Configura una cuenta de HubSpot para adoptar las funciones de IA

Antes de empezar a utilizar la HubSpot AI, descubre cómo configurar tu cuenta para sacar el máximo partido a las funciones de inteligencia artificial. Los siguientes pasos describen los procesos y las mejores prácticas para que los administradores adopten las herramientas de IA en HubSpot, desde la configuración inicial y la personalización hasta el uso de las funciones de IA y el seguimiento de su impacto.

Configuración: Activa las funciones de IA y concede acceso a los datos de la cuenta

Para utilizar las funciones básicas de IA en tu cuenta, actívalas en la configuración de IA. Activar estos ajustes para toda la cuenta no consumirá créditos de HubSpot. Los créditos son utilizados por funciones específicas, indicadas por los iconos de créditos de HubSpot que aparecen en tu cuenta. Aprende a mánager los créditos de HubSpot y consulta el Catálogo de productos y servicios de HubSpot & para obtener más información sobre las funciones que utilizan créditos.

Active los siguientes ajustes de IA:

• Dar a los usuarios acceso a herramientas y funciones de IA generativa: permitir a los usuarios generar contenido en toda la cuenta de HubSpot, incluidos los editores de texto (por ejemplo, correos electrónicos de marketing, publicaciones de blog), la bandeja de entrada de conversaciones, correos electrónicos de ventas, plantillas, asistente de Breeze y mucho más.

• Dar a las herramientas y funciones de IA generativaimpulsadas por proveedores de servicios de IA acceso a categorías de datos específicas: una vez activadas las herramientas y funciones de IA generativa, dar acceso a las siguientes fuentes que proporcionan contexto para mejorar los resultados generados por la IA. Esto ayuda a personalizar los resultados en función de los datos exclusivos de su cuenta.

  • Datos de CRM: losdatos deCRM de su cuenta, incluidos contactos, empresas, negocios, tickets, notas y comentarios.

  • Datos de conversaciones conclientes: datos de interacciones con clientes, incluidas transcripciones de llamadas, grabaciones de llamadas, correos electrónicos y chats.

  • Datos de expedientes: expedientes y documentos públicos almacenados en las herramientas de expedientes y documentos.
    

• Dar acceso a los usuarios a Breeze Assistant: permite a todos los usuarios utilizar Breeze Assistant, un asistente de IA conversacional disponible en toda tu cuenta de HubSpot para ayudar con las tareas y generar contenido. El acceso al asistente de Breeze está activado por defecto. Para restringir el acceso a determinados usuarios, gestiona el acceso individual en los permisos de usuario.

Por ejemplo, Sprocket Supply Co. es una empresa de comercio electrónico de material de oficina que lanza una nueva línea de muebles. Al activar estas opciones, se configuran las herramientas básicas de IA de HubSpot AI para ayudar a los usuarios de Sprocket Supply Co. en su trabajo de cara al lanzamiento.

Cuando estés listo para utilizar más herramientas, colócalas en su propio espacio.

Control de acceso: configurar permisos para las herramientas de IA

Una vez activada la configuración de IA para toda la cuenta, gestiona cómo pueden acceder los usuarios a la IA mediante la configuración de permisos de usuario y el acceso específico a cada función. Se recomienda permitir el acceso al asistente de Breeze, ya que puede ayudarte con las tareas diarias sin necesidad de utilizar créditos de HubSpot. Los agentes y asistentes deben limitarse a usuarios específicos para evitar cambios involuntarios en los procesos o el consumo de créditos de HubSpot .

Gestionar el acceso de los usuarios a Breeze Assistant

Elacceso al asistente de Breeze está activado por defecto. Esto significa que todos los usuarios tienen acceso al chat con el asistente de Breeze. Para gestionar el acceso individual (por ejemplo, eliminar el acceso de determinados usuarios), actualiza el permiso del asistente de Breeze para determinados usuarios o equipos.

Para las funciones del asistente de Breeze insertadas en otras herramientas, los usuarios también deben tener permisos para esa herramienta. Por ejemplo, para generar contenido en una entrada de blog, un usuario debe tener permisos para utilizar el asistente de Breeze y para editar entradas de blog.

