Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
conversations

Conversations verwenden

Zuletzt aktualisiert am: Dezember 17, 2018

Marketing Hub Free, Starter, Professional, Enterprise
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In Ihrem Conversations-Postfach haben Sie die Möglichkeit, Team-E-Mails sowie Chat-Widgets an einem Ort verwalten. Erfahren Sie, wie Sie das Postfach verwenden, Ihre Kommunikationskanäle einrichten und mit Ihren HubSpot-Tools auf Konversationen antworten.

Benutzerzugang zum Conversations-Postfach

Bei einem HubSpot-Account mit aktivierter Conversations-Funktion kann jeder Account-Benutzer die Funktion nutzen, solange er als Teammitglied im Postfach aufgeführt ist.

In den Weiterleitungsregeln können jedoch nur Sales Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Benutzer oder Service Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Benutzer als Empfänger eingehender Konversationen festgelegt werden. Benutzer mit einem anderen Account können auf nicht zugewiesene Konversationen antworten und diese zuweisen, eine automatische Weiterleitung ist jedoch nicht möglich. 

Conversations-Postfach

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.

In Ihrem Postfach können Sie alle offenen und geschlossenen Konversationen durchsuchen. Verwenden Sie hierfür die Suchleiste oben rechts.

Über das Dropdown-Menü „Filter“ können Sie anpassen, welche Nachrichten in Ihrem Postfach angezeigt werden. 

  • Status: gibt an, ob eine Konversation offen oder geschlossen ist. Filtern Sie Ihre Konversationen anhand des jeweiligen Status. 
  • Kanal: gibt an, aus welchem Kommunikationskanal die Konversation stammt. Sortieren Sie Konversationen nach dem ursprünglichen Kommunikationskanal (Chat oder E-Mail) oder zeigen Sie alle Konversationen an.
  • Zuständiger Mitarbeiter: Der zuständige Mitarbeiter ist der Benutzer, dem die Konversation zugewiesen ist. Filtern Sie Konversationen nach einem bestimmten Teammitglied.
  • Datum: Zum Filtern von Konversationen über einen bestimmten Zeitraum. top-nav 
Konversationen werden darüber hinaus nach verschiedenen Ansichten segmentiert. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kommunikationskanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine andere Ansicht aus:
  • Alle Konversationen: Im Postfach werden alle Konversationen Ihres Teams angezeigt.
  • Mir zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
  • Nicht zugewiesene Konversationen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. 
  • E-Mail: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem Postfach für Team-E-Mails stammen. 
  • Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
  • Bots: Es werden alle Bot-Konversationen angezeigt, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. 
  • Gefiltert: Es werden alle E-Mails angezeigt, die für Geschäftsgespräche nicht relevant sind, wie z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden gefiltert und nicht im allgemeinen Postfach angezeigt. 

inbox-filters-with-bots

In der ausgewählten Ansicht wird eine Liste mit allen Konversationen und folgenden Informationen angezeigt:
  1. Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat.
  2. Die Betreffzeile der E-Mail oder die Vorschau des Chats-Transkripts.
  3. Der Zeitstempel, an dem die E-Mail oder der Chat geöffnet wurde.
  4. Eine Bezeichnung, die angibt, ob die Konversation aus einem Chat oder einer E-Mail stammt.conversations-inbox-filtered-view
Neben der Liste Ihrer Konversationen wird eine detaillierte Übersicht der ausgewählten Konversationen von Ihrem Postfach angezeigt. Hier können Sie:
  • Das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“ verwenden, um die Konversation einem neuen Benutzer zuzuweisen.
  • Auf das Dropdown-Menü „Mehr“ klicken, um die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren. 
  • Klicken Sie auf das Häkchen success , um die Konversation als „Geschlossen“ zu markieren.conversations-inbox-toolbar

Bitte beachten: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Agentenübergabeaktion für den Besucher stattgefunden hat, kann nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers nicht als „Geschlossen“ markiert werden.

