Messages

Cómo configurar la herramienta Mensajes de HubSpot Sales

Última actualización: November 2, 2017

Requisitos

Marketing: N/A
Ventas: Starter

La herramienta Mensajes está disponible para usuarios de HubSpot Sales Pro para ayudar a los visitantes de tu sitio web a conectar directamente con tu equipo de ventas a través de un chat en directo en tu sitio web. Incrusta mensajes en tu sitio web para que los visitantes puedan hacer preguntas sobre tus servicios de una manera fácil y rápida. De este modo, podrás captar oportunidades de venta calificadas casi sin esfuerzo.


Configuración del equipo

En primer lugar, debes configurar las opciones que se aplicarán al widget de mensajes para todos los miembros del equipo. 

  • En la cuenta de HubSpot Sales, dirígete a Herramientas de Ventas > Mensajes
  • Haz clic en Configuración.
  • Sigue las instrucciones que aparecen a continuación para explorar las secciones de configuración del Equipo

Aspecto

  • Primero, selecciona Aspecto en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Decide cómo quieres que se vea el widget de mensajes en tu sitio web: 
    • Elige el estilo del widget cerrado (una imagen o un simple ícono de una burbuja de chat). Esto es lo que verán los visitantes y lo que deberán seleccionar si quieren comenzar a chatear contigo.
    • Selecciona uno de los colores predeterminados o introduce un valor hexadecimal personalizado que se adapte mejor al estilo de tu marca. 
  • Si quieres obtener una vista previa de tus selecciones, alterna las pestañas Abierto y Cerrado que aparecen a la derecha.
  • Haz clic en Guardar Cambios

Asignación de mensajes

  • A continuación, selecciona Asignación de mensajes en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Establece si quieres activar la configuración Enviar al Propietario o no.
    • Si la activas, los mensajes se enviarán a los propietarios de los contactos conocidos si están online, se enviarán por correo electrónico si los propietarios están offline o se enviarán a cualquier miembro del equipo que esté en línea si el visitante no es conocido. 
    • Si no activas estas opción, los chats nuevos se asignarán de manera aleatoria a cualquier representante que esté online en ese momento.
  • Usa este menú desplegable para configurar un usuario como Alternativa Offline. Este usuario recibirá mensajes por correo electrónico si no hay ningún miembro del equipo online cuando un visitante envía un mensaje.


  • Haz clic en Guardar Cambios

Instalar fragmento del código de seguimiento

Ten en cuenta que puedes omitir este paso si usas páginas de HubSpot o si ya tienes instalado el código de seguimiento de HubSpot en tu página externa.

  • A continuación, selecciona Instalar fragmento de código en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Aquí verás el código de seguimiento de HubSpot que debes agregar a tu sitio web para que la característica de mensajes funcione correctamente. Haz clic en Copiar para copiar el código de seguimiento al portapapeles y sigue las instrucciones que aparecen aquí para instalar tu código de seguimiento. Si prefieres enviar el código de incrustación a otro miembro de tu equipo para que lo implemente, introduce la dirección de correo electrónico de esa persona y haz clic en Enviar.

Mensajes offline

  • A continuación, haz clic en Mensajes Offline en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Personaliza el mensaje que verán los visitantes en el caso de que no haya ningún miembro conectado. Puedes obtener una vista previa de cómo aparecerá este mensaje en tu widget de la derecha. 
  • Haz clic en Guardar Cambios

Configuración personal

También puedes realizar algunos ajustes personales para los mensajes. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  • En la cuenta de HubSpot Sales, ve a Herramientas de Ventas > Mensajes
  • Haz clic en Configuración
  • Sigue las instrucciones que aparecen a continuación para explorar las secciones de configuración Personal.