Gestionar el acceso de los usuarios a funciones, proyectos y agentes específicos

Los proyectos y los agentes te ayudan a realizar o automatizar tareas y procesos en tu cuenta de HubSpot. A diferencia del asistente de Breeze predeterminado, otros proyectos y agentes están destinados a casos prácticos específicos (por ejemplo, redactar correos electrónicos de captación de clientes potenciales o gestionar tickets de asistencia) y pueden utilizar créditos de HubSpot. Por esta razón, se recomienda limitar el acceso sólo a los equipos que lo necesiten.

Puedes personalizar los permisos de los usuarios y la configuración de las funciones para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan crear, editar o utilizar proyectos y agentes.

Funciones con permisos de usuario

Algunas funciones tienen sus propios permisos de usuario. Para gestionarlos, actualice los permisos de usuarios y equipos específicos o edite un permiso en t. Al editar los permisos, introduce «funciones de IA» en la barra de búsqueda del editor de permisos para acceder a todos los permisos relacionados con la IA.

Consejo: Si un permiso utiliza Créditos de HubSpot, significa que las acciones asociadas consumen créditos. Limita qué usuarios tienen permiso para utilizar funciones que consumen créditos de HubSpot hasta que estés seguro de la estrategia de IA de tu cuenta. Puedes actualizar los permisos en cualquier momento si los usuarios necesitan acceso más adelante.

Configuración de acceso para proyectos y agentes

En el caso de los proyectos y los agentes que no cuenten con permisos de usuario, modifica la configuración de acceso para controlar qué usuarios pueden editarlos o utilizarlos (es decir, chatear con los proyectos y realizar acciones de agente).

Accede a la configuración de acceso del proyecto o del agente y selecciona una de las siguientes opciones.

Personalizar: Enséñale a las herramientas de HubSpot AI cómo funciona tu negocio

Aprovecha al máximo el potencial de HubSpot AI adaptándola a tu empresa. La fase de personalización construye su identidad digital, pasando de la automatización básica a una experiencia a medida que comprende el contexto específico de su organización. Esta personalización garantiza que el contenido generado por la IA (por ejemplo, entradas de blog, agentes de servicio al cliente) sea preciso, esté alineado con su negocio y sea coherente en todos sus equipos.

Configure su kit de marca

Su kit de marca es la fuente de referencia fundamental para la identidad visual y verbal de su empresa. En el contexto de la IA, funciona como el manual de instrucciones definitivo que impide que asistentes y agentes generen contenidos genéricos y robotizados. Los kits de marca proporcionan:

• Coherencia visual: centralice sus logotipos, paletas de colores y tipografía para mantener una estética coherente en todas las redes sociales y presentaciones.

• Identidad verbal: formalice la voz de marca y el léxico para proporcionar el contexto necesario que evite que asistentes y agentes generen respuestas genéricas o robóticas.

• Confianza de marca: demuestre excelencia profesional mediante la uniformidad entre plataformas, garantizando que los clientes perciban su organización como fiable y no como desorganizada.

Por ejemplo, Sprocket Supply Co. puede aprovechar estos ajustes para asegurarse de que cada borrador de correo electrónico para sus nuevos productos se adhiere a su contexto técnico. La HubSpot AI puede crear contenidos para redes sociales que incorporen las paletas de colores de la marca y aborden los puntos débiles definidos en los perfiles de los compradores. De este modo se obtiene un borrador básico que requiere una revisión manual mínima para cumplir con las normas de la organización.

Para sacar el máximo partido a su kit de marca, configure lo siguiente:

1. Edite el logotipo, favicono, colores, fuentes y tema de su marca.

2. Configure su contexto de identidad de marca para rastrear el dominio de su sitio web y establezca una voz, un tono, un perfil de cliente ideal, productos e información sobre la competencia a través del contexto del sitio web.

3. Configure la voz de marca para adaptar los contenidos generados o escritos a la voz específica de su marca.

4. Configure su asistente de marca como una medida de control de calidad para verificar que todo el contenido generado por IA sigue siendo coherente con la identidad de su marca.

Complete el perfil de su empresa

El perfil de tu empresa constituye la fuente de referencia para la identidad digital de tu organización en las herramientas de HubSpot AI, ya que especifica exactamente a quién representa, su dominio y el mercado en el que opera.