Auf der rechten Seitenleiste werden alle Details des Kontaktdatensatzes angezeigt, der zu der ausgewählten Konversation gehört. In dieser Seitenleiste können Sie:
  • Auf den Namen des Kontakts klicken, um den Datensatz in einer neuen Registerkarte zu öffnen.  
  • Auf „Ticket erstellen“ klicken, um ein neues Ticket für diesen Kontakt zu erstellen.
  • Auf „Deal erstellen“ klicken, um einen neuen Deal für diesen Kontakt zu erstellen. create-a-deal-from-conversations-inbox
  • Auf das Dropdown-Menü „Mehr“ klicken, um eine neue Interaktion auf dem Kontaktdatensatz zu erstellen, wie z. B. einen neuen Anruf oder eine neue E-Mail. Sie können auch „Absender blockieren“ auswählen, um einen Absender von zukünftigen Interaktionen mit diesem Kanal auszuschließen, oder „Kontakt trennen“, um die Zuweisung zwischen dem Kontakt und dem Live-Chat-Thread aufzuheben.  more-contact-actions-in-conversations-inbox

Bitte beachten: Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Konversation in Ihrem Postfach in die Ansicht „Gefiltert“ verschoben. Dem Besucher wird nun bei zukünftigen Besuchen auf Ihrer Website das Chat-Widget angezeigt. Wenn dieser eine Konversation mit Ihnen beginnen möchte, werden diese Nachrichten jedoch nicht in Ihrem Conversations-Postfach angezeigt.

Wenn Sie einen Absender blockieren, der eine E-Mail gesendet hat, werden dieser Thread und alle zukünftigen Threads von diesem Absender gefiltert. E-Mails, die von blockierten Absendern stammen, werden in der Ansicht „Gefiltert“ angezeigt. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht „Gefiltert“, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt. Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, betrifft dies nur den aktuellen Thread. 

Im Chat-Widget unten links können Sie einige wichtige Einstellungen für Ihre Chat-Nachrichten festlegen:

  • Offline-Modus: Mit dieser Einstellung können Sie darauf hinweisen, ob Sie für eingehende Konversationen verfügbar oder ob Sie abwesend sind. Wenn Sie den Offline-Modus einschalten, werden Sie für geöffnete, Ihnen derzeit zugewiesene Chats immer noch als verfügbar angezeigt, damit Sie diese Konversationen abschließen können. Neuen eingehenden Besuchern werden Sie jedoch als abwesend angezeigt. 
  • Antworten neu zuweisen: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie Antworten anderen Teammitgliedern zuweisen möchten.

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Chat-Kanal-Einstellungen konfigurieren

So bearbeiten Sie die Einstellungen des Chat-Kanals: 

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
  • Klicken Sie unten links auf „Einstellungen“„Chat“connect-chat-channels
  • Auf der Registerkarte „Chat-Widgets“ finden Sie eine Liste Ihrer Chat-Widgets und deren Status. Klicken Sie auf den Schalter neben jeder Nachricht, um eine Nachricht zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. 
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Anpassen“, um das Format Ihres Chat-Widgets auf Ihre Marke abzustimmen. 
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Verfügbarkeit“ und nehmen Sie Änderungen vor, um Besucher über die Verfügbarkeit Ihres Teams und die Dauer bis zum Erhalt einer Antwort zu informieren.
    • Immer: Ihr Team wird immer als zum Chatten verfügbar angezeigt. Über das Dropdown-Menü „Typische Antwortzeit anzeigen“ können Sie Besucher darüber informieren, wann sie eine Antwort erwarten können. Wenn Sie Ihren Besuchern diese Information nicht anzeigen möchten, wählen Sie einfach die Option „Keine Antwortzeit anzeigen“ aus. 

