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Meetings, Vorlagen und Sequenzen gemeinsam verwenden

Zuletzt aktualisiert am: February 10, 2017

Anforderungen

Produkt: HubSpot Sales
Abonnement: Professional

Die Features für Meetings, Vorlagen und Sequenzen sind zwar separate Funktionen, doch sie spielen hervorragend zusammen. In diesem Artikel erhalten Sie zunächst einen Überblick über diese Werkzeuge und dann eine Einführung in einige häufig verwendete Möglichkeiten, wie sie zusammen verwendet werden können.

Das Meetings-Feature im Überblick

Mit Meetings können Sie eine personalisierte Seite erstellen, auf der Ihre potenziellen und bestehenden Kunden Ihre Verfügbarkeit einsehen und ein Meeting mit Ihnen buchen können. Das zeitaufwändige Hin- und Hersenden von E-Mails können Sie sich damit sparen.

Einrichtung

Um das Meetings-Feature nutzen zu können, müssen Sie als Erstes Ihren Google- oder Office 365-Kalender integrieren und eine Standardverfügbarkeit auswählen. Ihre Verfügbarkeit sind die Uhrzeiten, zu denen Ihre Leads und Kunden Meetings mit Ihnen buchen können. Alle als Beschäftigt angegebenen Zeiten in Ihrem Kalender sind nicht buchbar.

Gehen Sie zunächst im Navigationsmenü von HubSpot Sales zu „Sales-Tools“ > „Meetings“.

  • Daraufhin werden Sie aufgefordert, Ihren Kalender zu verbinden. Durch die Kalenderintegration können Doppelbuchungen verhindert werden. Außerdem werden alle akzeptierten Meetings direkt in Ihrem Kalender angezeigt.
  • Nun können Sie Ihre Standardverfügbarkeit einrichten und daraufhin Ihren Meetings-Link mit Ihren Leads und Kunden teilen.
HubSpot Sales – Meetings

Meetings teilen und buchen

Nachdem Sie nun Ihre Verfügbarkeit konfiguriert haben, können Sie Ihre Leads und Kunden nun Meetings buchen lassen. Hierzu können Sie entweder Ihren Meetings-Link teilen oder ein Meetings-Widget auf Ihrer Website einbetten.

Gehen Sie dazu zunächst zu Ihrem Meetings-Dashboard: „Sales-Tools“ > „Meetings“. Von hier aus können Sie einen Link zu einem der Standard-Meeting-Links teilen oder einen eigenen Link erstellen. Um einen Meetings-Link zu teilen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Meeting, das Sie teilen möchten, und wählen Sie dann „Link kopieren“. Diesen Link können Sie dann an verschiedenen Stellen nutzen:

  • In Ihrer E-Mail-Signatur
  • In den E-Mail-Vorlagen von HubSpot Sales
  • In Marketing-E-Mails
  • Hinter einem CTA auf Ihrer Website
HubSpot Sales – Meetings – Meeting-Link erstellen

Wenn Benutzer auf Ihren Meetings-Link klicken, gelangen sie zu der Seite, auf der alle Ihre verfügbaren Meeting-Zeiten angezeigt werden. Sie können dann ihren Wunschtermin auswählen und ein Meeting mit Ihnen buchen.

HubSpot Sales – Meetings – Meeting buchen

Alternativ können Sie ein Meeting-Widget direkt auf Ihrer Website einbetten, damit Ihre Website-Besucher darüber einen Termin mit Ihnen buchen können. Gehen Sie dafür zu „Sales-Tools“ > „Meetings“. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Meeting-Widget, das Sie einbetten möchten, und wählen Sie „Einbetten“. Wählen Sie einen Stil für Ihr Widget aus und kopieren Sie dann den Code, um ihn in den HTML-Code Ihrer Webseite einzufügen.

