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Das Dokumente-Feature im Überblick

Zuletzt aktualisiert am: February 10, 2017

Anforderungen

Produkt: HubSpot Sales
Abonnement: Professional
Mit dem Dokumente-Feature können Sie eine gemeinsame Bibliothek für Ihre Vertriebsinhalte und Dokumente für Ihr gesamtes Team erstellen. Sie werden in Echtzeit benachrichtigt, wenn potenzielle Kunden mit Ihren Inhalten interagieren, und sehen aggregierte Kennzahlen zur Performance Ihrer Inhalte. In diesem Artikel erklären wir, wie das Feature funktioniert.

Dokumente hinzufügen

HubSpot Sales – Dokumente – Dokumente importieren

Sie können Dokumente aus den folgenden Quellen zur Dokumentenbibliothek hinzufügen:

  • Lokale Datei
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Box

So fügen Sie ein neues Dokument zu Ihrer Dokumentenbibliothek hinzu:

  • Öffnen Sie in HubSpot Sales das Menü „Sales-Tools“ und wählen Sie „Dokumente“.
  • Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neu erstellen“, und wählen Sie im Dropdown-Menü im Abschnitt „Importieren aus“ die Importquelle für Ihre Datei.
  • Folgen Sie dem Prozess zum Importieren von Dokumenten.
  • Nachdem der Importvorgang abgeschlossen ist, finden Sie das Dokument in Ihrem Dokumente-Dashboard.

Bitte beachten Sie: Da Dokumente öffentlich geteilt werden, sollten Sie das Feature nicht für den Versand oder die Speicherung sensibler oder vertraulicher Informationen verwenden.

HubSpot Sales – Dokumente – Übersicht Ihrer Dokumente

Dokumente teilen

Wenn Dokumente über HubSpot Sales geteilt werden, werden sie automatisch getrackt. So können Sie sehen, ob bzw. wann potenzielle Kunden das Dokument ansehen. Sie können Dokumente auch sperren, sodass Empfänger Ihre E-Mail-Adresse angeben müssen, bevor sie sie ansehen können. Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, um Dokumente zu teilen:

  • Über das Dokumente-Dashboard
  • In Gmail
  • In Outlook
  • In Vorlagen, die Sie in HubSpot Sales erstellen

Im Folgenden gehen wir auf jede dieser Optionen näher ein.

Dokumente über das Dashboard teilen

Folgen Sie auf dem Dokumente-Dashboard diesen Schritten:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument, das Sie teilen möchten.
  • Klicken Sie auf „Teilen“.
  • Sie werden nun aufgefordert, die E-Mail-Adresse des Empfängers einzugeben.
  • Wenn Sie möchten, dass alle Betrachter des Dokuments ihre E-Mail-Adresse eingeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse von allen anderen Betrachtern verlangen“
  • Wählen Sie als Nächstes „Weiter“.
  • Es wird eine Vorschau der E-Mail angezeigt. Passen Sie die Nachricht bei Bedarf an und klicken Sie dann auf „Teilen“.
HubSpot Sales – Dokumente – Dokumente vom Dashboard aus teilen

Dokumente über Gmail teilen

Folgen Sie in Gmail diesen Schritten:

  • Verfassen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie den oder die Empfänger hinzu.
  • Wählen Sie im oberen Bereich des Fensters zum Verfassen der E-Mail „Documents“ („Dokumente“).
  • Daraufhin wird ein modales Dialogfeld angezeigt, in dem Sie das Dokument anhand des Namens auswählen können.
  • Nachdem Sie ein Dokument ausgewählt haben, klicken Sie auf das Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Require email to view document“ („E-Mail-Adresse erforderlich, um Dokument einzusehen“), wenn Sie möchten, dass Empfänger vor der Ansicht des Dokuments ihre E-Mail-Adresse eingeben müssen.
  • Wählen Sie zum Schluss „Insert“ („Einfügen“).
  • Das Dokument wird als Hyperlink in Ihre E-Mail eingefügt.
HubSpot Sales – Dokumente – Dokumente in Gmail teilen

Dokumente in Outlook teilen

Folgen Sie in Outlook diesen Schritten:

  • Verfassen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen oder mehrere Empfänger hinzu.
  • Klicken Sie im Abschnitt HubSpot Sales der Nachrichtensymbolleiste auf „Documents“ („Dokumente“).
  • Wählen Sie „Recent documents“ („Zuletzt verwendete Dokumente“) , um eine Auswahl kürzlich verwendeter Dokumente einzusehen, oder wählen Sie „All documents“ („Alle Dokumente“), um alle Ihre Dokumente zu durchsuchen.
  • Wählen Sie das gewünschte Dokument mit einem Klick darauf aus und klicken Sie dann auf „Insert“ („Einfügen“).
HubSpot Sales – Dokumente – Dokumente in Outlook teilen

Dokumente über eine E-Mail-Vorlage teilen

Sie können HubSpot Sales-Dokumente direkt zu jeder beliebigen Vorlage hinzufügen.

  • Klicken Sie in HubSpot Sales auf „Sales-Tools“ im Navigationsmenü und wählen Sie dann „Vorlagen“.
  • Bearbeiten Sie eine Vorlage oder erstellen Sie eine neue Vorlage.
  • Klicken Sie im Vorlagen-Editor auf die Schaltfläche „Dokument einfügen“.
HubSpot Sales – Dokumente – Dokumente über E-Mail-Vorlagen teilen
  • Daraufhin wird ein modales Dialogfeld angezeigt, in dem Sie ein Dokument anhand des Namens auswählen können.
  • Sie können auch entscheiden, was als Hyperlinktext angezeigt werden soll und ob die Empfänger vor der Ansicht Ihrer Inhalte ihre E-Mail-Adresse eingeben müssen oder nicht.
  • Wählen Sie zum Schluss „Einfügen“, um einen Link zum Dokument hinzuzufügen.
HubSpot Sales – Dokumente – Dokumente zu E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Berichterstattung zu Dokumenten

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Daten und Statistiken zu Ihren Dokumenten einzusehen. Zum einen werden Sie in Echtzeit benachrichtigt, wenn Ihre Dokumente angesehen werden. Diese Aufrufe werden in Ihrem Aktivitäten-Stream sowie in den Kontaktdatensätzen Ihrer Empfänger angezeigt.

Darüber hinaus können Sie auch Performancedaten auf Ihrem Dokumente-Dashboard anzeigen lassen. Sie können Daten über alle Ihre Inhalte zusammen oder für bestimmte Dokumente abrufen. Dabei werden Ihnen folgende Daten zur Verfügung gestellt:

  • Wie oft Dokumente geteilt wurden
  • Wie oft Dokumente angesehen wurden
  • Die durchschnittliche Dauer eines Aufrufs
  • Mittelwert der Dauer aller Aufrufe

Wählen Sie „Alle Berichte zu Dokumenten ansehen“, wenn Sie detailliertere Berichte ansehen möchten.

HubSpot Sales – Dokumente – Performance-Daten zu Dokumenten

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