    • Basierend auf dem Status des Teammitglieds: Besucher können mit Ihrem Team chatten, wenn gemäß den Weiterleitungsregeln für Chat-Widgets mindestens ein Teammitglied verfügbar ist. Klicken Sie auf der Registerkarte „Verfügbar“ auf das Dropdown-Menü „Typische Antwortzeit anzeigen“, um eine Antwortzeit festzulegen. Geben Sie auf der Registerkarte „Offline“ den Text für Ihre Abwesenheitsnachricht ein. Klicken Sie wahlweise auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Option „Chat-Launcher ausblenden“ aus, wenn derzeit kein Mitarbeiter für einen Chat zur Verfügung steht. 

    • Während der Geschäftszeiten: Mit dieser Einstellung können Sie Besucher, die Ihre Website außerhalb der Geschäftszeiten aufrufen, darüber informieren, wann Ihr Team wieder online ist. Klicken Sie auf der Registerkarte „Während der Geschäftszeiten“ auf „+ Stunden hinzufügen“, um weitere Tage und Zeiträume hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Typische Antwortzeit anzeigen“, um Besucher darüber zu informieren, wann sie eine Antwort erwarten können. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Wenn alle Teammitglieder ‚abwesend‘ oder ausgelastet sind, dann“ und wählen Sie ein Widget-Verhalten für den Offline-Modus aus. Wenn Sie auf der Registerkarte „Außerhalb der Geschäftszeiten“ auf das Dropdown-Menü klicken, können Sie auswählen, ob eine Abwesenheitsnachricht oder eine Antwortzeit angezeigt werden soll oder der Chat-Launcher ausgeblendet werden soll.  

      chat-settings-availability-always

Bitte beachten: Wenn ein Bot einem Chat-Widget zugewiesen ist, werden die Einstellungen bezüglich der Chat-Verfügbarkeit für Nachrichten überschrieben. Daher wird das Chat-Widget in Zukunft immer angezeigt. Das bedeutet, dass der Bot außerhalb der Geschäftszeiten eine Konversation an einen Benutzer weiterleiten kann, sofern dieser weiterhin verfügbar ist. Aktivieren Sie aus diesem Grund den Offline-Modus außerhalb der Geschäftszeiten, damit ein Bot keine Konversationen an Sie weiterleiten kann. 

  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“, um Ihre Chat-Transkript-Einstellungen zu konfigurieren. 
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Tracking-Code“, um den Einbettungscode der Nachricht zu kopieren und ihn auf Ihrer Website einzufügen

Bitte beachten: Wenn Sie ein Chat-Widget zu Ihrer WordPress-Website hinzufügen möchten, installieren Sie zunächst das Plug-in „Kontaktformular-Builder für WordPress – Konversions-Tools“. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Plug-in auf Ihrer WordPress-Website installieren

Chat-Widget erstellen

Bitte beachten: Nur Account-Benutzer mit Admin-Zugriff können einen Chat-Kanal verknüpfen.

  • Klicken Sie auf „Chat-Widget erstellen“, um über den Setup-Assistenten einen Chat-Kanal für Nachrichten zu erstellen. 
  • Wählen Sie auf dem Bildschirm „Zielgruppe“ aus, wem Ihr Chat-Widget angezeigt werden soll: 
    • Jeder: Die Nachricht wird allen Besuchern Ihrer Website angezeigt.
    • Anonyme Besucher: Die Nachricht wird allen Besuchern angezeigt, die Ihre Website anonym besuchen.
    • Erfasste Kontakte: Die Nachricht wird nur Besuchern angezeigt, die in Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank vorhanden sind.
    • Segmentierte Listen: Die Nachricht wird nur erfassten Kontakten angezeigt, die Ihre Smart List-Kriterien erfüllen. Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein weiteres Dropdown-Menü angezeigt, über das Sie Ihre Smart List auswählen können.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Widget ausblenden für Mitglieder folgender Liste:“ und wählen Sie eine Smart List aus, wenn Ihre Nachricht Kontakten, die die Listenkriterien erfüllen, nicht angezeigt werden soll.  