Mi perfil

  • Haz clic en Mi perfil en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Aquí puedes establecer la información que los visitantes verán en el widget cuando hablen contigo:
    • Agrega una foto y aparecerá en el widget de mensajes cuando los visitantes hablen contigo. Coloca el cursor por el avatar o la imagen existente y haz clic en Agregar foto o Cambiar foto
    • Si lo deseas, puedes cambiar el nombre que aparece haciendo clic en el ícono del lápiz que se encuentra a la derecha de tu nombre. 
    • Agrega tu puesto y una presentación para contarles a los visitantes algunos datos sobre ti. 
    • Si ya has configurado la herramienta Reuniones con HubSpot Sales, puedes incluir tu enlace de reuniones para permitir que los visitantes programen una cita en tu calendario. Alterna el botón que dice Mostrar enlace de reuniones y a continuación selecciona el enlace correspondiente e introduce el texto que quieres que aparezca en el widget del chat.

  • Haz clic en Guardar Cambios.

Notificaciones

  • A continuación, haz clic en Notificaciones en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Aquí puedes determinar cómo quieres recibir las notificaciones para los chats de Mensajes.
    • Sonido: activa esta opción si deseas oír un sonido cada vez que un visitante te envía un mensaje nuevo. 
    • Notificación push del navegador: activa esta opción si deseas ver una notificación de tu navegador web cada vez que un visitante te envía un mensaje. 
    • Notificación en pestaña del navegador: activa esta opción si deseas ver el número de chats nuevos en la pestaña de mensajes en la ventana de tu navegador. 
    • Notificación de mensaje nuevo: activa esta opción si deseas recibir un correo electrónico cada vez que un visitante envíe un mensaje por primera vez iniciando una nueva conversación. 

  • Haz clic en Guardar Cambios

Disponibilidad

  • A continuación, haz clic en Disponibilidad en el menú de la barra lateral izquierda. 
  • Aquí puedes establecer tu disponibilidad online:
    1. Si deseas que tu disponibilidad sea más flexible a lo largo de la semana, selecciona la opción Permitir que los prospectos solo inicien un chat contigo si estás registrado en Mensajes y tu estado es “online”
    2. Si deseas establecer horarios específicos para tu disponibilidad a lo largo de la semana, selecciona la opción Activar o desactivar mensajes según tu programa. Si eliges esta opción, arrastra las horas de un día específico cuando estés disponible para chatear con los visitantes. Puedes seleccionar el ícono Duplicar páginas para copiar el programa de ese día en otros días de la semana. Tu disponibilidad permanecerá igual todas las semanas hasta que decidas cambiarla. Ten en cuenta que, en este momento, la herramienta Mensajes no se integra con tu calendario de Office 365 o Google. Si tienes reuniones o citas programadas durante tus horas online, seguirás apareciendo como conectado.

  • Haz clic en Guardar los Cambios.

Crear mensaje

Una vez que hayas terminado con la configuración de la herramienta Mensajes, puedes comenzar a redactarlos. 

Ten en cuenta que solo los usuarios de HubSpot Sales Pro con acceso de Administrador pueden crear mensajes nuevos.

  • Regresa al Panel de Mensajes. Si aún te encuentras en la sección de Configuración, haz clic en Regresar a Mensajes en la esquina superior izquierda; desde cualquier otro lugar de tu cuenta de HubSpot Sales, dirígete hasta Herramientas de Ventas Mensajes
  • Haz clic en Crear Mensaje en la esquina superior derecha. 
  • Escribe un nombre para el mensaje (p. ej., mensaje de la página de precios). Así es como aparecerá el mensaje en tu Panel de Mensajes en HubSpot. Haz clic en Crear

