Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Tasks

Aufgaben verwenden

Zuletzt aktualisiert am: Januar 25, 2019

Mit dem Aufgaben-Tool von HubSpot können Sie Ihre To-do-Liste verwalten und direkt auf die Datensätze zugreifen, die mit den einzelnen Aufgaben verknüpft sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:


Aufgaben erstellen

Sie können Aufgaben aus unterschiedlichen Orten in HubSpot erstellen. 

Wenn Sie ein Sales Hub Professionell-Benutzer sind, erfahren Sie hier mehr über Automatisierungsaufgaben in der Deal-Phase.

Desktop

Vom Aufgaben-Dashboard aus:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Aufgaben.
  • Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.
  • Geben Sie einen Aufgabennamen im Feld Titel ein. In den Titel Ihrer Aufgabe können Sie "Anruf" oder "E-Mail" einfügen, um den entsprechenden Aufgabentyp automatisch festzulegen. 
  • Passen Sie des Fälligkeitsdatums mit Hilfe des Menüs Fälligkeitsdatum nach Bedarf an. Klicken Sie auf Zeit hinzufügen, um für das Fälligkeitsdatum eine Uhrzeit festzulegen, zu der die Aufgabe abgeschlossen sein muss.
  • Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen oder auf Hinzufügen und bearbeiten, um die Aufgabe hinzufügen und die Details danach zu bearbeiten.

  • Wenn Sie auf Hinzufügen und Bearbeiten geklickt haben, erscheint sofort ein Fenster, in dem Sie Folgendes hinzufügen/bearbeiten können (wenn Sie stattdessen auf Hinzufügen geklickt haben, klicken Sie auf den Namen der Aufgabe, um weitere Details hinzuzufügen):
    • Aufgabenname: Klicken Sie oben auf den Namen der Aufgabe, um einen neuen Namen einzugeben. Klicken Sie dann auf Speichern.
    • Verknüpft mit: Im Abschnitt Verknüpft mit können Sie Ihre Aufgabe mit einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensatz verknüpfen.
    • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie im Dropdown-Menü unter Fälligkeitsdatum Datum und Zeit aus, zu denen die Aufgabe abgeschlossen sein soll.
    • E-Mail-Erinnerung: Legen Sie über die Dropdown-Menüs unter E-Mail-Erinnerung ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand einer E-Mail-Erinnerung an den zuständigen Benutzer fest.
    • Notizen: Geben Sie im Feld Notizen Details zu der Aufgabe ein. Klicken Sie auf Speichern, um sämtliche Änderungen an bestimmten Hinweisen zu speichern.
    • Typ: Wählen Sie im Dropdown-Menü Typ einen Aufgabentyp aus. Es stehen die Optionen Anru“, E-Mail und Aufgabe zur Verfügung. Beachten Sie bitte, dass zurzeit keine benutzerdefinierte Aufgabentypen festgelegt werden können.
    • Warteschlange: Weisen Sie die Aufgabe über das Dropdown-Menü unter Warteschlange einer bestehenden Aufgaben-Warteschlange zu oder erstellen Sie eine neue Aufgaben-Warteschlange. Sie können auch die Option Keine auswählen, wenn Sie diese Aufgabe keiner Aufgaben-Warteschlange zuweisen möchten. 
    • Zugewiesen zu: Wählen Sie im Dropdown-Menü Zugewiesen zu einen Benutzer aus, dem Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Vom Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz aus:

  • Gehen Sie zu Kontakte, Unternehmen oder Deals
  • Klicken Sie auf den Namen des Kontakts, Unternehmens oder Deals, dem Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten.
  • Klicken Sie im Aktivitätsfeld über der Chronik auf die Registerkarte Aufgabe erstellen.
  • Geben Sie die Details für Ihre Aufgabe ein:
    • Titel: Geben Sie den Namen der Aufgabe in das Feld Aufgabe eingeben ein. In den Titel Ihrer Aufgabe können Sie "Anruf" oder "E-Mail" einfügen, um den entsprechenden Aufgabentyp automatisch festzulegen.
    • Aufgabendetails: Geben Sie im Feld Notizen... die grundlegenden Informationen für die Aufgabe ein.  
    • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie im Dropdown-Menü Fälligkeitsdatum ein Fälligkeitsdatum aus. Sie können auch auf Zeit hinzufügen klicken, um eine Uhrzeit festzulegen, wann die Aufgabe fällig ist.
    • Aufgabentyp: Wählen Sie im Dropdown-Menü Typ die Option Anruf,E-Mai“ oder Aufgabe aus. Beachten Sie bitte, dass zurzeit keine benutzerdefinierte Aufgabentypen festgelegt werden können.
    • Zugewiesen zu: Wählen Sie im Dropdown-Menü Zugewiesen zu einen Benutzer aus, der für die Aufgabe verantwortlich ist. 
    • E-Mail-Erinnerung: Legen Sie über die Dropdown-Menüs unter E-Mail-Erinnerung ein Datum und eine Uhrzeit fest, an dem der jeweilige Benutzer eine Erinnerungs-E-Mail erhalten soll.
    • Warteschlange: Weisen Sie die Aufgabe über das Dropdown-Menü unter Warteschlange einer bestehenden Aufgaben-Warteschlange zu oder erstellen Sie eine neue Aufgaben-Warteschlange. Wählen Sie Keine, wenn Sie diese Aufgabe keiner Aufgaben-Warteschlange zuweisen möchten. 
    • Verknüpfte Datensätze: Im Abschnitt Verknüpft mit wird der Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz, aus dem Sie die Aufgabe erstellen, automatisch mit der Aufgabe verknüpft. Über die Dropdown-Menüs für die anderen Arten von Datensätzen können Sie weitere Datensätze mit der Aufgabe verknüpfen.
  • Klicken Sie auf Aufgabe speichern

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Folgeaufgabe zu erstellen, wenn Sie eine E-Mail protokollieren oder einen Kontaktdatensatz aufrufen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Klicken Sie auf E-Mail oder Anruf und geben Sie die relevanten Informationen ein.
  • Aktivieren Sie vor dem Speichern oder Senden das Kontrollkästchen Folgeaufgabe erstellen, und klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine Uhrzeit für Ihre Aufgabe festzulegen.

Sie können auch Massenaufgaben für mehrere Kontakte und Unternehmen erstellen.

  • Gehen Sie zu Ihren Kontakten oder Unternehmen: 
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Datensätzen, für die Sie Aufgaben erstellen möchten.
  • Klicken Sie bei Kontakten auf das Dropdown-Menü Mehr in der Kopfzeile und wählen Sie Aufgaben erstellen. Klicken Sie für Unternehmen auf + Aufgaben erstellen in der Kopfzeile.
  • Geben Sie die Details für Ihre Aufgaben ein.
  • Klicken Sie auf Erstellen.

Mobilgerät

iOS-App

  • Gehen Sie zur HubSpot-App.
  • Scrollen Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung zum Abschnitt Aufgaben und klicken Sie auf das Plus-Symbol (+)

  • Titel, Typ und Fälligkeitsdatum für Ihre Aufgabe festlegen. Standardmäßig wird die Aufgabe Ihnen zugewiesen. Wählen Sie das Feld Zugewiesen, um den Bearbeiter zu ändern. Klicken Sie auf das Feld Zugewiesener Kontakt, Unternehmen oder Deal, um Datensätze auszuwählen, die mit dieser Aufgabe verknüpft werden sollen. 

  • Klicken Sie auf Speichern.

Sie können in iOS auch eine Aufgabe aus einem Kontakt-, Firmen- oder Deal-Datensatz hinzufügen, indem Sie oben in der Chronik auf Notiz, Aktivität oder Aufgabe hinzufügen klicken und die Registerkarte Aufgabe auswählen. 

Android-App

  • Gehen Sie zur HubSpot (CRM & Sales)-App. 
  • Drücken Sie die Registerkarte Aufgaben und klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
  • Titel, Typ und Fälligkeitsdatum für Ihre Aufgabe festlegen. Standardmäßig wird die Aufgabe Ihnen zugewiesen. Wählen Sie das Feld Zugewiesen, um den Bearbeiter zu ändern. Klicken Sie auf das Feld Hinzufügen von Kontakt, Unternehmen oder Deal, um Datensätze auszuwählen, die mit dieser Aufgabe verknüpft werden sollen. 

  • Klicken Sie auf Speichern.

Aufgaben-Warteschlangen erstellen

Sie können verschiedene Aufgaben-Warteschlangen erstellen, um Ihre ToDo-Listen und Aufgaben in einer Serie zu organisieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Aufgaben
  • Klicken Sie in der Seitenleiste links auf Warteschlange hinzufügen
  • Geben Sie der neuen Warteschlange einen Namen und klicken Sie auf Speichern

Sie können jetzt vorhandene Aufgaben zu einer bestimmten Warteschlange hinzufügen:

  • Aktivieren Sie das Kästchen neben der Aufgabe.
  • Klicken Sie auf + Zur Warteschlange hinzufügen und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Warteschlange aus. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.  