Bitte beachten: Wenn Sie „Erfasste Kontakte“ oder „Segmentierte Listen“ als Zielgruppe auswählen, benötigen Besucher, die diese Kriterien erfüllen, ein ihrem Kontaktdatensatz zugewiesenes Tracking-Cookie, damit Ihr Messages-Widget angezeigt wird. 

  • Auf dem Bildschirm „Targeting“ können Sie festlegen, wo genau Ihr Chat-Widget angezeigt werden soll. 
    • Wählen Sie über die Dropdown-Liste eine Targeting-Option für Ihre Website-URL aus. Verfügbare Optionen: „alle Seiten“„ist“, „ist nicht“, „enthält“, „enthält nicht“, „beginnt mit“ oder „beginnt nicht mit“. Geben Sie dann die jeweilige URL ein, in der das Chat-Widget angezeigt werden soll. Fügen Sie am Ende der URL als Platzhalter „/*“ (Schrägstrich/Sternchen) ein, um alle URLs zu erfassen, die mit der Ziel-URL beginnen. Bei allen URLs wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. 
    • Sie können auch mithilfe von Abfrageparametern festlegen, wo Ihr Chat-Widget angezeigt werden soll. Klicken Sie auf das erste Dropdown-Menü und wählen Sie „Abfrageparam.“ aus. Geben Sie dann einen Namen und einen Wert für den Parameter ein.
    • Klicken Sie auf ODER, um weitere Regeln hinzuzufügen und genau anzugeben, auf welchen URLs Ihr Chat-Widget angezeigt werden soll. 
    • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol delete , um eine vorhandene Targeting-Regel zu löschen.

target-for-conversations

Bitte beachten: Sie können mehr als ein Chat-Widget erstellen und es auf verschiedenen Seiten auf Ihrer Website anzeigen. Vielleicht möchten Sie ein bestimmtes Chat-Widget nur auf Ihrer Preisseite anzeigen und ein anderes auf Ihrer Startseite. Sie können ein weiteres Chat-Widget nach denselben Anweisungen erstellen und die Targeting-Regeln entsprechend aktualisieren, damit es nur auf den angegebenen Seiten angezeigt wird. 

  • Auf dem Bildschirm „Nachricht“ können Sie den Inhalt Ihrer Nachricht anpassen.
    1. Willkommensnachricht: Geben Sie eine Willkommensnachricht ein und richten Sie die Bedingungen und eine Nachricht zur E-Mail-Erfassung ein, damit Sie auf nicht beantwortete Chats reagieren können.
    2. Chat-Überschrift: Wählen Sie aus, von wem die Nachricht gesendet werden soll. Neben einem bestimmten Benutzer oder Team oder dem für den Besucher zuständigen Mitarbeiter in HubSpot können Sie die Option „Benutzerdefinierter Name und Avatar“ auswählen, um einen allgemeinen Anzeigenamen und ein Bild anzuzeigen. Wenn Sie als Absender einen bestimmten Benutzer auswählen, wird der Absender bei mehr als drei ausgewählten Benutzern nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Wenn Sie den zuständigen Mitarbeiter in HubSpot als Absender auswählen, wählen Sie auch einen Ersatzbenutzer für neue oder nicht zugewiesene Besucher aus, die einen Chat beginnen. 
    3. E-Mail-Erfassung: Geben Sie an, wann Besucher zur Eingabe ihrer E-Mail-Adresse aufgefordert werden.
    4. E-Mail-Erfassungsnachricht: Verfassen Sie eine Nachricht, die angezeigt wird, wenn Sie Besucher zur Eingabe einer E-Mail-Adresse auffordern.
    5. Optionen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um anzugeben, ob Ihre Willkommensnachricht standardmäßig auf Ihren ausgewählten Website-Seiten angezeigt werden soll. 
    6. Kleinere Bildschirme: Passen Sie das Verhalten Ihres Chat-Widgets an, wenn Ihre Website auf kleineren Bildschirmen angezeigt wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Willkommensnachricht als Aufforderung öffnen“, um anzugeben, ob Ihre Willkommensnachricht standardmäßig auf kleineren Bildschirmen angezeigt werden soll. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Widget-Startprogramm auf kleinen Bildschirmen anzeigen“, wenn das Widget nicht auf kleineren Bildschirmen angezeigt werden soll. 

