Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
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Dokumente verwenden

Zuletzt aktualisiert am: Januar 3, 2019

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Mit dem Dokumente-Tool können Sie eine Sammlung mit aktuellen Vertriebsinhalten für Ihr gesamtes Team erstellen. Lassen Sie sich umgehend benachrichtigen, wenn Kontakte mit Ihren Inhalten interagieren, und zeigen Sie aggregierte Kennzahlen über Ihre Content-Performance an. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:

Ein Dokument hinzufügen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Klicken Sie auf „Neues Dokument hochladen“ und wählen Sie dann die Importquelle für Ihre Datei aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei den Anforderungen für Dateityp und Dateigröße entspricht. 

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wird es in Ihrem Dokumente-Dashboard angezeigt. 

Bitte beachten: Da Dokumente öffentlich geteilt werden, sollten Sie das Dokumente-Tool nicht für den Versand sensibler oder vertraulicher Informationen verwenden.

Ihr Dokument verwalten

Nachdem Sie Ihr Dokument in HubSpot hochgeladen haben:

  • Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es für die Bearbeitung zu öffnen.
  • Um den Titel des Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie oben links auf das Bleistiftsymbol edit ini. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

  • Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf „Erneut hochladen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Quelle der Datei aus.

  • Klicken Sie zum Löschen des Dokuments oben rechts auf „Aktionen“ > „Löschen“Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld zur Bestätigung auf „Ja, Dokument löschen“.

Branding einrichten (nur Sales Hub StarterProfessional oder EnterpriseService Hub Starter, Professional oder Enterprise )

Sie können das Branding auf Ihren Dokumenten anpassen.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Vertrieb“ „Branding“.
  • Klicken Sie auf „Hochladen“, um ein Logo hinzuzufügen, oder klicken Sie auf „Bilder durchsuchen“, um ein Bild zu verwenden, das bereits in Ihren Datei-Manager hochgeladen wurde. 
  • Wählen Sie eine Farbe aus oder geben Sie einen benutzerdefinierten Hexadezimalwert ein, um die Farbe der Dokumentenanzeige beim Teilen des Dokuments anzupassen. document-branding
  • Klicken Sie auf „Speichern“
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Ja, Team Branding ändern“

Bitte beachten: Änderungen an Ihren Branding-Einstellungen für den Vertrieb gelten für alle Benutzer in all Ihren Vertriebstools, außer für das Conversations-Tool 

 

Ihr Dokument teilen

HubSpot verwendet automatisch Tracking, wenn Sie ein Dokument teilen. Dadurch können Sie anzeigen, ob/wann ein potenzieller Kunde das Dokument aufruft. Sie können von den Empfängern auch verlangen, dass sie vor der Ansicht des Inhalts ihre E-Mail-Adresse eingeben. Es gibt vier Möglichkeiten zum Teilen von Dokumenten:

  • Über das Dokumente-Tool
  • Über Ihr E-Mail-Konto
  • In einer E-Mail-Vorlage
  • In einer Sequenz

Anmerkung zu DSGVO-konformen Dokumenten

Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einige leichte Änderungen an Ihren Dokumenten (siehe unten) erforderlich, bevor Sie diese teilen können:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

  • Wenn die globale Einstellung zur DSGVO-Funktionalität in Ihrem HubSpot-Account aktiviert ist, ist bei allen ab diesem Zeitpunkt hochgeladenen Dokumenten standardmäßig die Option für Datenschutz und Einwilligung aktiviert. Sie können die Option vor dem Teilen für bereits hochgeladene Dokumente aktivieren, indem Sie auf den Namen des Dokuments klicken und dann die Option „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO) aktivieren“ aktivieren. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Die Sprache wird anhand Ihrer Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen festgelegt und enthält eine automatische Aufforderung zur Einwilligung für den Abonnementtyp zur persönlichen Kommunikation.
  • Wenn die globale Einstellung zur DSGVO-Funktionalität in Ihrem HubSpot-Account deaktiviert ist, sind für Ihre vorhandenen Dokumente keine Aktionen erforderlich. Bei allen neuen Dokumente, die Sie erstellen, ist die Option für Datenschutz und Einwilligung standardmäßig deaktiviert. Sie können die Option vor dem Teilen für einzelne Dokumente aktivieren, indem Sie auf den Namen des Dokuments klicken und dann die Option „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO) aktivieren“ aktivieren. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Die Sprache wird anhand Ihrer Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen festgelegt und enthält eine automatische Aufforderung zur Einwilligung für den Abonnementtyp zur persönlichen Kommunikation.
  • Das Standardabonnement in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dabei handelt es sich um einen internen Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Diese Standardabonnement-ID kann in Ihren Kontakt- und Unternehmenseinstellungen aktualisiert und auf neu erstellte Dokumente angewendet werden.

