu durchforsten, und erstellen Sie in Website diesem Kontext Sprachstil, Tonfall, Idealkundenprofil, Produkte und Wettbewerbsinformationen.

3. Richten Sie Ihre Markensprache ein, um generierte oder schriftliche Inhalte auf Ihre Marke abzustimmen.

4. Konfigurieren Sie Ihren Markenassistenten als Qualitätskontrolle, um zu überprüfen, ob alle KI-generierten Inhalte mit Ihrer Markenidentität konsistent bleiben.

Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil

Ihr Unternehmensprofil dient als zentrale Datenquelle für die digitale Identität Ihres Unternehmens für die KI-Tools von HubSpot. Es gibt genau an, wen es repräsentiert, welche Domain es hat und auf welchem Markt es tätig ist.

Durch die genaue Konfiguration dieser Details wird ein Rahmen geschaffen, der verhindert, dass die KI von HubSpot grundlegende Aspekte Ihres Unternehmens halluziniert. Dies bietet Vorteile wie:

• Branding-Integrität: Zentralisieren Sie Ihren Unternehmensnamen und Ihre Domains, um sicherzustellen, dass KI-generierte Inhalte und Kundenkommunikation stets Ihrer genehmigten beruflichen Identität entsprechen.

• Kontextbezogene Genauigkeit: Formulieren Sie Ihre Branche, um den KI-Tools von HubSpot die notwendige Logik für die Navigation zu geben. Stellen Sie sicher, dass Kundeninteraktionen auf Ihre spezifische Branche zugeschnitten sind und keine allgemeinen Informationen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Unternehmensprofil in Ihren KI-Einstellungen bearbeiten können.

Details über Ihre Kundschaft und Ihren Vertriebsprozess angeben

Fügen Sie Informationen über Ihre Kundschaft, Ihre Käufer und Vertriebsprozesse hinzu, um KI-Tools den nötigen Kontext zu geben, der eine konsistente Vertriebsabwicklung unterstützt. Diese Informationen helfen den KI-Tools von HubSpot, Ergebnisse und Empfehlungen für eine Vielzahl von Käufern und Kundinnen und Kunden zu personalisieren.

Das Vertriebsteam von Sprocket Supply Co. wendet sich zum Beispiel an potenzielle Käufer für seine neue Möbellinie. Mit einem definierten Produktkatalog und individuellen Kaufprofilen für Führungskräfte und einzelne Mitarbeitende können Vertriebsmitarbeitende E-Mails erstellen, die auf rollenspezifische Bedürfnisse eingehen und maßgeschneiderte Produktempfehlungen enthalten.

Richten Sie die folgenden Schritte ein:

1. Erstellen Sie Idealkundenprofile , die Ihre Zielmärkte auf der Grundlage von Branche, Größe, Region und anderen Merkmalen definieren.
2. Definieren Sie Ihr Produkt- und Dienstleistungsangebot, einschließlich Ihres Leistungsversprechens, der Probleme, die Ihr Unternehmen löst, und der spezifischen verfügbaren Produkte und Dienstleistungen.
3. Erstellen Sie Buyer-Profile , die die Eigenschaften bestimmter potenzieller Kunden umreißen und erklären, wie Sie sie gezielt ansprechen können.
4. Erstellen Sie Verkaufsprofile , die den Kommunikationsstil und den Ton definieren, den KI-generierte Vertriebsinhalte bei bestimmten Interessierten verwenden sollen.

Organisieren: Daten bereinigen, um Ergebnisse zu verbessern

Die KI-Tools von HubSpot nutzen Ihre CRM-System-Daten, um Informationen abzurufen und Antworten zu generieren. Wenn Ihre Daten unvollständig oder inkonsistent sind, sind die KI-Ergebnisse möglicherweise ungenau oder irrelevant. Eine gepflegte, strukturierte Datenpflege trägt dazu bei, zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.

