Rechnungen erstellen und verwalten

Erstellen Sie Rechnungen in HubSpot, um digitale Zahlungen über das HubSpot-Zahlungstool einzuziehen, oder um Zahlungen außerhalb von HubSpot zu verfolgen. Um mit der Verwendung von Rechnungen zu beginnen, sehen Sie sich die Einrichtungsanleitungan. Sie können auch die Standardrechnungseigenschaften von HubSpot überprüfen.

Bitte beachten: Rechnungsfunktionen sind in allen Accounts verfügbar, die die Quickbooks-Integration nutzen. Um HubSpot-Rechnungen manuell zu erstellen, müssen Sie einen Starter-, Professional- oder Enterprise-Account mit dem Payments-Tool einrichten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, um sie an Ihre Kunden zu senden, und wie Sie sie nach der Erstellung verwalten.

Eine Rechnung erstellen

Superadmins und Benutzer mit der Objektberechtigung invoices können eine Rechnung direkt aus einem Datensatz eines Kontakts, Unternehmens, Deals oder Angebots oder von der Indexseite für Rechnungen erstellen. Sie können auch eine Rechnung über ein veröffentlichtes Angebot erstellen, um die Details des Angebots in eine neue Rechnung zu kopieren.

Bitte beachten Sie: Rechnungen können nur erstellt werden, wenn die Standardwährung Ihres Accounts auf USD eingestellt ist.

So erstellen Sie eine Rechnung von der Indexseite aus:

• Klicken Sie oben rechts auf Rechnung erstellen.

So erstellen Sie eine Rechnung aus einem Datensatz für einen Kontakt, ein Unternehmen oder einen Deal:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
  • Deals:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Klicken Sie auf den Namen  des Datensatzes, aus dem Sie eine Rechnung erstellen möchten.
• Suchen Sie in der rechten Seitenleiste den Abschnitt Rechnungen und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
  
  
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Rechnung erstellen. Sie können eine Rechnung nicht nur aus einem CRM-Datensatz erstellen, sondern auch eine der folgenden Optionen aus dem Dropdown-Menü auswählen:
  
  • Vorhandene Rechnung hinzufügen: verknüpft eine vorhandene Rechnung mit dem Datensatz.

• • Deal in Rechnung umwandeln (nur Deals): erstellt eine Rechnung unter Verwendung der Informationen des Deals, einschließlich der zugehörigen Einzelposten.

So erstellen Sie eine Rechnung aus einem veröffentlichten Angebot:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Angebote.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Angebots, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Angebot in Rechnung umwandeln. Dadurch wird eine neue Rechnung mit den Informationen des Angebots erstellt.

Sie werden dann zum Rechnungseditor weitergeleitet, um die Rechnungsdetails zu konfigurieren.

Bitte beachten Sie: verwendet bei der Erstellung einer Rechnung standardmäßig das Präfix INV, gefolgt von einer Nummer, die für jede erstellte Rechnung aufsteigt (z. B. INV-1001 dann INV-1002). Sie können das Präfix und die Anfangsnummer der Rechnungen in Ihren Einstellungen aktualisieren.

Rechnungsstellung einrichten

Richten Sie im Abschnitt Rechnung an des Rechnungseditors zunächst die zugehörigen Datensätze, Zahlungsbedingungen usw. für die Rechnung ein.