Sie können eine Vorschau der einzelnen Einstellungen mithilfe der entsprechenden Vorschau-Registerkarten auf der rechten Bildschirmseite anzeigen.targeted-messages-settings-welcome-message

 

  • Auf dem Weiterleitungsbildschirm können Sie Regeln einrichten, um einen zuständigen Mitarbeiter für eine über dieses Chat-Widget eingehende Konversation zuzuweisen. Sie können diese Konversationen bestimmten Benutzern oder Teams zuweisen oder keine Zuweisung festlegen. Dann wird die Konversation in das Conversations-Postfach Ihres Teams sortiert. 
  • Auf dem Bildschirm „Überprüfen und veröffentlichen“ wird eine Vorschau des Chat-Widgets angezeigt. Fügen Sie einen Nachrichtennamen ein und klicken Sie dann auf „Veröffentlichen“

Wenn Sie das Chat-Widget zu einer externen Website hinzufügen, muss der HubSpot-Tracking-Code auf Ihrer Website installiert sein, damit Besucher Ihre Nachrichten sehen können. Senden Sie diesen Code entweder direkt an Ihren Webentwickler oder kopieren Sie den Code in die Zwischenablage, um ihn selbst einzurichten.

Bitte beachten: Websites, die mit Wix erstellt wurden, unterstützen Conversations nicht. Es ist daher nicht möglich, das Chat-Widget auf Ihrer Wix-Website einzubinden. 

Postfach für Team-E-Mails verknüpfen

Bitte beachten: Nur Benutzer mit Admin-Zugriff können ein Postfach für Team-E-Mails verknüpfen.

So fügen Sie einen neuen Kommunikationskanal zu Ihrem Conversations-Postfach hinzu:
  • Klicken Sie im Postfach unten links auf „Einstellungen“„E-Mail“

    connect-channels

    • Klicken Sie in den Kanal-Einstellungen oben rechts auf „Team-E-Mail-Adresse verknüpfen“, um mit dem Setup-Assistenten ein Postfach für Team-E-Mails zu erstellen. 
    • Wählen Sie aus, ob Sie ein Gmail- oder Outlook 365-E-Mail-Konto verknüpfen möchten. Beachten Sie, dass IMAP-Verbindungen derzeit nicht unterstützt werden. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Art von Postfach Sie verwenden, erfahren Sie mehr unter „So verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot“

    Wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Postfächer, die Sie mit Conversations verknüpfen, gemeinsam genutzt werden können. Alle eingehenden E-Mails sind für das gesamte Team einsehbar. Die E-Mail-Adresse, die Sie verknüpfen, kann nicht mit E-Mail-Integrationen eines Benutzers verknüpft werden. Ist dies der Fall, muss der Benutzer die Verknüpfung vor der Integration in das Conversations-Postfach entfernen. 

    Derzeit kann das Conversations-Postfach nur mit Gmail- oder Office 365-Konten verknüpft werden. Wenn Sie einen E-Mail-Alias oder eine Google-Gruppe verwenden, müssen Sie im Conversations-Postfach eine gehostete E-Mail einrichten, mithilfe der Sie E-Mails von Ihrem E-Mail-Alias oder Ihrer Google-Gruppe weiterleiten können.

