Mit dem Protokollierer in Meetings Notizen aufnehmen und machen

Verwenden Sie Notetaker in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom, um automatisch nächste Schritte, Meetingnotizen, Videoaufzeichnungen und Transkripte bereitzustellen. Der Notizprotokollierer kann an Meetings teilnehmen, die über verknüpfte Kalender, Terminplanungsseiten oder vorgeschlagene Zeiten gebucht wurden, sowie an Meetings, die direkt in CRM-System-Datensätzen erstellt wurden.

Diese Funktion verwendet die automatische Spracherkennung und transkribiert in den in der Aufzeichnung erkannten Sprachen. Erfahren Sie mehr über die verfügbaren Sprachen für die Transkription von Anrufen und Meetings.

Bitte beachten: Seit dem 31. August 2026 werden bei Meetings, die mit Notetaker aufgezeichnet oder über eine Videokonferenz-Integration synchronisiert wurden, nur noch Meeting-Datensätze erstellt.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten.

Bitte beachten Sie: Notetaker ist kein Dienst, der durch vertrauliche Daten abgedeckt ist und kann keine geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) unterstützen.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen Ihren Kalender verknüpfen.
• Sie müssen Anrufaufzeichnung, -transkription und -analyse aktivieren.
• Wenn Sie Zoom verwenden, muss der Meeting-Host lokale Aufzeichnung aktiviert haben. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Notetaker mit Zoom.
• Wenn Sie Google Meet verwenden, müssen Sie eine der folgenden Aktivitäten ausführen:
  • Der Meeting-Host muss bei seinem Google-Meeting angemeldet sein, um Notetaker zum Meeting zuzulassen.
  • Verwalten Sie in Google Meet den Meeting-Zugriff für Benutzer, damit Meeting-Teilnehmer vor dem Host beitreten können.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Jeder HubSpot-Benutzer kann den Notetaker-Bot zur Teilnahme an bis zu 40 Meetings pro Tag einladen.
• Damit Notetaker an wiederkehrenden Meetings teilnehmen kann, müssen Sie sich für die Beta-Version von Wiederkehrende Meetings mit HubSpot synchronisieren anmelden.

Notetaker einrichten

Bevor Benutzer den Notizenschreiber in ihre Meetings aufnehmen können, müssen Super-Admins die Funktion für den Account aktivieren. Nachdem ein Super-Admin die Standardeinstellungen für den Account konfiguriert hat, können Benutzer ihre persönlichen Notetaker-Einstellungen anpassen.

Bitte beachten: Die Anweisung für den Protokoller, einem Meeting beizutreten, wird 30 Minuten vor Beginn des Meetings gesendet. Daher werden Änderungen an den Benutzereinstellungen möglicherweise nicht für Meetings berücksichtigt, die in den nächsten 30 Minuten nach der Einstellungsänderung beginnen. Wenn Sie den Notizen-Zugriff für einen Benutzer deaktivieren, wird empfohlen, dass Sie den Notizenschreiber in den nächsten 30 Minuten nach dieser Änderung manuell von allen Meetings entfernen.

