Gewusst wie: So wählen Sie Ihre Workflow-Aktionen aus

Zuletzt aktualisiert am: May 18, 2016

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Produkt: HubSpot Marketing
Abonnement: Pro & Enterprise

Sobald Sie Ihre Workflow-Typ ausgewählt, Ihre Ausgangsbedingungen festgelegt und Ihre Zielliste hinzugefügt haben (falls zutreffend), können Sie damit beginnen, Aktionen Ihrem Workflow hinzuzufügen.

Aktionen sind einzelne Funktionen, die als Teil eines Workflows ausgeführt werden, wie z. B. das Senden einer E-Mail, das Hinzufügen einer Verzögerung zwischen Aktionen oder das Festlegen eines Kontakteigenschaftswerts. Hier ein Beispiel: Ein Workflow, der sich um 1 Tag verzögert, nachdem ein Kontakt aufgenommen wurde, bevor diesem Kontakt eine E-Mail gesendet und die Kontakteigenschaft mit einem spezifischen Wert aktualisiert wird.

Einstellen des Zeitpunkts für Aktionen

In Standard-Workflows verhalten sich hinzugefügte Verzögerungen relativ zur vorherigen Aktion. Bei Ausführung einer Aktion wird die nächste Aktion geplant. Wenn diese Aktion eine Verzögerung ist, wartet der Workflow die angegebene Zeit, bevor er zur nächsten Aktion übergeht. Wenn Sie eine Verzögerung in einem Standard-Workflow hinzufügen, legen Sie die Verzögerung in Tagen, Stunden und Minuten fest. Diese Verzögerung verhält sich relativ zu dem Zeitpunkt, an dem die vorherigen Aktion oder die Aufnahme stattgefunden haben.

Beachten Sie für Kontakte, die für die Ausführung einer Aktion geplant sind, dass der Workflow die Aktion erst dann auf Aktualisierungen überprüft, wenn der ursprünglich geplante Zeitpunkt eintritt, unabhängig davon, ob es sich bei den Aktualisierungen um eine Änderung in der Folgeaktion (wenn Sie eine andere E-Mail auswählen, die gesendet werden soll) oder um ein Änderung der Verzögerungsdauer handelt. Wenn der Zeitpunkt eintritt, überprüft der Workflow, welche E-Mail die Aktion senden soll, oder ob die Verzögerung sogar noch länger dauern soll.

Um eine Verzögerung in Ihrem Workflow hinzuzufügen, klicken Sie auf Add action or delay (Aktion oder Verzögerung hinzufügen) und wählen Delay (Verzögerung) als Aktionstyp aus.

In einem Workflow, der auf einer Eigenschaft oder einem festen Datum basiert, verhalten sich Verzögerungen relativ zum ausgewählten festen Datum oder dem Eigenschaftswert des Datums, der im Datensatz des Kontakts festgelegt wurde. Sie müssen dann entscheiden, ob die Aktion vor, an oder nach dem angegeben Datum und zu welcher Zeitsie erfolgen soll.

Für eine optimale Performance und Konsistenz empfehlen wir, dass Sie Ihren Workflow vor seiner Aktivierung planen und testen und dass Sie die Verzögerungen oder Aktionen nicht ändern, wenn der Workflow veröffentlicht ist. In späteren Abschnitten dieses Handbuchs lernen Sie, wie Sie Workflowstesten und Probleme behandeln.  

Hinzufügen von Aktionen

Es gibt viele Aktionstypen, die Sie Ihrem Workflow hinzufügen können. Nachstehend erfahren Sie mehr über die verschiedenen Aktionstypen, doch zunächst sollten Sie lernen, wie Sie Ihrem Workflow Aktionen hinzufügen.

Um Ihrem Workflow eine Aktion hinzufügen, klicken Sie einfach auf Add action or delay (Aktion oder Verzögerung hinzufügen).

Sobald Sie die Aktion hinzugefügt haben, wählen Sie den gewünschten Aktionstyp aus.

Aktionen sind nach Typ geordnet, darunter Delay (Verzögerung)(1) , Wenn/dann-Verzweigung(2), Lead Nurturing (Lead-Pflege)(3) und Administrative (Administrativ)(4)

Sie können Ihrem Workflow weitere Aktionen an beliebiger Stelle hinzufügen, indem Sie auf Add action or delay(Aktion oder Verzögerung hinzufügen) klicken.