    • Klicken Sie auf „Konto verknüpfen“, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben. Ein Dialogfeld mit weiteren Informationen über das Teilen dieses E-Mail-Kontos mit HubSpot wird angezeigt. Überprüfen Sie die Bedingungen und klicken Sie auf „Akzeptieren und verknüpfen“.
    • Wenn Sie Ihr Postfach verknüpft haben, werden Sie aufgefordert, Weiterleitungsregeln für eingehende E-Mails für diesen Account einzurichten:
      • Sie können neue eingehende Nachrichten dem für den Kontakt zuständigen Mitarbeiter zuweisen, Benutzer oder Teams angeben oder keine Zuweisung festlegen. 
      • Geben Sie über das Dropdown-Menü „Aktion anwenden“ an, ob für jede neue eingehenden E-Mail ein Ticket erstellt werden soll. Wenn Sie ein Ticket erstellen möchten, verwenden Sie das Modul auf der rechten Seitenleiste, um die Ticket-Eigenschaften einzurichten, die für jedes neue Ticket gelten sollen.

Um nach der Verknüpfung Ihres E-Mail-Postfachs weitere Teammitglieder hinzuzufügen, gehen Sie in Ihre Einstellungen. Jeder Benutzer in Ihrem Account kann die Conversations-Funktion verwenden. Dazu müssen die Benutzer in einem Team-Postfach enthalten sein. Nur auf diese Weise können sie E-Mails an Kontakte über das Conversations-Postfach senden. 

Postfächer verwalten

Sie können mehrere Conversations-Postfächer für verschiedene Teams einrichten. Wenn beispielsweise sowohl Ihr Vertriebsteam als auch Ihr Customer Success-Team den Posteingang zur Kommunikation mit Kunden nutzen müssen, können Sie zur Verwaltung dieser Kundeninteraktionen getrennte Postfächer einrichten. 

Bitte beachten: Nur Account-Benutzer mit Admin-Zugriff können ein neues Postfach hinzufügen oder ein vorhandenes Postfach löschen. Die Einrichtung mehrerer Postfächer ist nur mit Marketing Hub Professional oder Enterprise, Sales Hub Professional oder Enterprise oder Service Hub Professional oder Enterprise möglich.

So fügen Sie ein neues Team-Postfach hinzu:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. 
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Conversations“ „Postfächer“
  • Klicken Sie oben in der Ecke auf „Postfach erstellen“.
  • Geben Sie dem Team-Postfach einen Namen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Teammitglieder“um festzulegen, welche Teammitglieder auf dieses Postfach zugreifen können. Benutzer können nur Postfächer einsehen und auf E-Mails antworten, wenn sie darauf zugreifen können. 

inbox-settings

  • Klicken Sie auf „Weiter“.
  • Beim Einrichten Ihres Postfachs können Sie ein Postfach für Team-E-Mails oder einen Chat-Kanal verknüpfen. Klicken Sie wahlweise auf „Kanal später verknüpfen“MESSAGES-connect-a-channel

Sobald das Postfach erstellt wurde, können Teammitglieder die Kommunikation gemäß ihrer Rolle im entsprechenden Postfach verwalten. 

So verwalten Sie Ihr Postfach sowie Postfach-Integrationen:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Conversations“ „Postfächer“.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Posteingangs und klicken Sie auf „Bearbeiten“
  • Um festzulegen, welche Teammitglieder auf ein Postfach zugreifen können, klicken Sie in der Seitenleiste auf „Teammitglieder“. Geben Sie über das Dropdown-Menü an, welche Teammitglieder auf dieses Postfach zugreifen können. Ein Benutzer muss der Liste der Teammitglieder hinzugefügt werden, um eine E-Mail an einen Kontakt aus diesem Conversations-Postfach senden zu können. manage-team-members
  • Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Slack“, um ein Slack-Konto zu verknüpfen oder um Ihre integrierten Kommunikationskanäle zu verwalten.  
So löschen Sie ein Postfach: 
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Conversations“ „Postfächer“.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Posteingangs und klicken Sie auf „Löschen“

delete-inbox

  • Geben Sie den Namen Ihres Postfachs an, um diese Aktion zu bestätigen. Klicken Sie dann auf „Ja, löschen“.