Standardeinstellungen konfigurieren

So richten Sie Notetaker für den Account ein, wenn Sie ein Super-Admin sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Notizen-Notizen.
3. Gehen Sie unter Allgemeine Einstellungen folgendermaßen vor:
   • Aktivieren Sie den Schalter Gesprächsaufzeichnung .
   • Aktivieren Sie den Schalter Transkription und Analyse .
   • Aktivieren Sie den Schalter Meetings .
4. Um die Standardoptionen des Notetaker-Bots festzulegen, klicken Sie unter Meetings auf die Einstellungen des Notetaker-Bots von HubSpot . Die Einstellungsseite des Notetaker-Bots wird in einem neuen Tab geöffnet.
   • Wenn Sie möchten, dass Notetaker automatisch an allen in Frage kommenden Meetings teilnimmt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatischer Beitritt durch Notetaker . (Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie Notetaker aktivieren.)
   • Wenn Sie möchten, dass Benutzer den Notetaker manuell zu Meetings einladen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Notizprotokollierer für automatischen Eintritt. 
   • Um allen Benutzern mit einer zugewiesenen Sales - oder Service-Lizenz Zugriff zu gewähren, wählen Sie unter Notizenzugriffdie Option Berechtigten Benutzern automatisch Zugriff auf Protokollprotokolle gewähren aus.
   • So gewähren Sie bestimmten Benutzern Zugriff:
     • Wählen Sie im Abschnitt Notizprotokoller-Zugriffsmethode auswählen die Option Benutzern mit Sales- oder Service-Lizenzen Notizentaker-Zugriff manuell gewähren aus.
     • Klicken Sie auf Benutzer auswählen.
     • Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen für die Benutzer und klicken Sie dann auf Auswahlen speichern.
     • Klicken Sie unten auf Speichern. 
   • Standardmäßig nimmt Notetaker als "[Ihr Markenname]'s Notetaker" an Meetings teil. So verwenden Sie stattdessen einen benutzerdefinierten Namen:
     • Wählen Sie unter Name des Notizprotokollierers die Option Name des benutzerdefinierten Protokollierers aus.
     • Geben Sie einen Namen im Textfeld ein.
     • Klicken Sie unten auf Speichern.
   • So ermöglichen Sie es dem Notizprotokollierer, bei der Teilnahme an Meetings eine mündliche und eine Chat-Ankündigung zu verwenden:
     • Wählen Sie unter Ankündigung die Option Mündliche und Chat-Ankündigung aus.
     • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs Sprache und Stimme und wählen Sie dann die spezifische Sprache und Stimme aus, die verwendet werden sollen.
     • Klicken Sie auf den playerPlayIcon Szenarium-Button, um eine Vorschau der ausgewählten Sprache und Stimme anzuzeigen. 
     • Klicken Sie unten auf Speichern.
   • So dass der Notizen-Notizen-Assistent nur eine Chat-Ankündigung verwendet, wenn er an Meetings teilnimmt:
     • Wählen Sie unter Ankündigung die Option Nur Ankündigung von Chatnachricht aus.
     • Klicken Sie unten auf Speichern.
   • So legen Sie fest, wie lange es dauert, bevor ein Meeting beginnt Notetaker nimmt an Meetings teil:
     • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Vor Meeting-Start beitreten und wählen Sie eine Zeit aus.
     • Klicken Sie unten auf Speichern.
   • So verlangen Sie eine ausdrückliche Einwilligung für Notetaker zur Aufzeichnung von Konversationen:
     • Aktivieren Sie unter Explizite Einwilligung den Schalter Explizite Einwilligung verlangen .
     • Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die Zustimmung vor dem Meeting per E-Mail eingeholt.
     • Wenn ein Meeting-Teilnehmer nicht einwilligt oder nicht auf die E-Mail antwortet, wird das Meeting nicht aufgezeichnet.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Methoden für Aufzeichnung und Transkription und wie Sie deren Einstellungen konfigurieren.

Benutzerspezifische Einstellungen konfigurieren

Wenn Sie ein Benutzer mit einer zugewiesenen Sales - oder Service-Lizenz sind und Zugriff auf den Notetaker-Bot erhalten haben, können Sie Ihre individuellen Notetaker-Einstellungen anpassen.

So setzen Sie die Standardeinstellungen Ihres Accounts außer Kraft, ob Notetaker automatisch Ihren Meetings beitritt:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
3. Klicken Sie auf den Tab Kalender.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter den Notizen-Einstellungen das Kontrollkästchen Notizen-Auto-Anmeldung .
   • Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, nimmt Notetaker automatisch an allen Ihren qualifizierten Meetings teil.
   • Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, nimmt Notetaker nur dann an Ihren Meetings teil, wenn Sie ihn manuell einladen.
5. Klicken Sie unten auf Speichern.

Einstellungen für die intelligente Datenerfassung konfigurieren

HubSpot kann das Transkript einer Konversation verwenden, um CRM-System-Aktualisierungen für Deals, Anrufe und Meetings im Zusammenhang mit dieser Konversation zu empfehlen. Super-Admins können mit Aktualisierungsvorschlägen festlegen, welche Eigenschaften für diese Art von CRM-System Eigenschaft in Frage kommen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen. Klicken Sie dann in der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung auf Datenerfassung.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Smart-Data-Erfassung verwenden .
3. Um geeignete Eigenschaften hinzuzufügen oder zu entfernen, verwenden Sie das Dropdown-Menü , um den gewünschten Objekttyp auszuwählen.