Configurar estos detalles con precisión establece un marco que evita que la HubSpot AI genere información errónea sobre aspectos fundamentales de tu negocio. Esto proporciona beneficios tales como:

• Integridad de branding: centralice el nombre y dominio de su empresa para garantizar que los contenidos generados por IA y las comunicaciones con los clientes reflejen de forma coherente su identidad profesional aprobada.

• Precisión contextual: define tu sector para proporcionar a las herramientas de HubSpot AI la lógica necesaria para la navegación; establecer este punto de partida garantiza que las interacciones con los clientes se adapten a tu sector específico, en lugar de basarse en información genérica.

Obtenga más información sobre cómo editar el perfil de su empresa en la configuración de AI.

Proporcione detalles sobre sus clientes y el proceso de venta

Añada información sobre sus clientes, compradores y procesos de ventas para dar a las herramientas de IA el contexto necesario para ayudar a una ejecución de ventas coherente. Esta información ayuda a las herramientas de HubSpot AI a personalizar los resultados y las recomendaciones para una amplia variedad de compradores y clientes.

Por ejemplo, el equipo de ventas de Sprocket Supply Co. se pone en contacto con posibles compradores para su nueva línea de muebles. Con un catálogo de productos definido y perfiles de compra únicos para Ejecutivos y Colaboradores Individuales, los representantes de ventas pueden generar mensajes de correo electrónico dirigidos a las necesidades específicas de cada función e incluir recomendaciones de productos adaptadas.

Ajuste lo siguiente:

1. Crea perfiles de cliente ideal que definan tus mercados objetivo en función del sector, el tamaño, la región y otras características.
2. Define tu oferta de productos y servicios, incluyendo tu propuesta de valor, los problemas que resuelve tu empresa y los productos y servicios específicos disponibles.
3. Crea perfiles de comprador que describan las características de determinados prospectos y expliquen cómo dirigirse a ellos.
4. Crea perfiles de venta que definan el estilo y el tono de comunicación que debe utilizar el contenido de ventas generado por IA con prospectos específicos.

Organizar: Limpiar los datos para mejorar los resultados

Las herramientas de HubSpot AI utilizan los datos de tu CRM para obtener información y generar respuestas. Si tus datos están incompletos o son incoherentes, los resultados de la IA pueden ser inexactos o irrelevantes. Mantener los datos limpios y bien estructurados ayuda a garantizar resultados fiables.

Sigue estas buenas prácticas para mantener una buena higiene de datos en tu cuenta de HubSpot:

• Rellenar y normalizar los valores de propiedad: unos valores de propiedad incompletos o incoherentes pueden dar lugar a respuestas de IA inexactas o genéricas. Establezca reglas de validación de propiedades para aplicar un formato coherente a los valores de las propiedades, marque las propiedades importantes como obligatorias al crear registros y archive las propiedades con bajos índices de cumplimentación. 
• Identificar y fusionar registros duplicados: si existen varios registros para un mismo objeto (por ejemplo, dos registros de empresa en HubSpot), las herramientas de HubSpot AI podrían hacer referencia a información obsoleta, contradictoria o incompleta. Utiliza la herramienta de gestión de duplicados para localizar los duplicados yfusionarlos , con el fin de mantener una única fuente de referencia.
• Recopila datos que faltan o que no están estructurados: las herramientas de HubSpot AI analizan datos no estructurados, como correos electrónicos y transcripciones de llamadas. Asegúrate de que los equipos registran sus conversaciones con los clientes en HubSpot, incluido el envío o registro de correos electrónicos en HubSpot y la grabación de llamadas. Utilice un lenguaje claro y descriptivo al redactar las líneas de asunto de los correos electrónicos y los títulos de las actividades.

Para obtener una visión general de la calidad de los datos de su cuenta y los próximos pasos recomendados, aprenda a utilizar las herramientas de calidad de los datos.

Añada contexto: Conectar documentación y fuentes externas

En combinación con un contexto personalizado y un CRM bien organizado, la documentación y los datos externos proporcionan a las herramientas de IA de HubSpot una visión completa de cómo funcionan tu empresa y sus empleados.

Conectar archivos y contenidos escritos

Un contexto preciso y bien estructurado es fundamental para la calidad de los resultados generados por la IA. En el caso de los proyectos y los agentes, como el asistente del formador de ventas, el contexto sobre los procesos y las normas de tu empresa ayuda a ofrecer recomendaciones personalizadas a los usuarios de la cuenta. Para los agentes de cara al cliente, como el agente de clientes, el contexto sobre sus productos, servicios y políticas ayuda a proporcionar respuestas precisas a los clientes.