Bitte beachten: Wenn Sie das Postfach löschen, wird es dauerhaft aus Ihrem Account entfernt, zusammen mit allen E-Mail-Kanälen, Chat-Nachrichten und Kommunikations-Threads. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. 

Auf eine Chat-Nachricht antworten

Sie können Ihre Chat-Antwort mit dem Text-Editor am Ende Ihrer Konversation verfassen. Den Kontaktdatensatz finden Sie für Referenzzwecke in der rechten Seitenleiste.

  • Geben Sie Ihre Antwort in den Text-Editor am Ende der Konversation ein.
  • Klicken Sie auf „Einfügen“ und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Verwenden Sie das Link-Symbol link, um einen Link mit Ihrem Kontakt zu teilen.
  • Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“, um den zuständigen Mitarbeiter für diesen Chat neu festzulegen.
  • Nachdem Sie die Nachricht gegebenenfalls geändert haben und fertig sind, klicken Sie auf „Senden“.
  • Wenn der Chat geschlossen ist, klicken Sie auf das Häkchen success, um den Chat als „Geschlossen“ zu markieren.

Wenn Sie einen Chat schließen, erhält der Besucher automatisch eine Kopie des Chat-Transkripts. Wenn Sie nicht möchten, dass Transkripte automatisch per E-Mail gesendet werden, müssen Sie diese Einstellung in Ihren Chat-Optionen deaktivieren:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
  • Klicken Sie unten links auf „Einstellungen“ und wählen Sie dann „Chat“ aus. 
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“
  • Klicken Sie auf den Schalter „Chat-Transkript“, um diese Option zu deaktivieren. chat-settings-options-disable-transcript-send
  • Klicken Sie auf „Speichern“

Es besteht auch die Option, das Transkript manuell an andere Kontakte zu senden, sobald der Chat beendet wurde:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
  • Wählen Sie einen Chat aus Ihrem Postfach aus. 
  • Klicken Sie im Fenster des geschlossenen Chats auf „Mehr“ und wählen Sie dann „Chat-Transkript per E-Mail senden“ aus.
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  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „E-Mail-Adresse“ und wählen Sie die E-Mail-Adresse eines Kontakts aus. 
  • Bearbeiten Sie im Feld „Betreff“ die Betreffzeile. 
  • Klicken Sie auf „Transkript senden“select-transcript-recipients

Das Transkript wird direkt an das Postfach des Besuchers gesendet. Neben dem Zeitstempel Ihrer Konversation ist ein Link zur Website, von der der Chat stammt, enthalten. 

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Bitte beachten: Derzeit bietet HubSpot die Option „Chat-Transkript per E-Mail senden“ nicht für Chats an, die von einem Bot gestartet wurden.

Auf eine E-Mail antworten

Wenn Sie Mitglied eines Team-Postfachs sind, können Sie mit dem Rich-Text-E-Mail-Editor direkt über Ihr verknüpftes Postfach auf Team-E-Mails antworten. Genau wie bei Chats befindet sich das Kontaktprofil für Referenzzwecke in der rechten Seitenleiste.

  • Klicken Sie in der E-Mail-Konversation unten links auf „Antworten“, um auf eine E-Mail-Konversation reagieren zu können.
  • Klicken Sie im oberen Bereich des E-Mail-Editors auf „Vorlagen“, um eine E-Mail-Vorlage einzufügen. Von hier können Sie auch Dokumente einfügen, Meetings planen oder ein Angebot einfügen.
  • Die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors können verwendet werden, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen, ein Bild hinzuzufügen, ein Snippet einzufügen, einen Link zu einem Wissensdatenbank-Artikel einzufügen oder eine Datei hochzuladen. 
  • Wenn eine E-Mail-Konversation abgeschlossen ist, können Sie sie erneut aufrufen. Passen Sie hierzu den Filter „Status“ oben im Postfach so an, dass geschlossene Konversationen angezeigt werden. Sie können eine E-Mail-Konversation jederzeit erneut öffnen, indem Sie eine neue Antwort senden.
  • Wenn andere Objekte (Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets) dieser E-Mail zugewiesen sind, klicken Sie darauf, um sie anzuzeigen oder neue Datensätze zuzuweisen.

