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Gewusst wie: So filtern Sie Ihre Kontakte mit benutzerdefinierten Ansichten

Zuletzt aktualisiert am: February 10, 2017

Anforderungen

Produkt: HubSpot Sales
Abonnement: Free

Während Ihre Kontakte den Vertriebsprozess durchlaufen, sollten Sie die Möglichkeit haben, sie anhand spezifischer Merkmale zu segmentieren. Mit benutzerdefinierten Ansichten im HubSpot CRM können Sie Ihre Kontakte anhand jeder beliebigen Kontakteigenschaft filtern. So können Sie ohne großen Aufwand auf einen Blick sehen, welche Kontakte die Kriterien erfüllen, die Sie zu gegebener Zeit gesetzt haben.

Beispielsweise können Sie eine Ansicht anhand der Eigenschaft „HubSpot Owner“ („Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“) für die einzelnen Vertriebsmitarbeiter erstellen, um die Leads anzeigen zu lassen, für die sie zuständig sind. Oder Sie können eine Ansicht anhand des Lead-Status und des Datums der letzten Kontaktaufnahme erstellen (siehe Anleitung unten). Mit dem gleichen Verfahren können Sie auch Unternehmen und Deals im CRM segmentieren. 

Kontakte aufrufen

Wählen Sie im Navigationsmenü Ihres CRM den Eintrag „Kontakte“. 

HubSpot CRM – Kontaktdatenbank

Kontakte filtern

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Filter hinzufügen“, um mit dem Erstellen Ihrer benutzerdefinierten Ansicht zu beginnen. Sie können Ihre Kontakte anhand standardmäßiger oder benutzerdefinierter Kontakteigenschaften segmentieren. Suchen Sie nach der Eigenschaft, die Sie in Ihrem Filter verwenden möchten, oder browsen Sie per Bildlauf in der Seitenleiste zur gewünschten Eigenschaft.

HubSpot CRM – Kontaktdatenbank – Neuen Ansichtfilter erstellen

In diesem Beispiel erstellen wir eine Ansicht für das Follow-up von Leads. Wir verwenden die Eigenschaften „Lifecycle-Phase“ („Lifecycle Stage“), „Lead-Status“ („Lead Status“) und „Zuletzt kontaktiert“ („Last Contacted“), um uns offene Leads anzeigen zu lassen, die seit der letzten Woche nicht mehr kontaktiert wurden. 

Filterkriterien festlegen

Nachdem Sie die gewünschte Eigenschaft zum Filtern Ihrer Kontakte gefunden haben, klicken Sie in der Seitenleiste darauf, um die Kriterien für diese Eigenschaft festzulegen. In unserem Beispiel beginnen wir mit der Eigenschaft „Lifecycle-Phase“ („Lifecycle Stage“). In diesem Fall möchten wir nach den Kontakten filtern, deren Lifecycle-Phase „Lead“ ist. Darum wählen wir den Radiobutton „ist“. Anschließend wählen wir im Dropdown-Menü die Option „Lead“. 

Klicken Sie auf „Filter anwenden“, um diesen Filter für Ihre Ansicht festzulegen.

HubSpot CRM – Kontaktdatenbank – Nach Lifecycle-Phase filtern

Wir verfahren analog mit der Eigenschaft „Lead-Status“ („Lead Status“): Wir setzen die Kriterien auf „ist“ und wählen dann im Dropdown-Menü die Option „Offen“. Da „Zuletzt kontaktiert“ („Last Contacted“) eine Datumseigenschaft ist, sind die Kriterienoptionen hierfür etwas anders. In diesem Fall wählen wir den Radiobutton „ist“ und wählen dann in der Dropdown-Liste die Option „Letzte Woche“. 

HubSpot CRM – Kontaktdatenbank – Nach letzter Kontaktaufnahme filtern

Ansicht speichern

Nachdem Sie Ihre Filter festgelegt haben, können Sie die Ansicht speichern. Sie können sie dann jederzeit wieder aufrufen. In unserem Beispiel können Sie so auf einen Blick feststellen, welche Leads in der letzten Woche nicht kontaktiert wurden und bei denen möglicherweise ein Follow-up erforderlich ist. Klicken Sie zum Speichern einer Ansicht auf „Speichern ...“.

HubSpot CRM – Kontaktdatenbank – Benutzerdefinierte Ansicht speichern

Benennen Sie die Ansicht und entscheiden Sie, ob Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff auf diese Ansicht gewähren möchten. Klicken Sie dann auf „   Speichern“.

HubSpot CRM – Kontaktdatenbank – Benutzerdefinierte Ansicht benennen
Sie können diese Ansicht jetzt jederzeit über die Dropdown-Liste oben links im Bildschirm „Kontakte“ wieder aufrufen. 

Ansichtsoptionen

Von Ihren Ansichten aus können Sie einige Aktionen durchführen. Diese sind jeweils im Abschnitt „Ansichtsoptionen“ in der linken Seitenleiste verfügbar:

  • Ansicht erstellen“: Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie Ihre neue Ansicht benennen und Ihre Filter zurücksetzen, um eine ganz neue Ansicht zu erstellen.
  • Diese Ansicht klonen“: Mit dieser Option wird die aktuelle Ansicht kopiert. Sie können dann eine bearbeitete Version der Ansicht speichern.
  • Diese Ansicht als Standard festlegen“: Hiermit wird die aktuelle Ansicht als Standard festgelegt. Sie wird daraufhin angezeigt, wenn Sie das Kontakte-Dashboard aufrufen.
  • Alles in Ansicht exportieren“: Hiermit können Sie eine .csv-Datei mit den Kontakten in der aktuellen Ansicht exportieren.
  • Teilen/Freigabe aufheben“: Hiermit können Sie Ihrem übrigen Team den Zugriff auf die Ansicht ermöglichen oder verweigern.
  • Diese Ansicht umbenennen“: Hiermit können Sie den Namen der aktuellen Ansicht bearbeiten.
  • Bericht aus dieser Ansicht erstellen (nur Reporting-Add-on)Wenn Sie das Reporting-Add-on haben, können Sie mit dieser Option einen Bericht auf Basis der Segmentierung erstellen, die Sie auf die aktuelle Ansicht angewendet haben. 
  • Diese Ansicht löschen“: Mit dieser Option wird die aktuelle Ansicht gelöscht und aus der Dropdown-Liste der Ansichten entfernt.
HubSpot CRM – Kontaktdatenbank – Optionen für benutzerdefinierte Ansichten

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