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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Connected Email

E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales tracken und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: Juni 9, 2020

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Tracken und protokollieren Sie E-Mails aus Ihrem Postfach mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Bevor Sie loslegen, sollten Sie den Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails kennen:

  • Nachverfolgte E-Mail: Ist Tracking aktiviert, wird Ihnen durch eine Popup-Mitteilung auf Ihrem Desktop mitgeteilt, wenn der Kontakt die E-Mail öffnet, sofern Sie die Taskleisten-App von HubSpot installiert haben oder Chrome mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung verwenden. Sales Hub-Benutzer mit einer kostenpflichtigen Lizenz werden benachrichtigt, wenn der Empfänger außerdem auf einen Link in der E-Mail klickt. Diese Informationen werden in Ihrem Aktivitäten-Feed in HubSpot vermerkt und in der Taskleisten-App von HubSpot, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot verwenden. E-Mails, die nachverfolgt, aber nicht protokolliert werden, werden nicht in einer Kontaktchronik in der HubSpot-Software aufgezeichnet.
  • Protokollierte E-Mail: Eine protokollierte E-Mail wird in der Kontaktzeitleiste des Empfängers in der HubSpot-Software aufgezeichnet. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. So erhalten Sie eine Aufzeichnung Ihrer E-Mail-Kommunikation mit einem potenziellen Kunden in HubSpot. Protokollierte E-Mails haben den Zweck, Ihre Interaktionen mit Kontakten aufzuzeichnen. Sie liefern keine Informationen dazu, ob Empfänger Ihre E-Mails öffnen und auf Links klicken.

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen.

Bitte beachten: Der Add-in-Bereich muss in Ihrem Postfach geöffnet sein, wenn Sie eine protokollierte oder nachverfolgte E-Mail senden. Sie können den Aufgabenbereich anheften, damit er in Ihrem Postfach standardmäßig immer geöffnet ist.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
  • Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf „Sales-Tools“.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails nachverfolgen“ (Benutzer von Sales Hub Starter, Professional und Enterprise sehen die Option „Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen“).
  • Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang offen und klicken Sie dann auf „Senden“.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot Sales in Verbindung mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung oder der Taskleisten-App von HubSpot (nur Windows) verwenden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
  • Klicken Sie unten rechts in Ihrem E-Mail-Fenster auf das HubSpot-Symbol sprocket.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails nachverfolgen“ (Benutzer von Sales Hub Starter, Professional und Enterprise sehen die Option „Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen“).
  • Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot Sales in Verbindung mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung oder der Taskleisten-App von HubSpot (nur Windows) verwenden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als Gesendet angezeigt. activity-feed-sent-email-activity

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket.

Alternativ können Sie auch über die Taskleisten-App von HubSpot auf Ihren Aktivitäten-Feed zugreifen, wenn Sie HubSpot Sales für Windows installiert haben. Klicken Sie in Ihrer Windows-Taskleiste auf das HubSpot-Symbol sprocket.

Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, erhalten Sie eine Echtzeit-Popup-Benachrichtigung auf Ihrem Desktop. Wenn Sie nun zu Ihrem Aktivitäten-Feed gehen, wird die E-Mail dort als Geöffnet angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Alle Aktivitäten anzeigen“ unterhalb des Kontaktnamens, um anzuzeigen, wann der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts. activity-feed-open-email-notificationErfahren Sie mehr über die Funktionsweise von E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:

In den HubSpot-Kontoeinstellungen können Sie E-Mail-Adressen und Domänen angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mails, die größer als 30 MB sind, werden nicht in Ihrem HubSpot-Account protokolliert. Anhänge sind bei diesem Limit inbegriffen. Ihre E-Mail wird noch immer erfolgreich an den Kontakt übermittelt, die E-Mail wird jedoch nicht in ihrem Datensatz protokolliert.

Je nach verwendetem E-Mail-Client läuft die Protokollierung einer E-Mail etwas anders ab:

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac:

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
  • Klicken Sie im Menüband der Nachricht auf „Sales-Tools“.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Diese E-Mail in HubSpot protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.
  • Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
  • Klicken Sie unten rechts von Ihrem E-Mailverfassungsfenster auf das HubSpot-Symbol sprocket.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Diese E-Mail in HubSpot protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.
  • Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Office-365-Add-In in der HubSpot-Software protokolliert werden, werden automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Firmendatensatz und den fünf letzten offenen Datensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet.

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
  • Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
      1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugehörige Unternehmens- oder Deal-Datensätze zu bearbeiten.
      2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
      3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
      4. Details;: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
      5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf „Thread anzeigen“, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
      6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
      7. Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten. Logged-email-contact-record

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit HubSpot verknüpft haben.

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