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Bitte beachten: Sie werden benachrichtigt, wenn ein Besucher einen Chat initiiert oder Ihnen eine E-Mail sendet. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Conversations-Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren

Auf eine Bot-Konversation antworten und diese neu zuweisen

Wenn Sie Bots auf Ihrer Website verwenden, können Sie alle laufenden Bot-Konversationen in Ihrem Postfach anzeigen und diese Konversationen sich selbst zuweisen, um den Chat mit dem Kunden zu beenden:

  • Wählen Sie in der linken Seitenleiste Ihres Conversations-Postfachs „Bots“ aus. 
  • Klicken Sie auf eine Bot-Konversation, um sie zu öffnen. 
  • Klicken Sie auf „Konversation übernehmen“

Die Konversation wird aus der Bots-Ansicht entfernt und in die Ansicht „Alle Konversationen“ verschoben. Hier können Sie den Chat übernehmen. 

Chat-Widget automatisch öffnen

Das Chat-Widget kann automatisch geöffnet werden, wenn Website-Besucher eine bestimmte Seiten-URL laden. Sie können diese URLs in Ihren E-Mails, Landing-Pages und Marketing-Kampagnen verlinken, um Besucher direkt auf Ihr Chat-Widget zu leiten, damit diese sofort eines Ihrer Teammitglieder kontaktieren können. 

Fügen Sie am Ende der URL „#hs-chat-open“ hinzu, damit das Chat-Widget gestartet wird. Verlinken Sie beispielsweise einen CTA in einer Marketing-E-Mail mit www.ihrunternehmen.de/preise/#hs-chat-open. Das Chat-Widget wird sofort geöffnet und Ihr Besucher kann mit einem Mitglied Ihres Vertriebsteams chatten, sobald die Seite geladen wird. open-chat-window

Zusätzliche Optionen für Chat-Widgets

Wenn Sie in Ihrem Account die Funktion zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aktiviert haben, können Sie der Nachricht einen Schritt zur Einwilligung zur Kommunikation hinzufügen.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Conversations“ „Postfächer“
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Postfach, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter „Kanäle“ auf „Chat“. Eine Liste aller Chat-Widgets für dieses Postfach wird geöffnet.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Nachricht, für die Sie die DSGVO-Einwilligung einrichten möchten, und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Optionen“.
  • Um die Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten eines Besuchers zu erfassen, aktivieren Sie die Option „Einwilligung zur Datenverarbeitung“
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Prozesstyp“ und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
      • Explizite Einwilligung erforderlich – Ist diese Option aktiviert, müssen Besucher auf „Ich stimme zu“ klicken, bevor sie eine Nachricht senden können. 
      • Berechtigtes Interesse – Ist diese Option aktiviert, liegt die Einwilligung des Besuchers implizit vor, wenn diese einen Chat mit Ihnen starten. Der Text zur Einwilligung zur Verarbeitung von Daten wird weiterhin angezeigt. Benutzer müssen jedoch nicht auf „Ich stimme zu“ klicken, um einen Chat zu starten. chat-widget-legitimate-interest
    • Erklären Sie im Textfeld „Einwilligung zur Datenverarbeitung“, warum Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden speichern und verarbeiten müssen.
  • Wenn Sie einen Besucher beim Beginn eines Chats für einen Abonnementtyp anmelden, aktivieren Sie die Option „Einwilligung zur Kommunikation“, indem Sie darauf klicken. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Abonnementtyp“ und wählen Sie den Abonnementtyp für Ihren Besucher aus. 
    • Verwenden Sie das Textfeld „Einwilligung zur Kommunikation“, um Kunden darüber zu informieren, welcher Art von Kommunikation sie zustimmen.chat-gdpr-settings
  • Klicken Sie abschließend auf „Speichern“