Al personalizar las funciones de IA, como asistentes y agentes, conecte fuentes como archivos, artículos de la base de conocimientos, entradas de blog y landing pages o páginas web. Obtenga más información sobre las mejores prácticas a la hora de redactar contenidos para herramientas de IA:

• Optimizar los contenidos para los motores de IA

• Preparar contenidos para el agente de clientes

• Buenas prácticas para las fuentes de contenido de los agentes

Conectar datos externos

Para que los asistentes y agentes puedan acceder a los datos de aplicaciones de terceros, conecta aplicaciones de HubSpot Marketplace. Por ejemplo, añade Google Calendar para conectar los datos de tu calendario, Zoom para conectar las grabaciones de reuniones de Zoom o Asana para conectar tus tareas. También puedes utilizar conectores de IA, como el conector HubSpot Gemini, para permitir que otros modelos de IA accedan a tus datos de HubSpot.

Al conectar tus herramientas y fuentes de datos con HubSpot, se proporciona todo el contexto relevante para obtener resultados personalizados gracias a HubSpot AI. Revisa las aplicaciones disponibles y sus capacidades en el Marketplace de HubSpot.

Aplicar: Utiliza las funciones de HubSpot AI

Una vez que hayas activado las funciones de IA y configurado los datos y el contexto para respaldarlas, comienza a utilizar las funciones de IA personalizadas para tu empresa y tu cuenta de HubSpot.

Por ejemplo, la siguiente tabla relaciona las características de la IA con las metas comunes. 

Supervisar: Probar y mejorar las herramientas y procesos de IA

Aunque las recomendaciones anteriores te preparan para adoptar funciones de IA en HubSpot, debes realizar un seguimiento de los resultados e iterar con el tiempo para seguir mejorando tus resultados de IA.

Por ejemplo, el equipo de ventas de Sprocket Supply Co. utiliza el asistente de Breeze para preparar las llamadas. El mánager de ventas controla el tiempo dedicado a la preparación de llamadas y la confianza de los representantes en las respuestas del asistente de Breeze. Para la mayoría de los representantes, el tiempo dedicado a la preparación ha disminuido y las respuestas son precisas, lo que constituye un indicador positivo de la adopción de la herramienta. Para algunos representantes, las respuestas son demasiado generales. El mánager de ventas debe recomendar que estos representantes de ventas graben sus llamadas en HubSpot para proporcionar al asistente un contexto personalizado sobre sus estrategias de llamadas.

Para obtener más orientación sobre la implementación de funciones de IA y la mejora del rendimiento de la IA, consulte los siguientes artículos:

• Mejorar la visibilidad de la marca AI 
• Asistencia 24/7 para la expansión

Recursos adicionales

Para obtener más información sobre cómo incorporar la IA a tus procesos y utilizar las funciones de HubSpot AI, consulta los siguientes recursos:

• Todos los cursos y certificaciones de HubSpot Academy Breeze

  • Curso: Construir una organización líder en IA

  • Lección: Evaluación de la madurez de la IA

  • Lección: Las tres primeras herramientas para preparar la IA

• Biblioteca «Breeze» de la Comunidad de HubSpot
• Biblioteca de recursos de HubSpot AI

Glosario

• Breeze Assistant: un asistente de IA que ayuda a los usuarios en HubSpot, utilizando el contexto de la cuenta para ofrecer recomendaciones y perspectivas relevantes. Breeze Assistant puede utilizarse para diversas tareas, como refinar o generar contenidos, preparar reuniones y resumir datos.
• Agentes: agentes de IA que ayudan a automatizar las tareas en HubSpot. Utiliza los agentes predefinidos del Marketplace o personaliza los agentes en el generador de agentes.
  
• Generador de agentes: un espacio de trabajo para gestionar y personalizar los agentes.
• Proyectos: experiencias de IA configurables creadas en el asistente de Breeze para ayudar en tareas o procesos específicos. Siguen instrucciones, herramientas y conocimientos establecidos por los administradores y se pueden ver dentro de Breeze Assistant u otras áreas soportadas por HubSpot....