Gewusst wie: So importieren Sie Kontakte und Unternehmen in das CRM

Zuletzt aktualisiert am: February 10, 2017

Anforderungen

Produkt: HubSpot Sales
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Kontakte und Unternehmen sind die Hauptkomponenten Ihres CRM. Zu Beginn Ihrer Nutzung des HubSpot CRM sollten Sie zunächst Informationen über Ihre vorhandenen Kontakt- und Unternehmens-Datensätze importieren, um eine möglichst umfassende Datenbank zu erstellen. Sie können Listen mit den vorhandenen Daten mithilfe einer .csv-Datei importieren. Folgen Sie dazu einfach diesen Schritten:

Um Ihre Einträge mit Kontextinformationen zu versehen, kann HubSpot Ihre Kontakte und Unternehmen anhand der Domain automatisch einander zuordnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. Außerdem können Sie die Einträge von Unternehmen und Kontakten manuell zuordnen. Eine Anleitung hierfür finden Sie in diesem Artikel.

Kontakte importieren

1. Kontakte-Dashboard aufrufen

Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf „Kontakte“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Kontakte-Dashboard

2. Importieren

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Kontakte importieren“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Kontakte importieren

Klicken Sie im darauffolgenden Bildschirm auf „Neuen Importvorgang starten“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Neuen Import starten

3. Importtyp auswählen

Sie werden nun aufgefordert auszuwählen, welche Art von Daten Sie importieren möchten:

  • CSV-Datei“: Mit dieser Option können Sie eine Liste vorhandener Datensätze (also Kontakte oder Unternehmen) in Form einer .csv-Tabelle hochladen.
  • Salesforce-Datensätze“: Mit diesem Importtyp können Sie Daten direkt aus Ihrem Salesforce-Account importieren. Nur verfügbar, wenn Sie Ihr HubSpot CRM mit einem Salesforce-Account verbunden haben.
  • Opt-Out-Liste“: Bei diesem Importtyp können Sie eine .csv-Datei mit den Kontakten hochladen, die Sie von Ihrem E-Mail-Verteiler ausschließen möchten.

In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Tabelle mit Kontaktdaten importieren. Wählen Sie als Importtyp die Option „CSV-Datei“ aus. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm „Kontakte“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Importtyp wählen

4. CSV-Datei hochladen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“, um die .csv-Datei hochzuladen, die Sie importieren möchten oder ziehen Sie sie in den dafür vorgesehenen Bereich. Richten Sie Ihre .csv-Datei so ein, dass sie jeweils eine Spalte für jede zu importierende Eigenschaft enthält. Während des Importvorgangs können Sie diese Spalten den vorhandenen Eigenschaften im CRM zuordnen oder entsprechende neue Eigenschaften erstellen. Ein Beispiel für eine .csv-Datei mit Kontakten finden Sie hier.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen“.

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – CSV-Datei auswählen

5. Importdetails einrichten

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie die Details für Ihren Import festlegen. Standardmäßig wird das Feld „Importname“ mit dem Namen der zuvor gewählten .csv-Datei befüllt. Sie können den Namen aber auch wunschgemäß anpassen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Kontakte ohne E-Mail-Adressen zu importieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass HubSpot Kontakte anhand von E-Mail-Adressen dedupliziert. Wenn Sie Kontakte ohne E-Mail-Adressen importieren, könnten dadurch doppelte Einträge entstehen.

Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“, um weitere Optionen anzuzeigen. Hier können Sie Kontakten beim Importvorgang automatisch eine bestimmte Lifecycle-Phase zuweisen, Kontakte in eine Liste aufnehmen und die Formatierung für importierte Datumsangaben festlegen. 

Nachdem Sie die Importdetails festgelegt haben, klicken Sie auf „Eigenschaften zuordnen“.  

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Kontaktdetails bestätigen

6. Spalten zuordnen

HubSpot vergleicht die Spalten in Ihrer .csv-Datei automatisch mit den aktuell im CRM vorhandenen Kontakteigenschaften. Sie können einzelne Spalten aus dem Import ausschließen, indem Sie im entsprechenden Feld links daneben das Häkchen entfernen. Sie können außerdem angeben, welcher Eigenschaft die jeweilige Spalte zugeordnet werden soll. Wählen Sie dazu einfach eine andere HubSpot-Eigenschaft aus der Dropdown-Liste aus.

Beachten Sie, dass HubSpot Unternehmen anhand der Eigenschaft „Domain-Name des Unternehmens“ (Company Domain Name) dedupliziert. Daher sollten Sie diese Eigenschaft in Ihren Import mit aufnehmen, um doppelte Einträge zu vermeiden.

