Verwenden Sie den Mobile Notetaker, um Meetings mit der HubSpot Mobile-App aufzuzeichnen

Wenn Sie Meetings mit der HubSpot Mobile-App aufzeichnen, können Sie die Aufzeichnung mit einem einzigen Fingertipp auf dem Startbildschirm oder von bestehenden Meeting-Interaktionen aus starten. Benutzer können aufzeichnen, wenn sie offline sind, und die Aufzeichnung dem entsprechenden Meeting- und CRM-System-Datensatz zuordnen, wenn sie wieder online sind. Nach der Aufzeichnung können Sie Transkripte, KI-Zusammenfassungen und Empfehlungen für die nächsten Schritte direkt in der Mobile-App auswerten.

Bitte beachten Sie: Notetaker ist kein Dienst, der durch vertrauliche Daten abgedeckt ist und kann keine geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) unterstützen. Wenn Sie am Umgang mit PHI interessiert sind, entscheiden Sie sich für die Beta-Version des Notetaker-Bots für HIPAA .

One-Tap-Aufnahmen für die HubSpot Mobile-App einrichten

Um persönliche Meetings mit der HubSpot Mobile-App aufzuzeichnen, führen Sie in der Desktop-Ansicht von HubSpot die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie links unter Tools auf Notetaker.
   • Aktivieren Sie den Schalter Gesprächsaufzeichnung.
   • Aktivieren Sie den Schalter Transkription und Analyse.
3. Klicken Sie links unter Account-Verwaltung auf KI .
   • Aktivieren Sie den Schalter Benutzern Zugriff auf generative KI-Tools und -Funktionen gewähren .
   • Aktivieren Sie den Schalter CRM-Daten.
   • Aktivieren Sie den Schalter Daten von Kundenkonversationen .
4. Klicken Sie links unter Datenverwaltung auf Datenerfassung .
   • Aktivieren Sie oben das Kontrollkästchen Smart-Data-Erfassung verwenden .
   • Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für automatische Empfehlungen für Notetaker.

Meetings aufzeichnen

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
2. So starten Sie die Aufnahme vom Startbildschirm aus:
   • Wenn auf Ihrem Startbildschirm die Option "Sales-Experience " angezeigt ist, tippen Sie auf das recordIcon Mikrofonsymbol oben rechts.
   • Wenn auf Ihrem Startbildschirm nicht das Sales-Feature angezeigt ist:
     • Tippen Sie oben links auf das horizontalM Menü-Symbol. 
     • Tippen Sie oben auf Ausgewählte Umgebung. Tippen Sie dann auf Vertrieb.
     • Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf das recordIcon Mikrofonsymbol oben rechts.
3. So starten Sie die Aufzeichnung von einer bestehenden Meeting-Interaktion:
   • Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf das Menü-Symbol oben links. 
   • Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf Meetings . 
   • Tippen Sie auf den Meeting-Namen.
   • Tippen Sie im Meeting-Datensatz neben Mobile Notetaker auf Aufzeichnen .
4. So starten Sie die Aufzeichnung von einem zugeordneten CRM-System-Datensatz:
   • Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf das Menü-Symbol oben links. 
   • Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf den Objekttyp (z. B. Kontakte).
   • Verwenden Sie die Suchleiste, um den Datensatz zu finden, und tippen Sie dann auf den Namen des Datensatzes.
   • Suchen Sie im Datensatz auf der Registerkarte "Aktivität" nach der Meeting-Interaktion. Tippen Sie dann neben Mobile Notetaker auf Aufzeichnen .
5. Wenn Sie zum ersten Mal einen Anruf aufzeichnen, tippen Sie im Dialogfeld auf Zulassen , um HubSpot den Zugriff auf Ihr Mikrofon zu erlauben.
6. Der Notizführer beginnt sofort mit der Aufzeichnung.

7. So wählen Sie aus, ob die Aufzeichnung gespeichert und ein Transkript für Ihr Meeting erstellt werden soll:
   • Tippen Sie oben auf Aufzeichnung speichern.
   • Um ein Meeting zu protokollieren, ohne die Audioaufnahme zu speichern oder ein Transkript zu erstellen, deaktivieren Sie den Schalter Aufzeichnung speichern .
   • Um die Audioaufnahme zu speichern und ein Transkript zu generieren, aktivieren Sie den Schalter Aufzeichnung speichern .
   • Mobile Notetaker merkt sich Ihre letzte Auswahl für die Option Aufzeichnung speichern und behält diese Auswahl für zukünftige Meetings standardmäßig ausgewählt.

Bitte beachten: Wenn der Schalter Aufzeichnung speichern deaktiviert ist, generiert Mobile Notetaker nur eine KI-Zusammenfassung des Meetings. Die Audioaufnahme wird nicht gespeichert, kein Transkript erstellt, keine Folgemaßnahmen empfohlen und keine CRM-System-Updates vorgeschlagen.