• Jede Rechnung muss mit mindestens einem Kontakt verbunden sein. So verknüpfen Sie die Rechnung mit einem Kontakt:
  • Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.
  • Suchen Sie im rechten Bereich nach einem bestehenden Kontakt oder erstellen Sie einen neuen.
  • Klicken Sie auf Next und fahren Sie mit der Einrichtung der benötigten Labels fort.
  • Klicken Sie auf „Speichern“. 
• Jede Rechnung kann mit einem Unternehmen verknüpft werden. Um die Rechnung mit einem Unternehmen zu verknüpfen:
  • Klicken Sie auf Unternehmen hinzufügen.
  • Suchen Sie im rechten Bereich nach einem bestehenden Unternehmen oder legen Sie ein neues Unternehmen an.
  • Klicken Sie auf Next und fahren Sie mit der Einrichtung der benötigten Labels fort.
  • Klicken Sie auf „Speichern“.
• So fügen Sie der Rechnung eine Rechnungsadresse hinzu:
  • Klicken Sie auf Bearbeiten unter Rechnungsadresse.
  • Geben Sie im rechten Bereich die Adressinformationen ein.
  • Klicken Sie auf OK.
• Standardmäßig wird das Rechnungsdatum auf den aktuellen Tag gesetzt. Um dies zu aktualisieren, klicken Sie auf das Feld Rechnungsdatum und verwenden Sie dann die Datumsauswahl , um ein neues Datum auszuwählen.
• Standardmäßig wird die Zahlung der Rechnung bei Rechnungseingang fällig. Um verschiedene Zahlungsbedingungen auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zahlungsbedingungen und wählen dann eine Zahlungsbedingungaus. Das Feld Fälligkeitsdatum wird automatisch aktualisiert, um dem ausgewählten Begriff zu entsprechen.
• Um der Rechnung eine Bestellnummer hinzuzufügen, geben Sie die Nummer in das Feld Bestellnummer ein.

Artikel hinzufügen

Fügen Sie im Abschnitt Line items die Artikel hinzu, die Ihr Käufer kaufen wird.

• So fügen Sie vorhandene Produkte aus Ihrer Produktbibliothek hinzu (nurProfessional oder Enterprise ):
  
  • Klicken Sie auf Wählen Sie aus der Produktbibliothek.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen neben den Produkten, die Ihr Käufer kaufen wird. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.

• So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Position für die Rechnung: 
  • Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Position erstellen.
  • Konfigurieren Sie im rechten Bereich Ihre Positionsdetails. Die Felder Name und Einheitspreis sind Pflichtfelder. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Nachdem Sie die Position gespeichert haben, können Sie ihre Details im Positionseditor aktualisieren, z. B. die Menge erhöhen und einen Stückrabatt (entweder in USD oder prozentual) festlegen.
• Nachdem Sie Ihre Positionen hinzugefügt haben, können Sie die Zwischensumme, einschließlich aller angewandten Rabatte, im Abschnitt Zusammenfassung überprüfen.

Kommentare hinzufügen

Wenn Sie auf der Rechnung Notizen für Ihren Käufer hinzufügen möchten, können Sie diese optional in den Bereich Kommentare einfügen. Sie können die Textoptionen am unteren Rand des Textfeldes verwenden, um Ihren Text weiter zu formatieren, einen Hyperlink hinzuzufügen oder ein Snippeteinzufügen.

Konfigurieren Sie die Abrechnungsoptionen

Legen Sie im Abschnitt Billing fest, welche Zahlungsoptionen dem Käufer zur Verfügung stehen sollen und ob Sie Informationen zur Rechnungs- und Lieferadresse erfassen möchten. Diese Einstellungen werden von Ihren Zahlungseinstellungengeerbt.

• Um die zulässigen Methoden festzulegen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Kredit- oder Debitkarte und ACH (Banküberweisung). 
• Um die Rechnungsadresse an der Kasse zu erfassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Collect billing address for credit card purchases.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versandadresse erfassen, um die Informationen zur Versandadresse an der Kasse zu erfassen. Wenn der Käufer seine Versandinformationen eingibt, kann er nur aus den Ländern auswählen, die Sie unter in Ihren Zahlungseinstellungen festgelegt haben.

Erweiterte Einstellungen

Im Abschnitt Erweiterte Einstellungen können Sie die Sprache und das Gebietsschema der Rechnung sowie die URL der Rechnung anpassen. Um auf die erweiterten Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.

