So tracken und protokollieren Sie E-Mails mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot

Zuletzt aktualisiert am: July 5, 2018

Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verknüpft haben, können Sie zwar bereits E-Mails vom HubSpot CRM aus senden. Doch wenn Sie die Chrome-Erweiterung von HubSpot installieren, können Sie auch die mit Ihrem E-Mail-Konto versandten und empfangenen E-Mails nachverfolgen und protokollieren. 

Bitte beachten: Falls Sie die DSGVO-Funktionalität in Ihrem Account aktiviert haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung bzw. -beratung, um Richtlinien für den Gebrauch von E-Mail-Tracking und -Protokollierung festzulegen. Sie können die Einstellungen der Erweiterung modifizieren, sodass diese Funktionen für bestimmte Nachrichten oder bestimmte Kontakte/Domains als Empfänger nicht zur Verfügung stehen. Sämtliche bestehenden Kontakte, denen keine rechtliche Grundlage zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zugewiesen ist, werden anonym nachverfolgt.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails: 

  • Nachverfolgte E-Mails: Die Tracking-Funktion bietet Einblicke in die Interaktionen der Empfänger mit Ihren E-Mails. So werden Sie etwa benachrichtigt, wenn eine Empfänger eine E-Mail öffnet. Wenn Sie Sales Hub Starter oder Professional verwenden, erhalten Sie außerdem auch eine Benachrichtigung, wenn Empfänger auf einen Link in Ihren E-Mails klicken. Diese Aktivitäten werden zusätzlich in der Chrome-Erweiterung von HubSpot (die Sie oben rechts in Google Chrome finden) sowie in HubSpot im Aktivitäten-Feed gespeichert. Den Feed finden Sie unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“. Die Tracking-Funktion dient allein zur Erfassung von Informationen dazu, wie Empfänger Ihrer E-Mails mit diesen interagieren. Diese E-Mails werden nicht zu den Kontaktdatensätzen der Empfänger in HubSpot hinzugefügt. 
  • Protokollierte E-Mails: Mit der Protokollfunktion werden E-Mails in den Kontaktdatensätzen der Empfänger in HubSpot gespeichert. Dies bietet den Vorteil, dass Sie so den gesamten Verlauf Ihrer Kommunikation überblicken und ganz einfach feststellen können, in welcher Phase des Kaufprozesses sich ein Kontakt befindet. Darüber hinaus behalten Sie so stets den Überblick über den Kommunikationsverlauf mit Kontakten und Sie stellen sicher, dass Sie Ihre vielversprechendsten Leads nicht vernachlässigen. Die Protokollfunktion dient ausschließlich dazu, die Interaktionen mit Kontakten aufzuzeichnen. Sie liefert keine Informationen dazu, wann und ob Empfänger Ihre E-Mails öffnen und auf einen Link klicken

Beachten Sie, dass Sie diese beiden Funktionen gleichzeitig nutzen können, um E-Mails sowohl zu protokollieren als auch nachzuverfolgen. Sie können auch Standardeinstellungen für nachverfolgte und protokollierte E-Mails festlegen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie: 

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie getrackte E-Mails über Ihr Gmail-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an und verfassen Sie eine neue E-Mail. 
  • Wählen Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und geben Sie Ihren Text ein. Aktivieren Sie die Tracking-Funktion und klicken Sie auf „Senden“
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Ungeöffnete E-Mail

Nachdem Sie die E-Mail versandt haben, wird diese samt Betreff in Ihrem Aktivitäten-Feed angezeigt und so lange als „Nicht geöffnet“ markiert, bis der Empfänger sie öffnet.  

  • Den Aktivitäten-Feed finden Sie in HubSpot unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“ und Informationen zu nachverfolgten E-Mails auf den Registerkarten „Alle Aktivitäten“ und „E-Mail-Aktivität“. Je nach Empfänger werden diese Daten unter Umständen auch auf anderen Registerkarten gespeichert.

  • Sie können auch direkt von der Chrome-Erweiterung aus auf den Aktivitäten-Feed zugreifen. Klicken Sie dazu in Google Chrome oben rechts auf das HubSpot-SymbolInformationen zu nachverfolgten E-Mails finden Sie auf den Registerkarten „Alle Aktivitäten“ und „E-Mail-Aktivität“. Je nach Empfänger werden diese Daten unter Umständen auch auf anderen Registerkarten gespeichert. 
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Geöffnete E-Mail

Sobald ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Wenn Sie nun Ihren Aktivitäten-Feed in HubSpot oder in der Chrome-Erweiterung aufrufen, wird die E-Mail dort als „Geöffnet“ angezeigt.