Verzögerung

Die Aktion Delay (Verzögerung) fügt eine Verzögerung hinzu, bevor die nächste Aktion ausgeführt wird. Wenn sie als erste Aktion in einem Workflow verwendet wird, ist sie die Verzögerung zwischen der Aufnahme des Kontakts in den Workflow und der Handlung, die auf die Verzögerungsausführung folgt. In einem Standard-Worflow geben Sie die Verzögerung in Tagen, Stunden und Minuten an.

Wenn eine Verzögerung in einem Workflow verwendet wird, der auf einem festen Datum oder einer Eigenschaft basiert, liegt dieser Verzögerung das Datum (festes Datum) oder die Datumseigenschaft (eigenschaftsbasiert) zugrunde, das/die zu Beginn des Workflows ausgewählt wurden. In einem Workflow, der auf einem festen Datum oder einer Eigenschaft basiert, müssen Sie entscheiden, ob der Schritt vor, an oder nach dem festgelegten Datum eintritt und zu welcher Uhrzeit.

Wenn/dann-Verzweigung

Mithilfe der Wenn/dann-Verzweigung können Ihre Kontakte einen anderen Weg einschlagen, abhängig davon, ob sie die Kriterien, die Sie für Ihren Workflow festgelegt haben, erfüllen oder nicht erfüllen. Wenn Sie beispielsweise jemandem eine E-Mail als erste Aktion in Ihrem Workflow senden, können Sie dieser Person später im Workflow unterschiedliche Inhalte senden oder verschiedene Aktionen ausführen, abhängig davon, ob die Person, der Sie die E-Mail in der ersten Aktion gesendet haben, diese öffnet oder nicht. In HubSpot nennen wir dies Verzweigungslogik, die allgemein auch als „bedingte Logik“ bekannt ist. Eine komplette Anleitung zur Verwendung der Verzweigungslogik in HubSpot Workflows (HubSpot-Workflows) finden Sie in diesem Artikel.

E-Mail senden

Die Aktion E-Mail senden sendet eine externe E-Mail an Kontakte, die in Ihren Workflow aufgenommen wurden, und ermöglicht die Auswahl einer der automatischen E-Mails, die Sie veröffentlicht haben. Verwenden Sie diese Aktion, um Ihren Kontakten personalisierte E-Mails zu senden. Achten Sie jedoch auf den Zeitpunkt und die Häufigkeit Ihrer E-Mails.

Wenn Sie noch keine E-Mails zur Verwendung in einem Workflow erstellt haben, können Sie E-Mails (externe und interne) direkt im Workflows-Werkzeug erstellen. Wählen Sie dazu die Aktion für das Senden einer E-Mail aus und suchen Sie die Option Create Email (E-Mail erstellen) auf der rechten Seite. Von hier aus werden Sie zum E-Mail-Werkzeug geführt, mit dem Sie Ihre E-Mail erstellen und speichern können. Nach dem Speichern kehren Sie direkt zu Ihrem Workflow an die Stelle zurück, an der Sie aufgehört haben.

Interne E-Mail senden

Mithilfe der Aktion Interne E-Mail senden können Sie eine interne E-Mail entweder an eine bestimmte E-Mail-Adresse oder an eine E-Mail-Eigenschaft, wie z. B. HubSpot Owner Email (E-Mail des HubSpot-Eigentümers), senden. Hier finden Sie eine kurze Anleitung zum Erstellen von E-Mail-Benachrichtigungen in Workflows. Beachten Sie, dass keine interne E-Mail gesendet wird, wenn der aufgenommene Kontakt HubSpot Owner Email (E-Mail des HubSpot-Eigentümers) in seinem Datensatz nicht festgelegt hat und wenn kein Standardwert für die Kontakteigenschaft angegeben wurde (dies gilt nicht für E-Mails, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden). Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen , einen Standardpersonalisierungswert für die E-Mail-Eigenschaft festzulegen.