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Spalten zuordnen

Diejenigen Spalten, die mit keiner vorhandenen Eigenschaft übereinstimmen, werden im Abschnitt „Spalten ohne Treffer“ aufgeführt. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie eine vorhandene Eigenschaft aus oder klicken Sie auf „Neue Eigenschaft erstellen“, um eine neue Eigenschaft einzurichten, der die betreffende Spalte zugeordnet wird. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Neue Eigenschaft erstellen

Nachdem Sie die Spalten in Ihrer Tabelle den Eigenschaften in HubSpot zugeordnet haben, klicken Sie auf „Weitere Informationen bestätigen“. 

7. Gültigkeit der Liste bestätigen

Der letzte Schritt beim Importieren einer Liste ist die Bestätigung, dass Ihre Liste den Datenschutz der Kontakte gewährleistet und dass Sie keine Liste mit Personen importieren, die derzeit nicht mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Antworten aus, geben Sie Ihre Initialen in das Feld ein und klicken Sie auf „Importvorgang abschließen“.

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – E-Mail-Opt-in bestätigen

Unternehmen

1. Unternehmens-Dashboard aufrufen

Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf „Unternehmen“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Unternehmens-Dashboard

2. Importieren

Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ und wählen Sie „Unternehmen importieren“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Unternehmensdaten importieren

Klicken Sie im folgenden Bildschirm auf „Neuen Importvorgang starten“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Neuen Importvorgang starten

3. Importtyp auswählen

Sie werden nun aufgefordert auszuwählen, welche Art von Daten Sie importieren möchten:

  • CSV-Datei“: Mit dieser Option können Sie eine Liste vorhandener Datensätze (also Kontakte oder Unternehmen) in Form einer .csv-Tabelle hochladen.
  • Salesforce-Datensätze“: Mit diesem Importtyp können Sie Daten direkt aus Ihrem Salesforce-Account importieren. Nur verfügbar, wenn Sie Ihr HubSpot CRM mit einem Salesforce-Account verbunden haben.
  • Opt-Out-Liste“: Bei diesem Importtyp können Sie eine .csv-Datei mit den Kontakten hochladen, die Sie von Ihrem E-Mail-Verteiler ausschließen möchten.

In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Tabelle mit Unternehmensdaten importieren. Wählen Sie als Importtyp die Option „CSV-Datei“ aus. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm „Unternehmen“. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Importtyp wählen - Unternehmen

4. CSV-Datei hochladen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“, um die .csv-Datei hochzuladen, die Sie importieren möchten oder ziehen Sie sie in den dafür vorgesehenen Bereich. Richten Sie Ihre .csv-Datei so ein, dass sie jeweils eine Spalte für jede zu importierende Eigenschaft enthält. Während des Importvorgangs können Sie diese Spalten den vorhandenen Eigenschaften im CRM zuordnen oder entsprechende neue Eigenschaften erstellen. Ein Beispiel für eine .csv-Datei mit Unternehmen finden Sie hier.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen“.

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – CSV-Datei wählen

5. Importdetails einrichten

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie die Details für Ihren Import festlegen. Standardmäßig wird das Feld „Importname“ mit dem Namen der zuvor gewählten .csv-Datei befüllt. Sie können den Namen aber auch wunschgemäß anpassen. 

Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“, um weitere Optionen anzuzeigen. Hier können Sie die Formatierung für importierte Datumsangaben festlegen. 

Nachdem Sie die Importdetails festgelegt haben, klicken Sie auf „Eigenschaften zuordnen“.  

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Unternehmensdetails bestätigen

6. Spalten zuordnen

HubSpot vergleicht die Spalten in Ihrer .csv-Datei automatisch mit den aktuell im CRM vorhandenen Unternehmenseigenschaften. Sie können einzelne Spalten aus dem Import ausschließen, indem Sie im entsprechenden Feld links daneben das Häkchen entfernen. Sie können außerdem angeben, welcher Eigenschaft die jeweilige Spalte zugeordnet werden soll. Wählen Sie dazu einfach eine andere HubSpot-Eigenschaft aus der Dropdown-Liste aus. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Spalten zu Unternehmenseigenschaften zuweisen

Diejenigen Spalten, die mit keiner vorhandenen Eigenschaft übereinstimmen, werden im Abschnitt „Spalten ohne Treffer“ aufgeführt. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, wählen Sie eine vorhandene Eigenschaft aus oder klicken Sie auf „Neue Eigenschaft erstellen“, um eine neue Eigenschaft einzurichten, der die betreffende Spalte zugeordnet wird. 

HubSpot CRM – Kontakte & Unternehmen importieren – Neue Unternehmenseigenschaft erstellen

Nachdem Sie die Spalten in Ihrer Tabelle den Eigenschaften in HubSpot zugeordnet haben, klicken Sie auf „Importvorgang abschließen“. 

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