8. Um die Aufzeichnung anzuhalten, tippen Sie auf die playerPauseIcon Schaltfläche Pausieren am unteren Rand. 
9. Um die Aufnahme fortzusetzen, tippen Sie unten auf die recordIcon Schaltfläche Fortsetzen . 
10. Um die Aufzeichnung zu löschen, tippen Sie auf die deleteIcon Schaltfläche Löschen am unteren Rand. Tippen Sie dann im Dialogfeld auf Löschen.
11. Um die Aufnahme zu beenden, tippen Sie unten auf die successIcon Schaltfläche Fertig stellen . 

Aufzeichnungsdetails und Zuordnungen bearbeiten

Nachdem eine Aufzeichnung abgeschlossen ist, können Sie den Namen und andere Details für den Meeting-Datensatz bearbeiten und ihn mit CRM-System-Datensätzen verknüpfen.

Bitte beachten: Wenn Sie das Meeting aufgezeichnet haben, während Sie offline waren, können Sie sich die Aufzeichnung anhören und den Namen des Meetings bearbeiten, während Sie noch offline sind. Sie müssen eine Verbindung zum Internet herstellen, bevor Sie das Meeting irgendwelchen CRM-System-Datensätzen zuordnen können.

1. Um sich die Aufzeichnung anzuhören, tippen Sie auf die playerPlay Schaltfläche Szenarium . 
2. So bearbeiten Sie den Namen der Aufzeichnung:
   • Tippen Sie auf das verticalMenu Symbol mit den drei vertikalen Punkten rechts neben der Aufzeichnung. 
   • Geben Sie dann im Dialogfeld einen Namen ein und tippen Sie auf Speichern.
3. So verknüpfen Sie die Aufzeichnung mit einem bestehenden, geplanten Meeting:
   • Tippen Sie auf das Mehr-Symbol unten rechts. Tippen Sie dann auf Geplantes Meeting auswählen.
   • Tippen Sie im Kalender auf ein vorhandenes geplantes Meeting.
   • Um für die Auswahl in Frage zu kommen, muss das geplante Meeting direkt über HubSpot erstellt worden sein (d. h. nicht mit einem Kalender eines Drittanbieters synchronisiert werden).
   • Bearbeiten Sie die Details und Zuordnungen des geplanten Meeting-Datensatzes.
4. So protokollieren Sie die Aufzeichnung als neues Meeting:
   • Tippen Sie auf das Mehr-Symbol unten rechts. Tippen Sie dann auf Ein Meeting protokollieren.
   • Bearbeiten Sie die Details und Zuordnungen des neuen Meeting-Datensatzes.

Meeting-Details und -Zuordnungen bearbeiten

Nachdem Sie eine Aufzeichnung mit einem geplanten Meeting verknüpft oder ein neues Meeting protokolliert haben, können Sie die Details dieses Meeting-Datensatzes anpassen. Sie können beispielsweise eine Beschreibung hinzufügen, ein Meeting-Ergebnis auswählen oder den Meeting-Datensatz CRM-System-Datensätzen zuordnen.

1. Um eine Meeting-Beschreibung hinzuzufügen, tippen Sie auf das Feld Beschreiben Sie das Meeting ... und geben Sie den Text ein.
   • Um ein Bild hinzuzufügen, tippen Sie auf das Kamera-Symbol . Wählen Sie dann die Quelle des Bildes und wählen Sie das Bild aus.
   • Um einen Anhang hinzuzufügen, tippen Sie auf das attach Symbol für einen Anhang .  Wählen Sie dann die Quelle des Anhangs und die Datei aus.
   • Um bestimmte Benutzer zu erwähnen, tippen Sie auf das mention kaufmännische Und-Symbol und wählen Sie einen Benutzer aus.
2. Um eine Follow-up-Aufgabe für das Meeting zu erstellen, tippen Sie auf die Schaltfläche Follow-up-Aufgabe .
   • Um den Zeitpunkt des Follow-ups anzupassen, tippen Sie auf Follow-up in und treffen Sie dann Ihre Auswahl.
   • Tippen Sie oben rechts auf Speichern .
3. Tippen Sie auf die Schaltflächen Meeting-Typ und Meeting-Ergebnis , um einen Typ und ein Ergebnis für das aufgezeichnete Meeting auszuwählen.
4. Tippen Sie auf die Schaltflächen Dauer und Datum/Uhrzeit , um die genauen Zeitangaben anzupassen, die für das aufgezeichnete Meeting gespeichert werden.
5. So ordnen Sie das Meeting CRM-System-Datensätzen zu:
   • Tippen Sie unten auf die Schaltfläche Zuordnen zu .
   • Tippen Sie auf den Typ des Datensatzes und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie zuordnen möchten. Tippen Sie dann oben rechts auf Fertig .
   • Sie können die Aufzeichnung mit mehreren Datensätzen unterschiedlicher Art verknüpfen.
   • Wenn Sie die Datensätze zum Zuordnen ausgewählt haben, tippen Sie oben rechts auf Übernehmen .
6. Wenn Sie die Bearbeitung der Meeting-Details abgeschlossen haben, tippen Sie oben rechts auf Speichern .