4. Um eine Eigenschaft hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü [Objekt]-Eigenschaft hinzufügen und wählen Sie dann die Eigenschaft aus.
5. Für jede Eigenschaft können Sie wählen, ob Vorschläge für die intelligente Datenerfassung automatisch genehmigt werden sollen oder ob eine manuelle Überprüfung zur Genehmigung erforderlich ist.
   • Um Vorschläge für eine Eigenschaft automatisch zu genehmigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisiert neben der Eigenschaft.
   • Um eine manuelle Überprüfung von Vorschlägen für eine Eigenschaft zu verlangen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisiert neben der Eigenschaft.
   • Standardmäßig ist das Kontrollkästchen für die Eigenschaften Anrufergebnis und Meeting-Ergebnis ausgewählt. Um eine manuelle Genehmigung für diese Eigenschaften zu verlangen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisiert .

6. Um eine Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem Namen der Eigenschaft auf Entfernen .
7. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie unten auf Speichern .

Verstehen der Meeting-Berechtigung und des Notizen-Verhaltens

Ein Meeting kommt für Notetaker in Frage, wenn es alle der folgenden Kriterien erfüllt:

• Das Meeting wird in HubSpot gespeichert.
• Das Meeting enthält mindestens einen CRM-Kontakt als Teilnehmer, und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts verwendet nicht dieselbe Domain wie der HubSpot-Account.
• Der Ort des Meetings ist auf Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom festgelegt.

Wenn der Protokollführer zu einem berechtigten Meeting eingeladen wurde, gilt Folgendes bei allen Videokonferenzanbietern:

• Der Protokollführer wird zur geplanten Meetingzeit beitreten.
• Eine Audionachricht, eine Chat-Nachricht und ein Pop-up geben bekannt, dass Notetaker an dem Meeting teilnimmt und die Aufzeichnung aufzeichnet. Klicken Sie im Dialogfeld auf Genehmigen , um Notetaker weiter zu verwenden.
• Wenn Sie einen Warteraum eingerichtet haben, muss der Host der Videokonferenz Notetaker zum Meeting hinzufügen. Wenn der Host den Zugriff verweigert, nimmt Notetaker nicht teil. Wenn der Protokollführer länger als fünf Minuten im Wartezimmer sitzt, ohne zur Besprechung zugelassen zu werden, verlässt er das Meeting.
• Wenn alle Teilnehmer das Meeting verlassen, ohne das Meeting zu beenden, verlässt Notetaker das Meeting ebenfalls drei Sekunden später.
• Notetaker kann Meetings bis zu drei Stunden lang aufzeichnen. Wenn ein Meeting länger als drei Stunden dauert, verlässt Notetaker automatisch das Meeting. Die Aufzeichnungen, Transkripte und Einblicke, die vor der Abreise von Notetaker erfasst wurden, sind weiterhin in HubSpot verfügbar.
• Die Aufzeichnungen werden zwei Jahre lang gespeichert.

Erfahren Sie mehr über die anbieterspezifischen Erwartungen an Notetaker.

Verwenden Sie den Protokollführer

Erfahren Sie, wie Sie die Teilnahme von Notetaker für einzelne Meetings verwalten können und was zu erwarten ist, wenn Notetaker an einem Meeting teilnimmt.

Notizprotokollierer bei der Planung von Meetings manuell hinzufügen oder entfernen

Wenn Sie ein Meeting in einem CRM-System-Datensatz planen, können Sie den Einladungsstatus des Notizprotokollierers manuell überschreiben. Nachdem Sie in einem CRM-System-Datensatz auf die Schaltfläche "Meeting vereinbaren " geklickt und die Meeting-Details eingegeben haben:

1. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt "Notizenprotokoll " das Kontrollkästchen "Protokollführer zu Meeting einladen ".
2. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie ein Meeting im Namen eines anderen Benutzers buchen (d. h., Sie wählen einen anderen Benutzer als Host des Meetings aus), können Sie die Notetaker-Einladung nicht anpassen. Stattdessen sehen Sie im Abschnitt "Notizenprotokollier " die Meldung, dass der Notizenschreiber basierend auf der Standardeinstellung des Hosts beitreten wird.