Befolgen Sie diese Best Practices, um eine gute Datenhygiene in Ihrem HubSpot-Account zu gewährleisten:

• Füllen und standardisieren Sie Eigenschaften-Werte: Unvollständige oder inkonsistente Eigenschaften-Werte können zu ungenauen oder generischen KI-Antworten führen. Richten Sie Validierungsregeln für Eigenschaften ein, um eine konsistente Formatierung der Eigenschaften zu erzwingen, wichtige Eigenschaften beim Erstellen von Datensätzen als erforderlich zu markieren und Eigenschaften mit niedrigen Füllraten zu archivieren . 
• Identifizieren und Zusammenführen doppelter Datensätze: Wenn mehrere Datensätze für dasselbe Objekt existieren (z. B. zwei HubSpot-Unternehmensdatensätze), können die KI-Tools von HubSpot auf veraltete, widersprüchliche oder unvollständige Informationen verweisen. Verwenden Sie das Tool zur Verwaltung von Duplikaten , um Duplikate zu suchen und zusammenzuführen , um eine zentrale Quelle zu schaffen.
• Erfassen Sie fehlende oder unstrukturierte Daten: Die KI-Tools von HubSpot referenzieren unstrukturierte Daten wie E-Mails und Anruftranskripte. Stellen Sie sicher, dass die Teams ihre Konversationen mit Ihren Kunden in HubSpot protokollieren, einschließlich des Sendens oder Protokollierens von E-Mails in HubSpot und des Aufzeichnens von Anrufen. Verwenden Sie eine klare und aussagekräftige Sprache, wenn Sie E-Mail-Betreffzeilen und Titel für Aktivitäten verfassen.

Einen Überblick über die Datenqualität Ihres Accounts und empfohlene nächste Schritte finden Sie in diesem Artikel zum Verwenden von Tools für Datenqualität.

Kontext hinzufügen: Dokumentation und externe Quellen verbinden

In Kombination mit personalisiertem Kontext und einem gut strukturierten CRM-System, Dokumentation und externen Daten erhalten die KI-Tools von HubSpot ein vollständiges Bild der Arbeitsweise Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeitenden.

Dateien und schriftliche Inhalte verbinden

Ein genauer und gut strukturierter Kontext ist die Grundlage für die Qualität der von der KI generierten Ergebnisse. Bei Projekten und Agents, wie z. B. dem Vertriebscoach-Assistenten, können Sie den Kontext zu Ihren Geschäftsprozessen und -regeln nutzen, um Account-Benutzern personalisierte Empfehlungen zu geben. Der Kontext deiner Produkte, Dienstleistungen und Richtlinien, hilft dabei, deinen Kundinnen und Kunden genaue Antworten zu geben.

Verknüpfen Sie bei der Anpassung von KI-Funktionen wie Assistenten und Agents Quellen wie Dateien, Wissensdatenbank-Artikel, Blog-Beiträge, Landingpages oder Webseiten. Erfahren Sie mehr über Best Practices beim Verfassen von Inhalten für KI-Tools:

• Content für KI-Engines optimieren

• Content für den Agent für den Kundenservice vorbereiten

• Best Practices für Agent-Inhaltsquellen

Externe Daten verknüpfen

Um Assistenten und Agenten den Zugriff auf Daten von Drittanbieter-Apps zu ermöglichen, verknüpfen Sie Apps vom HubSpot Marketplace. Fügen Sie beispielsweise Google Kalender hinzu, um Ihre Kalenderdaten zu verknüpfen, Zoom, um Zoom-Meetingaufzeichnungen zu verknüpfen, oder Asana, um Ihre Aufgaben zu verknüpfen. Sie können auch KI-Konnektoren wie den Gemini-Konnektor von HubSpot verwenden, damit andere KI-Modelle auf Ihre HubSpot-Daten zugreifen können.