Interne SMS senden

Mit dieser Aktion können Sie eine interne SMS senden, entweder an eine angegebene Telefonnummer oder an die Telefonnummer, die mit einem Ihrer HubSpot-Benutzer verlinkt ist. Benutzer können diese Telefonnummer auf der Registerkarte Account (Account) > Settings (Einstellungen) > My Profile (Mein Profil) angeben.

Sie können Personalisierungs-Tokens im Text Ihrer SMS-Nachricht verwenden, indem Sie auf das Umrisssymbol klicken und die zu verwendende Kontakteigenschaft auswählen.

Kontakteigenschaftswert festlegen

Mit der Aktion l Kontakteigenschaftenwert festlegen können Sie einen bestimmten Kontakteigenschaftswert definieren, wie z. B. die automatische Festlegung der Lifecycle Stage (Lifecycle-Phase) eines Kontakts als Marketing Qualified Lead (Marketing-Qualified-Lead). Verwenden Sie diese Aktion, um den Wert der Eigenschaft eines Kontakts festzulegen, der in Ihren spezifischen Workflow aufgenommen wird.

Workflows ermöglichen zwar die Verwendung und Aktualisierung Ihrer benutzerdefinierten Salesforce-Eigenschaften (falls integriert), Sie können jedoch keine Daten ändern oder festlegen, die ausschließlich von Salesforce kontrolliert werden, wie z. B. Owner Name (Name des Eigentümers) und Owner Email (E-Mail des Eigentümers). Salesforce-Eigentümer müssen über Zuweisungsregeln oder Zuweisungsaktualisierungen in Salesforce festgelegt werden.

Unternehmenseigenschaftswert (nur SFDC-integriert) festlegen

Wenn Sie die HubSpot-Integration mit Salesforce verwenden und wenn die Unternehmenssynchronisierung aktiviert ist, können Sie einen Unternehmenseigenschaftswert für das Salesforce-Unternehmen (sogenanntes Account in SFDC) festlegen, das dem sychronisierten Kontakt zugeordnet ist. Weitere Informationen zur Verwendung von Workflows mit Salesforce finden Sie in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs.

Zur Liste hinzufügen/Aus Liste entfernen

Mit dieser Aktion können Sie Kontakte einer bereits vorhandenen statischen Liste hinzufügen bzw. aus dieser Liste entfernen. Diese statische Liste ist vielseitig verwendbar, z. B. um historische Aufnahmen oder die Anzahl der Kontakte anzuzeigen, die eine Workflow abgeschlossen haben, ohne in die Zielliste aufgenommen zu werden, oder für die Verwendung außerhalb des Workflows, um eine manuelle Follow-up-E-Mail mit einer Umfrage zu senden.

Numerischen Kontakteigenschaftswert inkrementell erhöhen

Mit dieser Aktion können Sie eine numerische Kontakteigenschaft erweitern. Beispielsweise können Sie für die numerische Eigenschaft „Number of trials“ (Anzahl der Versuche) die Eigenschaft jedes Mal um einen Wert von 1 (oder mehr) erhöhen, wenn ein Kontakt ein Testformular sendet. Diese Aktion unterstützt zudem negative Werte, wenn Ihr Ziel darin besteht, einen numerische Kontakteigenschaftswert im Workflow zu reduzieren.

Unternehmenseigenschaftswerts inkrementell erhöhen

Mit dieser Aktion können Sie eine numerische Unternehmenseigenschaft erweitern. Diese Aktion unterstützt zudem negative Werte, wenn Ihr Ziel darin besteht, einen numerische Kontakteigenschaftswert im Workflow zu reduzieren.

Kontakteigenschaftswert kopieren

Mit dieser Aktion können Sie Daten von einer Kontakteigenschaft in eine andere kopieren. Diese Aktion erweist sich als besonders hilfreich in Situationen der Datenbereinigung. Wenn Sie eine bestimmte Eigenschaft nicht länger verwenden, die Daten jedoch in eine andere Eigenschaft kopieren möchten, können Sie den Vorgang mit dieser Aktion automatisieren. Beachten Sie, dass die Quell- und Zieleigenschaften vom gleichen Eigenschaftstyp sein müssen und dass Sie Kontakteigenschaften nicht in Unternehmenseigenschaften und umgekehrt kopieren können.