• Standardmäßig ist die für Titel und Labels auf der Seite verwendete Sprache auf Englisch eingestellt. Um diese auf eine andere Sprache zu aktualisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen dann eine Spracheaus.
• Standardmäßig werden das Datum und das Adressformat im Format der Vereinigten Staaten von Amerika angezeigt. Um dieses Format zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gebietsschema und wählen Sie dann ein Gebietsschemaaus.
• Um eine benutzerdefinierte Rechnungs-URL mit einer Ihrer verbundenen Domains festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Domain und wählen Sie dann eine Domain aus. Sie können auch einen benutzerdefinierten Slug am Ende der URL eingeben, indem Sie einen Wert in das Feld Content slug eingeben. Unter den URL-Feldern wird eine Vorschau der Rechnungs-URL angezeigt.

Speichern und abschließen

Während der Rechnungserstellung können Sie jederzeit oben links auf Speichern klicken, um die Rechnung als Entwurf zu speichern. Sie können jederzeit zu einer gezeichneten Rechnung zurückkehren, um sie zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können auch auf Vorschau oben rechts klicken, um zu sehen, wie die Rechnung für den Käufer aussehen wird.

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung fertig zu stellen, damit Sie sie an den Käufer schicken können:

• Klicken Sie oben rechts auf Finalize. Sobald eine Rechnung abgeschlossen ist, kann sie weder bearbeitet noch gelöscht werden.

• Überprüfen Sie im Dialogfeld den Haftungsausschluss und klicken Sie dann auf Finalize.

Senden Sie

Nach der Fertigstellung der Rechnung wird ein Dialogfeld mit Optionen für den Versand der Rechnung an Ihren Käufer per E-Mail angezeigt.

• Richten Sie zunächst Ihre Felder für E-Mail-Adressen ein:
  • Das Feld an wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des ersten Kontakts ausgefüllt, der mit der Rechnung verbunden war. Um diese Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü , suchen Sie dann nach einem Kontakt und wählen Sie diesen aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben, für die HubSpot nach dem Versand automatisch einen Datensatz anlegt.
  • Das Feld Cc wird automatisch mit den Adressen aller anderen Kontakte gefüllt, die bei der Erstellung mit der Rechnung verbunden waren. Um diesem Feld weitere Adressen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü  , suchen Sie dann nach den Kontakten und wählen Sie sie aus, oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein.
  • Das Feld von wird automatisch mit Ihrer verbundenen E-Mail-Adresse ausgefüllt, aber Sie können eine beliebige E-Mail-Adresse auswählen, die mit dem Account verbunden ist.
    • Die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse wird zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jeder Sendung geändert werden.
    • Antworten auf diese E-Mail werden an die Adresse von weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für einen verknüpften Posteingang, einschließlich gemeinsam genutzter Team-E-Mail-Posteingänge, verwendet wird, können Sie Folgemaßnahmen im Posteingang von HubSpot Conversationsverwalten. 
• Klicken Sie auf Rechnung senden.
• Um stattdessen manuell eine Eins-zu-Eins-E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf E-Mail manuell schreiben.

Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann.

Sie können die Rechnung auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Indexseite für Rechnungen versenden, wo Sie auch Ihre bestehenden Rechnungen verwalten können. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Verwaltung und Freigabe von Rechnungen.

Nachdem Sie Rechnungen erstellt haben, können Sie diese über die Rechnungsindexseite verwalten, ähnlich wie andere CRM Datensätze verwaltet.

• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Im rechten Bereich können Sie über das Feld Owner den Rechnungseigentümer festlegen, seine Eigenschaften einsehen und die Zuordnungen der Rechnung verwalten.
  • Bei gezeichneten Rechnungen können Sie auf die folgenden Optionen zugreifen, indem Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen klicken:
    • Bearbeiten: weiter die Rechnung einrichten.
    • Löschen: löschen Sie den Rechnungsentwurf. Um die Details einer Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen der Rechnung und zeigen Sie dann die Details im rechten Bereich an.
    • Kopieren: erstellt eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.
      