  • En la página Audiencia Objetivo, haz clic en el menú desplegable Mostrar a: y selecciona los contactos que quieres que vean este mensaje.
    • Todos los visitantes: si seleccionas esta opción, cualquiera que visite las páginas que especifiques podrá ver el widget de mensajes. 
    • Contactos conocidos: esta opción solo mostrará el widget de mensajes a los contactos que HubSpot monitoriza en ese momento. 
    • Visitantes que cumplen con los criterios de una lista inteligente: si tienes una cuenta de HubSpot Marketing BásicoPro o Enterprise y has configurado listas inteligentes, puedes usar esta opción para mostrar el widget de mensajes solo a los contactos que cumplan con los criterios establecidos en una lista inteligente determinada. 
    • Visitantes que cumplen con los criterios de Vista de Sales: puedes usar esta opción para mostrar el widget del mensaje solo a los contactos que cumplen con los criterios de una vista de contactos específica. 
  • A continuación, introduce la URL de la página en la que quieres que aparezca el widget de mensajes. Puedes usar URL con caracteres comodín agregando /* al final de las direcciones para captar todas aquellas que comiencen con tu URL objetivo o haz clic en Agregar otra página web para introducir URL adicionales. Cuando hayas terminado de configurar tu audiencia objetivo y las URL de las páginas web, haz clic en Siguiente.

  • En la página de Mensajes, agrega texto de bienvenida que sea específico para este mensaje y que aparecerá en las páginas web que especifiques. Puedes obtener una vista previa de tu mensaje en la esquina inferior derecha. Cuando hayas terminado de redactar tu mensaje de bienvenida, haz clic en Siguiente.

  • En la página Vista Previa, elige una de las opciones Escritorio, Tablet o Móvil para ver cómo se mostrará tu mensaje en los distintos dispositivos. Cuando termines de configurar tu mensaje, haz clic en Listo.


Usar el Panel del chat

Cuando ya tengas los mensajes configurados y listos en tu sitio web, tus representantes de ventas podrán dirigirse a la herramienta Mensajes y hacer clic en Iniciar chat para comenzar a hablar con los prospectos. 

En ocasiones, podrías ver un número en el botón Iniciar chat. Ese es el número de mensajes sin leer que tienes en cada chat. Por ejemplo, si tienes 3 mensajes sin leer en una conversación con un visitante, verás el número 3 en tu botón de Iniciar chat.

mensajes-iniciar-chat.png

Tus representantes de ventas administrarán sus opciones de mensajes en este panel. Pueden hacer lo siguiente:

  1. Filtrar por chats abiertos o cerrados.
  2. Seleccionar con qué prospecto quieren conversar en todo momento.
  3. Establecer el estado como online u offline.
  4. Conversar con sus prospectos en la ventana de chat principal.

Crear contactos

Cuando comienzas a hablar con un visitante en tu sitio web, puedes solicitar sus datos y luego crear un contacto o asociar al visitante con un contacto existente. Para hacerlo, haz clic en la opción Crear Contacto que se encuentra en la barra lateral derecha de la ventana del chat. 
 
Agrega la dirección de correo electrónico del contacto en el cuadro de diálogo. Si el contacto ya existe con la misma dirección de correo, tendrás la opción de asociar al visitante con ese contacto ya conocido haciendo clic en Asociar Contacto. Si el contacto aún no existe, agrega el nombre y la dirección de correo electrónico del visitante y haz clic en Crear
 

Si un visitante inicia una conversación cuando estás offline, le aparecerá la opción de introducir su dirección de correo electrónico, que luego puedes usar para crear un contacto siguiendo los pasos que acabamos de describir.

Buenas prácticas

Mensajes es una herramienta flexible que se puede usar de distintas maneras. Estas son algunas de las buenas prácticas para aprovechar esta herramienta al máximo:
  • Usa Mensajes principalmente en páginas de precios y productos: las visitas a estas páginas indican que un usuario tiene una clara intención de compra; por lo tanto, son mayores las probabilidades de iniciar conversaciones y programar reuniones en estas páginas.
  • Estimula al visitante a hacer una pregunta: se inician conversaciones con más frecuencia cuando los visitantes entienden que deben usar el widget para hacer una consulta.
  • Crea múltiples mensajes: agregar mensajes diferentes a las distintas páginas de tu sitio es una manera excelente de garantizar que el widget que ve el visitante maximice las respuestas. Cuanto más específico sea el mensaje respecto de la página que ve el visitante, más probabilidades tendrás de que te haga una pregunta. 
Free HubSpot Sales Software Training Learn HubSpot CRM & HubSpot Sales Tools from the experts at HubSpot Academy.