Gewusst wie: So erstellen Sie einen Workflow in HubSpot

Zuletzt aktualisiert am: May 18, 2016

Anforderungen

Produkt: HubSpot Marketing
Abonnement: Pro & Enterprise

Bei der Lead-Pflege geht es darum, Kunden nachhaltig an Ihr Unternehmen zu binden, ihr Vertrauen in Ihre Kompetenz zu stärken und ihnen zu zeigen, dass Sie ihre besonderen Bedürfnisse verstehen. Möglicherweise sind Ihre Kontakte noch nicht in der sogenannten „Entscheidungsphase“ der Buyers-Journey angelangt, in der sie für ein Gespräch mit einem Ihrer Vertriebsmitarbeiter oder sogar schon für den Kauf bereit sind. Sie könnten sich allerdings in der „Bewusstseinsphase“ oder der „Überlegungsphase“ befinden und sich nach informativen Inhalten wie E-Books, Whitepapers, Expertenleitfäden oder Fallstudien umschauen. Wenn Sie verstehen, in welcher Phase der Buyers-Journey sich Ihre Kontakte befinden, können Sie einfacher hochwertige Inhalte bereitstellen, die zeitlich relevant sind und zu ihren individuellen Bedürfnissen passen. So ebnen Sie ihnen den Weg in Richtung Kaufentscheidung. Die Workflows von HubSpot können Ihnen dabei helfen, den Lead-Pflege-Prozess zu automatisieren und zu skalieren.

HubSpot Academy

Bewährte Methoden

Unser HubSpot-Academy-Team hat ein Projekt entwickelt, mit dem Sie einen speziell für die Lead-Pflege gedachten Workflow einrichten können. Dieses Projekt führt Sie schrittweise durch die folgenden Aktionen:

  • Automatisches Follow-up mit Ihren Leads
  • Lead-Pflege, mit der Sie für Ihre Kontakte die nächste Kaufphase einleiten
  • Konversion von Leads zu Kunden

Klicken Sie hier, um das Projekt zu starten!

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Die Workflows von HubSpot sind weder dafür gedacht, alle Kontakte standardmäßig mit dem gleichen Angebot zu bombardieren, noch dafür, den Lead-Pflege-Prozess komplett von Ihren Marketern abzukapseln. Vielmehr eignen sich Workflows dafür, Ihre Marketing-Interaktionen zu automatisieren und zu skalieren, damit Sie mehr über Ihre Kontakte erfahren und ihnen relevante Informationen bieten können, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Fragen eingehen. Je mehr Sie über Ihre Kontakte wissen, umso besser können Sie diese den jeweiligen Personas und/oder der jeweiligen Phase im Marketingtrichter zuordnen und ihnen relevante Inhalte bieten. Bevor Sie damit beginnen, einen der unten angeführten Lead-Pflege-Workflows einzurichten, sollten Sie einen Blick auf die 6 größten Lead-Pflege-Tabus werfen, die Sie bei der Gestaltung und Ausführung Ihrer Lead-Pflege-Kampagnen unbedingt vermeiden sollten.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Lead-Pflege zu betreiben. Das Erstellen von hochwertigen Inhalten, die das Interesse von Leads erregen, kann recht zeitaufwendig und mühsam sein. Mit Workflows können Sie Ihre Lead-Pflege automatisieren, indem Sie den Prozess optimieren. Sie können Workflows im Handumdrehen einrichten und sich dann voll und ganz auf das Erstellen von relevanten Inhalten konzentrieren, um für Ihre Leads die nächste Phase der Buyers-Journey einzuleiten.

Anleitung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen grundlegenden HubSpot-Workflow einrichten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Ausgangsbedingung festlegen, Ihre Workflow-Kriterien einstellen und Aktionen und Verzögerungen hinzufügen.

Um Ihnen zu zeigen, wie diese Aktionen durchgeführt werden, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine Follow-up-E-Mail an einen Kontakt senden, der ein spezifisches Formular ausgefüllt hat. Ein Kontakt wird nach Einsenden eines Formulars in diesen Workflow aufgenommen und erhält später eine Follow-up-E-Mail.

Legen wir los.