Notizen-Status für vorhandene Meetings anzeigen und bearbeiten

So zeigen Sie an, ob Notetaker von einem CRM-System-Datensatz aus an einem bevorstehenden Meeting teilnehmen soll:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM-System >[Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen usw.). 
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der Chronik der Aktivitäten auf den Meeting-Namen, um die Meeting-Aktivität zu erweitern.
4. Wenn für Notetaker festgelegt ist, dass er dem Meeting beitreten soll, erscheint oben in der Meeting-Aktivität ein grüner Punkt mit dem Namen des Notetaker-Chatbots. Wenn "Notetaker" nicht für die Teilnahme an der Besprechung festgelegt ist, wird oben in der Meeting-Aktivität keine visuelle Statusanzeige angezeigt.

So ändern Sie, ob der Notizprotokollierer an der Besprechung teilnehmen darf oder nicht:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM-System >[Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen usw.). 
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der Chronik der Aktivitäten auf den Meeting-Namen, um die Meeting-Aktivität zu erweitern.
4. Klicken Sie oben rechts im Aktivitätsdatensatz auf Aktionen >Bearbeiten.
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Protokollführer zu Meeting einladen .
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

So laden Sie den Notizprotokollierer zur Teilnahme an einem bevorstehenden Meeting über die Seite mit den Meeting-Details ein, wenn Sie der Host des Meetings sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Vertriebskalender > .
2. Klicken Sie links auf "Bevorstehende Meetings" .
3. Klicken Sie auf den Meeting-Namen.
4. Aktivieren Sie oben rechts den Schalter Protokollführer einladen . Deaktivieren Sie den Schalter, um Notetaker auszuladen.

Protokollführer während Meetings steuern

Sobald Sie Notetaker eingerichtet haben, können Sie bei der geplanten Teilnahme an einem Meeting Folgendes erwarten:

• Für Google Meet- und Microsoft Teams-Meetings:
  • Der Notizenschreiber erhält automatisch die Aufzeichnungsberechtigung, sobald er dem Meeting beitritt.
  • Nach einigen Sekunden wird eine Audionachricht Szenarium, die besagt, dass das Meeting aufgezeichnet wird, und eine Chat-Nachricht gesendet, die die Teilnehmer darüber informiert, dass dies aufgezeichnet wird.
  • Die Chat-Nachricht wird nur einmal gesendet, wenn Notetaker mit der Aufzeichnung beginnt. Sofern Sie die Nachricht nicht manuell im Chat anpinnen, wird sie Teilnehmern, die dem Meeting beitreten, nachdem die Nachricht gesendet wurde, nicht angezeigt.
• Für Zoom-Meetings:
  • Sobald der Zoom-Host dem Meeting beitritt, erhält er eine Pop-up-Nachricht, in der er um die Erlaubnis für die Aufzeichnung des Protokollers gebeten wird.
  • Der Host muss auf " Diese Nachricht genehmigen" klicken, damit der Notizenschreiber das Meeting aufzeichnen kann.
  • Sobald die Aufzeichnung genehmigt wurde, wird eine Audionachricht Szenarium, die besagt, dass das Meeting aufgezeichnet wird.
  • Jeder Teilnehmer, der dem Meeting beitritt, erhält eine Chat-Nachricht von Notetaker, in der er darüber informiert wird, dass Notetaker aufzeichnet, und dem Gastgeber mitteilt, ob er nicht aufgezeichnet werden möchte.
• Wenn Sie nicht möchten, dass Notetaker automatisch an einer Besprechung teilnimmt, können Sie einen Warteraum einrichten.
  • Wenn Sie einen Warteraum eingerichtet haben, sieht der Gastgeber des Meetings eine Nachricht, sobald er der Sitzung beitritt, die ihn darüber informiert, dass der Protokollführer auf seine Teilnahme am Meeting wartet.
  • Der Host muss neben dem Notetaker-Teilnehmer, der den Zugriff auf die Teilnahme anfordert, auf Zulassen klicken.
  • Wenn Sie dem Protokollführer erlauben, dem Meeting beizutreten, erhält er automatisch die Berechtigung zum Aufzeichnen und fordert die oben beschriebenen Audio- und Chat-Nachrichten als Prompt ab.
• Wenn der Host die Aufzeichnung eines Meetings beenden möchte, dem bereits beigetreten ist und das zur Aufzeichnung genehmigt wurde, kann er Notetaker aus dem Meeting werfen, indem er auf die Teilnehmerkachel von Notetaker klickt und "Entfernen" auswählt. Der Gastgeber kann den Notenschreiber auch entfernen, indem er auf seinen Teilnehmer in der Teilnehmerliste klickt und Entfernen auswählt.