Unternehmenseigenschaftswerts kopieren

Mit dieser Aktion können Sie Daten von einer Unternehmenseigenschaft in eine andere kopieren. Diese Aktion erweist sich als besonders hilfreich in Situationen der Datenbereinigung. Wenn Sie eine bestimmte Eigenschaft nicht länger verwenden, die Daten jedoch in eine andere Eigenschaft kopieren möchten, können Sie den Vorgang mit dieser Aktion automatisieren. Beachten Sie, dass die Quell- und Zieleigenschaften vom gleichen Eigenschaftstyp sein müssen und dass Sie Kontakteigenschaften nicht in Unternehmenseigenschaften und umgekehrt kopieren können.

Webhook triggern

Diese Aktion ermöglicht es Ihrem Workflow, mit einem externen System zu kommunizieren. Beispielsweise können Sie eine Webhook verwenden, um die Daten eines HubSpot-Kontakts (in JSON formatiert) an ein externes CRM zu senden, wenn er oder sie ein bestimmtes Formular sendet. Diese Aktion unterstützt die Verwendung der Rückrufmethode POST oder GET. Schauen Sie sich Webhooks in Workflows verwenden an, um mehr zu erfahren.

Bitte beachten Sie, dass HubSupport die Implementierung oder Problembehandlung von Webhooks in Workflows nicht unterstützt. Lesen Sie mehr über Workflows auf der Website unserer Entwickler. Technische Fragen im Zusammenhang mit Webhooks richten Sie bitte an unser Entwicklerforum.

Sobald Sie Ihre Schritte und Aktionen zu einem Workflow hinzugefügt haben, sollten Sie die Workflow- Einstellungen überprüfen, bevor Sie Ihren Workflow aktivieren.

Kontakteigenschaftswert löschen

Mit dieser Aktion können Sie den Wert einer vorhandenen Kontakteigenschaft löschen. Diese Aktion eignet sich am besten für die Datenbereinigung. Neben anderen Verwendungszwecken können Sie diese Aktion auch in Verbindung mit dem Kopieren/Einstellen eines Kontakteigenschaftswerts verwenden.

Unternehmenseigenschaftswert löschen

Mit dieser Aktion können Sie den Wert einer vorhandenen Unternehmenseigenschaft löschen. Diese Aktion eignet sich am besten für die Datenbereinigung. Neben anderen Verwendungszwecken können Sie diese Aktion auch in Verbindung mit dem Kopieren/Einstellen eines Unternehmenseigenschaftswerts verwenden.

Kontakt in einen Workflow aufnehmen

Diese Aktion ermöglicht die Aufnahme eines Kontakts in einen anderen Workflow, der derzeit aktiviert sind. Dank dieser Aktion muss die Ausgangsbedingung des anderen Workflows nicht geändert werden, um die Kontakte des aktuellen Workflows aufzunehmen. Der andere Workflow ist bereits veröffentlicht und führt andere Aktionen aus, die Sie festgelegt haben. Deshalb ist es am besten, den anderen Workflow nicht zu ändern, denn dadurch kann der Verlauf des aufgenommenen Kontakts unterbrochen werden.

Salesforce-Aufgabe (nur SFCD-integriert) festlegen

Bei Verwendung der HubSpot-Integration mit Salesforce können Sie Workflows verwenden, um eine Salesforce-Aufgabe für einen Lead- oder Kontaktdatensatz automatisch festzulegen. Diese Aufgabe kann entweder dem Salesforce-Eigentümer des Kontakts oder dem Integrationsbenutzer zugewiesen werden. Sie müssen einen Status auswählen und Sie können eine Betreffzeile sowie Kommentare für die jeweilige Aufgabe hinzufügen. Weitere Informationen zur Verwendung von Workflows mit Salesforce finden Sie in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs.

Salesforce-Kampagne (nur SFCD-integriert) festlegen

Mit dieser Aktion können Sie Kontakte in eine Salesforce Campaign (Salesforce-Kampagne) aufnehmen und deren Status der Salesforce-Kampagne angeben. Weitere Informationen zur Verwendung von Workflows mit Salesforce finden Sie in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs.

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