1. Navigieren Sie zu Workflows (Workflows)

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard zu Contacts > Workflows (Kontakte > Workflows).
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2. Erstellen Sie einen neuen Workflow

Klicken Sie in Ihrem Workflow-Dashboard rechts oben auf die blaue Schaltfläche: Create new workflow (Neuen Workflow erstellen).

3. Benennen Sie den Workflow und wählen Sie Standard (Standard) als Workflow-Typ aus.

Da dieser Beispiel-Workflow so konfiguriert ist, dass er basierend auf Informationen aus dem ausgefüllten Formular Inhalte an Ihre Kontakte sendet, sollten Sie einen Standard-Workflow verwenden. So können Sie immer genau zum richtigen Zeitpunkt mit Ihren Kontakten interagieren, nämlich kurz nachdem diese das Formular ausgefüllt haben. Nachdem Sie oben auf Create new workflow (Neuen Workflow erstellen) geklickt haben, öffnet sich ein Fenster. Geben Sie Ihrem Workflow nun einen Namen und wählen Sie als Workflow-Typ Standard (Standard) aus. Sobald Sie den Workflow benannt und den Workflow-Typ gewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Create a new Workflow  (Einen neuen Workflow erstellen).

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4. Wählen Sie eine Ausgangsbedingung

Es stehen mehrere Ausgangsbedingungen zur Auswahl (hier finden Sie Beschreibungen zu den jeweiligen Workflows). Für dieses Beispiel wählen wir Form submission (Formulareinsendung) aus. 

Wenn Sie Form submission (Formulareinsendung) ausgewählt haben, werden Sie gefragt, welche Kriterien Ihre Kontakte erfüllen müssen, um in Ihren Workflow aufgenommen zu werden. Der Workflow nimmt standardmäßig alle Kontakte auf, die das Formular auf einer beliebigen Seite ausgefüllt haben. Sie können aber auch einstellen, dass nur Kontakte aufgenommen werden, die das Formular auf einer bestimmten Seite ausgefüllt haben.

Unter den Workflow-Optionen steht Contact has filled out form (Kontakt hat ein Formular ausgefüllt) mit dem Titel Request a Quote (Angebot anfordern) und dem Kriterium any page (alle Seiten).

Sobald Sie die gewünschten Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf Save (Speichern), um diesen Schritt zu speichern und fortzufahren.

Nachdem Sie diesen Schritt gespeichert haben, erscheint der unten abgebildete Bildschirm. Es gibt einige Punkte, die Sie hier überprüfen und beachten sollten:

1. Contact has filled out form request a quote (Kontakt hat das Formular „Angebot anfordern“ ausgefüllt): Hier werden die Kriterien aus dem vorherigen Schritt aufgeführt. Sie sollten diese Informationen noch einmal prüfen, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihren bisherigen Kriterien zufrieden sind.

2. and/or (und/oder): Mit diesen Schaltflächen können Sie und/oder-Regeln einstellen, um Ihre Workflow-Kriterien zu erweitern. Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, gelangen Sie wieder zurück an den Anfang von Schritt (4), damit Sie weitere Kriterien zu den bereits festgelegten Kriterien hinzufügen können.

3. Contacts will be enrolled for the first time they meet the criteria above (Kontakte werden aufgenommen, wenn sie erstmals die oben genannten Kriterien erfüllen): Sie können hier auf Change (Ändern) klicken, wenn Sie Ihre Kontakte erneut aufnehmen möchten, falls diese später noch einmal Ihre Kriterien erfüllen. Den Einstellungen aus unserem aktuellen Beispiel zufolge können Kontakte nur ein einziges Mal in diesen Workflow aufgenommen werden – und zwar wenn sie erstmals die Kriterien erfüllen.

4. Enroll contacts who already meet these criteria (Kontakte aufnehmen, die diese Kriterien bereits erfüllen): Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, falls Sie das Formular, das Sie für einen Workflow verwenden möchten, bereits online gestellt haben. Wenn Sie also einige Kontakte haben, die das Formular bereits vor der Aktivierung des Workflows ausgefüllt haben, können Sie diese Kontakte trotzdem noch erfassen.

5. Fügen Sie eine Aktion zu Ihrem Workflow hinzu

Da wir die Ausgangsbedingungen nun so eingestellt haben, dass Kontakte aufgenommen werden, die ein bestimmtes Formular einreichen, sollten Sie auf Add an action or delay (eine Aktion oder Verzögerung hinzufügen) klicken. (Dieser Link wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über den weißen Bereich unter den Kriterien fahren.)

