Kontaktprofile mit HubSpot für Outlook verwenden

Zuletzt aktualisiert am: July 5, 2018

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Mithilfe von Kontaktprofilen können Sie Informationen zu Ihren Kontakten in einer Seitenleiste in Ihrem E-Mail-Client einsehen. Während Sie E-Mails verfassen, sehen Sie somit zusätzliche Informationen zu den Kontakten, die in Ihrem HubSpot-Account gespeichert sind. Dies hilft Ihnen dabei, persönlichere E-Mails zu schreiben und auf die Kontextinformationen bestimmter Empfänger Bezug zu nehmen, ohne dass Sie Ihren E-Mail-Client verlassen müssen.  

So verwenden Sie Kontaktprofile mit dem Office-365-Add-in in einem Outlook-Konto (Desktopversion):  

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail oder öffnen Sie eine vorhandene E-Mail. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
  • Klicken Sie im Menüband auf „Sales-Tools“
  • Klicken Sie im rechten Seitenleistenmenü unter „Kontaktprofil“ auf „Kontakt anzeigen“. Wenn der Kontakt noch nicht in Ihrem HubSpot-Account vorhanden ist, klicken Sie stattdessen auf „Zum CRM hinzufügen“. Daraufhin wird der Empfänger Ihrer E-Mail der Kontaktdatenbank in Ihrem HubSpot-Account hinzugefügt und das Kontaktprofil für den neu hinzugefügten Kontakt wird in der rechten Seitenleiste angezeigt.   

So verwenden Sie Kontaktprofile mit dem Office-365-Add-in in einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
  • Klicken Sie auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit Ihrer E-Mail.
  • Klicken Sie im rechten Seitenleistenmenü unter „Kontaktprofil“ auf „Kontakt anzeigen“. Wenn der Kontakt noch nicht in Ihrem HubSpot-Account vorhanden ist, klicken Sie stattdessen auf „Zum CRM hinzufügen“. Daraufhin wird der Empfänger Ihrer E-Mail der Kontaktdatenbank in Ihrem HubSpot-Account hinzugefügt und das Kontaktprofil für den neu hinzugefügten Kontakt wird in der rechten Seitenleiste angezeigt.   

So verwenden Sie Kontaktprofile mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion): 

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
  • Sobald Sie einen Empfänger eingeben, wird auf der rechten Seite eine Seitenleiste für Kontaktprofilinformationen angezeigt. Wenn der Empfänger bereits als Kontakt in Ihrem HubSpot-Account gespeichert ist, enthält die Seitenleiste die entsprechenden Informationen. Ist der Empfänger noch kein Kontakt, klicken Sie auf „Zum CRM hinzufügen“. Daraufhin werden alle zum neu hinzugefügten Kontakt verfügbaren Informationen in der Seitenleiste angezeigt.

Wenn Sie Kontaktprofile deaktiviert haben, werden diese beim Verfassen neuer E-Mails nicht mehr standardmäßig angezeigt. Sie können Kontaktprofile jedoch für eine E-Mail anzeigen lassen, indem Sie im Abschnitt „HubSpot“ des Menübands auf „Kontaktprofile“ klicken.

Kontaktprofile sind in den Add-ins für die Outlook-Desktopversion oder für Office 365 mehr oder weniger identisch. In diesem Artikel werden die folgenden Funktionen von Kontaktprofilen in den Add-ins am Beispiel des Office-365-Add-in in einem Outlook.com-Konto beschrieben:

Die HubSpot-Kontaktdatenbank durchsuchen 

In der Kontaktprofile-Seitenleiste können Sie mithilfe der Suchleiste über den Namen oder die E-Mail-Adresse nach einem bestimmten Kontakt in Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank suchen. Wenn Sie den gewünschten Kontakt auswählen, werden weitere Informationen aus dem in HubSpot gespeicherten Kontaktdatensatz in der Seitenleiste angezeigt. 

 

Kontakteigenschaften bearbeiten und neue Aufgaben für Kontakte erstellen

Wenn Sie in der Seitenleiste auf den Namen eines Kontakts klicken, werden weitere Informationen angezeigt, die Sie in HubSpot zu diesem Kontakt gespeichert haben. Dazu zählen der Bereich „Über“ sowie Deals, Aufgaben und die Chronik des Kontakts. Sie können Sie Kontakteigenschaften im Abschnitt „Über“ bearbeiten und im Abschnitt „Aufgaben“ Aufgaben erstellen.

Falls ein Kontakt sich von Ihren E-Mails abgemeldet hat, sehen Sie einen entsprechenden Hinweis:

clients-unsubscribe

Kontakteigenschaften bearbeiten

Nachdem Sie einen bestimmten Kontakt gesucht und auf dessen Namen geklickt haben, um weitere Informationen anzuzeigen, können Sie in der Seitenleiste die Kontakteigenschaften bearbeiten. Diese Informationen werden dann auch im Kontaktdatensatz in HubSpot gespeichert: 

  • Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Über“, um die Kontakteigenschaften anzeigen zu lassen. Hier werden die Eigenschaften angezeigt, die Sie in Ihrem HubSpot-Account als Standardeigenschaften festgelegt haben. Wie Sie die Standardeigenschaften anpassen, erfahren Sie hier
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol

  • Geben Sie einen neuen Wert für die Eigenschaft ein und klicken Sie auf „Speichern“.   

Aufgaben für einen Kontakt erstellen

Nachdem Sie in der Seitenleiste einen bestimmten Kontakt aufgerufen haben, können Sie eine Aufgabe erstellen, die mit dem Kontakt verknüpft wird: 

  • Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Aufgaben“. Sofern diesem Kontaktdatensatz bereits Aufgaben zugewiesen wurden, werden diese hier angezeigt. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“, um eine neue Aufgabe für den Kontakt zu erstellen. 
  • Es werden zwei neue Felder eingeblendet. Geben Sie den Namen der Aufgabe ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus. Klicken Sie dann auf „Speichern“

Damit wird die Aufgabe in der Seitenleiste für Kontaktprofile im Datensatz des Kontakts unter „Aufgaben“ gespeichert. Gleichzeitig wird sie auch in HubSpot in der Hauptnavigation unter „Sales“ > „Aufgaben“ sowie in der Chronik des entsprechenden Kontaktdatensatzes gespeichert.

Einen Kontaktdatensatz in HubSpot aufrufen, um den Kontakt anzurufen

Sie können zwar von Ihrem E-Mail-Konto aus Ihre Kontaktdatenbank durchsuchen und Kontakte bearbeiten. In manchen Fällen möchten Sie aber vielleicht direkt zum Kontaktdatensatz in HubSpot wechseln, um zusätzliche Informationen abzufragen. Klicken Sie dazu in der Seitenleiste mit dem Kontaktprofil auf den Namen des Kontakts. Klicken Sie dann oben rechts auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie die Option „Im CRM öffnen“.

Über dieses Dropdown-Menü können Sie auch die Option „Anrufen“ wählen. Dadurch werden Sie automatisch zur Registerkarte „Anruf“ des entsprechenden Kontaktdatensatzes in HubSpot geleitet, sodass Sie den Kontakt mit nur einem weiteren Klick anrufen können.

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