Gewusst wie: So verwenden Sie Workflows in Salesforce

Zuletzt aktualisiert am: May 18, 2016

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Produkt: HubSpot Marketing
Abonnement: Pro & Enterprise

Die Salesforce-Integration ermöglicht nicht nur das Synchronisieren von Daten zwischen HubSpot und Salesforce, sondern erlaubt es Ihnen auch, verschiedene Aktionen in beiden Systemen auszulösen. Durch den Einsatz von HubSpots-Workflows in Salesforce können Sie es Ihren Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, Leads in ausgewählten HubSpot-Workflows zu registrieren, eine Salesforce-Aufgabe festzulegen und zuzuweisen, um auf Handlungsbedarf aufmerksam zu machen und anzugeben, welche Aktion durchzuführen ist, Unternehmenseigenschaftswerte festzulegen, die mit Salesforce synchronisiert werden können, und Kontakte in Salesforce-Kampagnen zu registrieren.

Dieses Feature ist in Salesforce Version 2.57 oder höher verfügbar und wurde entwickelt, um das Engagement von Vertrieb und Marketing beim „Smarketing“ enger zu verbinden.

Gewusst wie: So registrieren Sie Salesforce-Leads und Kontakte manuell in einem HubSpot-Workflow

Möglicherweise haben Sie einen Workflow für Ihre Leads in HubSpot entwickelt und möchten aber trotzdem, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter, die vor allem mit Salesforce arbeiten, Leads oder Kontakte in diesem HubSpot-Workflow registrieren können.

Wenn Ihre Installation mit Saleforce integriert ist, enthalten die Workflow-Einstellungen eine Option, mit der Sie die Registrierung von Kontakten in einem Workflow von Salesforce aus zulassen können. Wenn diese Option auf Yes (Ja) festgelegt ist, können Ihre Vertriebsmitarbeiter schnell einen Lead oder Kontakt von Salesforce aus Ihrem HubSpot-Workflow hinzufügen. Damit Sie auf diese Funktion zugreifen können, müssen Sie die VisualForce-Seite Lead Nurturing (Lead-Pflege) zum Lead- und Kontaktlayout zum Aufnehmen von Kontakten von Salesforce aus in Workflows hinzufügen.

Hinweis: Sie können einen Salesforce-Lead oder -Kontakt erst dann in einem Workflow registrieren, wenn dieser Datensatz zwischen den beiden Systemen synchronisiert worden ist. Wenn im VisualfForce-Layout die Meldung „No Data on file“ (Keine Daten vorhanden) angezeigt wird, wurde der Lead oder Kontakt noch nicht mit HubSpot synchronisiert oder ist ihm keine HubSpot-Intelligenz mehr zugeordnet, und daher können Sie ihn nicht in Workflows in HubSpot registrieren.

Sobald der Datensatz synchronisiert worden ist, werden Ihre verfügbaren Workflows im Abschnitt HubSpot Lead Nurturing (HubSpot-Lead-Pflege) für die Leads und Kontakte in Salesforce angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Lead oder Kontakt von Salesforce aus in einem Workflow aufzunehmen:

1. Zu Workflows (Workflows) navigieren

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard zu Contacts > Workflows (Kontakte > Workflows).

2. Einen Workflow auswählen, zu Settings (Einstellungen) wechseln

Finden Sie den Workflow, der in Salesforce verfügbar sein soll, und klicken Sie auf den Namen des Workflows, um ihn zu bearbeiten. Klicken Sie im Menü links auf Settings (Einstellungen).

3. Einstellungen ändern, damit der Kontakt von Salesforce aus registriert werden kann

Suchen Sie im Bildschirm Settings (Einstellungen) nach dem Abschnittstitel „Allow contact enrollment into this workflow from Salesforce?“ (Kann der Kontakt von Salesforce aus in diesen Workflow aufgenommen werden?), und klicken Sie auf das Optionsfeld neben Yes (Ja).

4. Workflow aktivieren

Vergewissern Sie sich, dass das Menü Actions (Aktionen) wieder aktiv ist. Stellen Sie den Aktivierungsstatus oben links auf ON (EIN) ein. Ihr Workflow muss aktiviert sein, damit er in Salesforce als Registrierungsoption angezeigt wird.

