Optionen für die Aufzeichnung und Transkription von Gesprächen konfigurieren

Als Super-Admin können Sie steuern, wie Konversationen in HubSpot aufgezeichnet und transkribiert werden, und Ihre Nutzung von Notetaker verwalten. Sie können auch die Aufnahme- und Transkriptionsoptionen für Ihre Drittanbieterintegrationen verwalten.

Bevor Sie loslegen

Um Ihre Anrufe und Meetings aufzuzeichnen und zu transkribieren, können Sie Folgendes verwenden:

• Protokollführer
• Integrationen von Drittanbietern

Sie können diese beiden Optionen sogar zusammen verwenden (einige Meetings werden von Notetaker aufgezeichnet, andere von einer Drittanbieterintegration).

Vergleichen Sie die verfügbaren Optionen , um herauszufinden, welche Aufnahme- und Transkriptionsmethoden für Sie am besten geeignet sind.

Aufnahme- und Transkriptionseinstellungen verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Transkription aufzeichnen &.
3. In den allgemeinen Einstellungen sind die Schalter für Gesprächsaufzeichnung und -transkription und -analyse standardmäßig aktiviert.
   • Um zu verhindern, dass Konversationen im Account aufgezeichnet werden, schalten Sie den Schalter Gesprächsaufzeichnung aus.
   • Um die Transkription und Analyse von Konversationen zu verhindern, deaktivieren Sie den Schalter Transkription und Analyse .

Einstellungsverhalten bei Transkription und Analyse

Wenn Sie den Schalter Transkription und Analyse deaktivieren:

• HubSpot generiert in Zukunft keine Transkripte, Zusammenfassungen und KI-Insights mehr für neue Meetings, Anrufe oder persönliche Konversationen.
• Notizprotokollierungsfunktionen werden ebenfalls deaktiviert.
• Vorhandene Aufzeichnungen und Transkripte werden nicht gelöscht. Sie können sie weiterhin in Ihrem CRM anzeigen und aufrufen.

Wenn Sie den Schalter Transkription und Analyse wieder aktivieren:

• HubSpot transkribiert automatisch die Aufzeichnungen der letzten sieben Tage, sofern eine gültige Aufzeichnung verfügbar ist.
• Aufzeichnungen, die älter als sieben Tage sind, werden nicht rückwirkend transkribiert.

Auswirkungen auf Integrationen

Wenn Sie den Schalter Transkription und Analyse deaktivieren, hängen die Auswirkungen auf Ihre Integrationen davon ab, wie sie Anrufdaten bereitstellen.

• Bei Integrationen, die Aufzeichnungs-URLs senden (z. B. Zoom, Google Meet): Aufzeichnungen werden nicht transkribiert, solange die Einstellung deaktiviert ist.
• Für Integrationen, die ausgefüllte Transkripte direkt senden: Transkripte können weiterhin in HubSpot angezeigt werden, auch wenn Transkription und Analyse deaktiviert ist.

Aufnahme- und Transkriptionsoptionen vergleichen

Konversationen können mit Notetaker oder mit Integrationen von Drittanbietern aufgezeichnet und transkribiert werden. Welche Methode Sie wählen, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Art des Meetings, das Sie erfassen möchten, Ihr HubSpot-Abonnement und die spezifischen Anforderungen der Methode.

Notizprotokoll für Meetings (BETA)

Notetaker erfasst Aufzeichnungen und Transkripte für Video-Meetings.

• Voraussetzungen für die Verwendung von Notetaker für Meetings:
  • Ihr Account ist für die Beta-Version des "Meeting Notetaker with Smart Deal Progression " angemeldet.
  • Sie verfügen über eine zugewiesene Sales- oder Service-Lizenz.
  • Sie haben einen verknüpften Kalender.
  • Die Meetings, die Sie erfassen, werden in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom erstellt.
• Kriterien für gute Eignung für die Auswahl dieser Option:
  • Sie möchten Video-Meetings aufzeichnen, ohne eine separate Integration installieren zu müssen.
  • Sie möchten die Vorteile der automatischen Zusammenfassungen nutzen, die von Notetaker generiert und im entsprechenden CRM-System-Datensatz in HubSpot gespeichert sind.

Erfahren Sie, wie Sie Notetaker verwenden.

Notizenprotokoll für Anrufe

Notetaker kann auch Aufzeichnungen und Transkripte von Telefongesprächen erfassen.