HubSpot Sales – Meetings – Meetings-Widget einbetten

Nachdem ein potenzieller oder bestehender Kunde einen Termin über Ihren Meetings-Link oder über das eingebettete Meetings-Widget auf Ihrer Website ausgewählt hat, wird das Meeting in Ihren Kalender eingetragen und Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

Ein vollständiger Leitfaden zum Meetings-Feature

Wenn Sie eine detaillierte Anleitung zum Meetings-Feature lesen möchten, finden Sie in unserem Benutzerhandbuch zu Meetings die folgenden Themen:

  • Integrieren Ihres Kalenders für die Verwendung im Meetings-Werkzeug
  • Konfigurieren Ihrer Meetings-Einstellungen
  • Empfangen einer Meetings-Buchung

Das Vorlagen-Feature im Überblick

Mit HubSpot Sales können Sie eine geteilte Bibliothek mit Vorlagen für Ihr gesamtes Team erstellen. Sie können auf diese Vorlagen direkt in Ihrem E-Mail-Programm zugreifen und sogar einen dynamischen Meetings-Link in die Vorlagen aufnehmen.

Vorlagen erstellen

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in HubSpot Sales:

  • Gehen Sie in Hubspot Sales zu „Sales-Tools“ > „Vorlagen“.
  • Wählen Sie aus dem Dashboard „Vorlagen“ die Option „Vorlage erstellen“ > „Neue Vorlage“, um eine neue Vorlage zu erstellen. Stattdessen können Sie auch „Vorlage erstellen“ > „Vorlage aus der Bibliothek verwenden“ auswählen und dort eine vorgefertigte Vorlage auswählen, um Sie weiter zu bearbeiten.
HubSpot Sales – Vorlagen – Vorlage erstellen

Bei der Erstellung der Vorlage können Sie dynamische Personalisierungs-Token für Kontakt- oder Unternehmenseigenschaften aus Ihrem CRM hinzufügen. Zudem können Sie einen Meetings-Link in Ihrer Vorlage verwenden. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Links wählen:

  • Meetings-Link von Absender: Hiermit wird der Meetings-Link des Benutzers (in HubSpot Sales) eingefügt, der die Vorlage versendet.
  • Meetings-Link von EigentümerHiermit wird der Meetings-Link des für den Empfänger zuständigen Mitarbeiters eingefügt.
HubSpot Sales – Vorlagen – Meeting-Links in Vorlagen nutzen

Wir empfehlen, dass Sie die Vorlage mit unserem Editor erstellen, anstatt mit Kopieren/Einfügen, um Formatierungsprobleme zu vermeiden. Wenn Sie mit Kopieren/Einfügen arbeiten, achten Sie darauf, Klartext einzufügen. Daraufhin können Sie die erforderliche Formatierung im Vorlagen-Editor vornehmen.

Wenn Sie mit Ihrer Vorlage zufrieden sind, wählen Sie einen Ordner aus und speichern Sie sie darin. Entscheiden Sie dann, ob Sie die Vorlage mit Ihrem Team teilen möchten oder nicht. Klicken Sie abschließend auf „Vorlage speichern“.

Vorlage senden

Vorlagen können von einem Kontakteintrag im CRM aus oder direkt von Ihrem Posteingang aus versendet werden. Hier werden beide Möglichkeiten erläutert.

So senden Sie eine Vorlage von einem Kontakteintrag im CRM aus:

  • Wählen Sie in HubSpot Sales „Kontakte“ im Navigationsmenü.
  • Wählen Sie den Kontakt aus, an den Sie die Vorlage senden möchten.
  • Klicken Sie im Kontakteintrag auf die Registerkarte E-Mail.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Vorlagen“.
  • Wählen Sie den Namen der Vorlage aus, die Sie versenden möchten.
  • Passen Sie den Inhalt in der gewünschten Weise an und klicken Sie auf Senden.
  • Die E-Mail wird automatisch mit Tracking-Funktionalität versehen und die erfassten Informationen werden in Ihren Vorlagen-Berichten gezeigt.
HubSpot Sales – Vorlagen – Vorlagen im CRM nutzen

