Gewusst wie: So erstellen Sie einen Bericht über Kontakte

Zuletzt aktualisiert am: May 20, 2016

Anforderungen

Produkt: HubSpot Marketing
Abonnement: Enterprise
Für Sie als Marketer ist Ihre Kontaktdatenbank Ihr wichtigstes Kapital. In diesem Bericht liefert Ihnen HubSpot das Handwerkszeug für detaillierten Einblick in die reichhaltigen Daten zu jedem einzelnen Kontaktdatensatz mithilfe des Kontakt-Reportings. Darüber hinaus können Sie auf einen Blick ganze Kontaktlisten im Hinblick auf die gewünschten Informationen überblicken. Beim Erstellen eines Kontaktberichts haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesamte Kontaktdatenbank anhand der Informationen zu segmentieren, die für Sie und Ihr Geschäft besonders relevant sind.
Der Contacts Report (Kontakte-Bericht) steht nur für HubSpot Enterprise-Abonnements zur Verfügung.  Wenn Sie an einem Upgrade Ihres Accounts interessiert sind, um diese Funktion nutzen zu können, kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenbetreuer oder nutzen Sie Ihren kostenlosen 30-Tage-Testlauf von Enterprise.

Unter Contacts Report (Kontaktbericht) können Sie Berichte anhand der Informationen in Ihrer Kontaktdatenbank in HubSpot erstellen. Sie können:

  • Berichte über alle Kontakte in Ihrer HubSpot-Datenbank oder über eine beliebige Liste in HubSpot erstellen
  • Ihre Kontakte im Zeitverlauf anhand einer Datumseigenschaft in Ihrer Kontaktdatenbank (Erstellungsdatum, Datum der Konversion zum Lead usw.) grafisch darstellen
  • Ihren Bericht nach beliebigen Kontakteigenschaften aus Ihrer Datenbank (Lifecycle-Phase, Quelle, Branche, Persona usw.) aufschlüsseln
  • Numerische Kontakteigenschaften aus Ihrer Kontaktdatenbank für die Kontakte im Bericht summieren (generierte Umsätze, Lead-Score, E-Mail-Öffnungen usw.)

Anweisungen

1. Zu Reports Home (Bericht-Startseite) navigieren

Navigieren Sie im Marketing-Dashboard von HubSpot zu Reports > Reports Home (Berichte > Bericht-Startseite).

2. Einen neuen Bericht erstellen

Klicken Sie auf der Seite Reports Home (Bericht-Startseite) auf die blaue Schaltfläche Create a new report (Neuen Bericht erstellen).

3. Kontaktbericht

Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf den Abschnitt Contacts Report (Kontaktbericht).

Als Nächstes sollten Sie angeben, welche Art von Kontaktbericht Sie erstellen möchten. Sie haben hier einige Möglichkeiten:

1. Start From Scratch (Komplett neuen Bericht erstellen):

2. Contacts Revenue Last Month (Umsatz durch Kontakte im letzten Monat):

3. Lifecycle Stage Distribution (Verteilung auf Lifecycle-Phasen)

4. Most Converting Offers (Angebote mit den meisten Konversionserfolgen)

(Diese Optionen sehen jeweils etwas unterschiedlich aus, je nachdem, ob Sie HubSpot CRM nutzen oder nicht).

In diesem Beispiel wählen wir Start From Scratch (Komplett neuen Bericht erstellen) und durchlaufen den Prozess für die Erstellung eines Berichts mit den Kriterien, die Sie selbst angeben möchten. Versichern Sie sich, dass das Optionsfeld neben „Start From Scratch“ (Komplett neu erstellen) aktiviert ist, und klicken Sie dann auf Create Report (Bericht erstellen).

4. Bericht erstellen

Sie befinden sich jetzt in Ihrem neuen Kontaktbericht und haben zahlreiche Auswahlmöglichkeiten für die Erstellung eines Berichts für Ihre Geschäftszwecke. Im Folgenden sehen wir uns jede Option und die zugehörigen Auswahlmöglichkeiten einzeln an:

1. Choose a group of contacts to report on (Eine Gruppe von Kontakten als Berichtsgegenstand auswählen).

- Sie können wahlweise einen Bericht für alle Kontakte aus Ihrer Datenbank, für eine vorhandene Liste in Ihrer HubSpot-Datenbank oder für eine hier neue angelegte Liste erstellen.

2. Choose a conversion type and time period (Einen Konversionstyp und einen Zeitraum auswählen).

- Hier wählen Sie die Datumseigenschaft und den Datumsbereich aus, auf die Sie diesen Bericht eingrenzen möchten.

3. Choose how you would like to group your contacts (Angeben, wie Sie Ihre Kontakte gruppieren möchten).

- Sie können Ihren Kontaktbericht nach Wochen oder nach Monaten anzeigen.

4. Break down report by contact property (Bericht nach Kontakteigenschaft aufschlüsseln) (optional).

- Über dieses Drop-down-Menü können Sie eine HubSpot-Kontakteigenschaft auswählen, nach der Sie Ihren Bericht aufschlüsseln möchten. Wenn Sie beispielsweise im Bericht ausweisen möchten, wann alle Ihre Kontakte erstmals zum Lead wurden (d. h. wann ihnen die Lifecycle-Phase „Lead“ zugewiesen wurde), wählen Sie Became a Lead Date (Datum der Konversion zum Lead).

5. Calculate total value of numeric contact properties (Gesamtwert der numerischen Kontakteigenschaften berechnen) (optional).

