Richten Sie Rechnungen für Ihre Käufer ein

Nutzen Sie HubSpot-Rechnungen, um Rechnungen zu senden, Forderungen nachzuverfolgen und Zahlungen von Ihren Käufern über das Payments-Tool von HubSpot oder die Stripe-Zahlungsabwicklung einzuziehen. Mit Rechnungen haben Käufer einen ähnlichen Checkout-Prozess wie bei Zahlungslinks und Angeboten.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Rechnungen einrichten, die Ihren Käufern eine Rechnung stellen. Wenn Sie Hilfe zu Ihren eigenen HubSpot-Rechnungen benötigen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre HubSpot-Rechnung anzeigen, herunterladen und bezahlen können.

Rechnungen können wie folgt erstellt werden:

• Aus einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Angebotsdatensatz oder von der Indexseite für Rechnungen.
• Von einem veröffentlichten Angebot, um die Details des Angebots in eine neue Rechnung zu kopieren.
• Automatisch beim Erstellen von Abonnements.
• Automatisch, wenn Zahlungen über Zahlungslinks , Angebote oder alte Angebote erfolgen.
• Wenn die Einstellung " Verträge automatisch aus akzeptierten Angeboten erstellen " aktiviert ist und Sie für die verknüpfte Beta-Version für CPQ, Abrechnung und Zahlungen (Beta) registriert sind, wird automatisch erstellt. Käufer leisten Zahlungen auf Rechnungsebene. Bei der Erstellung von Angeboten werden Nettozahlungsbedingungen festgelegt und die laufende Abrechnung wird über Verträge verwaltet. Erfahren Sie mehr über die Einstellung.

Im Gegensatz zu Zahlung Links und Angeboten werden bei Rechnungen Fälligkeitsdaten und Salden verfolgt, und sie können außerhalb Ihrer Zahlungsabwickler als bezahlt markiert werden. Die enthalten auch Rechnungsnummern, die von einigen Käufern bei der Zahlungsaufforderung benötigt werden können.

Checkout der Käuferrechnung	Interner Rechnungsdatensatz

Bevor Sie loslegen

Einschränkungen und Wissenswertes

• Wenn die Einstellung Verträge automatisch aus akzeptierten Angeboten erstellen aktiviert ist und Sie für die Beta-Version Verknüpfte CPQ, Abrechnung und Zahlungen angemeldet sind, wird automatisch ein Vertragsdatensatz erstellt, wenn ein Angebot vom Käufer akzeptiert wird, und der Vertrag wird zur Verwaltung der laufenden Abrechnung, der Rechnungserstellung und des Zahlungseinzugs verwendet. Erfahren Sie mehr über die Einstellung.
• HubSpot-Benutzer, die vor dem 9. Februar 2023 erstellt wurden, haben standardmäßig Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Rechnungen. Benutzer, die nach diesem Datum erstellt werden, haben standardmäßig keine Rechnungsberechtigungen.
• Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde).
  • Das Löschen von Rechnungen kann zu dauerhaften Lücken in der Rechnungsnummerierung führen.
  • Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten sich an Ihr Buchhaltungsteam wenden, um die Konformität mit Ihren aktuellen Systemen sicherzustellen.

Allgemeine Rechnungseinstellungen konfigurieren

Konfigurieren Sie zunächst die folgenden Rechnungseinstellungen:

