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Aprobar y firmar cotizaciones

Última actualización: mayo 29, 2019

Requisitos

Sales Hub  Enterprise

Automatiza tu proceso de aprobación de cotizaciones para enviar cambios solicitados a tus representantes de ventas o solicitar aprobación de un mánager de ventas antes de enviar una cotización a un contacto.

Al configurar tu cotización, puedes solicitar una firma electrónica para validar tu cotización. Ambos contactos y usuarios seleccionados como contrarios deben firmar la cotización.  

Aprobar cotizaciones (BETA)

Los gerentes de ventas pueden querer revisar los términos de una cotización o aprobar la tasa de descuento antes de enviarla a un prospecto. Activa la configuración de aprobación de cotizaciones para solicitar la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con tus prospectos. Esta característica actualmente está en versión beta.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En la barra lateral izquierda del menú, navega a Ventas > Productos y cotizaciones.
  • Haz clic en la pestaña Cotizaciones.
  • Haz clic para activar el interruptor Requiere aprobación en todas las cotizacionesall-quotes-require-approvals.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario.

Ten en cuenta: solo los usuarios de Sales Hub Enterprise pueden aprobar cotizaciones y solo puede haber un aprobador por cuenta de HubSpot.

  • Haz clic en Establecer aprobador y crear workflows.choose-a-quotes-approver

Cuando actives esta configuración, se agregarán automáticamente a tu cuenta tres workflows activos. Los workflows son:Cuando las cotizaciones requieren aprobación, cuando se solicitan cambios en una cotización y cuando se aprueban las cotizaciones. Todas las tareas y actualizaciones de valor de propiedad relacionadas con la aprobación de una cotización se producirán automáticamente a través de estos workflows. Puedes personalizar aún más cada uno de estos workflows basados en cotizaciones y agregar acciones para que una etapa del negocio se actualice automáticamente cuando se firma una cotización, o enviar una notificación interna a tu equipo cuando se necesite hacer seguimiento a sus contactos.

Una vez que personalices tus workflows basados en cotizaciones de acuerdo con tus preferencias, puedes solicitar cambios o aprobar cotizaciones directamente desde la cotización. Para solicitar cambios o aprobar una cotización:

  • En la sección Cotizaciones en el lado derecho de un registro de negocio, haz clic en Copiar enlace de aprobación
  • En una pestaña de navegador independiente, pega la URL del enlace de aprobación en la barra de búsqueda.  
  • En la parte superior derecha de la cotización, haz clic en Solicitar cambios.
  • En el cuadro de diálogo, ingresa comentarios en el campo de texto y luego haz clic en Solicitar cambios.request-changes-dialog-box
  • Se creará una tarea para que el creador de cotizaciones revise y ejecute acciones.
  • Cuando las ediciones se realicen y la cotización esté lista para ser publicada, navega al enlace de aprobación de cotización. En la parte superior derecha, haz clic en Aprobar y publicar. quotes-approve-and-publish
  • Al creador de cotizaciones se le notificará que la cotización se aprobó para que puedan comenzar a compartir la cotización con sus contactos. 

Cotizaciones de firma electrónica 

Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. Las firmas electrónicas son válidas y legales en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas.

La función de firma electrónica de HubSpot cuenta con la tecnología proporcionada por HelloSign. Los usuarios no necesitan crear una cuenta con HelloSign para usar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones en HubSpot.

Para firmar electrónicamente una cotización, abre el enlace de cotización en tu navegador o accede a la cotización directamente desde el registro del negocio:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre del negocio.
  • En la sección Cotizaciones a la derecha, coloca el cursor sobre la cotización para firmar, luego haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Refrendar.countersign-quote
  • En la parte inferior de la cotización, haz clic en signature Firma.click-sign-on-quote
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Verificar junto a tu dirección de correo electrónico.verify-email-dialog-box
  • Se enviará un correo de verificación a tu bandeja de entrada.Inicia sesión en tu cuenta de correo electrónico y busca el correo electrónico de verificación, luego haz clic en Verificar y firmas.verify-and-sign-quote
  • En la parte inferior de la cotización, haz clic en el campo de firma junto a tu nombre o haz clic en Comenzar en la esquina superior derecha y haz clic en el campo de firma.
  • En el cuadro de diálogo, crea tu firma, luego haz clic en Insertar.sign-quote-with-hello-sign
  • Haz clic en Continuar.
  • Revisa los términos del acuerdo y luego haz clic en Acepto.
  • Haz clic en Cerrar.

Para ver si el prospecto firmó la cotización, navega a la tarjeta Cotizaciones en el registro del negocio. Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Ver firmas para ver quién aún debe firmar. Una vez que se firma la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Descargar para descargar e imprimir una copia de la cotización firmada. 

Ten en cuenta: cada usuario puede usar 30 firmas electrónicas por mes en su cuenta de HubSpot. Cada firma individual cuenta para este límite; esto incluye las cotizaciones con variasfirmas.