Eigenschaften organisieren, löschen und exportieren

Um die Qualität der Daten in Ihrem CRM beizubehalten, ist es wichtig, Ihre Immobilien organisiert zu halten. Sie können ähnliche Eigenschaften klonen, Eigenschaften in Gruppen trennen oder nicht verwendete Eigenschaften archivieren und löschen. Um Objektinformationen für mehrere Objekte anzuzeigen, können Sie auch alle Objekte oder historischen Daten für eine einzelne Eigenschaft exportieren.

Auf der Seite mit den individuellen Einstellungen der einzelnen Objekte können Sie die Verwendung der Eigenschaften weiter anpassen. Erfahren Sie, wie Sie die Eigenschaften festlegen, die beim Erstellen von Datensätzen angezeigt werden, und wie Sie Seitenleisten und Zuordnungskarten anpassen.

Wenn Sie neue oder vorhandene Eigenschaften erstellen oder aktualisieren möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Eigenschaften erstellen und bearbeiten. Wenn Sie eine Anleitung zum Aktualisieren der Eigenschaftswerte eines Datensatzes erhalten möchten, erfahren Sie hier, wie Sie einen Eigenschaftswert in einem Datensatz oder in einem Bulk bearbeiten. 

Eigenschaftsgruppen erstellen und bearbeiten

Eigenschaftsgruppen können Ihnen helfen, verwandte Eigenschaften in einem Objekt zu identifizieren. Es gibt Standard-Eigenschaftsgruppen, Sie können jedoch auch benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Diese Gruppen werden nur innerhalb der Einstellungen für die Eigenschaften verwendet. Um Eigenschaften in einem Datensatz zu gruppieren, verwenden Sie die Seitenleisten des Datensatzes.

So erstellen Sie eine neue oder bearbeiten eine vorhandene Gruppe:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Eigenschaften“.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie dann „[Objekt] - Eigenschaften“ für das Objekt aus, dessen Gruppen Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Gruppen“.

• Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Gruppe erstellen“. Um eine vorhandene Gruppe zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

• Geben Sie im Dialogfeld den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf „Speichern“.

• Um die Eigenschaften in einer Gruppe anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf „Eigenschaften anzeigen“.

• Um eine Gruppe zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf „Löschen“. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Löschen“, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Eine Gruppe klonen, archivieren oder hinzufügen

Benutzer müssen über Berechtigungen zum Bearbeiten von Eigenschaftseinstellungen verfügen, damit ein Objekt Eigenschaften in eine Gruppe klonen, archivieren oder verschieben kann. So führen Sie diese Aktionen aus:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Eigenschaften“.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie dann „[Objekt] - Eigenschaften“ für das Objekt aus, dessen Eigenschaften Sie klonen, verschieben oder archivieren möchten.

• So finden Sie bestimmte Eigenschaften:

  • Klicken Sie oben links auf die Filter:

    • Alle Gruppen: Klicken Sie zur Auswahl auf die Gruppe, um nur Eigenschaften in dieser Gruppe zu filtern.

    • Alle Feldtypen: Klicken Sie zur Auswahl auf die Eigenschaften, um nach einem bestimmten Feldtyp zu filtern.

    • Alle Benutzer: Klicken Sie zur Auswahl auf die Filtereigenschaften, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden.

  • Suchen Sie oben rechts nach Ihrer Eigenschaft und geben Sie den Namen der Eigenschaft in das Suchfeld ein.

  • Um Ihre Eigenschaften zu sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.

• Um eine einzelne Eigenschaft zu verwalten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“:

• • Bearbeiten: Wählen Sie diese Option aus, um die Eigenschaft zu bearbeiten.

  • Klonen: Wählen Sie diese Option aus, um eine neue Eigenschaft mit denselben Werten zu erstellen.

  • In Gruppe verschieben: Wählen Sie diese Option aus, um die Eigenschaft in eine andere Eigenschaftsgruppe zu verschieben. Wählen Sie im Dialogfeld eine Gruppe aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf „Speichern“.

  • Eigenschaftsverlauf exportieren: Wählen Sie diese Option aus, um den Verlauf der Eigenschaftswerte datensatzübergreifend zu exportieren.

  • Benutzer und Teams zuweisen: Wählen Sie diese Option aus, um Benutzerberechtigungen für die Eigenschaft zuzuweisen (nur Enterprise).

  • Archivieren: Wählen Sie diese Option aus, um die Eigenschaft zu archivieren. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Archivieren“, um den Vorgang zu bestätigen. Dadurch werden alle Informationen zu der Immobilie archiviert.

• Um mehrere Eigenschaften gleichzeitig zu verwalten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften. Oben in der Tabelle:

• • Zur Gruppe hinzufügen: Wählen Sie diese Option aus, um die Eigenschaften einer Eigenschaftsgruppe hinzuzufügen. Wählen Sie im Dialogfeld eine Gruppe aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf „Speichern“.

  • Archivieren: Wählen Sie diese Option aus, um die Eigenschaften zu archivieren. Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Eigenschaften ein, die Sie archivieren, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf „Archivieren“. Dadurch werden alle Informationen zu den Eigenschaften archiviert.

  • Benutzer und Teams zuweisen: Wählen Sie diese Option aus, um Benutzerberechtigungen für die Eigenschaften zuzuweisen (nur Enterprise).

Nach der Archivierung werden die Eigenschaften auf der Registerkarte Archivierte Eigenschaften gespeichert und nach 90 Tagen dauerhaft gelöscht. Sie können Eigenschaften nur archivieren, wenn sie nicht an anderer Stelle in Ihrem HubSpot-Account verwendet werden (z. B. in einer Liste oder einem Workflow).

So können Sie anzeigen und verwalten, wo Eigenschaften verwendet werden:

• Klicken Sie in der Tabelle „Eigenschaften“ auf die Anzahl in der Spalte „Genutzt in“, um zu sehen, wo die Eigenschaft verwendet wird. 
• Klicken Sie im rechten Bereich auf einen Abschnitt, um die verschiedenen Ansichten, Datensätze oder Assets anzuzeigen, in denen die Eigenschaft verwendet wird. Wenn Sie die Eigenschaft archivieren, müssen Sie die Eigenschaft entfernen oder ersetzen, wo immer sie verwendet wird.

Archivierte Eigenschaften wiederherstellen oder dauerhaft löschen

Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Eigenschafteneinstellungen für ein Objekt können die archivierten Eigenschaften dieses Objekts wiederherstellen. Benutzer mit Super-Admin -Berechtigungen können auch archivierte Eigenschaften dauerhaft löschen.

Bitte beachten: Eigenschaften, die vor 90 oder mehr Tagen archiviert wurden, wurden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Eigenschaften“.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie „[Objekt] - Eigenschaften“ für das Objekt aus, dessen Eigenschaft Sie wiederherstellen oder löschen möchten.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Archivierte Eigenschaften.

• Suchen Sie die Eigenschaften, die Sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen möchten:

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Filtern nach“ und wählen Sie den Typ der Eigenschaft aus.

• Verwenden Sie die Datumsfelder, um die Eigenschaften anhand des Datums ihrer Archivierung zu filtern.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die Sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen möchten. Sie können das Kontrollkästchen oben links der Tabelle aktivieren, um alle Eigenschaften in der Liste auszuwählen.

• Klicken Sie oben in der Tabelle auf „Wiederherstellen“ oder „Löschen“.

• Wenn Sie löschen möchten, geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Eigenschaften ein, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf „Löschen“, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Alle Eigenschaften exportieren

Benutzer mit Exportberechtigungen können eine Liste aller Eigenschaften über alle Objekte Ihres Kontos exportieren. Die exportierte Datei enthält grundlegende Informationen einschließlich des Namens jeder Eigenschaft, des internen Namens, des Typs, der Beschreibung, der Gruppe und ggf. ihrer Optionen. Um stattdessen Immobilienwerte anzuzeigen, können Sie die Historie einer einzelnen Immobilie exportieren oder historische Daten für eine Immobilie in einem Datensatz anzeigen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Eigenschaften“.

• Klicken Sie oben rechts auf „Alle Eigenschaften exportieren“.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Dateiformat“ und wählen Sie das gewünschte Format für die exportierte Datei aus.

• Klicken Sie auf „Exportieren“. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

Verlaufsdaten einer Eigenschaft exportieren

Sie können auch die historischen Daten einer einzelnen Immobilie über alle Datensätze hinweg exportieren. Die exportierte Datei enthält alle Datensätze und ihre aktuellen Werte für die Eigenschaft sowie alle historischen Werte und wann der Wert geändert wurde. Wenn Sie alle Eigenschaftswerte eines bestimmten Datensatzes exportieren möchten, erfahren Sie, wie Sie den Eigenschaftsverlauf eines Datensatzes anzeigen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Eigenschaften“.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie dann die [Objekt] - Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaft Sie exportieren möchten.

• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“ und wählen Sie „Eigenschaftsverlauf exportieren“ aus.

• Wählen Sie im Dialogfeld ein Dateiformat aus und klicken Sie auf „Exportieren“. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed. 

Um die vorherigen Werte Ihrer Datensätze wiederherzustellen, können Sie Ihrer Datei nach dem Datum der Änderung suchen und dann die Werte, die vor dieser Änderung in HubSpot gespeichert waren, erneut importieren.