Konversationen überprüfen und Follow-up-Maßnahmen ergreifen

Nach Abschluss eines Anrufs oder Meetings analysiert Notetaker das Gesprächstranskript und die zugehörigen Deal-Informationen, um:

• Erstellen Sie eine Zusammenfassung einer Konversation.
• Schlagen Sie CRM-System-Updates für Deals, Anrufe und Meetings vor.
• Identifizieren Sie hochwertige nächste Schritte.
• Verfassen Sie Follow-up-E-Mails.

Zusammenfassungen und Empfehlungen für die nächsten Schritte sind kurz nach dem Ende eines Telefonats oder Meetings verfügbar. Sie finden Zusammenfassungen und Follow-up-Aktionen im Anruf- oder Meeting-Datensatz oder in der automatischen Benachrichtigung, die gesendet wird, wenn die nächsten Schritte zur Überprüfung bereit sind.

Standardmäßig werden Zusammenfassungen von Konversationen und vorgeschlagene Maßnahmen in der Portal-Sprache angezeigt. So übersetzen Sie diesen Content in eine andere Sprache:

1. Gehen Sie zum Anruf- oder Meeting-Datensatz.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen oben rechts auf das Dropdown-Menü für die Sprachauswahl und wählen Sie eine Sprache aus.

Gehen Sie zu einem Anruf- oder Meeting-Datensatz

So navigieren Sie direkt zu einem Anruf- oder Meeting-Datensatz:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM-System-Anrufe > oder CRM-System-Meetings > .
2. Klicken Sie auf der Indexseite auf den Namen des Anrufs oder Meetings.

So navigieren Sie von einem zugeordneten CRM-System-Datensatz (z. B. einem Kontakt, der am Meeting teilgenommen hat) zu einem Anruf- oder Meeting-Datensatz:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM-System > [Objekttyp] (z. B. Kontakte, Deals usw.).
2. Klicken Sie oben auf Aktivitäten .
3. Scrollen Sie im Aktivität Chronik zum Anruf oder Meeting.
4. Klicken Sie in der Anruf- oder Meeting-Aktivität auf Aufzeichnung & überprüfen, Follow-up überprüfen.

Zusammenfassungen von Konversationen überprüfen

Wenn Notetaker die Verarbeitung einer Aufzeichnung abgeschlossen hat, wird eine Zusammenfassung des Anrufs oder Meetings erstellt. Die Zusammenfassung enthält die wichtigsten Diskussionspunkte, erörterten Themen, getroffenen Entscheidungen und nächsten Schritte.

1. Gehen Sie zum Anruf- oder Meeting-Datensatz. Scrollen Sie dann unten links zum Abschnitt Zusammenfassungsnotizen & .
2. Um eine bestimmte Vorlage für Ihre Zusammenfassung auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Auto und wählen Sie entweder Supportmitarbeiter oder Vertriebsmitarbeiter aus.
   • Support-Mitarbeitende: Die Zusammenfassungen konzentrieren sich auf die Falllösung und geben einen Einblick in das jeweilige Problem, die Grundursachen/Diagnosen, die ergriffenen Maßnahmen, das Ergebnis und die Kundenmeinung.
   • Vertriebsmitarbeitende: Die Zusammenfassungen konzentrieren sich auf Einblicke in Deals/potenzielle Kundinnen und Kunden und geben einen Überblick über Vertriebsziele und Diskussionspunkte, Coaching-Ratschläge sowie Einwände/Bedenken.

