Erste Schritte mit HubSpot für Outlook

Zuletzt aktualisiert am: July 5, 2018

Während die Chrome-Erweiterung von HubSpot in Gmail läuft, werden das Outlook-Add-in (Desktopversion) und das Office 365-Add-in in Ihrem Outlook-Konto verwendet. Mit diesen Add-ins können Sie E-Mails senden, die protokolliert und nachverfolgt werden, auf Kontaktprofile zugreifen und die Sales-Tools von HubSpot in Ihrem E-Mail-Programm verwenden. 

Das Outlook-Add-in von HubSpot (Desktopversion) kann nur unter Windows verwendet werden. Nach der Installation wird es im Hauptmenüband oben in Ihrem Outlook-Desktop-Konto angezeigt.

Das Office 365-Add-in von HubSpot können Sie in Ihrem Outlook-Desktop-Konto unter Windows oder auf dem Mac verwenden. Sie können auch in Ihrem „Outlook on the web“-Konto oder in Ihrem Outlook.com-Konto damit arbeiten.

In diesem Artikel werden die folgenden Themen behandelt:

Welches Add-in sollte ich nutzen?

Bevor Sie eines der Add-ins installieren, sollten Sie sich vergewissern, welche Version die richtige für Sie ist. Orientieren Sie sich an der folgenden Matrix, um zu entscheiden, welches der beiden Add-ins Sie installieren sollten. Klicken Sie auf eines der Add-ins, um sich über die Installation zu informieren. Oder klicken Sie auf „Chrome-Erweiterung“, falls dies besser als eines der Add-ins zu Ihrer Situation passt.

E-Mail- und Internet-Browser-Voraussetzungen

   Chrome-Erweiterung  Office 365-Add-in  Outlook-Add-in (Desktopversion)
E-Mail-Host  Gmail oder G Suite Office 365 Beliebig
Bevorzugter E-Mail-Client Gmail/G Suite in Chrome

Outlook 2016 oder 2013

Outlook on the web

Outlook.com

Outlook für Mac

Outlook 2016

Outlook 2013

Outlook 2010

Betriebssystem macOS, Windows macOS, Windows Nur Windows
Verknüpftes E-Mail-Konto erforderlich Nein* Ja Nein*

*Einige Sales-Tools können nur mit einem verknüpften E-Mail-Konto verwendet werden. Hier erfahren Sie mehr dazu.

Die HubSpot-Add-ins im Vergleich zu einem verknüpften E-Mail-Konto

Abgesehen von den oben genannten Elementen unterscheiden sich die Add-ins vor allem in Hinblick auf die Seitenleiste mit Kontaktprofilen und die Tatsache, dass u. U. ein verknüpftes E-Mail-Konto benötigt wird.

  • Das Add-in für die Outlook-Desktopversion benötigt kein verknüpftes E-Mail-Konto (für einige der Sales-Tools ist dies jedoch erforderlich), und die Seitenleiste wird durchgängig angezeigt.
  • Beim Office 365-Add-in ist ein verknüpftes E-Mail-Konto erforderlich, und die Seitenleiste wird nur angezeigt, wenn Sie sie manuell öffnen.

Falls Sie eine statische Seitenleiste bevorzugen und das Add-in ohne ein verknüpftes E-Mail-Konto nutzen möchten (und Ihr E-Mail-System den oben aufgeführten Voraussetzungen entspricht), empfehlen wir Ihnen das Add-in für die Desktopversion von Outlook.

Falls Sie keinen PC verwenden oder Ihr E-Mail-System besser mit den Voraussetzungen des Office 365-Add-in übereinstimmt, empfehlen wir Ihnen, dieses Add-in zu verwenden.

