Gestiona las licencias de tu cuenta de HubSpot (lanzamiento limitado a la región nórdica)

Las licencias controlan a qué herramientas de HubSpot pueden acceder los usuarios en tu cuenta de HubSpot. Asignar el tipo de licencia adecuado garantiza que cada miembro del equipo disponga de las herramientas que necesita en función de su función.

Por ejemplo, puede asignar una licencia de solo lectura a un ejecutivo que necesite visibilidad de informes y una licencia de Front Office a un representante de ventas que trabaje directamente con contactos y negocios.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• Para crear y editar usuarios, debe tener permisos de Añadir y editar usuarios .
• Para añadir, eliminar y asignar licencias, debe ser superadministrador o tener permisos para modificar la facturación y cambiar el nombre del contrato .

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Las licencias asignadas actualmente a los usuarios no pueden eliminarse de la suscripción, pero pueden reasignarse a otros usuarios.
• Al eliminar licencias, los ajustes de facturación entran en vigor al inicio del siguiente periodo de suscripción.
• Si añade varios usuarios en una importación CSV, puede importar hasta 100 usuarios por archivo.

Tipos de licencia

Hay cinco tipos de licencias, y cada tipo ofrece distintos niveles de acceso a los usuarios.

• Licencia principal: ofrece a tus usuarios acceso a las funciones y herramientas principales de la plataforma de clientes disponibles en tu edición de HubSpot, así como a Breeze Assistant, enriquecimiento de datos, Smart CRM y llamadas. Las licencias principales se recomiendan para funciones que se ocupan de:

• Operaciones de Marketing
• Revenue Operations
• Gestión de datos

• Asiento Front Office: ofrece a los usuarios acceso a espacios de trabajo y herramientas específicos, además del acceso a la licencia principal. Está diseñado para ofrecer a los usuarios que están de cara al cliente acceso a funciones como el espacio de ventas, las secuencias, el centro de ayuda y el espacio de gestión del éxito del cliente. Las licencias de Front Office están destinadas a funciones como:

• Comerciales
• Customer Success Managers
• Agentes de apoyo

• Licencia de solo lectura: permite a los usuarios ver los datos de tu cuenta de HubSpot, pero no pueden realizar ningún cambio en los datos ni en la cuenta de HubSpot.

• Partner Seat: una licencia de partner gratuita que permite a los Solutions Partner de HubSpot y a los empleados del proveedor acceder a todas las funciones de la cuenta del cliente.

• Asiento de desarrollador: una licencia gratuita que proporciona acceso únicamente a la Plataforma de desarrollador.

Crear un nuevo usuario y asignarle una licencia

Para que tu equipo tenga acceso a HubSpot, añádelos como usuarios en tu cuenta. Durante el proceso de configuración, asigna a cada usuario una licencia en función del nivel de acceso que necesite a las herramientas de HubSpot.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Añadir usuarios > Crear nuevo.
4. Añada usuarios utilizando uno de los siguientes métodos:
• Dirección de correo electrónico: introduzca las direcciones de correo electrónico de los usuarios en el campo Dirección(es) de correo electrónico . Separe varios correos electrónicos con una coma o un espacio.

• • Archivo CSV: haga clic en Importar CSV para importar un archivo CSV que contenga una columna Correo electrónico.

5. Haz clic en Siguiente.
6. En la página Configurar niveles de acceso de usuario , en la sección Asignar una licencia , haz clic en el menú desplegable Asignación de licencia y selecciona un tipo de licencia para el usuario que estás añadiendo a la cuenta de HubSpot.
7. Haga clic para ampliar la sección Elegir cómo configurar el acceso y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

• • Usar permisos de licencias: los usuarios tendrán permisos predeterminados según la licencia que selecciones.
  • Utilizar conjuntos de permisos personalizados: proporcione a los usuarios un conjunto de permisos personalizados existentes o acceso de superadministrador.
  • Comience con una plantilla: seleccione un conjunto de permisos por defecto basado en la función del puesto.
  • Empezar de cero: personalizar los permisos individualmente.

8. Haga clic para ampliar la sección Elegir permisos . Active y desactive los permisos según sea necesario. Obtén más información sobre a qué da acceso cada permiso en la guía de permisos de usuario de HubSpot.
9. Haz clic en Siguiente.
10. Revise el acceso de los usuarios y la asignación de licencias para completar el proceso de configuración de usuarios.
11. Haga clic en Crear usuario.

Al nuevo usuario se le enviará el correo de bienvenida, donde podrá establecer su contraseña e iniciar sesión. Si el nuevo usuario no recibe un correo electrónico de bienvenida en cinco minutos, consulte estos pasos para solucionar el problema.

Una vez que se ha agregado un usuario a una cuenta y ha configurado su contraseña, es elegible para recibir notificaciones, como las notificaciones de asignación de lead. El usuario puede gestionar sus notificaciones iniciando sesión. Después de iniciar sesión, el usuario también puede configurar su perfil.

Asignar, eliminar y cambiar licencias a un usuario existente

Si el rol de un miembro del equipo ha cambiado, puedes asignar, eliminar o cambiar su licencia en HubSpot.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la pestaña Usuarios , sitúe el cursor sobre el usuario, haga clic en Acciones y seleccione Cambiar licencia.

4. Haga clic en el menú desplegable Asiento y seleccione un nuevo tipo de asiento para el usuario.
5. Para eliminar una licencia de un usuario, haga clic en x junto a la licencia.
6. Haz clic en Guardar.

Añade o elimina licencias de tu suscripción a HubSpot

Los usuarios con permisos para Modificar la facturación y cambiar el nombre en el contrato pueden ajustar el número de licencias de su suscripción de HubSpot.

Por ejemplo, si has desasignado una licencia a un usuario y ya no la necesitas, puedes eliminar la licencia desasignada de tu suscripción de HubSpot. Una vez eliminada una licencia, la facturación se ajustará al inicio del siguiente periodo de suscripción. Las licencias asignadas actualmente a los usuarios no pueden eliminarse de su suscripción.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Asientos .
4. Para añadir una nueva licencia a tu suscripción de HubSpot:

• • Debajo del tipo de licencia, haga clic en Añadir licencias.

• • En la página de compra, utilice las flechas para aumentar el número de licencias.
  • Haga clic en Comprar ahora. A continuación, complete los pasos del pago.

5. Para eliminar una licencia no asignada de tu suscripción a HubSpot:

• • Debajo del tipo de licencia, haga clic en Eliminar licencias no asignadas .

• • En el cuadro de diálogo, seleccione el número de licencias que desea eliminar.
  • Haga clic en Eliminar [#] Licencias.

Una confirmación mostrará el cambio y la fecha de entrada en vigor. Para cancelar una eliminación programada, haga clic en Cancelar esta eliminación.

Nota: la reasignación de licencias antes de la fecha de entrada en vigor de la reducción de categoría anula la eliminación programada.