3. Um die Zusammenfassung zu bearbeiten, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zusammenfassung und geben Sie den Text ein. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
4. Um den Zusammenfassungstext zu kopieren, klicken Sie oben rechts auf Alles kopieren .
5. Um interne Notizen hinzuzufügen, klicken Sie oben auf Notizen und geben Sie dann den Text ein. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
6. So bitten Sie den Breeze-Assistenten um weitere Informationen über die Konversation:
   • Klicken Sie unten auf das Textfeld Etwas fragen ....
   • Geben Sie einen Text ein (z. B. "Hat die Kundin oder der Kunde ein Budget erwähnt?") und drücken Sie dann die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
   • Setzen Sie die Konversation im Breeze-Assistent-Chatfenster fort.

Vorschläge zur CRM-System Eigenschaft Aktualisierung überprüfen

CRM-System Eigenschaft Aktualisierungsvorschläge werden angezeigt, wenn ein Anruf oder ein Meeting alle der folgenden Kriterien erfüllt:

• Die Aufzeichnung ist keine Voicemail.
• Die Aufzeichnung hat eine Dauer von mindestens 60 Sekunden. (Gilt nicht für mobile Notizaufzeichnungen.)
• Es gibt mindestens zwei Sprecher auf der Aufzeichnung. (Gilt nicht für mobile Notizaufzeichnungen.)

So überprüfen Sie Empfehlungen CRM-System Eigenschaft aktualisieren für einen Anruf- oder Meeting-Datensatz und wenden diese an:

1. Gehen Sie zum Anruf- oder Meeting-Datensatz.
2. Gehen Sie im Abschnitt "Follow-ups" für jeden Vorschlag unter "CRM-System-Eigenschaften aktualisieren" folgendermaßen vor:
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über Quelle , um den Moment im Transkript anzuzeigen, der die empfohlene Aktualisierung ausgelöst hat.
   • Um einen Vorschlag anzunehmen, klicken Sie auf das Symbol für Genehmigen .
   • Um einen Vorschlag abzulehnen, klicken Sie auf das Symbol für Ablehnen .
   • Um den Wert einer Eigenschaft vor der Genehmigung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Feld unter dem Namen der Eigenschaft und geben Sie den gewünschten Wert ein.

Sie können auch mehrere Empfehlungen aus den zugehörigen Deal-Datensätzen gleichzeitig überprüfen CRM-System Eigenschaft und anwenden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Deals. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Deals.
2. So zeigen Sie alle aktuellen Empfehlungen für alle Ihre Deals an:
   • Klicken Sie auf der Indexseite für Deals oben rechts auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten .
   • Klicken Sie dann auf [X] Datenvorschläge überprüfen.
3. So zeigen Sie alle Empfehlungen für einen bestimmten Dealdatensatz an:
   • Klicken Sie auf der Indexseite für Deals auf den Namen des Deals.
   • Klicken Sie in der Highlight-Karte des Datensatzes oben links neben der Meldung " [X] Datenänderungen gefunden " auf Überprüfen .
4. Auf der Seite Erfasste Daten auswerten :
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über Quelle neben dem vorgeschlagenen Wert, um den Moment im Transkript anzuzeigen, der die empfohlene Aktualisierung ausgelöst hat.
   • Um eine empfohlene Aktualisierung der Eigenschaft zu genehmigen, klicken Sie auf das Genehmigen-Symbol .
   • Um einen empfohlenen Aktualisierungsvorschlag für Eigenschaften abzulehnen, klicken Sie auf das Ablehnen-Symbol .
   • Um einen vorgeschlagenen Wert zu bearbeiten, bevor Sie ihn genehmigen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben dem Vorschlag und bearbeiten Sie den Wert nach Bedarf.
   • Um alle empfohlenen Aktualisierungen von Eigenschaften für einen bestimmten Deal zu genehmigen, klicken Sie oben rechts auf Alle genehmigen .

