Sales-Tools mit HubSpot für Outlook verwenden

Zuletzt aktualisiert am: July 5, 2018

Sie können einige der Sales-Tools von HubSpot direkt in Ihrem E-Mail-Client nutzen, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) oder das Office 365-Add-in von HubSpot installiert haben. So müssen Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen, wenn Sie Sales-Tools für Ihre E-Mails verwenden möchten. 

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die folgenden Sales-Tools mit den Add-ins verwenden können: 

Bitte beachten: Das Meetings-Tool können Sie nur in Outlook nutzen, wenn Sie Ihren Kalender mit HubSpot verknüpft haben. Um das Sequenzen-Tool in Outlook mit dem Add-in für die Desktopversion nutzen zu können, müssen Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verknüpfen.

 

Snippets (nur verfügbar im Outlook-Add-in für die Desktopversion)

So fügen Sie mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion Snippets in Ihre E-Mails ein:

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu.  
  • Klicken Sie im Menüband auf „Sales-Tools“ > „Snippets“ und wählen Sie ein Snippet aus. Wenn Sie „Snippets verwalten“ wählen, gelangen Sie zu Ihrem Snippets-Dashboard, das Sie in Ihrem HubSpot-Account unter „Conversations“ > „Snippets“ finden.
  • Sie können stattdessen auch mit der rechten Maustaste auf den Textkörper Ihrer E-Mail klicken, „Snippets“ auswählen und dann auf das gewünschte Snippet klicken.   

 

Vorlagen

In der folgenden Anleitung wird beschrieben, wie Sie mit dem Add-in für die Desktopversion oder dem Office 365-Add-in eine Vorlage in eine Outlook-E-Mail einfügen.

Eine Vorlage mit dem Office 365-Add-in einfügen

So fügen Sie eine Vorlage mit dem Office 365-Add-in ein:

  • Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Client Ihre Sales-Tools auf:
    • Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Desktopkonto (PC oder Mac) eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie oben in dem Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail schreiben, auf „Sales-Tools“.
    • Erstellen Sie in Ihrem „Outlook on the web“- oder Outlook.com-Konto eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie dann auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit der E-Mail, die Sie gerade schreiben.  
  • Klicken Sie im rechten Seitenleistenmenü auf „Vorlagen“.  

  • Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand des Dialogfeldes den Namen der gewünschten Vorlage ein oder öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der Suchleiste, um eine der drei Filteroptionen „Alle“, „Kürzlich“ oder „Von mir erstellt“ zu wählen. Die Option „Kürzlich“ ist benutzerspezifisch und zeigt die Vorlagen, die vom letzten Benutzer verwendet wurden, der das Fenster aufgerufen hat.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf „Auswählen“

 

Eine Vorlage mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion einfügen

So fügen Sie eine Vorlage mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion ein: 

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
  • Klicken Sie auf „Sales-Tools“ > „Vorlagen“

  • Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand des Dialogfeldes den Namen der gewünschten Vorlage ein oder öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der Suchleiste, um eine der drei Filteroptionen „Alle“, „Kürzlich“ oder „Von mir erstellt“ zu wählen. Die Option „Kürzlich“ ist benutzerspezifisch und zeigt die Vorlagen, die vom letzten Benutzer verwendet wurden, der das Fenster aufgerufen hat.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf „Auswählen“.

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Dokumente

In der folgenden Anleitung wird beschrieben, wie Sie mit dem Add-in für die Desktopversion oder dem Office 365-Add-in ein Dokument in eine Outlook-E-Mail einfügen.

 

Ein Dokument mit dem Office 365-Add-in einfügen

So fügen Sie ein Dokument mit dem Office 365-Add-in ein:
  • Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Client Ihre Sales-Tools auf:
    • Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Desktopkonto (PC oder Mac) eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie oben in dem Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail schreiben, auf „Sales-Tools“.
    • Erstellen Sie in Ihrem „Outlook on the web“- oder Outlook.com-Konto eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie dann auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit der E-Mail, die Sie gerade schreiben. 
  • Klicken Sie im rechten Seitenleistenmenü auf „Dokumente“.  

 

  • Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand des Dialogfeldes den Namen des gewünschten Dokuments ein oder öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der Suchleiste, um eine der drei Filteroptionen „Alle“, „Kürzlich“ oder „Von mir erstellt“ zu wählen. Die Option „Kürzlich“ ist benutzerspezifisch und zeigt die Vorlagen, die vom letzten Benutzer verwendet wurden, der das Fenster aufgerufen hat.
  • Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse von allen anderen Besuchern erfordern“, um festzulegen, dass jeder weitere Benutzer, der sich das Dokument ansehen möchte, dazu seine E-Mail-Adresse angeben muss.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Dokument und klicken Sie auf „Auswählen“.   
  • Ein Link zu dem Dokument wird in Ihre E-Mail eingefügt.  

 

Ein Dokument mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion einfügen

So fügen Sie ein Dokument mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion ein: 

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
  • Klicken Sie auf „Sales-Tools“ > „Dokumente“

  • Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand des Dialogfeldes den Namen des gewünschten Dokuments ein oder öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der Suchleiste, um eine der drei Filteroptionen „Alle“, „Kürzlich“ oder „Von mir erstellt“ zu wählen. Die Option „Kürzlich“ ist benutzerspezifisch und zeigt die Vorlagen, die vom letzten Benutzer verwendet wurden, der das Fenster aufgerufen hat.
  • Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse von allen anderen Besuchern erfordern“, um festzulegen, dass jeder weitere Benutzer, der sich das Dokument ansehen möchte, dazu seine E-Mail-Adresse angeben muss.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Dokument und klicken Sie auf „Auswählen“
  • Ein Link zu dem Dokument wird in Ihre E-Mail eingefügt.  