Funktionen der Add-ins

Beide Add-ins ermöglichen Ihnen den Zugriff auf die folgenden Features:
  • E-Mails nachverfolgen: Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Outlook-Konto senden, können Sie sie nachverfolgen. Das bedeutet, dass Sie in Echtzeit durch ein Pop-up benachrichtigt werden, wenn ein Empfänger die E-Mail öffnet. Diese Informationen werden auch in Ihrem Aktivitäten-Feed gespeichert (in HubSpot unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“) und in der Taskleisten-App von HubSpot, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot verwenden. 
  • E-Mails protokollieren: Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Outlook-Konto aus senden, können Sie sie protokollieren. Wenn Sie eine E-Mail protokollieren, wird eine Kopie dieser E-Mail in der Kontaktchronik des Empfängers in HubSpot gespeichert. Mit einem verknüpften E-Mail-Konto können Sie auch Antworten protokollieren und von Kontaktdatensätzen in HubSpot aus auf E-Mails antworten.
  • Kontaktprofile verwenden: Suchen Sie in Ihrer HubSpot-Datenbank, bearbeiten Sie Kontakteigenschaften und leiten Sie Telefongespräche mit Ihren Kontakten ein, indem Sie Kontaktprofile in Outlook verwenden. Dabei handelt es sich um ein Seitenleistenmenü, in dem Informationen aus Ihrem HubSpot-Account angezeigt werden.   
  • Sales-Tools von HubSpot verwenden: Senden Sie Vorlagen und Dokumente, nehmen Sie Kontakte in Sequenzen auf und fügen Sie Meeting-Links ein – direkt in Ihrem E-Mail-Client. Snippets sind in Outlook auf dem PC verfügbar, wenn Sie die Desktopversion des Outlook-Add-in verwenden. Beachten Sie bitte, dass für einige dieser Tools nicht nur das Add-in, sondern auch ein verknüpftes E-Mail-Konto erforderlich ist. Hier erfahren Sie mehr dazu. 

So installieren Sie die Add-ins

In den folgenden Abschnitten wird die die Installation des Outlook-Add-ins (Desktopversion) und des Office 365-Add-ins behandelt. 

So installieren Sie das Office 365-Add-in

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Office 365-Add-in von HubSpot zu installieren: 

  • Über Microsoft AppSource 
  • Indem Sie das Add-in all Ihren Office 365-Benutzern zentral bereitstellen

Installation des Add-in über Microsoft AppSource

Das Office 365-Add-in von HubSpot kann hier direkt über Microsoft AppSource installiert werden:

Bitte beachten: Das Office 365-Add-in von HubSpot erfordert ein Office 365-Konto (Office 365 Business Premium oder Office 365 Business Essentials). Wenn Sie kein Office 365-Konto haben, aber die Desktopversion von Outlook unter Windows verwenden, installieren Sie stattdessen das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot.

  • Klicken Sie anschließend in der linken Seitenleiste auf „Jetzt holen“.

  • Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld auf „Weiter“.
  • Sie werden zu Ihrem Office 365-Konto geleitet. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

  • Nach Abschluss der Installation werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, die Sie darüber informiert, dass das Add-in erfolgreich installiert wurde.

Zentrale Bereitstellung des Add-ins für alle Office 365-Benutzer 

Office 365-Administratoren können das Add-in zentral für alle Benutzer bereitstellen. Wenn das Add-in zentral bereitgestellt wird, erhalten alle Office 365-Benutzer in der Domain das Add-in automatisch, ohne dass sie selbst etwas tun müssen: 

  • Melden Sie sich als Office 365-Administrator an und gehen Sie hier zu Ihrem Office-Administratorkonto.
  • Klicken Sie oben im Bildschirm auf „Add-in hochladen“ und dann auf „Weiter“
  • Wählen Sie „Ich möchte eine App aus dem Office Store hinzufügen“. Suchen Sie nach HubSpot, um das Add-in für alle Benutzer hinzuzufügen.

So installieren Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion)

Das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot wird von den Outlook-Desktopversionen 2016, 2013 und 2010 unter Windows 10, 8 und 7 unterstützt. Der Installationsprozess besteht aus zwei Teilen: Zunächst wird das Add-in installiert und danach wahlweise die Taskleisten-App von HubSpot.

