Aprobar cotizaciones

Los jefes de ventas pueden querer revisar un presupuesto de antes de enviarlo a un posible cliente. Automatiza tu proceso de aprobación de cotizaciones para enviar rápidamente los cambios solicitados a tus representantes de ventas antes de aprobar la cotización para tus contactos.

Requiere aprobación en todas las cotizaciones

Cualquiera que tenga asignada una Licencia Sales Hub Enterprise pagada puede Habilitar la configuración de aprobación de cotizaciones para requerir la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con tus Prospectos. Activar esta opción agrega a tu cuenta tres workflows activos basados en cotizaciones:

• Cuando las cotizaciones requieren aprobación
• Cuando se solicitan cambios en una cotización
• Cuando las cotizaciones se aprueban

Estos tres workflows crearán tareas y actualizarán valores de propiedad cuando se actualiza la propiedad Estado de aprobación de cotización. Todas las tareas y actualizaciones de valor de propiedad relacionadas con la aprobación de una cotización se producirán automáticamente a través de estos workflows.

Por favor, ten en cuenta: a partir del 25 de agosto de 2023, si desciendes una Licencia de pago en tu cuenta después de agosto de 2023, se eliminarán estos tres workflow. Todas las cotizaciones asociadas en estado pendiente de aprobación volverán al estado borrador una vez eliminadas los workflows.

Puedes personalizar aún más cada uno de estos workflows basados en presupuestos y añadir acciones, como actualizar las etapas del negocio cuando se firma un presupuesto.

Para agregar workflows de aprobación de cotización a tu cuenta:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Cotizaciones.

Haz clic para activar el interruptor Requerir aprobaciones en todos los presupuestos .

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario.

Por favor, ten en cuenta que: sólo puedes seleccionar usuarios con una asignada Sales Hub Enterprise plaza como Aprobador de cotizaciones, y el usuario seleccionado debe tener también Editar acceso para las cotizaciones.

• Clic en Establecer Aprobador y Crear workflows.

Puedes acceder a los workflows y editarlos desde la herramienta workflows. Si se desactiva el workflow Cuando los presupuestos requieren aprobación , los usuarios podrán publicar presupuestos sin aprobación. Se recomienda ajustar los permisos del workflow para los usuarios si tienes dudas al respecto.

Solicitar cambios o aprobar una cotización

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Cualquier presupuesto que esté pendiente de aprobación aparecerá con el estado Pendiente de aprobación. Pasa el ratón por encima de la cita y haz clic en Acciones > Copiar enlace de aprobación. 
• En otra pestaña del navegador, pega la URL del enlace de aprobación en la barra de direcciones.
• Si no es necesario editar nada, haz clic en Aprobar y publicar en la parte superior derecha.
• Para solicitar cambios en la cotización, haz clic en Solicitar cambios.

• • En el cuadro de diálogo, introduce comentarios en el campo Notas y luego haz clic en Solicitar cambios.
  • Se creará una tarea para que quien creó la cotización la revise y actúe. El creador del presupuesto debe navegar a la página de índice de presupuestos , pasar el ratón por encima del presupuesto y hacer clic en Acciones > Editar para realizar los cambios necesarios.
  • Cuando se hayan realizado las modificaciones y la cotización esté lista para publicarse, vuelve a la URL del enlace de aprobación de la cotización. En la parte superior derecha, haz clic en Aprobar y publicar.
• Al creador de la cotización se le notificará que la cotización fue aprobada. Luego pueden compartir la cita con sus contactos.

Nota: si necesitas hacer cambios en el presupuesto aprobado, debes recuperar y editar el presupuesto. Aprende a recuperar y editar un presupuesto publicado.