Detaillierte Informationen dazu, wann und wo eine Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü, das unter dem Namen des Kontakts angezeigt wird.

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Zusätzliche Ressourcen zum E-Mail-Tracking und zu Benachrichtigungen von HubSpot

Wenn Sie weitere Informationen dazu wünschen, wie die Tracking-Funktion und die Benachrichtigungen der Chrome-Erweiterung von HubSpot – oder dem Office-365-Add-In bzw. dem Outlook-Add-In (Desktopversion) – funktionieren, empfehlen wir Ihnen diese Artikel: 

Sie haben auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen über erneute Besuche von Leads einzurichten. So werden Sie sofort per Pop-up informiert, wenn ein Lead Ihre Website erneut besucht, und der Besuch wird außerdem im Aktivitäten-Feed gespeichert. Wie Sie diese Benachrichtigungen einrichten, erfahren Sie hier.

E-Mails protokollieren

Wenn Sie E-Mails protokollieren und von einer protokollierten E-Mail aus neue Kontakte zu Ihrem HubSpot CRM hinzufügen möchten, muss auf die in Ihrem E-Mail-Client eingerichtete Absenderadresse eines der folgenden Kriterien zutreffen:

  • Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verbunden sein
  • Sie muss eine der in Ihrem Account-Menü unter „Profil & Einstellungen“ verknüpften E-Mail-Adressen
  • Sie muss ein in Ihrem E-Mail-Client eingerichteter Alias sein  

Um zu verhindern, dass interne E-Mails zwischen Ihnen und Ihren Kollegen getrackt werden, protokolliert das CRM keine E-Mails, die zwischen Ihnen und anderen Kontakten mit Ihrer E-Mail-Domain gesendet werden. Wenn Sie also von ihreemailadresse@hubspot.de aus eine E-Mail an kontakt@hubspot.de senden, wird diese E-Mail nicht protokolliert, da die E-Mail-Domain der Absenderadresse (hubspot.de) mit der Domain der Empfängeradresse übereinstimmt.

Darüber hinaus können Sie über die Einstellungen der Chrome-Erweiterung weitere E-Mail-Adressen und Domains von der Protokollierung ausschließen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie hier.

Bitte beachten: E-Mails, die größer sind als 15 MB (inklusive ihrer Anhänge), werden nicht in Ihrem HubSpot-Account protokolliert. Ihre E-Mails werden den Empfängern wie gewohnt zugestellt, sie wird jedoch nicht in den entsprechenden Kontaktdatensätzen vermerkt.

So senden Sie eine protokollierte E-Mail

In Gmail protokollieren Sie E-Mails wie folgt: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an und verfassen Sie eine neue E-Mail. 
  • Wählen Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und geben Sie Ihren Text ein. Aktivieren Sie die Protokollfunktion und klicken Sie auf „Senden“. Falls für die E-Mail-Adresse des Empfängers noch kein Kontaktdatensatz in Ihrem HubSpot CRM besteht, wird er bei der Protokollierung einer E-Mail automatisch erstellt.
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Protokollierte E-Mails in HubSpot anzeigen

Protokollierte E-Mails finden Sie in HubSpot in den Kontaktdatensätzen der jeweiligen Empfänger. (Sollte für einen Empfänger noch kein Kontaktdatensatz in HubSpot bestehen, wird er nun erstellt.) 

  • Klicken Sie in HubSpot auf „Kontakte“
  • Öffnen Sie den gewünschten Kontaktdatensatz, indem Sie auf den entsprechenden Namen klicken. 
  • Nun können Sie die E-Mail in der Chronik des Kontakts sehen. Hier stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
    • Erweitern: Klicken Sie auf „Erweitern“, um den gesamten E-Mail-Text anzuzeigen. Um diesen wieder auf die ersten ein bis zwei Zeilen zu reduzieren, klicken Sie auf „Einklappen“.
    • Bearbeiten: Über „Bearbeiten“ können Sie ein Unternehmen oder einen Deal mit der E-Mail verknüpfen bzw. eine solche Verknüpfung auflösen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Unternehmen oder der Deal bereits mit dem Kontakt verknüpft ist.
    • Aktionen: Hier können Sie auf die E-Mail antworten oder sie löschen. 
    • Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.  

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und E-Mail-Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verbunden haben. 

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