Bevor Sie das Add-in installieren, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die Systemvoraussetzungen erfüllen:

Komponente Voraussetzung
 Computer und Prozessor  1 Gigahertz (GHz) oder schneller x86-bit or x64-bit Prozessor mit SSE2 Set
Memory  4 GB RAM
 Festplattenspeicher  3 GB verfügbarer Speicherplatz
 Display  1024 x 768 Bildschirmauflösung
 Betriebssystem  Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1
 Es wird empfohlen, stets die neueste Version des Betriebssystems zu verwenden.
 Browser

 IE 11 

 Für externe Links: Aktuelle Version von Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari, Chrome, oder Firefox

 .NET-Version  .NET 4.5 CLR
 Outlook-Version  Neueste stabile Version von Outlook 2010, 2013, or 2016
 Outlook-Kontotypen  IMAP, POP, Exchange (und O365)*, Google Apps Sync
 Netzwerk  Für alle HubSpot-Feature wird Internetzugang benötigt.

* Für die Nutzung mit Exchange wird der „Exchange Cached Mode“ empfohlen

Installation des Add-ins

Laden Sie zuerst hier das Installationsprogramm für HubSpot für Outlook herunter.

Bitte beachten: Das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot unterstützt Outlook für Mac nicht. Wenn Sie Outlook für Mac, ein „Outlook on the web“-Konto oder ein Outlook.com-Konto verwenden, installieren Sie stattdessen das Office 365-Add-in von HubSpot.

  • Führen Sie das Installationsprogramm für HubSpot für Outlook aus (setup.exe). Falls bei der Installation des Add-ins Fehler auftreten, lesen Sie diesen Leitfaden zur Fehlerbehebung bei der Installation.
  • Starten Sie Outlook neu.
  • Nachdem das Add-in installiert wurde, werden Sie aufgefordert, sich mit den Anmeldedaten für Ihren HubSpot-Account anzumelden.
  • Das HubSpot-Add-in sollte nun im Hauptmenüband angezeigt werden.

Installation der Taskleisten-App von HubSpot

Das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot enthält die zusätzliche Komponente „HubSpot Sales für Windows“. Damit erhalten Sie Sofortbenachrichtigungen, ohne die Chrome-Erweiterung von HubSpot verwenden zu müssen. Mit dieser App brauchen Sie Google Chrome nicht auszuführen.

Nachdem Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales installiert haben, werden Sie aufgefordert, „HubSpot Sales für Windows“ herunterzuladen. Klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“, um die App zu installieren. Alternativ können Sie hier klicken, um die Komponente direkt herunterzuladen. Wenn Sie die Taskleisten-App von HubSpot installiert haben, können Sie Ihren Aktivitäten-Feed sehen, indem Sie auf das HubSpot-Symbol im Infobereich der Windows-Taskleiste klicken. 

Installation der Add-ins in HubSpot

Sie können die Add-ins auch von Ihrem HubSpot-Account aus installieren: 

  • Klicken Sie in HubSpot auf das Zahnradsymbol in der Navigationsleiste, um die „Einstellungen“ aufzurufen. 
  • Wählen Sie auf der linken Seite „Integrationen“ > „E-Mail-Integrationen“ aus.  
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „HubSpot-Erweiterungen“
  • Klicken Sie auf „Download“ neben „HubSpot-Add-In für Office 365“ oder „HubSpot-Add-In für Outlook (Windows/PC)“. Folgen Sie den Anleitungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen.

 

HubSpot Help article screenshot

Unterschiedliches Erscheinungsbild der Add-ins in verschiedenen E-Mail-Clients

Wie das installierte Add-in aussieht, ist von der Art des E-Mail-Kontos und vom verwendeten Add-in abhängig:  

Office 365-Add-in in der Desktopversion von Outlook

  • Posteingang

  • Nachricht

Office 365-Add-in in einem „Outlook on the web“-Account (outlook.office.com) oder einem „Outlook.com“-Account (outlook.live.com)

Outlook-Add-in für die Desktopversion

  • Posteingang

  • Nachricht

Fehlerbehebung bei der Installation für das Office 365-Add-in

Um das Office 365-Add-in zu installieren müssen Sie:

  • eine unterstützte Version von Outlook verwenden
  • Zugang zum Microsoft Store haben
  • über die nötigen Zugangsberechtigungen verfügen, um Drittanbieter-Add-ins in Ihrem E-Mail-Konto nutzen zu können
  • das Add-in zu jedem Konto hinzufügen, falls Sie mehrere Konten verwenden
  • Ihr E-Mail-Konto verbinden

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