Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt.

E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales tracken und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: März 26, 2021

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Verwenden Sie die Funktionen „Nachverfolgen“ und „Protokollieren“ mit dem Office 365-Add-in von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Funktion „Nachverfolgen“ können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Sie können die E-Mail-Öffnungs- und Klickinformationen im Aktivitäten-Feed überprüfen. Protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätze und deren zugehörigen Datensätzen gespeichert.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutz-Grundverordnungsfunktionalität (DSGVO) aktiviert haben, ist Ihr Juristenteam die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und Verfolgung benutzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktionalität für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Alle bestehenden Kontakte, die keine rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung erteilt haben, werden anonym verfolgt.

Bevor Sie loslegen, sollten Sie den Unterschied zwischen der Nachverfolgung und der Protokollierung von E-Mails kennen:

Nachverfolgen: Verwenden Sie die Tracking-Funktion, um zu überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails öffnen. Um E-Mails zu tracken, fügt HubSpot ein Ein-Pixel-Bild in die E-Mail nach dem Senden ein. Wenn Sie die Sales Hub-Tray-App für Windows installiert haben oder Chrome mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung verwenden, erhalten Sie eine Echtzeitbenachrichtigung auf Ihrem Desktop, wenn ein Kontakt die nachverfolgte E-Mail öffnet. Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub-Lizenzen können auch nachverfolgen, wann ein Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt. Benutzer der kostenlosen Version können Klicks nicht nachverfolgen. HubSpot zeichnet nachverfolgte E-Mail-Öffnungen und -Klicks im Aktivitäten-Feed und in der Chronik des Datensatzes auf.

Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

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Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So steht Ihnen ein Überblick über den E-Mail-Kommunikationsverlauf zur Verfügung und Sie können nachverfolgen, wie ein Kontakt mit der E-Mail interagiert.

Bitte beachten: Der Add-in-Bereich muss in Ihrem Postfach geöffnet sein, wenn Sie eine protokollierte oder nachverfolgte E-Mail senden. Sie können den Aufgabenbereich anheften, damit er in Ihrem Postfach standardmäßig immer geöffnet ist.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

E-Mails nachverfolgen

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in:

Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
Erstellen Sie eine neue E-Mail.
Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendetem E-Mail-Client:
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit der Outlook-Desktopversion auf einem PC oder Mac verwenden, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf „Sales-Tools“.
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit Outlook über einen Webbrowser oder einem Outlook.com-Konto verwenden, klicken Sie unten rechts in Ihrem E-Mail-Fenster auf das HubSpot-Symbol sprocket.
Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails nachverfolgen“ (Benutzer mit kostenpflichtigen Sales Hub-Lizenzen sehen die Option „Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen“).

Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als „Gesendet“ angezeigt.

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitäten-Feed als „Geöffnet“ angezeigt. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie nachverfolgte E-Mails mit dem Office 365-Add-in in Verbindung mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung oder der Sales Hub-Tray-App für Windows (nur Windows) senden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. Wenn Sie Sales Hub für Windows installiert haben, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket in Ihrem Windows-Tray.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:

Ein Benutzer Ihres Accounts
Eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen
Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde)

In den HubSpot-Kontoeinstellungen können Sie E-Mail-Adressen und Domänen angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang.

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in:

Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendetem E-Mail-Client:
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit der Outlook-Desktopversion auf einem PC oder Mac verwenden, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf „Sales-Tools“.
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit Outlook über einen Webbrowser oder einem Outlook.com-Konto verwenden, klicken Sie unten rechts in Ihrem E-Mail-Fenster auf das HubSpot-Symbol sprocket.
Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.

Standardmäßig wählt das Office 365-Add-in automatisch die ersten drei zugeordneten Deal-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. Wenn Sie Empfänger im Feld „CC/BCC“ berücksichtigen, werden die zugehörigen Objekte der Datensätze ebenfalls automatisch ausgewählt. So wählen Sie explizit aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Kontrollkästchen „Protokollieren“.
- Aktivieren/deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.
- Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontaktdatensätzen protokolliert werden.

Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.

In den Einstellungen des Office 365-Add-ins können Sie anpassen, in welchen zugeordneten Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft.

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Office-365-Add-In in der HubSpot-Software protokolliert werden, werden automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Firmendatensatz und den fünf letzten offenen Datensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet.

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
1. 1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugehörige Unternehmens- oder Deal-Datensätze zu bearbeiten.
  2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
  3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
  4. Details;: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
  5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf „Thread anzeigen“, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
  7. Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.