Um Aufgaben in der Warteschlange abzuschließen:

  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Namen der Warteschlange.
  • Ziehen Sie bei Bedarf Aufgaben per Drag&Drop in die Warteschlange, um ihre Reihenfolge zu ändern, und klicken Sie dann auf Warteschlange starten.
  • Sie werden zu dem entsprechenden Datensatz weitergeleitet, wo Sie Ihre Aufgabe erledigen können. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Aufgabe in der Chronik, um sie als abgeschlossen zu kennzeichnen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um zu der nächsten Aufgabe in Ihrer Warteschlange zu wechseln. Sie können die Aufgabe auch unvollständig lassen und auf Überspringen klicken, wenn Sie eine Aufgabe für später verlassen und zur nächsten wechseln möchten.

Um eine Aufgaben-Warteschlange zu löschen oder umzubenennen, wählen Sie sie aus dem linken Seitenleistenmenü aus, dann klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie [Name der Aufgaben-Warteschlange] Warteschlange löschen oder Warteschlange umbenennen.

Bitte beachten Sie: Es gibt eine Höchstgrenze von 10 Aufgaben-Warteschlangen pro Benutzer in jedem Account. Wenn Sie eine neue Warteschlange erstellen müssen und Ihre Höchstgrenze erreicht haben, sollten Sie das Löschen einer abgeschlossenen Warteschlange in Betracht ziehen, um eine weitere für Ihren Benutzer zu erstellen. 

Aufgaben anzeigen, bearbeiten und löschen

Alle Ihre Aufgaben werden im Aufgaben-Dashboard angezeigt (Vertrieb > Aufgaben). Sie können Ihre Aufgabenansicht individuell anpassen und filtern:

  • Um zwischen den Ansichtstypen zu wechseln, verwenden Sie die Tabelle-und Board -Schaltflächen. Die Tabellenansicht zeigt eine Liste Ihrer Aufgaben, während die Board-Ansicht es Ihnen ermöglicht, Aufgaben per Drag&Drop in verschiedene Status zu verschieben.
  • Um Ihre Aufgaben nach Empfänger, Typ und Fälligkeitsdatum zu filtern, verwenden Sie die Dropdown-Menüs oben.
  • Um Aufgaben, die offen, heute fällig, diese Woche fällig, überfällig oder abgeschlossen sind, oder Aufgaben innerhalb einer bestimmten Aufgabenwarteschlange anzuzeigen, klicken Sie auf die Elemente im linken Menü der Seitenleiste.
  • Um die Spalten anzupassen, die in der Ansicht Tabelle Ihres Aufgaben-Dashboards angezeigt werden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Spalten bearbeiten.  Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen links In einer Spalte, um diese zur Ansicht hinzuzufügen. Klicken und ziehen Sie Elemente im Abschnitt Ausgewählte Spalten, um die Reihenfolge der Spalten neu anzuordnen, oder klicken Sie auf x rechts neben dem Element, um es zu entfernen. Klicken Sie auf Speichern.

Klicken Sie auf den Titel einer Aufgabe im Dashboard, um Änderungen vorzunehmen oder diese löschen. Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, klicken Sie auf das Symbol Erfolgreich links neben dem Titel einer Aufgabe oder ziehen Sie in der Board-Ansicht eine Aufgabe per Drag&Drop, um ihren Status zu ändern.

Aufgaben werden auch in den Chroniken der zugehörigen Kontakt-, Firmen-, Deal- und Ticketdatensätze angezeigt. Suchen Sie die Aufgabe in der Chronik (wenn Aufgaben nicht erscheinen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Chronik filtern und markieren Sie die Box Aufgaben), klicken Sie dann auf Bearbeiten , um Änderungen vorzunehmen, oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Löschen, um Ihre Aufgabe zu löschen. Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, klicken Sie auf das Fertiggestellt-Symbol Erfolgreich auf der linken Seite..

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Erledigte Aufgaben werden auch im Produktivität-Bericht auf Ihrem Verkaufs-Dashboard angezeigt. Aufgaben werden hier angezeigt, wenn ihr Fälligkeitsdatum innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs des Berichts liegt.

Bitte beachten Sie: Es ist derzeit nicht möglich, Aufgaben aus HubSpot zu exportieren.