 

5. In Salesforce zu Ihrem Lead oder Kontakt navigieren

Finden Sie den Lead oder Kontakt, den Sie von Salesforce aus registrieren möchten, und blättern Sie zum Abschnitt HubSpot Intelligence (HubSpot-Intelligenz). Suchen Sie dort nach dem Visualforce Abschnitt Lead Nurturing (Lead-Pflege) des Workflows. Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Sie den VisualForce-Abschnitt Lead Nurturing (Lead-Pflege) zum Lead- und Kontaktlayout zum Aufnehmen von Kontakten von Salesforce aus in Workflows hinzugefügt haben.

6. Workflow auswählen, um Kontakt oder Lead aufzunehmen

Wählen Sie im Drop-down-Menü den HubSpot-Workflow aus, in den der Lead oder Kontakt aufgenommen werden soll. Klicken Sie auf Enroll in Workflow (Im Workflow registrieren). Ihr Lead bzw. Kontakt ist jetzt in Ihrem HubSpot-Workflow registriert.

Gewusst wie: So fügen Sie Workflows eine Salesforce-Aufgabe hinzu

In Workflows ist eine Aktion verfügbar, mit der Sie eine Salesforce-Aufgabe festlegen können. Auf diese Weise können Sie dem Integrationsbenutzer (der Benutzer, dessen SF-Anmeldeinformationen zum Einrichten der Integration verwendet wurden) oder dem Besitzer des Lead- oder Kontaktdatensatzes eine Aufgabe zuweisen. Sie wählen auch einen Status, Betreff und Kommentar für diese Aufgabe aus.

Dies kann nützlich sein, wenn Sie den Besitzer des Lead-Datensatzes benachrichtigen möchten, dass er aufgrund der Workflow-Registrierung eine bestimmte Aktion durchführen soll. Wenn Ihr Lead z. B. eine Testversion öffnet und beim Workflow registriert wird, kann eine mögliche Aktion, das Festlegen einer Salesforce-Aufgabe sein. Sie können dies so einrichten, dass die Aufgabe dem Lead-Besitzer mit einem Kommentar zugewiesen wird, der besagt, dass er für eine erste Kontaktaufnahme auf den Kontakt zugehen soll. Der Vertriebsmitarbeiter würde dann mit dem Lead arbeiten, um seine Problembereiche zu ermitteln und herauszufinden, inwiefern Ihr Produkt dem Lead helfen kann.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Salesforce-Aufgabe in einem HubSpot-Workflow festzulegen:

1. Zu Workflows (Workflows) navigieren

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard zu Contacts > Workflows (Kontakte > Workflows). Hier sollten Sie entweder einen neuen Workflow erstellen oder auf den Namen eines aktuellen Workflows klicken, um ihn zu bearbeiten.

2. Aktion zum Einrichten einer Salesforce-Aufgabe hinzufügen

Sobald Sie einen Workflow erstellt oder einen bestehenden Workflow geöffnet haben, wählen Sie  Add action or delay (Aktion oder Verzögerung hinzufügen) und anschließend Set a Salesforce task (Salesforce-Aufgabe festlegen).

3. Aufgabendetails hinzufügen

Wählen Sie im Drop-down-Menü einen Status aus, wem die Aufgabe zugewiesen werden soll (Integrationsbenutzer oder Besitzer) und fügen Sie der Aufgabe einen Betreff und zusätzliche Kommentare hinzu, die Sie an den Besitzer der Aufgabe weitergeben möchten. Speichern Sie die Aktion.

4. Workflow aktivieren

Stellen Sie den Aktivierungsstatus in der Workflow-Übersicht oben links auf ON (EIN) ein, um Ihren Workflow zu aktivieren.

