Meetings

¿Cómo incluyo a los miembros de mi equipo en reuniones con HubSpot Sales?

Última actualización: February 13, 2018

Requisitos

Sales Hub Starter, Professional, Enterprise

Con la herramienta Reuniones de HubSpot Sales, puedes crear y compartir enlaces a reuniones para permitir que tus prospectos programen una reunión contigo según tu disponibilidad. 

Sin embargo, a veces es necesario incluir a otros miembros del equipo en las reuniones y puede ser difícil coordinar varios calendarios para que el proceso de ventas fluya. Tu organización también puede usar un proceso de asignación de oportunidades de venta de tipo "round robin", de manera que tus prospectos puedan elegir el mejor horario para ellos y hablar con cualquier miembro del equipo que esté disponible. 

Reuniones de disponibilidad del grupo

Las reuniones de disponibilidad del grupo te permiten incluir a varios miembros de tu equipo y mostrar la disponibilidad superpuesta de todos los participantes. Para crear una reunión de disponibilidad del grupo:

  • En tu cuenta de HubSpot Sales Starter o Pro, navega a Herramientas de Ventas Reuniones.
  • Arriba a la derecha, haz clic en Crear Enlace de Reunión y selecciona Equipo del menú desplegable.
  • Haz clic en Disponibilidad del Grupo.
  • Haz clic en el menú desplegable Miembros del Equipo y desplázate hasta encontrar al miembro del equipo que quieres agregar a la reunión (o comienza a escribir el nombre para buscarlo); luego, haz clic en su nombre para agregarlo al enlace de la reunión. Tus prospectos podrán elegir cualquier horario en que esté disponible uno de los miembros del equipo seleccionado. 

Nota: Para que aparezca en este menú desplegable, el miembro de tu equipo debe ser usuario de HubSpot Sales Starter o Pro y tener un calendario conectado

  • Haz clic en Siguiente.
  • En la pantalla siguiente, edita la descripción junto a tu foto para cambiar lo que aparecerá cuando un prospecto programe una reunión (Buscar una hora para reunirte con el equipo de HubSpot, Programar una reunión con el equipo de producto, etc.). Asigna un nombre a la reunión y establece la duración. También puedes agregar detalles de la ubicación, un asunto y una descripción para la invitación.
  • Una vez que hayas configurado estas opciones, haz clic en Siguiente.
  • En la pantalla siguiente, configura la disponibilidad del grupo. Haz clic y arrastra para extender o reducir la disponibilidad de tu equipo en cualquier fecha específica. HubSpot Sales comprobará automáticamente esta disponibilidad personalizada con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y marcará los horarios ocupados. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios. Obtén más información acerca de cómo funciona la disponibilidad de las reuniones aquí.
  • Tras configurar tu disponibilidad para la reunión, haz clic en Siguiente
  • En la pantalla siguiente, puedes personalizar las preguntas de tu formulario y la configuración avanzada. Haz clic en Guardar Cambios. Obtén más información acerca de cómo establecer la configuración de tus reuniones aquí.

Has creado el enlace de tu reunión de equipo. Copia y comparte el enlace con los prospectos para que puedan programar una reunión con tu equipo. 

Cuando un prospecto haga clic en el enlace de la reunión, verá los intervalos de tiempo que son convenientes para ti y otros miembros del equipo que hayas seleccionado. Puede seleccionar un horario y agregar sus detalles para programar una reunión. El creador de la reunión recibirá una notificación y la reunión aparecerá en los calendarios de todos los participantes.

Reuniones de disponibilidad de round robin

Las reuniones de disponibilidad rotatorias, también llamadas de round robin, facilitan la programación cuando no hay un representante de ventas designado y muestran la disponibilidad combinada de todo el equipo. Los prospectos pueden programar una reunión con el representante de ventas según su disponibilidad. Para crear una reunión de disponibilidad de round robin:

  • En tu cuenta de HubSpot Sales Starter o Pro, navega a Herramientas de Ventas Reuniones.
  • Arriba a la derecha, haz clic en Crear Enlace de Reunión y selecciona Equipo del menú desplegable.

  • Haz clic en Disponibilidad de Round Robin.
  • Haz clic en el menú desplegable Miembros del Equipo y desplázate hasta encontrar al miembro del equipo que quieres agregar a la reunión (o comienza a escribir el nombre para buscarlo); luego haz clic en su nombre para agregarlo al enlace de la reunión. Tus prospectos podrán elegir cualquier horario en que esté disponible uno de los miembros del equipo seleccionado. 

Nota: Para que aparezca en este menú desplegable, el miembro de tu equipo debe ser usuario de HubSpot Sales Starter o Pro y tener un calendario conectado

  • También puedes seleccionar la opción Si el contacto tiene propietario, mostrar el calendario del propietario. Con esta opción seleccionada, si un contacto existente en tu base de datos tiene un propietario de una oportunidad de venta y programa una reunión usando este enlace, se mostrará la página de reserva de su propietario.
  • Si el contacto tiene propietario y este es usuario de HubSpot Sales Starter o Pro con reuniones programadas, es parte de este enlace de round robin y no tiene disponibilidad, el contacto no verá ninguna disponibilidad y se le dará la opción de enviar un correo electrónico a su propietario.
  • Si el contacto tiene propietario, pero este no es usuario de HubSpot Sales Starter o Pro con reuniones programadas o no es parte de este enlace de round robin, el enlace funcionará de manera habitual y mostrará la disponibilidad de todos los usuarios.
  • Si varios usuarios en el enlace de reunión tienen disponibilidad durante el horario en que un contacto programa una reunión y la opción Si el contacto tiene propietario, mostrar el calendario del propietario está seleccionada, se seleccionará al azar un usuario para la reunión.
  • Haz clic en Siguiente.
  • En la pantalla siguiente, edita la descripción junto a tu foto para cambiar lo que aparecerá cuando un prospecto programe una reunión (Buscar una hora para reunirte con el equipo de HubSpot, Programar una reunión con el equipo de producto, etc.). Agrega un nombre a la reunión y establece la duración. También puedes agregar detalles de la ubicación, un asunto y una descripción para la invitación.
  • Una vez que hayas configurado estas opciones, haz clic en Siguiente.
  • En la pantalla siguiente, configura la disponibilidad de round robin. Haz clic y arrastra para extender o reducir la disponibilidad de tu equipo en cualquier fecha específica. Haz clic en el símbolo de páginas en la parte inferior de un bloque de tiempo para copiar el intervalo a otro día de la semana. HubSpot Sales comprobará automáticamente esta disponibilidad personalizada con los calendarios de los miembros del equipo seleccionados y marcará los horarios en que ninguno de estos esté disponible. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.

  • En la pantalla siguiente, puedes personalizar las preguntas de tu formulario y la configuración avanzada. Haz clic en Guardar cambios al finalizar. Obtén más información acerca de cómo establecer la configuración de tus reuniones aquí.

  • Has creado el enlace de tu reunión de equipo. Copia y comparte el enlace con los prospectos para que puedan programar una reunión con un miembro de tu equipo. 

Cuando un prospecto haga clic en el enlace de la reunión, verá intervalos de tiempo que son convenientes para cualquier miembro del equipo seleccionado. Puede seleccionar el horario más conveniente para él y agregar sus detalles para programar una reunión. El creador de la reunión recibirá una notificación y la reunión aparecerá en el calendario del miembro del equipo que esté disponible en el horario seleccionado.