Wenn Sie Ihre Tools und Datenquellen mit HubSpot verknüpfen, erhalten Sie alle relevanten Kontextinformationen für die personalisierten KI-Ergebnisse der KI von HubSpot. Prüfen Sie die verfügbaren Apps und deren Funktionen im HubSpot Marketplace.

Übernehmen: Nutzen Sie die KI-Funktionen von HubSpot.

Sobald Sie die KI-Funktionen aktiviert und Daten und Kontext zu ihrer Unterstützung eingerichtet haben, können Sie KI-Funktionen nutzen, die auf Ihr Unternehmen und Ihren HubSpot-Account zugeschnitten sind.

In der folgenden Tabelle werden beispielsweise KI-Funktionen mit gemeinsamen Zielen in Verbindung gebracht. 

Überwachen: Testen und Verbessern von KI-Tools und -Prozessen

Auch wenn die oben genannten Empfehlungen Sie auf die Einführung von KI-Funktionen in HubSpot vorbereiten, sollten Sie die Ergebnisse verfolgen und im Laufe der Zeit iterieren, um Ihre KI-Ergebnisse weiter zu verbessern.

Das Vertriebsteam von Sprocket Supply Co. nutzt zum Beispiel den Breeze-Assistenten, um Anrufe vorzubereiten. Der Vertriebsleiter verfolgt die Zeit, die er für die Vorbereitung von Anrufen aufgewendet hat, und das Vertrauen der Vertriebsmitarbeitenden in die Antworten des Breeze-Assistenten. Bei den meisten Vertriebsmitarbeitenden sinkt der Zeitaufwand für die Vorbereitung und die Antworten sind korrekt, was ein positiver Indikator für die Akzeptanz des Tools ist. Einigen Vertriebsmitarbeitenden fallen die Antworten zu allgemein aus. Die Vertriebsleitung empfiehlt diesen Vertriebsmitarbeitenden, ihre Anrufe in HubSpot aufzuzeichnen, damit sie dem Assistenten einen personalisierten Kontext zu ihren Anrufstrategien geben können.

Weitere Anleitungen zum Implementieren von KI-Funktionen und zum Verbessern der KI-Leistung finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Verbesserung der Sichtbarkeit der KI-Marke 
• Skalierbarer Support rund um die Uhr

Weitere Ressourcen

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie KI in Ihre Prozesse integrieren und die KI-Funktionen von HubSpot nutzen können, nutzen Sie bitte die folgenden Ressourcen:

• Alle HubSpot Academy Breeze Kurse und Zertifizierungen

  • Kurs: Aufbau einer KI-führenden Organisation

  • Lektion: Den eigenen KI-Reifegrad beurteilen

  • Lektion: Deine ersten drei Tools für die KI-Bereitschaft

• Die Breeze-Bibliothek der HubSpot Community
• Die KI-Ressourcenbibliothek von HubSpot

Glossar

• Breeze-Assistent: ein KI-Assistent, der Nutzende in HubSpot unterstützt und Account-Kontext nutzt, um relevante Empfehlungen und Einblicke zu geben. Breeze-Assistent kann für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden, z. B. zum Verfeinern oder Generieren von Inhalten, zum Vorbereiten von Meetings und zum Zusammenfassen von Daten.
• Agents: KI-Agents, die helfen, die Arbeit in HubSpot zu automatisieren. Verwenden Sie vorgefertigte Agents aus dem Marketplace oder passen Sie Agents im Agent-Designer an.
  
• Agent-Designer: ein Arbeitsbereich zum Verwalten und Anpassen von Agents.
• Projekte: konfigurierbare KI-Erlebnisse, die im Breeze-Assistenten erstellt wurden, um bei bestimmten Aufgaben oder Prozessen zu helfen. Sie befolgen die Anweisungen, Tools und das Wissen von Administratoren und können im Breeze-Assistenten oder in anderen von HubSpot unterstützten Bereichen angezeigt werden.