Gewusst wie: So legen Sie einen Unternehmenseigenschaftswert fest

Obwohl die Einrichtung und Ausführung zwar im Grunde identisch sind, funktioniert das Festlegen eines Unternehmenseigenschaftswert wenig anders als das Festlegen eines Kontakteigenschaftswert. Wenn Sie einen Kontakteigenschaftswert angeben, legen Sie den Wert speziell für den betreffenden Kontakt fest. Wenn Sie einen Unternehmenseigenschaftswert angeben, legen Sie ihn für den Unternehmensdatensatz (in Salesforce auch „Account“-Datensatz genannt) fest, der dem Kontaktdatensatz zugeordnet ist. Da das Unternehmen in der Regel mit mehreren Kontakten verknüpft ist, aktualisieren Sie diese Eigenschaft auch für alle anderen in diesem Unternehmen (bzw. Account) aufgeführten Kontakte.

Wenn Sie beispielsweise mehrere Kontakte haben, die dem gleichen Unternehmen angehören und deren Unternehmenseigenschaft „company URL“ (Unternehmens-URL) aktualisiert werden sollte (z. B. im Fall einer Umfirmierung oder Übernahme), dann können Sie einen Kontakt durch den Workflow schicken, um Unternehmenseigenschaft „company URL“ (Unternehmens-URL) zu aktualisieren. Daraufhin werden alle anderen Kontakte, die mit diesem Unternehmen verbunden sind, ebenfalls aktualisiert.

Sie können dies zwar auch in Salesforce tun, aber vielleicht kann die Person, die für diese Aufgabe zuständig ist, nicht auf Salesforce zugreifen, oder vielleicht möchte sie HubSpot nicht verlassen, um weiter bei der Arbeit bleiben zu können.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Unternehmenseigenschaft mithilfe eines Workflows zu aktualisieren:

1. Zu Workflows (Workflows) navigieren

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard zu Contacts > Workflows (Kontakte > Workflows). Hier sollten Sie entweder einen neuen Workflow erstellen oder auf den Namen eines aktuellen Workflows klicken, um ihn zu bearbeiten.

2. Aktion zum Festlegen des Werts einer Unternehmenseigenschaft hinzufügen

Sobald Sie einen Workflow erstellt oder einen bestehenden Workflow geöffnet haben, fügen Sie eine Aktion hinzu und wählen set a company property value (Unternehmenseigenschaftswert angeben) aus.

3. Wert für eine Account-Eigenschaft auswählen

Wählen Sie im Drop-down-Menü die gewünschte Unternehmenseigenschaft aus und geben Sie den Wert für diese Eigenschaft an. Speichern Sie die Aktion.

Hinweis: Salesforce-Besitzerinformationen werden dynamisch über ein Referenzfeld abgerufen und können nicht über HubSpot-Workflows festgelegt oder geändert werden.

4. Workflow aktivieren

Stellen Sie den Aktivierungsstatus in der Workflow-Übersicht oben links auf ON (EIN) ein, um Ihren Workflow zu aktivieren.

Gewusst wie: So legen Sie eine Salesforce-Kampagne mit einem Workflow fest

Neben dem Festlegen von Aufgaben und dem Aktualisieren von Unternehmenseigenschaften können Sie Kontakte über HubSpot-Workflows in Salesforce Kampagnen registrieren.

Gehen folgendermaßen Sie vor, um über einen Workflow eine Salesforce-Kampagne für einen Kontakt festzulegen:

1. Zu Workflows (Workflows) navigieren

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard zu Contacts > Workflows (Kontakte > Workflows). Hier sollten Sie entweder einen neuen Workflow erstellen oder auf den Namen eines aktuellen Workflows klicken, um ihn zu bearbeiten.

2. Set a Salesforce Campaign (Salesforce-Kampagne einrichten) auswählen

Sobald Sie einen Workflow erstellt oder einen bestehenden Workflow geöffnet haben, fügen Sie eine Aktion hinzu und wählen set a Salesforce Campaign (Salesforce-Kampagne einrichten) aus.

3. Kampagne und Status auswählen

Wählen Sie die Salesforce-Kampagne aus, bei der Sie einen registrieren möchten. Sie können auch den Status des jeweiligen Kontakts in der Kampagne festlegen. Speichern Sie die Aktion.

Hinweis: Sie können Kontakte nur bei aktiven Salesforce-Kampagnen registrieren.

4. Workflow aktivieren

Stellen Sie den Aktivierungsstatus in der Workflow-Übersicht oben links auf ON (EIN) ein, um Ihren Workflow zu aktivieren.

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