Richten Sie Meeting-Rotationen ein

Mit Meeting-Rotationen können Sie Meetings im Namen einer Gruppe oder eines Teams von Vertriebsmitarbeitenden planen. Wenn Sie ein neues Meeting in einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticketdatensatz erstellen, können Sie den Host Ihrer Meetings rotieren. Sie können Meeting-Rotationen auch auf Ihren Terminplanungsseiten verwenden.

Bevor Sie loslegen

So verwenden Sie Meeting-Rotationen bei der Planung von Meetings oder beim Erstellen von Terminplanungsseiten:

• Der Benutzer, der das Meeting plant, muss über eine zugewiesene Sales- oder Service-Lizenz verfügen und über Berechtigungen zum Erstellen von Terminplanungsseiten für andere verfügen.
• Alle Benutzer, die in die Meeting-Rotation einbezogen werden, müssen über zugewiesene Sales- oder Service-Lizenzen verfügen.
• Die Benutzer in der Meeting-Rotation müssen ebenfalls ihren Kalender verknüpft haben und die Kalendersynchronisierung aktiviert haben.

Richten Sie eine Meeting-Rotation ein

So erstellen Sie eine Besprechungsrotation:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Tools > Meetings .
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Meeting-Rotationen . Klicken Sie dann auf . Erstellen Sie eine Drehung.
4. Geben Sie im rechten Feld einen Rotationsnamenein.
5. Um Benutzer zur Rotation hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Rotationsmitglieder. Wählen Sie dann die Benutzer oder Teams aus, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie Teams auswählen, werden durch das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern aus dem Team die Mitglieder der Rotation hinzugefügt oder entfernt.
6. Wählen Sie im Abschnitt Verteilungslogik aus, wie Meetings den Mitgliedern zugewiesen werden sollen:
   • Meetings gleichmäßig auf die Mitglieder verteilen: Meetings werden gleichmäßig auf alle Mitglieder verteilt.
   • Verteilen von Meetings basierend auf einem gewichteten Prozentsatz, der jedem Mitglied zugewiesen wird: Sie können jedem Mitglied einen gewichteten Prozentsatz zuweisen. Dies ist nützlich, wenn Sie ein neues Teammitglied Onboarding und es nicht an so vielen Meetings teilnehmen soll.
   • Klicken Sie auf Speichern.
7. Um den gewichteten Prozentsatz für Mitglieder zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Rotation.
   • In der Rotationstabelle wird es eine Spalte Gewicht geben. Geben Sie in das Feld Gewicht das relative Gewicht für jedes Mitglied ein. Dies gibt den relativen Prozentsatz der Meetings an, die sie (im Vergleich zu anderen Mitgliedern) erhalten sollten.
   • Standardmäßig wird jedem Mitglied ein Gewicht von 100 % zugewiesen. Wenn Sie jedes Mitglied bei 100 % belassen, erhalten sie alle die gleiche Anzahl von Sitzungen. Wenn die Gewichte aller Mitglieder gleich sind (unabhängig von der Anrufernummer), erhalten sie die gleiche Anzahl von Sitzungen.
   • Wenn Sie ein Mitglied auf 100 % und ein anderes auf 50 % setzen, werden dem Vertreter mit 100 % doppelt so viele Besprechungen zugewiesen wie dem anderen.
   • Da es sich um eine relative Konfiguration handelt, können Sie Mitglieder zu Ihrer Rotation hinzufügen oder aus ihr entfernen, ohne überprüfen zu müssen, ob die Summe der Prozentzahlen 100 % ergibt.
   • Klicken Sie auf Speichern und Anzahl zurücksetzen.

Bitte beachten: Wenn Sie eine Meeting-Rotation auf einer Reihum-Terminplanungsseite mit aktivierter Option Für Kontakt zuständigen Mitarbeiter priorisieren verwenden, wird die Verfügbarkeit des für den Kontakt zuständigen Mitarbeiters vor der Verfügbarkeit des nächsten Mitglieds der Rotation angezeigt.

Eine Besprechungsrotation bearbeiten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Tools > Meetings .
3. Klicken Sie auf den Namen der Rotation.
4. Wenn ein Mitglied nicht verfügbar ist (z. B. für eine Schulung oder einen Urlaub), klicken Sie auf den Schalter Verfügbarkeit , um ihn zu deaktivieren. Bestätigen Sie dann im Pop-up-Fenster, dass Sie die Verfügbarkeit deaktivieren möchten. Das Mitglied wird erst dann als Host für Meetings geplant, die diese Rotation verwenden, wenn der Verfügbarkeitsschalter wieder aktiviert wird.

Bitte beachten: Die Meeting-Rotation überspringt ein Mitglied nur, wenn der Verfügbarkeitsschalter dieses Mitglieds deaktiviert ist. Wenn der Verfügbarkeitsschalter aktiviert ist, wird er weiterhin in der Rotation angezeigt, auch wenn sein verknüpfter Kalender keine verfügbaren Zeiten für die Buchung hat.

5. Um den Namen oder die Mitglieder einer Rotation zu bearbeiten, klicken Sie auf Rotation bearbeiten.
   • Bearbeiten Sie im rechten Feld den Namen der Rotation oder Mitglieder.
   • Durch das Hinzufügen eines neuen Mitglieds zu einer Rotation wird die Anzahl der gebuchten Sitzungen für alle Mitglieder in der Rotation zurückgesetzt, um eine gleichmäßige Verteilung der Sitzungen für alle Mitglieder in der Zukunft zu gewährleisten.