Diese Aktion wird eingestellt, um eine Follow-up-E-Mail an die Kontakte zu senden, die in den Workflow aufgenommen wurden. Um diese Aktion auszuführen, müssen Sie drei wichtige Schritte befolgen:

1. Klicken Sie auf Select an action (Eine Aktion auswählen), um eine Aktion auszuwählen, die für einen Kontakt in diesem Workflow durchgeführt werden soll. In diesem Fall: „Send an email“ (Eine E-Mail senden).

2. Klicken Sie auf Select an email (Eine E-Mail auswählen): Alle für die Automatisierungsfunktion gespeicherten E-Mails erscheinen im Drop-down-Menü. Wählen Sie einfach die gewünschte E-Mail aus. (Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail verwenden möchten, die nicht für die Automatisierung eingestellt ist, dann wird sie nicht in diesem Drop-down-Menü angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie die gewünschte E-Mail für die Automatisierungsfunktion gespeichert haben.)

3. Klicken Sie auf Create email (E-Mail erstellen): Wenn Sie bei diesem Schritt angekommen sind und noch keine E-Mail erstellt haben, machen Sie sich keine Sorgen. Dieser Link führt Sie zu Ihrem E-Mail-Werkzeug, damit Sie Ihre E-Mail erstellen können, bevor Sie fortfahren.

Vergessen Sie nicht, Ihre Workflow-Aktion zu speichern, indem Sie auf Save (Speichern) klicken.

6. Workflow-Einstellungen

Klicken Sie auf Settings (Einstellungen) auf der linken Seite Ihres Workflows. In den Workflow-Einstellungen finden Sie eine Reihe an Einstellungen, mit denen Sie die Funktionsweise Ihres Workflows verändern können. Im Abschnitt zu Workflow-Einstellungen in diesem Handbuch finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungen.

Wenn Sie Ihre Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie unten auf Save changes (Änderungen speichern).

7. Testen Sie Ihren Workflow

Bevor Sie Ihren Workflow aktivieren, sollten Sie ihn zunächst testen. Weitere Informationen über das Testen von Workflows finden Sie in diesem Artikel.

8. Aktivieren Sie Ihren Workflow

Wenn Sie mit Ihrem Workflow zufrieden sind, aktivieren Sie ihn, um den Automatisierungsprozess anzustoßen. Stellen Sie den Aktivierungsstatus oben links auf ON (EIN), um Ihren Workflow zu aktivieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer Aktivierungsübersicht. Darin werden Details zu Ihren Workflow-Einstellungen angezeigt, die Sie noch einmal überprüfen können, bevor Sie Ihren Workflow aktivieren. In diesem Fenster können Sie Kontakte aufnehmen, die Ihre Ausgangsbedingungen bereits erfüllen. Sie können außerdem Ihre aktuellen Schritte im Handumdrehen bearbeiten und auf die Pfeile neben jedem Bereich klicken, um sich Ihre jeweiligen Einstellungen genauer anzusehen.

Sobald Sie mit Ihrem Workflow zufrieden sind und ihn aktivieren möchten, klicken Sie auf Activate workflow now (Workflow jetzt aktivieren).

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Sie können dieses Beispiel individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und weitere Workflows basierend auf den Informationen erstellen, die Sie mit Ihren Formularen sammeln. Sie können Ihren Leads relevante Inhalte präsentieren, um Ihre Interaktionsrate anzukurbeln und sie zu einer Kaufentscheidung zu bewegen. Etwas später in diesem Handbuch zeigen wir Ihnen außerdem, wie die Workflow-Ergebnisse aussehen und wie Sie die Ergebnisse Ihrer Lead-Pflege-Aktivitäten einsehen können. Beachten Sie, dass die Anzahl an benötigten Leads und die Ziele von Workflows von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind.

Sie können mit Ihren Workflows natürlich noch einen Schritt weitergehen und eine Verzweigungslogik einführen, um Aktionen basierend auf vergangenen und aktuellen Interaktionen mit Kontakten durchzuführen. In einem späteren Abschnitt in diesem Handbuch befassen wir uns damit, wie Verzweigungslogiken für Workflows eingesetzt werden.

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