 

Meetings

Sie können Ihre Meeting-Links zwar aus Ihrem HubSpot-Account kopieren, es ist jedoch auch möglich, Links direkt in Ihrem Outlook-Konto in eine E-Mail einzufügen. In der folgenden Anleitung wird beschrieben, wie Sie mit dem Add-in für die Desktopversion oder dem Office 365-Add-in einen Meeting-Link in eine Outlook-E-Mail einfügen:

 

Einen Meeting-Link mit dem Office 365-Add-in einfügen

So fügen Sie einen Meeting-Link mit dem Office 365-Add-in in eine E-Mail ein:

  • Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Client Ihre Sales-Tools auf:
    • Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Desktopkonto (PC oder Mac) eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie oben in dem Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail schreiben, auf „Sales-Tools“.
    • Erstellen Sie in Ihrem „Outlook on the web“- oder Outlook.com-Konto eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie dann auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit der E-Mail, die Sie gerade schreiben.  
  • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf „Meetings“ und wählen Sie einen Ihrer Meeting-Links aus.

Der Name des Meeting-Link wird in Ihrer E-Mail angezeigt. Er wird als Hyperlink formatiert, sodass Ihre Buchungsseite geöffnet wird, wenn der Empfänger auf den Link klickt.

Einen Meeting-Link mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion einfügen

So fügen Sie einen Meeting-Link mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion ein: 

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
  • Klicken Sie auf „Sales-Tools“ > „Meetings“ und wählen Sie einen Ihrer Meeting-Links aus. Wenn Sie auf „Links verwalten“ klicken, gelangen Sie zu Ihrem Meetings-Dashboard, das Sie in HubSpot unter „Sales“ > „Meetings“ finden.

  • Sie können stattdessen auch mit der rechten Maustaste auf den Textkörper Ihrer E-Mail klicken, „Meetings“ auswählen und dann auf den gewünschten Meeting-Link klicken.

Der Name des Meeting-Link wird in Ihrer E-Mail angezeigt. Er wird als Hyperlink formatiert, sodass Ihre Buchungsseite geöffnet wird, wenn der Empfänger auf den Link klickt.

 

Sequenzen (nur mit Sales Hub Starter und Professional)

In der folgenden Anleitung wird beschrieben, wie Sie mit dem Add-in für die Desktopversion oder dem Office 365-Add-in einen Kontakt von einer Outlook-E-Mail aus in eine Sequenz aufnehmen:

 

Einen Kontakt mit dem Office 365-Add-in in eine Sequenz aufnehmen

So nehmen Sie einen Kontakt mit dem Office 365-Add-in in eine Sequenz auf:

  • Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Client Ihre Sales-Tools auf:
    • Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Desktopkonto (PC oder Mac) eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie oben in dem Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail schreiben, auf „Sales-Tools“.
    • Erstellen Sie in Ihrem „Outlook on the web“- oder Outlook.com-Konto eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. Klicken Sie dann auf das HubSpot-Symbol unten rechts im Fenster mit der E-Mail, die Sie gerade schreiben.  
  • Klicken Sie im rechten Seitenleistenmenü auf „Sequenzen“.

  • Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand des Dialogfeldes den Namen der gewünschten Sequenz ein oder öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der Suchleiste, um eine der drei Filteroptionen „Alle“, „Kürzlich“ oder „Von mir erstellt“ zu wählen. Die Option „Kürzlich“ ist benutzerspezifisch und zeigt die Vorlagen, die vom letzten Benutzer verwendet wurden, der das Fenster aufgerufen hat.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Sequenz, in die der Kontakt aufgenommen werden soll, und klicken Sie auf „Auswählen“.
  • Im nächsten Fenster können Sie die Vorlagen in Ihrer Sequenz sowie die Einstellungen der Sequenz anpassen. Falls Sie Sales Hub Professional nutzen, können Sie Personalisierungs-Empfehlungen nutzen, um die Inhalte Ihrer E-Mails auf Ihre Empfänger zuzuschneiden. Klicken Sie auf den Hinweis „Geringe Personalisierung“, um die Empfehlungen aufzurufen.
  • Im folgenden Dialogfeld können Sie den Inhalt und die Einstellungen Ihrer Sequenz bearbeiten, die erste E-Mail festlegen sowie Datum und Uhrzeit für den Versand angeben.

  • Klicken Sie auf „Sequenz starten“, um den Kontakt in die Sequenz aufzunehmen. 

 

Einen Kontakt mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion in eine Sequenz aufnehmen

So nehmen Sie einen Kontakt mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion in eine Sequenz auf: 

  • Erstellen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
  • Klicken Sie auf „Sales-Tools“ > „Sequenzen“

  • Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand des Dialogfeldes den Namen der gewünschten Sequenz ein oder öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der Suchleiste, um eine der drei Filteroptionen „Alle“, „Kürzlich“ oder „Von mir erstellt“ zu wählen. Die Option „Kürzlich“ ist benutzerspezifisch und zeigt die Vorlagen, die vom letzten Benutzer verwendet wurden, der das Fenster aufgerufen hat.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Sequenz, in die der Kontakt aufgenommen werden soll, und klicken Sie auf „Auswählen“.     
  • Im folgenden Dialogfeld können Sie den Inhalt und die Einstellungen Ihrer Sequenz bearbeiten, die erste E-Mail festlegen sowie Datum und Uhrzeit für den Versand angeben.

  • Klicken Sie auf „Sequenz starten“, um den Kontakt in die Sequenz aufzunehmen. 

 

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