• Voraussetzungen für die Verwendung von Notetaker für Anrufe:
  • Sie haben HubSpot Calling eingerichtet.
  • Sie erfüllen die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des Calling-Tools.
• Kriterien für gute Eignung für die Auswahl dieser Option:
  •  Sie verwenden HubSpot Calling bereits, um eingehende und ausgehende Anrufe zu verarbeiten.
  • Sie möchten die Vorteile der automatischen Zusammenfassungen nutzen, die von Notetaker generiert und im entsprechenden CRM-System-Datensatz in HubSpot gespeichert sind.

Erfahren Sie, wie Sie Anrufaufzeichnungen und -transkripte auswerten.

Protokollierer für persönliche Meetings (BETA)

Notetaker kann Transkripte für persönliche Meetings erstellen, die in der HubSpot iOS-App aufgezeichnet wurden.

• Voraussetzungen für die Verwendung von Notetaker für persönliche Meetings:
  • Ihr Account ist für die Beta-Version des Protokollierers über persönliche Meetings [nur iOS] angemeldet.
  • Sie nehmen das Meeting mit der HubSpot iOS-App per Sprachaufzeichnung auf.
• Kriterien für gute Eignung für die Auswahl dieser Option:
  • Ihre Vertriebsmitarbeitenden nutzen Apple-Geräte.
  • Sie möchten persönliche Meetings aufzeichnen, ohne mit mehreren Apps jonglieren zu müssen (z. B. können Nutzende auf CRM-Daten in der HubSpot iOS-App verweisen und sofort eine Aufzeichnung starten, ohne zu einer anderen App wechseln zu müssen).

Erfahren Sie, wie Sie Notetaker für persönliche Meetings verwenden.

Integrationen von Drittanbietern

Verschiedene Integrationen von Drittanbietern können Gesprächsaufzeichnungen und -transkripte mit HubSpot synchronisieren. Relevante Apps finden Sie im App Marketplace .

• Voraussetzungen für die Nutzung von Drittanbieterintegrationen:
  • Sie müssen die spezifische Integration installiert haben.
  • Je nach Integration müssen Sie möglicherweise zusätzliche Einstellungen in der Software des Drittanbieters konfigurieren.
• Kriterien für gute Eignung für die Auswahl dieser Option:
  • Sie haben bereits eine bevorzugte Software für die Erfassung von Konversationen und möchten diese Konversationen in HubSpot holen.
  • Die Aufzeichnungen Ihrer Konversationen müssen mit mehreren Zielen synchronisiert werden (d. h., Ihre bevorzugte Software ist mit HubSpot und mit einer anderen von Ihnen verwendeten Software integriert).

Notizprotokoll aktivieren

Nachdem Sie die Gesprächsaufzeichnung für den Account aktiviert haben, können Sie steuern, welche Arten von Konversationen Aufzeichnungen und Transkripte generieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Transkription aufzeichnen &.
3. So zeichnen Sie Video-Meetings auf und transkribieren (BETA):
   • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Account der Beta-Version des " Meeting protokollierender mit intelligenter Dealfortschritt" teilgenommen hat.
   • Aktivieren Sie unter Notizenoptionen den Schalter Meetings.
   • Erfahren Sie, wie Sie Notetaker verwenden.
4. So zeichnen Sie Telefongespräche auf und transkribieren sie:
   • Aktivieren Sie unter Notizenerfassungsoptionen den Schalter Telefonanrufe.
   • Erfahren Sie, wie Sie Anrufaufzeichnungen und -transkripte auswerten.
5. So zeichnen Sie persönliche Konversationen mit der mobilen iOS-App von HubSpot auf (BETA):
   • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Account der Beta-Version des Protokollierers über persönliche Meetings [nur iOS] beigetreten ist.
   • Aktivieren Sie unter Notizennahmeoptionen den Schalter Persönliche Konversationen.
   • Erfahren Sie, wie Sie Notetaker für persönliche Meetings verwenden.

Einstellungen für die Integration von Drittanbietern verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Transkription aufzeichnen &.
3. Klicken Sie unter Integrationen auf den Namen der Integration, deren Einstellungen Sie anpassen möchten.
4. Klicken Sie im Dialogfeld links auf Verwalten.
5. Passen Sie auf der Einstellungsseite der Integration die Integrationsoptionen nach Bedarf an.

Erfahren Sie, wie Sie die Integrationen von Google Meet, Microsoft Teams und Zoom verknüpfen und konfigurieren.