So senden Sie eine Vorlage von Gmail aus:

  • Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie die HubSpot Sales-Erweiterung installiert und aktiviert haben.
  • Öffnen sie Gmail, beginnen Sie, eine neue E-Mail zu verfassen, und fügen Sie den Empfänger hinzu
  • Wählen Sie oben im Fenster zum Verfassen einer E-Mail die Option „Templates“ („Vorlagen“).
  • Daraufhin wird ein modales Dialogfenster eingeblendet, in dem Sie eine Vorlage auswählen können.
  • Passen Sie die E-Mail in der gewünschten Weise an und klicken Sie auf „Senden“.
  • Wenn Sie diese E-Mail nachverfolgen möchten, müssen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Track email with HubSpot Sales“ („E-Mail mit HubSpot Sales tracken“) setzen.
HubSpot Sales – Vorlagen – Vorlagen in Gmail nutzen

So senden Sie eine Vorlage von Outlook aus: 

  • Verfassen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
  • Klicken Sie im Abschnitt HubSpot Sales der Menüleiste „Nachricht“ auf „Templates“ („Vorlagen“).
  • Klicken Sie auf „Recent Templates“ („Zuletzt verwendeten Vorlagen“), um eine Ihrer kürzlich verwendeten Vorlagen auszuwählen oder wählen Sie „All Templates“ („Alle Vorlagen“), um alle Ihre Vorlagen zu durchsuchen. Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf „Insert“ („Einfügen“).
  • Passen Sie Ihre Vorlage bei Bedarf an und klicken Sie dann auf „Senden“.
HubSpot Sales – Vorlagen – Vorlagen in Outlook nutzen

Vorlagen-Berichte

Oben im Dashboard „Vorlagen“ finden Sie einige Kennzahlen zur Performance Ihrer Vorlagen. Hier sehen Sie die „Öffnungsrate“, „Klickrate“ und „Insgesamt gesendet“ auf einen Blick, zusammen mit einer Aufschlüsselung der Benutzer in Ihrem Portal mit den besten Ergebnissen.

Sie können diese Übersicht nach Benutzer oder Zeitrahmen filtern. Wenn Sie detailliertere Informationen über bestimmte Vorlagen und Benutzer anzeigen möchten, wählen Sie „Alle Berichte anzeigen“.

HubSpot Sales – Vorlagen – Performance-Daten zu Vorlagen

Das Sequenzen-Feature im Überblick

Mit Sequenzen können Sie eine Serie von personalisierten E-Mails einrichten, um diese im Laufe der Zeit an potenzielle Kunden zu senden. Dabei werden die Meetings-Links und die Vorlagen, deren Erstellung weiter oben in dieser Anleitung erläutert wurde, miteinander kombiniert.

Sequenzen erstellen

Um eine Sequenz zu erstellen, folgen Sie einfach diesen Schritten:

  • Gehen Sie in HubSpot Sales zu „Sales-Tools“  > „Sequenzen“.
  • Wählen Sie im Dashboard „Sequenzen“ die Option „Sequenz erstellen“.
HubSpot Sales – Sequenzen – Sequenz erstellen

Beim Erstellen einer neuen Sequenz haben Sie die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen und Aufgabenerinnerungen hinzuzufügen. Sie können maximal 5 E-Mails pro Sequenz versenden. Sie können jedoch eine beliebig große Anzahl von Aufgaben hinzufügen.

