So funktioniert die Kontaktaufnahme mit dem HubSpot CRM 

Zuletzt aktualisiert am: July 20, 2018

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Das HubSpot CRM stellt Ihnen die nötigen Kontextinformationen zur Verfügung, um die Kontaktaufnahme mit Ihren Leads und potenziellen Kunden so effektiv wie möglich zu gestalten. Sie können direkt von Kontaktdatensätzen aus E-Mails an Ihre Kontakte senden, Kontakte anrufen und Meetings vereinbaren oder mithilfe des E-Mail-Tracking mit HubSpot für Gmail und Outlook von Ihrem E-Mail-Konto aus getrackte E-Mails senden. 

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mithilfe verschiedener Methoden mit Ihren Kontakten kommunizieren können. 

E-Mail

Mit den kostenlosen Vertriebstools von HubSpot können Sie vom Datensatz eines Kontakts im CRM oder direkt von Ihrem E-Mail-Konto aus E-Mails an Ihre Kontakte versenden. Dabei können Sie Ihre E-Mails im CRM protokollieren und nachverfolgen, wenn Empfänger die E-Mails öffnen. Anhand der nachfolgenden Anweisungen können Sie von HubSpot aus eine E-Mail senden oder mit HubSpot für Gmail bzw. Outlook getrackte E-Mails von Ihrem E-Mail-Konto aus senden.

Von HubSpot

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
  • Klicken Sie im Feld über der Chronik des Kontakts auf die Registerkarte „E-Mail“.  
  • Das Feld „An“ wird automatisch ausgefüllt. Bei Bedarf können Sie unter „CC“ oder „BCC“ weitere Empfänger hinzufügen. Klicken Sie dazu rechts auf „CC““ oder „BCC“
  • Geben Sie einen Betreff und den Text Ihrer E-Mail ein.
  • Klicken Sie auf „Senden“

Bitte beachten: Falls Sie die DSGVO-Funktionalität in Ihrem HubSpot-Account aktiviert haben, muss für jeden Kontakt, dem Sie eine E-Mail senden möchten, eine rechtliche Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten vorliegen.

Eine Vorlage, ein Dokument oder eine Sequenz hinzufügen

Mit den folgenden Sales-Tools können Sie Ihre E-Mails optimieren: 

  • Vorlagen: Sie können Vorlagen erstellen, damit Sie Ihre häufig verwendeten Vertriebs-E-Mails nicht jedes Mal neu verfassen müssen. Um eine Vorlage zu einer E-Mail im CRM hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail“ und dann auf „Vorlagen“. Halten Sie im Dialogfeld den Mauszeiger über die Vorlage, die Sie senden möchten, und klicken Sie auf „Auswählen“. Bearbeiten Sie die Vorlage vor dem Senden nach Bedarf.
  • Dokumente: Mit den Sales-Tools von HubSpot können Sie Dokumente Ihren E-Mails vertriebsrelevante Dokumente anhängen und nachverfolgen, ob und wie Ihre Empfänger damit interagieren. Um ein Dokument zu einer E-Mail im CRM hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail“ und dann auf „Dokumente“. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das gewünschte Dokument und klicken Sie auf „Auswählen“. Im Hauptteil Ihrer E-Mail wird ein Link zum Dokument eingefügt.
  • Sequenzen (nur mit Sales Hub Starter und Professional)Sie können Kontakte in eine Sequenz aufnehmen und die erste E-Mail einer Sequenz direkt auf der Registerkarte „E-Mail“ im jeweiligen Kontaktdatensatz anpassen. Klicken Sie dazu auf „E-Mail“ und dann auf „Sequenzen“. Halten Sie im Dialogfeld den Mauszeiger über die Sequenz und klicken Sie auf „Auswählen“. Passen Sie die E-Mails nach Bedarf an und klicken Sie dann auf „Sequenz starten“.  

Für die Verwendung dieser Tools im HubSpot CRM gelten unter Umständen weitere Beschränkungen. Sequenzen sind nur in HubSpot Sales Hub Starter und Professional verfügbar. 

Von Ihrem E-Mail-Konto aus

Wenn Sie Gmail oder Outlook verwenden, können Sie zum Senden protokollierter oder getrackter E-Mails HubSpot für Gmail bzw. Outlook nutzen: 

 

Calling-Feature

Öffnen Sie einen Kontaktdatensatz und wählen Sie die Registerkarte „Anruf“. Wenn Sie noch keine Telefonnummer eingegeben haben, klicken Sie auf „Telefonnummer hinzufügen“. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie eine Telefonnummer eingeben.

Nachdem Sie Ihre Telefonnummer registriert haben, können Sie Ihre Kontakte anrufen. Öffnen Sie dazu einen Kontaktdatensatz und klicken Sie auf die Registerkarte „Anruf“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Über Telefon anrufen“, um den Anruf mit Ihrem registrierten Telefon zu starten, oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts neben der Schaltfläche, wenn Sie den Anruf über Ihren Browser führen möchten.

Wenn Sie den Anruf starten, können Sie auf „Aufzeichnen“ klicken, um ihn aufzuzeichnen. Zudem können Sie im Textfeld Notizen zum Anruf machen und diese nach Beenden des Gesprächs speichern.

Beachten Sie bitte, dass für das Calling-Feature bestimmte Servicebeschränkungen gelten.

Meetings vereinbaren

Durch eine Integration mit Google Kalender können Sie über das CRM Meetings vereinbaren. Gehen Sie zu „Kontakte“ > „Kontakte“ und klicken Sie auf den Namen des gewünschten Kontakts. Klicken Sie über der Chronik des Kontakts auf die Registerkarte „Planen“.

Geben Sie einen Titel für Ihr Meeting ein, legen Sie Datum und Uhrzeit fest und fügen Sie etwaige notwendige Notizen in das Textfeld ein. Diese Informationen werden im Hauptteil der Einladung an Ihren Kontakt gesendet. Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen „Zum Google Kalender hinzufügen“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf „Speichern und Einladung senden“.

Wenn Sie die Integration in Google Kalender noch nicht vollzogen haben, klicken Sie auf den Link „Integration in Google Kalender“. Auf der Seite, die daraufhin geöffnet wird, klicken Sie auf „Mit Google Kalender verbinden“ und dann auf „Zulassen“, um HubSpot zu gestatten, auf Ihren Kalender zuzugreifen. 

Sobald Sie ein Meeting erstellt haben, erhält Ihr Kontakt eine Einladung mit einer ICS-Datei, die er seinem Kalender hinzufügen kann. In Ihrem Google Kalender wird automatisch ein Eintrag für Sie erstellt.  

Bitte beachten: Zurzeit kann die Funktion „Planen“ in Kontaktdatensätzen nur in Kombination mit Google Kalender verwendet werden. Falls Sie die Integration mit Google Kalender noch nicht aktiviert haben, werden Sie dazu aufgefordert, wenn Sie versuchen, ein Meeting einzurichten.

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