1. Rechnungsberechtigungen einrichten: Wenn Sie steuern möchten, welche HubSpot-Benutzer Zugriff auf das Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen haben, erfahren Sie in folgenden Artikel, wie Sie Benutzerberechtigungen für vorhandene Benutzer bearbeiten oder beim Hinzufügen neuer Benutzer Berechtigungen festlegen. Zum Erstellen oder Bearbeiten von Rechnungen ist eine Basis- oder Hub-Lizenz erforderlich. Erfahren Sie mehr über Lizenztypen.
2. Fügen Sie Ihrem HubSpot-Brand-Kit ein Logo und Markenfarben hinzu: Rechnungen verwenden automatisch das Logo und die Farben, die in Ihren HubSpot-Standardmarkeneinstellungen festgelegt sind. Wenn Sie Ihr Logo und Ihre Farben aktualisieren, werden keine bereits finalisierten Rechnungen aktualisiert, sondern nur aktuelle Rechnungsentwürfe und Rechnungen, die nach der Aktualisierung erstellt wurden.
3. Standard-Zahlung Optionen festlegen: Optional können Sie in Ihren Zahlungen Einstellungen festlegen, welche Zahlung Methoden Ihre Rechnungen standardmäßig akzeptieren. Sie können dies auch bei der Erstellung jeder Rechnung anpassen.
4. Ihre Domain mit HubSpot verknüpfen: Standardmäßig werden Rechnungen auf der primären Domain gehostet, die mit Ihrem Account verknüpft ist. Bei der Erstellung einer Rechnung können Sie auch jede Ihrer verknüpften Domains auswählen. Wenn Sie noch keine Domain verknüpft haben oder eine separate Subdomain für das Hosting von Rechnungen verknüpfen möchten (z. B. abrechnung.website.com), erfahren Sie, wie Sie eine Domain mit HubSpot verknüpfen.

Rechnungen einrichten

Konfigurieren Sie die Rechnungseinstellungen über die Registerkarte "Setup ".

Ihr Rechnungspräfix und Ihre Anfangsnummer anpassen

Um sicherzustellen, dass sich HubSpot-Rechnungsnummern nicht mit Rechnungsnummern in Ihrem Buchhaltungssystem überschneiden, haben HubSpot-Rechnungen standardmäßig das Präfix INV und eine Anfangsnummer von 1001. Sie können das Präfix und die Anfangsnummer in Ihren Rechnungseinstellungen anpassen. Sobald eine Rechnung finalisiert und mit einer Nummer versehen wurde, z. B. INV-1002, kann diese Nummer nicht mehr geändert oder wiederverwendet werden.

Bitte beachten: Bevor Sie das Präfix und die Anfangsnummer Ihrer Rechnung anpassen, sollten Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam klären, ob dies mit den aktuellen Systemen kompatibel ist.

So passen Sie das Präfix Ihrer Rechnung und die erste Rechnungsnummer, die Anfangsnummer, an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Standardmäßig beginnen die Rechnungen mit dem Präfix INV. Um dies zu ändern, klicken Sie auf den Tab Setup auf Präfix bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld ein neues Präfix ein und klicken Sie auf Präfix speichern. Das Präfix darf maximal 8 Zeichen lang sein.
5. Standardmäßig lautet die Anfangsnummer der Rechnung 1001. Um dies zu ändern, klicken Sie auf Startpunkt für Rechnungsnummern aktualisieren. Geben Sie im Dialogfeld eine neue Startpunktnummer ein und klicken Sie auf Startpunkt aktualisieren.

Bearbeiten von offenen Rechnungen zulassen

Aktivieren Sie die Option "Offene Rechnungen bearbeiten". Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen oder Berechtigungen zum Bearbeiten von Rechnungen alle Felder auf offenen Rechnungen bearbeiten. 

Diese Einstellung muss nicht aktiviert sein, damit Benutzer Rechnungsentwürfe bearbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Bearbeitung finalisierter Rechnungen.

So aktivieren Sie die Einstellung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Aktivieren Sie unter Rechnungsverwaltung das Kontrollkästchen Änderungen an offenen Rechnungen zulassen. 
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Bearbeiten von bezahlten Rechnungen zulassen

Aktivieren Sie die Option bezahlte Rechnungen bearbeiten. Sie können festlegen, ob Benutzer Änderungen vornehmen können, die sich nicht auf den Rechnungsbetrag ändern, oder ob Sie das Bearbeiten von Finanzbearbeitungen zulassen, die den Rechnungsbetrag, Steuern oder Artikel nach der Zahlung ändern. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen oder Berechtigungen zum Bearbeiten von Rechnungen bezahlte Rechnungen bearbeiten.