Schritte zu Ihrer Sequenz hinzufügen:

  • Wählen Sie in der linken Seitenleiste der Seite „Sequenz erstellen“ die Registerkarte „Vorlagen“.
  • Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und ziehen Sie sie in die Sequenz
  • Je nach Bedarf können Sie auch Aufgabenerinnerungen zwischen den E-Mail-Vorlagen einfügen (ebenfalls per Drag-&-Drop).
  • Wenn Sie mit der Sequenz zufrieden sind, benennen Sie sie oben auf der Seite.
  • Wählen Sie zum Schluss „Speichern“.
HubSpot Sales – Sequenzen – Elemente per Drag-&-Drop hinzufügen

Nachdem Sie eine Vorlage zu Ihrer Sequenz hinzugefügt haben, können Sie den Inhalt der E-Mail je nach Bedarf anpassen und die Verzögerung zwischen dem Versand der einzelnen E-Mails der Sequenz auswählen. Wenn ein Kontakt auf eine E-Mail antwortet, wird die Sequenz automatisch beendet (automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen werden ignoriert).

Wenn Sie möchten, dass jede nachfolgende E-Mail in Ihrer Sequenz als Antwort auf die erste Nachricht gesendet wird, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „E-Mail-Threading aktivieren“ neben der Schaltfläche „Speichern“.

Aufnehmen von Kontakten in eine Sequenz

Sie können Kontakte von ihrem Kontakteintrag aus oder auch direkt in Gmail in eine Sequenz aufnehmen. Hier werden beide Möglichkeiten erläutert.

Kontakte aus dem CRM heraus in Sequenzen aufnehmen

  • Wählen Sie im Navigationsmenü des CRM den Eintrag „Kontakte“.
  • Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie aufnehmen möchten. Der Kontakteintrag wird geöffnet.
  • Wählen Sie im Kontakteintrag die Registerkarte „E-Mail“.
  • Wählen Sie auf der Registerkarte „E-Mail“ das Dropdown-Feld „Sequenzen“.
  • Wählen Sie die Sequenz anhand des Namens aus, um den Kontakt aufzunehmen.
HubSpot Sales – Sequenzen – Kontakte im CRM in Sequenz aufnehmen

Kontakte aus Gmail heraus in Sequenzen aufnehmen

  • Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie die HubSpot Sales-Erweiterung installiert und aktiviert haben.
  • Verfassen Sie eine neue E-Mail in Gmail.
  • Fügen Sie den Empfänger hinzu, den Sie in die Sequenz aufnehmen möchten.
  • Wählen Sie oben im Fenster für das Erstellen der E-Mail „Sequences“ („Sequenzen“).
  • Hierdurch wird ein modales Dialogfeld geöffnet. Darin können Sie die Sequenz anhand des Namens auswählen.
  • Nachdem Sie die Sequenz ausgewählt haben, können Sie „Ersten Berührungspunkt“ auswählen. Hiermit können Sie die Sequenz mit einem beliebigen Schritt starten, falls die erste E-Mail nicht die geeignete Wahl ist.
  • Wählen Sie zum Schluss „Aufnehmen und E-Mail Nr. 1 versenden“.
HubSpot Sales – Sequenzen – Kontakte in Gmail in Sequenz aufnehmen

Kontakte aus Outlook heraus in Sequenzen aufnehmen

In Outlook:

  • Verfassen Sie eine E-Mail und fügen Sie einen Empfänger im Feld „An“ hinzu.
  • Klicken Sie im Abschnitt „HubSpot Sales“ innerhalb der Menüleiste „Nachricht“ auf „Sequences“ („Sequenzen“).

HubSpot Sales – Sequenzen – Kontakte in Outlook in Sequenz aufnehmen

  • Klicken Sie auf „Recent Sequences“ (Zuletzt verwendeten Sequenzen“), um eine Ihrer kürzlich verwendeten Sequenzen auszuwählen oder wählen Sie „All Sequences“ („Alle Sequenzen“), um alle Ihre Sequenzen zu durchsuchen.
  • Klicken Sie auf „Select“ („Auswählen“), wenn Sie die gewünschte Sequenz ausgemacht haben.
  • Der Inhalt Ihrer E-Mail wird mit der ersten E-Mail in der Sequenz befüllt. Senden Sie die E-Mail, um den Kontakt in die Sequenz aufzunehmen. 

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