- Dieses Drop-down-Menü betrachtet eine numerische HubSpot-Kontakteigenschaft und ermöglicht Ihnen die Berechnung der Summe für diese Eigenschaft in Ihrem Bericht.

6. Create report (Bericht erstellen)

- Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie alle gewünschten Eigenschaften und Kontakte ausgewählt haben.

5. Bericht anzeigen

Nachdem Sie Ihre Optionen im vorherigen Schritt ausgewählt und Ihren Bericht erstellt haben, werden Sie zu einem Bildschirm geleitet, auf dem Sie Ihren Bericht anzeigen können. Am Anfang sieht dieser Bildschirm vermutlich etwa so aus:

Dieser Bildschirm könnte hier eine Weile angezeigt werden, während HubSpot die gewünschten Daten abruft und sie in Ihren neuen Bericht einfügt.

Sobald alle Zahlen eingetragen wurden, ist Ihr Bericht fertig und bereit für die Ansicht. Sehen wir uns einmal den Gesamtaufbau eines Kontaktberichts an:

1. Title (Titel): Der Titel für Ihren Bericht wird für Sie anhand der Berichtskriterien generiert. Sie können auf diesen Bereich klicken, um den Titel Ihres Berichts zu ändern, falls Sie einen spezifischeren Titel bevorzugen.

2. Standard (Standard) oder Cumulative (kumulativ): Diese Schaltflächen zeigen Ihre Grafik im Standardformat eines Balkendiagramms oder im kumulativen, linearen Format an.

3. Graph (Grafik): Hier sehen Sie die Daten Ihrer Grafik für den ausgewählten Zeitraum.

4. Chart (Diagramm): Klicken Sie auf die Schaltfläche unter dem Diagramm, um eine bestimmte Farbe zuzuweisen, anhand deren Sie die Mengen für jeden Wert im Aufschlüsselungsbereich schnell überblicken können.

5. Breakdown of your contact property (Aufschlüsselung Ihrer Kontakteigenschaft). (Bitte beachten Sie den Eigenschaftswert „Property not set“ (Eigenschaft nicht festgelegt) dort. Dieser bedeutet, dass der Bericht Kontakte enthält, denen keinen Wert für die betreffende Eigenschaft zugewiesen wurde.)

6. Contacts (Kontakte): Die Anzahl der Kontakte, die den gleichen Kontakt-Eigenschaftswert für die Aufschlüsselungseigenschaft haben.

7. Filter table... (Tabelle filtern...): Diese Option betrachtet Ihre Tabelle (Teile 4, 5, 6) und ermöglicht eine noch detailliertere Aufschlüsselung der Eigenschaft.

8. Edit report (Bericht bearbeiten): Falls Sie sich bei der Auswahl einer der Optionen für Ihren Bericht geirrt haben, können Sie problemlos mit einem Klick auf diese Schaltfläche zurück navigieren und die Einstellung ändern.

9. Goal tracking (Ziel-Tracking): Sie können sich wahlweise eigene Ziele setzen und festlegen, wie viele Kontakte in diesem Bericht innerhalb eines bestimmten Zeitraums enthalten sein sollen. Hierzu geben Sie im ersten (Text-)Feld eine Zahl ein und wählen dann im Drop-down-Menü einen Zeitraum aus: Daily (Täglich), Weekly (Wöchentlich), Monthly (Monatlich) oder Yearly (Jährlich).

10. Report Actions (Berichtsaktionen): Hier können Sie weitere allgemeine Optionen für die Verwendung, Freigabe, erneute Erstellung oder Löschung Ihres Berichts auswählen.

Bericht per E-Mail versenden

In Ihrem Kontaktbericht haben Sie die Möglichkeit, Ihren Bericht an einen bestimmten Kontakt (oder an mehrere Kontakte) zu senden und eine kurze Nachricht beizufügen. Außerdem können Sie entscheiden, welche Ansicht von der Grafik angezeigt werden soll , auf welche Metrik der Bericht Bezug nehmen soll (Kontakte, Summe oder Durchschnitt) und mit welcher Häufigkeit dieser Bericht per E-Mail gesendet werden soll.

An dem in einem Zeitplan angegebenen Tag werden die entsprechenden E-Mails jeweils um 6 Uhr morgens (EST-Zeitzone) gesendet.

Bericht exportieren

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Export (Exportieren) in der Seitenleiste können Sie einen Bericht exportieren. Die Daten aus dem Bericht werden Ihnen je nach der Anzahl der Zeilen als Excel- oder CSV-Datei per E-Mail zugesendet. Berichte mit mehr als 64.000 Zeilen werden im CSV-Format versendet.

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Bericht aktualisieren

Im Gegensatz zu anderen Berichten in HubSpot werden Kontaktberichte nicht automatisch aktualisiert. Sie können einen Bericht einfach über die entsprechende Schaltfläche in der Seitenleiste aktualisieren. Stattdessen können Sie auch die automatische Aktualisierung einrichten und hierzu den täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Versand des Berichts per E-Mail einstellen.

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Berichtsdetails

Unten rechts sehen Sie außerdem den Abschnitt Report Details (Berichtsdetails). In diesem Abschnitt können Sie auf einen Blick feststellen, auf welchen Kriterien Ihre Liste basiert. Sie ersparen sich dadurch die Navigation zur Bearbeitungsseite des Berichts für die Anzeige dieser Daten. Außerdem können Sie dort sehen, wer Ihren Bericht wann zuletzt geändert hat.

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