E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales tracken und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen Track und Log des HubSpot Browser-Erweiterung Office 365, um das Engagement Ihrer Kontakte mit Ihren E-Mails zu überwachen und einen Datensatz zu führen. Bei aktivierter Tracking-Funktion können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Sie können Informationen zu geöffneten und angeklickten E-Mails im Aktivitäts-Feed einsehen; protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätzen und den dazugehörigen Datensätzengespeichert. Über den Unterschied zwischen Tracking und Logging können Sie sich auf in diesem Artikelinformieren.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Wenn Sie das Outlook-Desktop-Add-in verwenden, erfahren Sie unter , wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Desktop-Add-inverfolgen und protokollieren können.

Protokollierungs- und Tracking-Standardeinstellungen konfigurieren

Super-Admins können das Standardverhalten für die Verfolgung, Protokollierung und Zuordnung von E-Mails für alle Benutzer in Ihrem Account aktualisieren.

So verwalten Sie diese Einstellungen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte > Aktivitäten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Protokollierung und -Tracking.
• Konfigurieren Sie unter E-Mail-Protokollierungs- und -Tracking-Einstellungen, wie E-Mails in HubSpot aufgezeichnet werden sollen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:
  • Standardprotokollierungseinstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie durch Aktivieren oder Deaktivieren des Schalters Alle E-Mails standardmäßig protokollieren festlegen, ob E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account protokolliert werden oder nicht.
  • Standardzuordnung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie auf das Dropdown-Menü klicken und die Standarddatensatztypen auswählen, die mit einer protokollierten E-Mail verknüpft werden sollen.
  • Standard-Tracking-Einstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken ausgewählt haben, können Sie diese Einstellung aktivieren, um zu konfigurieren, ob alle E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account nachverfolgt werden.

E-Mails nachverfolgen

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in:

• Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendetem E-Mail-Client:
  • Wenn Sie das Office 365 Add-on vom Outlook-Desktop auf einem PC oder Mac verwenden, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Sales Tools.
  • Wenn Sie das Office 365 Add-on in einem Outlook-on-the-Web- oder Outlook.com-Konto verwenden, klicken Sie in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Verfassungsfensters auf das HubSpot-Symbol sprocket .
• Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen E-Mail-Öffnungen verfolgen (Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub bezahlten Benutzerlizenzen sehen E-Mail-Öffnungen und Klicks verfolgen).

• Lassen Sie das Fenster HubSpot Browser-Erweiterung geöffnet und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf Senden.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die Betreffzeile und der Empfänger der E-Mail in Ihrem Aktivitätsfeed in HubSpot als Gesendetangezeigt.

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitäten-Feed als „Geöffnet“ angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unterhalb des Namens des Kontakts, um zu sehen, wann der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten Sie: Echtzeit-Benachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie verfolgte E-Mails mit dem Office 365 Add-in senden und wenn Sie die HubSpot Browser-Erweiterunghaben. Ist dies nicht der Fall, sehen Sie die Aktivitäten nur in Ihrem HubSpot Aktivitäten-Feed.

Über die Chrome-Erweiterung können Sie auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren getrackten E-Mails umgehen. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäts-Feed zuzugreifen, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket in der oberen rechten Ecke Ihres Chrome-Browsers. 

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Verkaufsbenachrichtigungen und wie Sie das Tracking deaktivieren.

Tracking mit aktivierten Datenschutzeinstellungen

Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, kann HubSpot die E-Mail-Öffnungen eines Kontakts nur dann nachverfolgen, wenn dem Kontakt eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungzugewiesen ist. Beim Verfassen einer E-Mail in Office 365 wird das Kontrollkästchen E-Mail-Öffnungen und Klicks nachverfolgen ausgegraut, um anzuzeigen, dass die Nachverfolgung eines Kontakts nicht zulässig ist.

Das Öffnen von E-Mails wird nicht für Kontakte ohne Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung oder für E-Mail-Empfänger, die noch keine Kontakte sind, verfolgt. Beim Versand von E-Mails an mehrere Empfänger wird das Öffnen von E-Mails anonym verfolgt.

Sie können die Berechtigung zur Nachverfolgung eines Kontakts ändern, indem Sie die Eigenschaft Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten eines Kontakts aktualisieren.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:

• Ein Benutzer Ihres Accounts
• Eine Ihrer verbundenen E-Mail-Adressen
• Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verbundenen Google Mail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihrem Profil & Einstellungenhinzugefügt wurde)

Sie können in den Einstellungen Ihres HubSpot AccountsE-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Oder Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains in den Einstellungen des Add-Ins hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. 

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in:

• Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendetem E-Mail-Client:
  • Wenn Sie das Office 365 Add-on vom Outlook-Desktop auf einem PC oder Mac verwenden, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Sales Tools.
  • Wenn Sie das Office 365 Add-on von Outlook im Web oder ein Outlook.com-Konto verwenden, klicken Sie in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Verfassungsfensters auf das HubSpot-Symbol sprocket .
• Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingefügt.

• Standardmäßig wählt das Add-in automatisch die fünf letzten zugeordneten Deal- oder Ticket-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. Nur Deals oder Tickets, die sich in einer Open Phase befinden, werden automatisch ausgewählt. So wählen Sie explizit aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:

Bitte beachten: Sie müssen Office 365 Version 1910 oder höher verwenden, um explizit auswählen zu können, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü   neben dem Kontrollkästchen Log . 
  • Aktivieren/deaktivieren Sie die Kontrollkästchen  neben den Datensätzen, für die Sie die E-Mail protokollieren möchten. 
  • Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie Sie nur E-Mails zu bestehenden Datensätzen protokollieren .

• Lassen Sie das Fenster HubSpot Browser-Erweiterung geöffnet und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf Senden.

Sie können die zugehörigen Datensätze, in denen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden, in Ihrem Office 365 Add-In Einstellungenanpassen. Wenn Sie Marketing-Kontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der durch eine protokollierte E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketing-Kontakteingestellt. 

Bitte beachten Sie: Wenn ein neuer Kontakt durch eine protokollierte E-Mail erstellt wird, wird der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, automatisch als Eigentümer des Kontakts zugewiesen, sofern kein vorheriger Eigentümer zugewiesen wurde. 

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Office 365-Add-in in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch mit den Datensätzen verknüpft, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben. 

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in HubSpot an:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihre Kontakte, Unternehmen oder Deals.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
  
  1. 1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugehörige Unternehmens- oder Deal-Datensätze zu bearbeiten.
     2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
     3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
     4. Details: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
     5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
     6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
     7. Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um dem Kontakt direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.

Bitte beachten Sie: Um E-Mail-Antworten von HubSpot zu senden und eingehende Antworten an HubSpot zu protokollieren, müssen Sie einen verbundenen Posteinganghaben.