Zuständigkeit für Datensätze zuweisen

Um HubSpot-Benutzern Datensätze zuzuweisen, können Sie die EigenschaftZuständiger Mitarbeiter für [Objekt] für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objektdatensätze verwenden. Jeder Datensatz kann einen ausgewählten zuständigen Mitarbeiter haben, der die Standardeigenschaft verwendet, aber Sie können benutzerdefinierte Benutzerfeldtyp-Eigenschaften erstellen, um zusätzliche Benutzer auszuwählen, die mit dem Datensatz verbunden sind.

Ein Benutzer muss Zugriff auf ein Objekt haben, um als zuständiger Mitarbeiter für einen Datensatz zugewiesen zu werden (z. B. Zugriff auf Kontakte, um für einen Kontaktdatensatz zuständig zu sein).

Automatische Zuweisung des zuständigen Mitarbeiters

Es gibt bestimmte Szenarien, in denen die zuständigen Mitarbeiter automatisch festgelegt werden:

• Wenn ein Benutzer einen Datensatz manuell erstellt, wird dieser Benutzer automatisch als zuständiger Mitarbeiter des Datensatzes festgelegt, es sei denn, er wählt bei der Erstellung einen anderen zuständigen Mitarbeiter aus.
• Wenn Sie in Ihrem HubSpot-Account die Einstellung Zuständigen Mitarbeiter für Unternehmen standardmäßig an Kontakt zuweisen aktiviert haben, werden Kontakte und ihr primäres Unternehmen automatisch demselben zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Erfahren Sie mehr darüber, wie die Einstellung funktioniert.
• Wenn ein Benutzer eine persönliche E-Mail an einen unbekannten Kontakt sendet, wird dieser Benutzer automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen.
• Wenn ein Kontakt ohne zuständigen Mitarbeiter ein Meeting auf der Terminplanungsseite eines Benutzers bucht, wird dieser Benutzer automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen. Wenn ein Kontakt bereits einen zuständigen Mitarbeiter hat und er ein Meeting mit einem anderen Benutzer bucht, wird der bestehende zuständige Mitarbeiter nicht ersetzt.
• Wenn Sie die Salesforce-Integration aktiviert haben, erfolgen Ihre Zuweisungen des zuständigen Mitarbeiters für einen Kontakt, ein Unternehmen und einen Deal standardmäßig gemäß den Einstellungen in Salesforce

Für Datensätze zuständige Mitarbeiter auf einer Objektindexseite zuweisen

Sie können auf jeder Objektindexseite mehreren Datensätzen gleichzeitig per Massenaktion zuständige Mitarbeiter zuweisen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie zuweisen möchten.

• Klicken Sie am oberen Rand der Tabelle oder des Boards auf Zuweisen.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt] und wählen Sie einen zuständigen Mitarbeiter aus.

• Klicken Sie auf Aktualisieren.

Zuständiger Mitarbeiter für einen Datensatz zuweisen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Alle Eigenschaften anzeigen.
• Suchen Sie nach Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt].

• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie dann einen zuständigen Mitarbeiter aus.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf Speichern.

Zuständige Mitarbeiter über einen Import zuweisen

Sie können auch über einen Import mehrere zuständige Mitarbeiter gleichzeitig neuen oder bestehenden Datensätzen zuweisen. So weisen Sie einen zuständigen Mitarbeiter während eines Imports Eigentümers einem Objekt zu:

• Berücksichtigen Sie in Ihrer Importdatei eine Spalte vom Typ Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt] und fügen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers zu jeder Zeile in dieser Spalte hinzu.
• Importieren Sie Ihre Datei und ordnen Sie auf der Zuordnungsseite die Spalte der EigenschaftZuständiger Mitarbeiter für [Objekt] zu.

Bitte beachten: Benutzer, denen über einen Import ein Datensatz zugewiesen wird, erhalten keine Benachrichtigung darüber, dass ihnen ein neues Objekt zugewiesen wurde.