Vorhandene Aufzeichnungen überprüfen

So greifen Sie auf die Aufzeichnungen zu, die Sie mit der Mobile-App aufgenommen haben:

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
2. Tippen Sie oben links auf das Menü-Symbol. 
3. Tippen Sie links auf  Mobile Notetaker.
4. In der Liste der Aufzeichnungen können Sie einzelne Aufzeichnungen überprüfen und bearbeiten, indem Sie die obigen Anweisungen befolgen.

Aufzeichnungen und Handlungsempfehlungen auswerten

Nachdem Sie die Aufzeichnung als Meeting protokolliert haben, verarbeitet Mobile Notetaker die Audiodaten, um ein Transkript und Empfehlungen für die nächsten Schritte zu generieren. Wenn die Zusammenfassung des Meetings bereit ist, können Sie eine Push-Benachrichtigung mit einem Link zur Registerkarte für die Zusammenfassung des Meetings erhalten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre mobilen Benachrichtigungen verwalten.

So überprüfen Sie das Meeting, sein Transkript und die generierten Empfehlungen für die nächsten Schritte:

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
2. Tippen Sie oben links auf das Menü-Symbol.
3. Tippen Sie links auf  Mobile Notetaker.
4. Tippen Sie am unteren Rand der spezifischen Aufzeichnung auf Protokolliertes Meeting erstellt.
5. Von der aufgezeichneten Meeting-Interaktion aus können Sie:
   • Überprüfen und bearbeiten Sie Meeting-Details.
   • Überprüfen Sie das Meeting-Transkript.
   • Ergreifen Sie empfohlene Folgemaßnahmen.
6. So bearbeiten Sie die Meeting-Beschreibung oder passen die Zuordnungen des Meetings an:
   • Tippen Sie oben rechts auf die verticalMenu drei vertikalen Punkte . Tippen Sie dann auf Bearbeiten.
   • Passen Sie die Meeting-Details nach Bedarf an.
   • Wenn Sie die Bearbeitung der Meeting-Details abgeschlossen haben, tippen Sie oben rechts auf Speichern .
7. Um den protokollierten Meeting-Datensatz zu teilen, tippen Sie auf die verticalMenu drei vertikalen Punkte oben rechts. Tippen Sie dann auf Teilen.
8. So löschen Sie den protokollierten Meeting-Datensatz:
   • Tippen Sie auf die verticalMenu drei vertikalen Punkte oben rechts. Tippen Sie dann auf Löschen.
   • Tippen Sie im Dialogfeld auf Löschen.

Meeting-Details überprüfen und bearbeiten

1. Tippen Sie im protokollierten Meeting oben auf Details .

2. Um den Meeting-Typ oder das Meeting-Ergebnis anzupassen, tippen Sie auf Meeting-Typ oder Meeting-Ergebnis und dann auf den gewünschten Wert.
3. So überprüfen Sie die Details eines zugeordneten Datensatzes:
   • Tippen Sie unter Zuordnungen auf den Datensatz.
   • Um zum protokollierten Meeting zurückzukehren, tippen Sie oben links auf Schließen .
4. So fügen Sie interne Kommentare zum Meeting-Datensatz hinzu:
   • Tippen Sie unten auf Kommentar hinzufügen .
   • Geben Sie im Textfeld Ihren Kommentar ein. Tippen Sie auf das mentionIcon kaufmännische Und-Symbol und tippen Sie auf einen Benutzer , um ihn zu erwähnen. Tippen Sie auf das sendIcon Senden-Symbol , um Ihren Kommentar hinzuzufügen.
   • Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Kommentaren fertig sind, tippen Sie oben links auf Schließen .

Aufzeichnung und Transkript überprüfen

1. Tippen Sie im protokollierten Meeting oben auf Überprüfen .

2. Verwenden Sie oben die Wiedergabesteuerelemente , um sich das aufgezeichnete Meeting anzuhören.
3. Sehen Sie sich eine KI-generierte Meeting-Zusammenfassung unter "Meeting-Notizen" an. Während Sie die Zusammenfassung anzeigen, können Sie sie per E-Mail teilen oder kopieren:
   • Um die Zusammenfassung per E-Mail zu teilen, tippen Sie auf E-Mail. Die Zusammenfassung wird zum Hauptteil der E-Mail hinzugefügt.
   • Um den Text der Zusammenfassung zu kopieren, tippen Sie auf Kopieren.
4. Überprüfen Sie das Transkript unter Transkript.

Ergreifen Sie Folgemaßnahmen.

1. Tippen Sie im protokollierten Meeting oben auf Aktionen .

2. Überprüfen Sie unter "Aktionspunkte überprüfen" vorgeschlagene Follow-up-Aufgaben.
3. Unter "CRM-System-Eigenschaften aktualisieren" können Sie sich die vorgeschlagenen Aktualisierungen der CRM-System-Eigenschaften für relevante zugeordnete Datensätze ansehen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Einstellungen für automatische Empfehlungen für Notetaker konfigurieren.

Bitte beachten: CRM-System Eigenschaft Aktualisierungsvorschläge werden nur für Aufzeichnungen angezeigt, die länger als zehn Sekunden sind.