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Desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets y productos

Última actualización: agosto 15, 2019

HubSpot tiene algunos métodos para eliminar automáticamente la duplicación de tus registros de contactos, empresas, negocios, tickets y productos. Si eres usuario en una cuenta Pro o Enterprise, también puedes usar la herramienta de administración de duplicados para eliminar la duplicación de contactos y empresas.

Desduplicar en HubSpot

Hay algunas maneras en que HubSpot desduplica automáticamente objetos para mantener la limpieza de tu cuenta.

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot primero mira la ficha de usuario de un contacto para ver si debe combinar con un contacto existente. La ficha de usuario es la cookie de hubspotk que almacena HubSpot en el navegador de un visitante cuando ven una página que incluye tu código de seguimiento de HubSpot.

Ten en cuenta: si activaste las funciones de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

Si un visitante envía un formulario en un navegador web, otro visitante envía un formulario usando el mismo navegador en el mismo equipo, estos contactos se fusionarán juntos. La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador. Esto ocurrirá solamente si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe como un contacto en HubSpot.

Puedes desactivar el seguimiento de cookies en tu formulario si deseas que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto. Esto puede ser útil en casos de uso específicos, como recopilar datos de contacto en una feria comercial en un único dispositivo.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto a través de importación, envío de formularios o API, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico. Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente.

Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluyen cualquier dirección de correo electrónico ya asociada con contactos existentes en tu cuenta, la información importada se agregará al registro de contacto existente.

Desduplicar empresas por dominio de empresa

Cuando se agrega una nueva empresa a través de importación, HubSpot analiza el valor de propiedad de nombre de dominio de la empresa para desduplicar las empresas. Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta, la nueva información de la empresa se agregará al registro de empresa existente.

Si no incluyes esta propiedad en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.

Nota: los duplicados de las empresas agregadas mediante la API ne se eliminarán por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets de asistencia técnica o productos por ID de objeto

Cuando se agrega un nuevo contacto, empresa, negocio o ticket de asistencia técnica a través de importación, puedes usar un ID de objeto único para hacer coincidir estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de objecto se puede usar para desduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

search-by-object-id

Para obtener el ID de contacto, ID de empresa, ID de negocio o ID de Ticket de asistencia técnica, primero debes exportar tus registros. Cuando recibes tu archivo de exportación, el ID de registro correspondiente se incluirá en la columna 1.

view-file

Incluye la columna de ID de contacto, ID de empresa, ID del negocio o ID de Ticket de asistencia técnica en tu archivo cuando importes tus registros en HubSpot. Durante el proceso de importación, haz clic en la casilla de comprobación Actualizar [registros] existente usando "ID de objeto" exportado desde HubSpot cuando elijas tu archivo.

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Ten en cuenta: si incluyes la columna ID de objeto en tu archivo, las filas que no tienen un valor para el ID de registro no se importarán durante el proceso de importación. Los contactos importados con el ID de contacto no actualizarán la propiedad de Correo electrónico. Las empresas importadas con el ID de la empresa no actualizarán la propiedad de Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar contactos y empresas con la herramienta de administración duplicada de HubSpot (solo Pro y Enterprise)

Los usuarios con permisos de administrador y editar acceso para contactos y empresas pueden eliminar la duplicación de contactos y empresas en su cuenta usando la herramienta de administración de duplicados. La herramienta de administración de duplicados identifica duplicados comparando dos nombres, direcciones de correo electrónico, países de IP, números de teléfono, códigos postales y nombres de empresas. HubSpot muestra hasta 2.000 de los duplicados más probables y actualizará estos resultados cada varias semanas.

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.manage-duplicate-contacts

Se te dirigirá a una lista de pares de contactos duplicados o empresas para tu revisión. Puedes elegir combinar dos registros duplicados o descartar el par si no son iguales.

Ten en cuenta: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Deberás eliminar la relación matriz-filial para poder combinarlas. 

  • Para combinar dos contactos o empresas duplicados:
    • Haz clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.review-duplicate-record
    • En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre cómo combinar contactos o empresas en HubSpot.
  • Si los dos registros no se duplican, haz clic en Descartar.

Ten en cuenta: combinar dos duplicados puede activar un workflow si las propiedades actualizadas recientemente coinciden con cualquiera de los activadores de workflows.