Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt.

E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales tracken und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: April 28, 2023

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Verwenden Sie die Funktionen „Nachverfolgen“ und „Protokollieren“ mit dem Office 365-Add-in von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Funktion „Nachverfolgen“ können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Sie können die E-Mail-Öffnungs- und Klickinformationen im Aktivitäten-Feed überprüfen. Protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätze und deren zugehörigen Datensätzen gespeichert.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutz-Grundverordnungsfunktionalität (DSGVO) aktiviert haben, ist Ihre Rechtsabteilung die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und -Tracking einsetzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktionalität für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Darüber hinaus können E-Mail-Öffnungen nur für Kontakte mit einer zugewiesenen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung nachverfolgt werden. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking, wenn DSGVO-Einstellungen aktiviert sind.

Bevor Sie loslegen, sollten Sie den Unterschied zwischen der Nachverfolgung und der Protokollierung von E-Mails kennen:

Nachverfolgen: Verwenden Sie die Tracking-Funktion, um zu überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails öffnen. Um E-Mails zu tracken, fügt HubSpot ein Ein-Pixel-Bild in die E-Mail nach dem Senden ein. Wenn Sie die Sales Hub-Tray-App für Windows installiert haben oder Chrome mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung verwenden, erhalten Sie eine Echtzeitbenachrichtigung auf Ihrem Desktop, wenn ein Kontakt die nachverfolgte E-Mail öffnet. Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub-Lizenzen können auch nachverfolgen, wann ein Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt. Benutzer der kostenlosen Version können Klicks nicht nachverfolgen. HubSpot zeichnet nachverfolgte E-Mail-Öffnungen und -Klicks im Aktivitäten-Feed und in der Chronik des Datensatzes auf. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails nachverfolgen“ aktivieren, wird keine Kopie der E-Mail im Datensatz in HubSpot protokolliert.

Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

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Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So steht Ihnen ein Überblick über den E-Mail-Kommunikationsverlauf zur Verfügung und Sie können nachverfolgen, wie ein Kontakt mit der E-Mail interagiert.

Bitte beachten: Der Add-in-Bereich muss in Ihrem Postfach geöffnet sein, wenn Sie eine protokollierte oder nachverfolgte E-Mail senden. Sie können den Aufgabenbereich anheften, damit er in Ihrem Postfach standardmäßig immer geöffnet ist.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

E-Mails nachverfolgen

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in:

Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
Erstellen Sie eine neue E-Mail.
Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendetem E-Mail-Client:
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit der Outlook-Desktopversion auf einem PC oder Mac verwenden, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf „Sales-Tools“.
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit Outlook über einen Webbrowser oder einem Outlook.com-Konto verwenden, klicken Sie unten rechts in Ihrem E-Mail-Fenster auf das HubSpot-Symbol sprocket.
Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails nachverfolgen“ (Benutzer mit kostenpflichtigen Sales Hub-Lizenzen sehen die Option „Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen“).

Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als „Gesendet“ angezeigt.

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitäten-Feed als „Geöffnet“ angezeigt. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie nachverfolgte E-Mails mit dem Office 365-Add-in in Verbindung mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot oder der Taskleisten-App von HubSpot (nur Windows) senden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. Wenn Sie Sales Hub für Windows installiert haben, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket in Ihrem Windows-Tray.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

Wenn Sie die DSGVO-Funktionalität in Ihrem Account aktiviert haben, kann HubSpot die E-Mail eines Kontakts nur dann verfolgen, wenn dem Kontakt eine rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung zugewiesen ist. Wenn Sie eine E-Mail in Office 365 verfassen, wird das Kontrollkästchen „E-Mail nachverfolgen“ geöffnet und das Kontrollkästchen „Klicks“ wird ausgegraut, um anzuzeigen, dass ein Kontakt nicht zur Nachverfolgung berechtigt ist.

E-Mail-Öffnungen werden nicht für Kontakte ohne rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Daten oder E-Mail-Empfängern, die noch keine Kontakte sind, nachverfolgt. Wenn Sie mehrere Empfänger per E-Mail versenden, werden E-Mail-Öffnungen anonym verfolgt.

Sie können die Tracking-Berechtigung eines Kontakts ändern, indem Sie dessen rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der Dateneigenschaft des Kontakts aktualisieren.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:

Ein Benutzer Ihres Accounts
Eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen
Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde)

In den Einstellungen Ihres HubSpot-Accounts können Sie E-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang.

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in:

Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendetem E-Mail-Client:
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit der Outlook-Desktopversion auf einem PC oder Mac verwenden, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf „Sales-Tools“.
- Wenn Sie das Office 365-Add-in mit Outlook über einen Webbrowser oder einem Outlook.com-Konto verwenden, klicken Sie unten rechts in Ihrem E-Mail-Fenster auf das HubSpot-Symbol sprocket.
Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen.

Standardmäßig wählt das Add-in automatisch die ersten drei zugeordneten Deal-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. So wählen Sie explizit aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:

Bitte beachten: Sie müssen Office 365 Version 1910 oder höher verwenden, um explizit auswählen zu können, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll.

- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Kontrollkästchen „Protokollieren“.
- Aktivieren/deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.
- Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontaktdatensätzen protokolliert werden.

Lassen Sie den HubSpot Sales-Bereich in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen und klicken Sie dann auf „Senden“.

In den Einstellungen des Office 365-Add-ins können Sie anpassen, in welchen zugeordneten Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft.

Bitte beachten: Wenn ein neuer Kontakt über eine protokollierte E-Mail erstellt wird, wird der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, automatisch als Kontakteigentümer zugewiesen, solange kein vorheriger Eigentümer zugewiesen wurde.

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mithilfe der Desktopversion des Office 365-Add-ins in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch den Datensätzen zugeordnet, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben.

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
1. 1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugehörige Unternehmens- oder Deal-Datensätze zu bearbeiten.
  2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
  3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
  4. Details: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
  5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf „Thread anzeigen“, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
  7. Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.