Aktionspunkte überprüfen

Nach einem Gespräch schlägt Notetaker Ihnen mögliche Aktionsschritte vor, die Ihnen beim Follow-up helfen. Diese vorgeschlagenen Aktionspunkte können in HubSpot-Aufgaben umgewandelt werden. Aktionspunkte werden angezeigt, wenn ein Anruf oder ein Meeting mindestens 30 Sekunden dauert (mit Ausnahme von Aufzeichnungen des Mobile Notetaker, die eine beliebige Dauer haben können).

1. Gehen Sie zum Anruf- oder Meeting-Datensatz.
2. Im Abschnitt "Follow-ups" werden unter "Aktionspunkte überprüfen" Vorschläge angezeigt.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über Quelle neben dem Aktionselement, um den Moment im Transkript anzuzeigen, der den Vorschlag ausgelöst hat.
4. Um eine Aufgabe für ein Aktionselement zu erstellen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element und klicken Sie auf Aufgabe erstellen. Bearbeiten Sie dann die Aufgabe nach Bedarf in der rechten Seitenleiste.
5. Um den Text eines Aktionselements zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element und klicken Sie auf das Symbol für Kopieren .
6. Um ein vorgeschlagenes Aktionselement abzulehnen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element und klicken Sie auf das Symbol für Entfernen .
7. So erstellen Sie eine einzelne Aufgabe für mehrere vorgeschlagene Aktionspunkte:
   • Klicken Sie unten auf Als eine Aufgabe speichern .
   • Aktivieren Sie im Dialogfeld die Kontrollkästchen für die Aktionspunkte, die Sie in die Aufgabe aufnehmen möchten.
   • Klicken Sie auf „Speichern“.

Follow-up-E-Mails senden

Aus dem Anruf- oder Meeting-Datensatz können Sie eine Follow-up-E-Mail generieren.

1. Gehen Sie zum Anruf- oder Meeting-Datensatz.
2. Klicken Sie oben rechts auf Follow-up-E-Mail generieren.
3. Überprüfen Sie im Pop-up-Fenster des E-Mail-Editors die generierte E-Mail und nehmen Sie alle notwendigen Änderungen an den folgenden Elementen vor:
   • Empfänger
   • CC- und BCC-Adressen
   • Betreffzeile
   • Textinhalt
4. Klicken Sie am unteren Rand des E-Mail-Textes auf Einfügen , um den generierten E-Mail-Inhalt in den Editor einzufügen.
5. Klicken Sie optional auf die Schaltfläche Erneute Aufforderung , geben Sie den Text ein und klicken Sie dann auf Neu generieren , um Änderungen vorzunehmen und die E-Mail erneut zu generieren.

6. So ordnen Sie die E-Mail weiteren Datensätzen zu:
   • Klicken Sie unten im E-Mail-Editor auf das Dropdown-Menü [X] Datensätze zugeordnet .
   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben weiteren Datensätzen.
7. Nachdem Sie den Inhalt überprüft und entsprechend angepasst haben, klicken Sie auf breezeSingleStar Senden , um die E-Mail zu senden.

Benachrichtigungen zu Empfehlungen erhalten

Nachdem eine Konversation mit Notetaker erfasst wurde, sendet HubSpot automatisch die folgenden Benachrichtigungen an den zuständigen Mitarbeiter für die Aktivität:

So überprüfen Sie Empfehlungen aus diesen Benachrichtigungen:

• Klicken Sie in der Benachrichtigungs-E-Mail auf Aufzeichnung überprüfen und auf nächste Schritte.
• Über die In-App-Benachrichtigung:
  • Klicken Sie oben rechts in Ihrem Account auf das notification Symbol notification .
  • Klicken Sie in Ihrer Liste der Benachrichtigungen auf die Benachrichtigung.
  • Klicken Sie im Pop-up-Feld auf Nächste Schritte überprüfen.

Nächste Schritte

Erfahren Sie von der HubSpot Academy, wie Sie Ihre Routine nach einem Anruf optimieren können.