Diese Einstellung muss nicht aktiviert sein, damit Benutzer Rechnungsentwürfe bearbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Bearbeitung finalisierter Rechnungen.

So aktivieren Sie die Einstellung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Wählen Sie unter Rechnungsverwaltung eine Option aus:
   • Nicht-finanzielle Bearbeitungen an bezahlten Rechnungen zulassen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Benutzer Felder bearbeiten, die den Gesamtbetrag der Rechnung nicht ändern. Zum Beispiel Kontakt- oder Unternehmensdetails, Bestellnummern und Kommentare.
   • Finanzielle Bearbeitungen an bezahlten Rechnungen zulassen (kann sich auf die Berichterstattung auswirken): Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Benutzer nicht nur Felder bearbeiten, die den Gesamtbetrag der Rechnungen ändern, sondern auch Felder, die Summen, Steuern oder Artikel auf bezahlten Rechnungen ändern. Wenn Benutzer Änderungen aktualisieren und bestätigen, werden der Rechnungsbetrag, der fällige Saldo und der Rechnungsstatus aktualisiert, um die vorgenommenen Änderungen widerzuspiegeln. Erfahren Sie mehr über die Bearbeitung finalisierter Rechnungen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Löschen von Rechnungen zulassen

Ermöglichen Sie das Löschen von Rechnungen, die nicht mit einer Gutschrift, Zahlung oder einem Abonnement verknüpft sind. Rechnungsentwürfe können gelöscht werden, wenn diese Einstellung deaktiviert ist. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

So aktivieren Sie die Einstellung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Aktivieren Sie unter Rechnungsverwaltung das Kontrollkästchen Löschen von Rechnungen zulassen .
5. Klicken Sie auf „Speichern“. 

Zuordnung für Abrechnungskontakt festlegen

Ordnen Sie automatisch den Rechnungskontakt des Unternehmens zu, wenn Sie Deals und Angebote in Rechnungen umwandeln. So aktivieren Sie die Einstellung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Wählen Sie unter Zuordnung Abrechnungskontakt die Option Abrechnungskontakt-Zuordnung von Unternehmen für alle Rechnungen verwenden Kontrollkästchen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse fest, von der aus Rechnungen versendet werden sollen

Legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse für Rechnungs-E-Mails fest. Die Standard-E-Mail-Adresse kann eine Team-E-Mail-Adresse oder eine persönliche E-Mail-Adresse sein. Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt ist, wird die Rechnung von der persönlichen oder Team-E-Mail-Adresse versendet, die der Benutzer beim Senden der Rechnung auswählt.

So legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse fest:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.

3. Klicken Sie unter E-Mail-Einstellungen auf das Dropdown-Menü Standard-Absenderadresse und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie als Standard verwenden möchten.
4. Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, Rechnungen manuell von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen E-Mail-Adressen des Teams, auf die sie Zugriff haben, zu versenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Senden von anderen E-Mail-Adressen zulassen .
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Automatisch Rechnungen für Zahlungen erstellen

Legen Sie fest, ob Rechnungen automatisch aus einmaligen Zahlungen von Zahlungslinks oder aus älteren Angeboten generiert werden sollen. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert.

So deaktivieren Sie automatisierte Rechnungen für Zahlungen in Zahlungslinks und älteren Angeboten:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Automatisierung .
5. Deaktivieren Sie den Kontrollkästchen Einmalige Zahlungen , um die automatische Erstellung von Rechnungen für Zahlungen für Zahlung Links und Angebote zu deaktivieren, und klicken Sie dann auf Speichern.
6. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Automatisches Abonnement Zahlungen , um die automatische Erstellung von Rechnungen für Zahlungen auf Abonnements zu deaktivieren, und klicken Sie dann auf Speichern. Rechnungen werden weiterhin für Abonnements für fällige Zahlungen erstellt.

