So verwenden Sie Kontaktprofile mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot

Zuletzt aktualisiert am: July 5, 2018

Bei den Kontaktprofilen handelt es sich um eine Funktion der Chrome-Erweiterung von HubSpot – eine Seitenleiste, die Sie in Ihrem Gmail-Konto einblenden und über die sie auf Kontaktdatensätze in HubSpot zugreifen können.

Wenn die Seitenleiste für Kontaktprofile ausgeblendet ist, wird am rechten Rand Ihres Gmail-Accounts ein HubSpot-Symbol angezeigt: 

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird die Seitenleiste eingeblendet:

In diesem Artikel werden die Funktionen der Seitenleiste für Kontaktprofile in Gmail beschrieben:

Die HubSpot-Kontaktdatenbank durchsuchen

Über die Kontaktprofile können Sie von Ihrem E-Mail-Konto aus Ihre Kontaktdatenbank in HubSpot durchsuchen: 

  • Melden Sie sich bei Gmail an und blenden Sie die Seitenleiste für Kontaktprofile ein, indem Sie auf das HubSpot-Symbol klicken, das am rechten Rand Ihres Gmail-Kontos angezeigt wird. 
  • Geben Sie nun den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Kontakts in das Suchfeld am oberen Rand der Seitenleiste ein. 
  • Wenn Sie den gewünschten Kontakt gefunden haben, klicken Sie auf seinen Namen, um weitere, im Kontaktdatensatz in HubSpot gespeicherte Informationen anzeigen zu lassen. 
  • Alternativ stehen Ihnen auch in der Seitenleiste Ihre in HubSpot gespeicherten Filterkonfigurationen für das Durchsuchen der Kontaktdatenbank zur Verfügung. Öffnen Sie dazu das Dropdown-Menü „Alle Kontakte“ und wählen Sie die gewünschten Filterkonfiguration aus. (Sie können auch einfach den Namen des Filters in das Suchfeld eingeben). Nun werden alle Kontakte angezeigt, die in Ihrem HubSpot-Account gespeichert sind und der Filterkonfiguration entsprechen. 
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Kontakteigenschaften bearbeiten und Kontakten Aufgaben zuweisen

Wenn Sie in der Seitenleiste auf den Namen eines Kontakts klicken, werden weitere Informationen angezeigt, die Sie in HubSpot zu diesem Kontakt gespeichert haben. Dazu zählen der Bereich „Über“ aus dem jeweiligen Kontaktdatensatz sowie verknüpfte Deals, Aufgaben und die Chronik.

Falls ein Kontakt sich von Ihren E-Mails abgemeldet hat, sehen Sie in der Seitenleiste eine entsprechende Notiz:

clients-unsubscribe

 

Kontakteigenschaften bearbeiten

Wenn Sie über die Seitenleiste für Kontaktprofile in Gmail die Eigenschaften eines Kontakts bearbeiten, werden diese Änderungen auch auf den entsprechenden Kontaktdatensatz in HubSpot übertragen: 

  • Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Über“, um die Kontakteigenschaften anzuzeigen. Hier werden die Eigenschaften angezeigt, die Sie in Ihrem HubSpot-Account als Standardeigenschaften festgelegt haben. Wie Sie die Standardeigenschaften anpassen, erfahren Sie hier
  • Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Eigenschaft, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol

  • Nehmen Sie die gewünschte Änderung vor und klicken Sie auf „Speichern“

Aufgaben erstellen und einem Kontakt zuweisen

Wenn Sie in der Seitenleiste für Kontaktprofile in Gmail nach einem Kontakt suchen und auf seinen Namen klicken, können Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster eine Aufgabe erstellen und sie diesem Kontakt zuweisen: 

  • Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Aufgaben“. Sofern diesem Kontakt bereits Aufgaben zugewiesen wurden, werden diese nun angezeigt. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“
  • Daraufhin werden zwei neue Felder eingeblendet. Geben Sie den Titel der Aufgabe ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus. Klicken Sie dann auf „Speichern“