Über das Dokumente-Tool teilen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
  • Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld unter „An wen senden Sie dies?“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Um die Personen, die dieses Dokument anzeigen, nachzuverfolgen, klicken Sie auf „E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich“, um die Option zu aktivieren. 
  • Klicken Sie auf „Link abrufen“.

  • Klicken Sie auf „Kopieren“, um den Dokumentenlink oder die E-Mail vom CRM zu kopieren und den Kontaktdatensatz des Empfängers aufzurufen.

Über Ihr E-Mail-Konto teilen

Mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot oder einem der Add-ins können Sie Dokumentenlinks in E-Mails aus Ihrem Postfach einfügen: 

Dokumente über eine E-Mail-Vorlage teilen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Vorlagen.
  • Klicken Sie im Vorlagen-Dashboard auf „Neue Vorlage“ oder klicken Sie auf einen Vorlagennamen, um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten.
  • Klicken Sie unten im Vorlagen-Editor auf „Dokument“.
  • Wählen Sie im angezeigten Pop-up-Fenster das Dokument aus und geben Sie den Anzeigetext für den Link ein.
  • Wählen Sie das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse zum Anzeigen erforderlich“ aus, um Personen nachzuverfolgen, die dieses Dokument anzeigen. 
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Link-Vorschau hinzufügen“, um eine Vorschau Ihres Dokuments im E-Mail-Text anzuzeigen.
  • Klicken Sie abschließend auf „Einfügen“

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Dokumente über eine Sequenz teilen

Wenn Sie einen Kontakt in einer Sequenz registrieren, klicken Sie auf Dokumente-Symboldocuments . Sie finden es in einer Vorlage unten rechts im Dialogfeld für den Sequenz-Editor. Wählen Sie das Dokument im Dropdown-Menü aus, bearbeiten Sie den anzuzeigenden Linktext und legen Sie fest, ob eine E-Mail-Adresse angefordert oder eine Link-Vorschau angezeigt werden soll. Klicken Sie dann auf „Einfügen“.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot
 

Berichte zu Dokumenten erstellen

Sie haben drei Möglichkeiten, Daten über Ihre Dokumente zu überprüfen. Erstens erhalten Sie genau dann Echtzeitbenachrichtigungen, wenn Ihr Dokument angezeigt wird. Diese Ansichten werden zusammen mit dem Kontaktdatensatz des Empfängers auf Ihrem Aktivitäten-Stream angezeigt.

Zweitens können Sie in Ihrem Reporting-Dashboard Performance-Daten über Ihre Dokumente in zwei Berichten anzeigen. 

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Klicken Sie auf „Bericht hinzufügen“.

  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Vertrieb“ „Dokumente“.
  • Hier finden Sie den Bericht „Zusammenfassung der Dokumente“ mit einem Überblick der Performance Ihrer Dokumente und einen Bericht „Top-Dokumente“ mit Ihren beliebtesten Dokumenten.
  • Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um Ihrem Dashboard einen Bericht hinzuzufügen. 
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Als Benutzer von Sales Hub Professional oder Enterprise können Sie Performance-Daten über Dokumente im Sales-Content-Analytics-Tool anzeigen. 

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Analytics-Tools.
  • Wählen Sie „Sales-Content-Analytics“ aus. 
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Dokumente“
  • Standardmäßig werden Daten für all Ihre Benutzer angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Benutzer“,um Daten für einen bestimmten Benutzer anzuzeigen. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Datumsbereich“, um Ihre Daten über einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen. 
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen rechts neben dem Dokumentennamen, um festzulegen, für welche Dokumente Daten angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um die Seitenübersicht zu öffnen. 
Bitte beachten: Wenn die Schaltfläche „Hinzufügen“ auf den Berichten ausgegraut ist, haben Sie das Limit für Berichte (10) für dieses Dashboard erreicht. Wenn Sie mehr Berichte hinzufügen möchten, können Sie ein neues Dashboard erstellen oder Berichte aus dem aktuellen Dashboard entfernen.