E-Mails mit HubSpot für Outlook nachverfolgen und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: July 5, 2018

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Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verknüpft haben, können Sie zwar bereits E-Mails von Kontaktdatensätzen im HubSpot CRM aus versenden. Doch wenn Sie HubSpot für Outlook installieren, können Sie die mit Ihrem E-Mail-Konto versandten E-Mails zusätzlich nachverfolgen und protokollieren.  

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails: 

  • Nachverfolgte E-Mails: Wenn Sie E-Mails nachverfolgen, erfahren Sie, wie Empfänger mit den E-Mail interagieren. Sie werden dann darüber benachrichtigt, wenn Empfänger die E-Mail öffnen, falls Sie die Taskleisten-App von HubSpot mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) installiert haben (oder den Chrome-Browser mit installierter Chrome-Erweiterung von HubSpot verwenden). Benutzer von Sales Hub Starter und Professional werden zudem auch benachrichtigt, wenn Empfänger auf einen Link in einer E-Mail klicken. Diese Informationen werden in Ihrem Aktivitäten-Feed in HubSpot vermerkt (unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“) und in der Taskleisten-App von HubSpot, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot verwenden. Nachverfolgte E-Mails haben den Zweck, Informationen dazu zu sammeln, wie Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren. Sie werden jedoch nicht in den Kontaktdatensätzen in HubSpot erfasst
  • Protokollierte E-Mails: Eine protokollierte E-Mail wird in im Kontaktdatensatz des Empfängers in HubSpot gespeichert. So können Sie den Überblick über den Kommunikationsverlauf mit potenziellen Kunden behalten und wissen stets, in welcher Phase des Kaufprozesses sie sich gerade befinden. Der Kommunikationsverlauf hilft Ihnen auch dabei, die frühere E-Mail-Kommunikation im Blick zu behalten, damit Sie keine vielversprechenden Leads vernachlässigen. Protokollierte E-Mails haben den Zweck, Ihre Interaktionen mit Kontakten aufzuzeichnen. Sie liefern keine Informationen dazu, ob Empfänger Ihre E-Mails öffnen und auf Links klicken

Sie können E-Mails senden, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert werden. So steht Ihnen in HubSpot ein Überblick über den Kommunikationsverlauf zur Verfügung und Sie wissen, wie Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren. 

In diesem Artikel werden beide Funktionen behandelt: 

 

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.  
  • Klicken Sie auf „Sales-Tools“. Aktivieren Sie in der rechten Seitenleiste das Kontrollkästchen für „Geöffnete E-Mails tracken“ (Benutzer von Sales Hub Starter und Professional sehen hier „Geöffnete E-Mails und Klicks tracken“) und klicken Sie dann auf „Senden“

Bitte beachten: Wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot verwenden, erhalten Sie nur Echtzeitbenachrichtigungen, wenn Sie das Add-in zusammen mit der Chrome-Erweiterung oder der Taskleisten-App von HubSpot verwenden. Zudem finen Sie diese Informationen in Ihrem Aktivitäten-Feed unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“

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Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit der E-Mail, die Sie gerade schreiben. 
  • Aktivieren Sie in der rechten Seitenleiste das Kontrollkästchen für „Geöffnete E-Mails tracken“ (Benutzer von Sales Hub Starter und Professional sehen hier „Geöffnete E-Mails und Klicks tracken“) und klicken Sie dann auf „Senden“.

Bitte beachten: Wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot verwenden, erhalten Sie nur Echtzeitbenachrichtigungen, wenn Sie das Add-in zusammen mit der Chrome-Erweiterung oder der Taskleisten-App von HubSpot verwenden. Zudem finen Sie diese Informationen in Ihrem Aktivitäten-Feed unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“.

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Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) senden (nur Windows)

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Tracking“ und klicken Sie auf „Senden“
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Ungeöffnete E-Mails

Bis Ihre Kontakte Ihre E-Mails öffnen, werden diese samt Betreff in Ihrem Aktivitäten-Feed als „Nicht geöffnet“ angezeigt.  

  • Den Aktivitäten-Feed finden Sie in HubSpot unter „Kontakte“ > „Aktivitäten-Feed“. Informationen zu nachverfolgten E-Mails sehen Sie auf den Registerkarten „Alle Aktivitäten“ und „E-Mail-Aktivität“. Je nach Empfänger werden diese Daten unter Umständen auch auf anderen Registerkarten angezeigt.

  • Wenn Sie die Taskleisten-App von HubSpot installiert haben, können Sie Ihren Aktivitäten-Feed auch über die App aufrufen. Klicken Sie dazu auf das HubSpot-Symbol in der Taskleiste unten rechts auf dem Bildschirm, um den Feed aufzurufen.
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Geöffnete E-Mails

Sobald ein Empfänger eine E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert (sofern Sie die Taskleisten-App von HubSpot mit der Desktopversion des Outlook-Add-ins verwenden). Wenn Sie nun Ihren Aktivitäten-Feed aufrufen, wird die E-Mail dort als „Geöffnet“ angezeigt.