Erinnerungen an Kunden senden, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen

Konfigurieren Sie E-Mail-Erinnerungen für Rechnungen, um Käufer mit einer offenen Rechnung zu benachrichtigen. Erinnerungen können so geplant werden, dass sie vor, am und nach dem Fälligkeitsdatum gesendet werden, und es können maximal zehn Kontakte hinzugefügt werden (1 Kontakt im Feld An und 9 Kontakte im Feld CC ). Erinnerungs-E-Mails werden wie folgt an Rechnungskontakte gesendet:

• An-Feld: Der erste Kontakt alphabetisch sortiert nach Nachname, Vorname und E-Mail-Adresse.

• CC-Feld: alle verbleibenden zugeordneten Kontakte mit E-Mail-Adressen.

Bitte beachten: Rechnungen müssen erstellt werden, damit Erinnerungen gesendet werden können. Wenn beispielsweise eine Erinnerung so eingestellt ist, dass sie 2 Tage vor dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung gesendet wird, muss sich die Rechnung im Status Offen befinden, damit die Erinnerung gesendet werden kann. In diesem Szenario wird die Erinnerung für Rechnungen, die automatisch an einem zukünftigen Datum erstellt werden sollen (z. B. Rechnungen, die aus Abonnements erstellt wurden), nicht gesendet, da die Rechnung erst am Abonnementdatum erstellt wird.

So aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Automatisierung .
5. Aktivieren Sie unter Vorlagen für Automatisierungen den Schalter Erinnerungen an Kunden senden, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen . E-Mails werden von noreply@hubspot.com gesendet, es sei denn, es wurde eine Standard-Absenderadresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt. 
6. Standardmäßig enthält der Erinnerungszeitplan drei Erinnerungen (am Fälligkeitsdatum, sieben Tage nach dem Fälligkeitsdatum und vierzehn Tage nach dem Fälligkeitsdatum). So bearbeiten Sie die Erinnerungen:
   
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Erinnerung und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus.
   • Wenn Sie Tage nach dem Fälligkeitsdatum oder Tage vor dem Fälligkeitsdatum auswählen, geben Sie die Anzahl der Tage neben der Option für das Fälligkeitsdatum ein.
7. Klicken Sie auf + Erinnerung hinzufügen , um eine weitere Erinnerung hinzuzufügen.
8. Klicken Sie auf delete Löschen, um eine Erinnerung zu löschen.
9. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeit zum Senden der Erinnerung und wählen Sie die Zeit aus, zu der die Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll.
10. Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau, um zu sehen, wie die versendete E-Mail aussieht.
11. Wenn Sie Ihre Automatisierungsoptionen festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern.

Nächste Schritte

Nachdem Sie das HubSpot-Tool für Rechnungen eingerichtet haben, könnten Sie auch die folgenden Themen interessieren:

• Passen Sie Rechnungsvoreinstellungen an , um verschiedene Rechnungskonfigurationen zu erstellen, die beim Erstellen einer Rechnung verwendet werden können.
• Erfahren Sie mehr darüber, wie mit der Beta-Version von verknüpften CPQ-, Abrechnungs- und Zahlungen-Funktionen automatisch Rechnungen erstellt werden.
• Erfahren Sie, wie Sie komplett neue Rechnungen erstellen .
• Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen verwalten, einschließlich Senden, Bearbeiten, Nachverfolgen und Exportieren.
• Erfahren Sie, wie Sie Sequenzen (nur Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise ) und rechnungsbasierte Workflows (nur Professional und Enterprise) erstellen, um Rechnungsprozesse zu automatisieren.
• Erfahren Sie, wie Sie mit der Revenue Analytics Suite Rechnungsdaten und -performance messen.