Damit wird die Aufgabe in der Seitenleiste für Kontaktprofile im Datensatz des Kontakts unter „Aufgaben“ gespeichert. Gleichzeitig wird sie auch in HubSpot in der Hauptnavigation unter „Aufgaben“ sowie in der Chronik des Kontakts gespeichert.
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Kontaktdatensätze aufrufen, um Kontakte anzurufen

Sie können zwar von Ihrem E-Mail-Konto aus Ihre Kontaktdatenbank durchsuchen und Kontakte bearbeiten. In manchen Fällen möchten Sie aber vielleicht direkt zum Kontaktdatensatz in HubSpot wechseln, um zusätzliche Informationen abzufragen. Öffnen Sie dazu die Seitenleiste und klicken auf den Namen des gewünschten Kontakts. Klicken Sie dann oben rechts auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie die Option „Im CRM öffnen“

Über dieses Dropdown-Menü können Sie auch die Option „Anrufen“ wählen. Dadurch werden Sie automatisch zur Registerkarte „Anrufen“ des entsprechenden Kontaktdatensatzes im HubSpot CRM geleitet, sodass Sie den Kontakt mit nur einem weiteren Klick anrufen können.

E-Mail-Empfänger als Kontakte zu HubSpot hinzufügen

Wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger senden, den Sie noch nicht in Ihre Kontaktdatenbank in HubSpot aufgenommen haben, können Sie dies ganz einfach nachholen. Klicken Sie dazu einfach in der Seitenleiste für Kontaktprofile auf „Zum CRM hinzufügen“. Nachdem Sie den Kontakt hinzugefügt haben, können Sie seine Eigenschaften über die Seitenleiste bearbeiten, ohne Gmail verlassen zu müssen.
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Schritte zur Fehlerbehebung, wenn keine Kontaktprofile angezeigt werden

Wenn Sie jedes Mal, wenn Sie über die rechte Seitenleiste in Gmail auf Kontaktprofile zugreifen möchten, aufgefordert werden, sich anzumelden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Prüfen Sie zunächst Ihre Einstellungen für Cookies in Chrome:

  • Klicken Sie in Google Chrome oben rechts auf die drei Punkte und dann auf „Einstellungen“.

  • Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Erweitert“. Klicken Sie im Bereich „Sicherheit und Datenschutz“ auf „Inhaltseinstellungen“ > „Cookies“.
  • Vergewissern Sie sich, dass die Option „Drittanbieter-Cookies blockieren“ deaktiviert ist. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. 
  • Sollten Sie die Option „Drittanbieter-Cookies blockieren“ nicht deaktivieren können, klicken Sie weiter unten neben „Zulassen“ auf „Hinzufügen“ und geben Sie hier die Adressen [*.]getsidekick.com, [*.].hubspot.com und [*.]hsappstatic.net ein, um Cookies von diesen Domains ausdrücklich zuzulassen. 
  • Laden Sie Gmail daraufhin erneut.

Beachten Sie, dass manche erweiterten Funktionen aufgrund der uneinheitlichen Formatierung der Beta-Funktionen nicht mit HubSpot kompatibel sind. So ist beispielsweise das Vorschaufenster nicht mit den Kontaktprofilen in Gmail kompatibel. Daher sollten Sie diese Funktion gegebenenfalls deaktivieren, um zu verhindern, dass die die einwandfreie Verwendung der Seitenleiste beeinträchtigt. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
  • Öffnen Sie Gmail.
  • Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf „Einstellungen“
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Erweitert“.
  • Suchen Sie das Lab „Vorschaufenster“ und deaktivieren Sie es.

Sollten weiterhin Probleme mit der Seitenleiste für Kontaktprofile auftreten, deaktivieren Sie auch alle anderen erweiterten Funktionen.

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