Wann und wo ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Wie erkannt wird, wo die E-Mail geöffnet wurde, erfahren Sie hier.

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Zusätzliche Ressourcen zum E-Mail-Tracking und zu Benachrichtigungen von HubSpot

Wenn Sie weitere Informationen dazu wünschen, wie die Tracking-Funktion und die Benachrichtigungen von HubSpot in den Add-ins (oder in der Chrome-Erweiterung von HubSpot) funktionieren, empfehlen wir Ihnen diese Artikel: 

Wie Sie Echtzeitbenachrichtigungen zu erneuten Besuchen von Leads einrichten, erfahren Sie hier. Jedes Mal, wenn ein Lead Ihre Website erneut besucht, werden Sie in Ihrem Aktivitäten-Feed darüber informiert. Wenn Sie die Taskleisten-App von HubSpot verwenden, erhalten Sie auch eine Pop-up-Benachrichtigung.

E-Mails protokollieren

Wenn Sie E-Mails protokollieren und von einer protokollierten E-Mail aus neue Kontakte zu Ihrem HubSpot CRM hinzufügen möchten, muss auf die in Ihrem E-Mail-Client eingerichtete Absenderadresse eines der folgenden Kriterien zutreffen:

  • Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verbunden sein
  • Sie muss eine der in Ihrem Account-Menü unter „Profil & Einstellungen“ verknüpften E-Mail-Adressen sein
  • Sie muss ein in Ihrem E-Mail-Client eingerichteter Alias sein  

Um zu verhindern, dass interne E-Mails zwischen Ihnen und Ihren Kollegen getrackt werden, protokolliert das CRM keine E-Mails, die zwischen Ihnen und anderen Kontakten mit Ihrer E-Mail-Domain gesendet werden. Wenn Sie zum Beispiel von ihreemailadresse@hubspot.de aus eine E-Mail an kontakt@hubspot.de senden, wird diese E-Mail nicht protokolliert, da die E-Mail-Domain der Absenderadresse (hubspot.de) mit der Domain der Empfängeradresse übereinstimmt. 

Darüber hinaus können Sie über die Einstellungen der Chrome-Erweiterung weitere E-Mail-Adressen und Domains von der Protokollierung ausschließen. Hier erfahren Sie mehr zu diesem Thema.

Bitte beachten: E-Mails, die größer sind als 15 MB (inklusive ihrer Anhänge), werden nicht in Ihrem HubSpot-Account protokolliert. Ihre E-Mails werden den Empfängern wie gewohnt zugestellt, sie wird jedoch nicht in den entsprechenden Kontaktdatensätzen vermerkt.

Je nach verwendetem E-Mail-Konto und Add-in läuft die Protokollierung einer E-Mail etwas anders ab: 

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac: 

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie auf „Sales-Tools“. Aktivieren Sie in der rechten Seitenleiste das Kontrollkästchen „Protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.
  • Klicken Sie auf „Senden“.
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Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit der E-Mail, die Sie gerade schreiben. 
  • Aktivieren Sie in der rechten Seitenleiste das Kontrollkästchen „Protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.
  • Klicken Sie auf „Senden“.
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Eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) senden (nur Windows)

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC: 

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.
  • Klicken Sie auf „Senden“.
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Protokollierte E-Mails in HubSpot anzeigen

Protokollierte E-Mails finden Sie in HubSpot unter dem jeweiligen Kontaktdatensatz (sollte für einen Empfänger noch kein Datensatz in HubSpot bestehen, wird er nun erstellt): 

  • Klicken Sie in HubSpot auf „Kontakte“
  • Öffnen Sie den Kontaktdatensatz des gewünschten E-Mail-Empfängers, indem Sie auf den Namen klicken. 
  • In der Chronik des Kontakts finden Sie Kopien der protokollierten E-Mails, die Sie an diesen Kontakt gesendet haben. Ihnen stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
    • Erweitern: Klicken Sie auf „Erweitern“, um den gesamten E-Mail-Text anzuzeigen. Um diesen wieder auf die ersten ein bis zwei Zeilen zu reduzieren, klicken Sie auf „Einklappen“.
    • Bearbeiten: Über „Bearbeiten“ können Sie ein Unternehmen oder Deals mit der jeweiligen E-Mail verknüpfen bzw. eine solche Verknüpfung wieder aufheben. Damit ein Unternehmensdatensatz oder Deal-Datensätze hier hinzugefügt werden können, müssen sie bereits mit dem Kontakt verknüpft sein.
    • Aktionen: Hier können Sie auf die E-Mail antworten oder löschen. 
    • Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.  

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und E-Mail-Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verbunden haben. 

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