      
  • Bei abgeschlossenen Rechnungen können Sie auf die folgenden Optionen zugreifen, indem Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen klicken:
    • Link kopieren: Kopieren Sie die Rechnungs-URL, um sie an einen Käufer zu senden.
    • Senden: Senden Sie die Rechnung per E-Mail. Erfahren Sie mehr über und den Versand von Rechnungs-E-Mails.
    • Download: eine PDF-Datei der Rechnung herunterladen.
    • Als bezahlt markieren: markiert die Rechnung als bezahlt und legt das Zahlungsdatum fest. Nachdem Sie eine Rechnung als bezahlt markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für die Rechnung einholen oder sie stornieren. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. 
    • Ungültig: markiert die Rechnung als ungültig. Nachdem Sie eine Rechnung als ungültig markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für diese Rechnung einholen oder sie stornieren. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.
    • Kopieren: erstellt eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.
      
      
• Auf können Sie die Indexseite nach bestimmten Eigenschaften der Rechnungen filtern:
  • Klicken Sie auf Erweiterte Filter in der oberen linken Ecke.
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf + Filter hinzufügen, um einen neuen Filter einzurichten.
  • Suchen und wählen Sie die Eigenschaft , nach der Sie filtern möchten, legen Sie dann die Filterkriterien fest und klicken Sie auf Filter anwenden.
  • Um mehrere Filter einzurichten, klicken Sie auf AND oder OR, je nachdem, wie Sie sie gruppieren möchten. Erfahren Sie mehr über Einrichten von Filtern und Speichern von Ansichten.
    
    
• Um Ihre Rechnungen zu exportieren, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Exportieren . Erfahren Sie mehr über Datensätze exportieren.
• Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie auf Spalten bearbeiten oben rechts in der Tabelle.

Rechnungen versenden

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie sie über einen direkten Link oder per E-Mail weitergeben. Sie können Rechnungen auch beim Verfassen von Nachrichten in CRM-Datensätze und in den Posteingang für Conversations einfügen.

Um die Rechnung in einer E-Mail zu versenden:

• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Senden.
• Konfigurieren Sie im Dialogfeld die Felder für Ihre E-Mail-Adresse, und klicken Sie dann auf Rechnung senden.

Um manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu senden:

• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Senden.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf E-Mail manuell schreiben. Sie werden dann zum Datensatz des Deals weitergeleitet, der mit der Rechnung verknüpft ist, und können Ihre E-Mail verfassen. Ein Link zur Rechnung wird automatisch in den E-Mail-Text eingefügt.
• Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf Senden.

Um einen direkten Link zu einer Rechnung zu teilen:

• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Link kopieren.

• Sie können dann den Link in Ihre bevorzugte Nachrichtenplattform einfügen, und der Käufer kann auf den Link klicken, um die Rechnung unter der von Ihnen bei der Rechnungserstellung konfigurierten URL einzusehen. 

So fügen Sie eine Rechnung in eine Einzel-E-Mail oder Nachricht im Posteingang von Conversations ein:

• Klicken Sie im Message Composer auf Einfügen, wählen Sie dann Rechnungen.
• Wählen Sie eine Rechnung. Sie können auch auf Manage klicken, um zur Indexseite der Rechnungen zu gelangen.

Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird der Nachricht ein Hyperlink mit der Rechnungsnummer hinzugefügt.

Bitte beachten Sie: Derzeit unterstützen die von HubSpot erstellten Account-Integrationen wie Quickbooks Online und Xero keine Synchronisation von Rechnungen aus HubSpot. Sie können jedoch Ihre Rechnungsdatensätze exportieren und sie in Ihr Buchhaltungssystem hochladen. Sie können Updates über neue Funktionen der Rechnungsintegration, wie z. B. die Synchronisation von Rechnungen, abonnieren, indem Sie dieses Formular ausfüllen.