Zuständige Mitarbeiter über Workflows zuweisen (nur Professional und Enterprise)

Einen zuständigen Mitarbeiter allen aufgenommenen Datensätzen zuweisen

Sie können aufgenommenen Datensätzen mit der Aktion Eigenschaftswert festlegen ([Objekt]) in einem Workflow automatisch die Zuständigkeit zuweisen. Wählen Sie das Festlegen der Eigenschaft Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt] aus und wählen Sie dann den Benutzer aus, dem Sie die aufgenommenen Objekte zuweisen möchten. So können Sie beispielsweise Datensätzen, die über Formularübermittlungen aus den USA erstellt wurden, den Vertriebsmitarbeiter für Nordamerika zuweisen.

Um die Zuständigkeit automatisch anderen zuständigen Mitarbeitern zuzuweisen, können Sie Ihren Workflow klonen, die Aufnahme-Trigger anhand der Zuweisungsregeln für die einzelnen zuständigen Mitarbeiter ändern und den ausgewählten zuständigen Mitarbeiter mit der Aktion Eigenschaftswert festlegen ([Objekt]) aktualisieren. Sie können auch die Verzweigungslogik verwenden, um Ihren Objekten basierend auf anderen Kriterien unterschiedliche zuständige Mitarbeiter zuzuweisen.

Datensätze zwischen mehreren zuständigen Mitarbeitern verteilen (nur Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise)

Benutzer der kostenpflichtigen Funktionen in Sales oder Service Hub Professional- und Enterprise-Accounts können die Zuweisung mithilfe von Workflows zwischen mehreren Benutzern verteilen. Ticketbasierte Workflows erfordern Service Hub Professional oder Enterprise. Der Workflow verteilt die Zuweisung gleichmäßig anhand der Aktion Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen auf die angegebenen zuständigen Mitarbeiter. Mit dieser Aktion können Sie Datensätze ohne zuständige Mitarbeiter zuweisen oder vorhandene Werte überschreiben, um einen neuen zuständigen Mitarbeiter zuzuweisen.

Die Verteilung der Zuständigkeit für jede Zuweisen-Aktion basiert auf der Anzahl der Zuweisungen für diese bestimmte Aktion, nicht darauf, für wie viele Objekte die einzelnen Benutzer in Ihrem Account insgesamt zuständig sind. Wenn Sie mehrere Rotationsaktionen in Ihrem Workflow haben, hat jede Aktion eine separate Anzahl. Wenn beispielsweise eine [Mitarbeiter] zuweisen-Aktion für drei zuständige Mitarbeiter eingerichtet ist:

• Wenn der Workflow aktiviert wird, haben alle drei Mitarbeiter für diese Aktion eine zugewiesene Menge von null.
• Da alle drei Benutzer eine gleiche Zuweisungsanzahl haben, wird der erste Kontakt, den diese Aktion erreicht, nach dem Zufallsprinzip einem von diesen zugewiesen.
• Nachdem der erste Kontakt zugewiesen wurde, gibt es einen zuständigen Mitarbeiter mit einem Kontakt und zwei zuständige Mitarbeiter mit null Kontakten. Der nächste Kontakt, der den Workflow durchlaufen soll, wird einem dieser verbleibenden zwei Benutzer ohne Kontakte zugewiesen.
• Sobald allen drei zuständigen Mitarbeitern ein Kontakt zugewiesen wurde, wird die Reihenfolge beibehalten. (z. B. zuständiger Mitarbeiter 2, zuständiger Mitarbeiter 3, zuständiger Mitarbeiter 1).
• Wenn Sie nach der Aktivierung Ihres Workflows zuständige Mitarbeiter zur Aktion hinzufügen oder von dieser entfernen, wird die festgelegte Verteilung für diese Aktion zurückgesetzt und die zufällige Zuweisung beginnt von vorne.

Erfahren Sie mehr über die Workflow-Aktion Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen.