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¿Cómo puedo configurar HubSpot CRM?

Última actualización: September 12, 2017

Requisitos

Marketing: N/A
Ventas: Free, Starter
Service: N/A

La lista de verificación de configuración que aparece a continuación te ayudará a configurar HubSpot CRM. Aunque de entrada pueda parecer complicado, te garantizamos que podrás completar la configuración en apenas 10 minutos.

Si no estás familiarizado con lo que puede hacer el CRM, consulta este recorrido rápido sobre HubSpot CRM o mira nuestro video rápido con un resumen del CRM aquí.


Ahora ya estás preparado para configurar el CRM. Realiza los pasos a continuación para comenzar. Para obtener instrucciones más detalladas sobre los primeros pasos para usar el CRM y Sales Free, consulta la Guía del usuario aquí.

1. Agrega a tu equipo de ventas como usuarios en HubSpot 

  • Para administrar tus usuarios en el CRM, dirígete a Configuración > Equipo.
  • Haz clic en Invitar y administrar usuarios.
  • Aquí puedes ver todos los usuarios que existen en el CRM. Comprueba que todos los miembros de tu equipo estén en la lista. Si falta algún miembro, agrégalo como usuario haciendo clic en Agregar usuario. Asegúrate de enviarles un correo electrónico de bienvenida para que puedan iniciar sesión.

Si eres un administrador de cuenta, también puedes editar los permisos de usuario desde esta pantalla. 

Permisos-CRM.gif

 

2. Crea propiedades personalizadas para almacenar tus datos

HubSpot CRM almacena los datos de tus contactos, empresas y transacciones en “propiedades” (es posible que los hayas visto descritos como “campos”). El CRM incluye varias propiedades estándar (por ejemplo, número de teléfono, ciudad, etc.) para comenzar, pero puedes crear propiedades personalizadas que sean más relevantes para tu negocio en particular.

Para crear propiedades personalizadas:

  • Ve a Configuración y luego selecciona Contactos, Empresas o Negocios en el menú de la barra lateral izquierda, según el tipo de objeto para el que te gustaría agregar una propiedad.
  • Haz clic en Administrar junto a Editar las propiedades de tu [contacto, empresa o negocio] o Agregar nuevas propiedades.
  • Haz clic en Crear nueva propiedad.
  • Agrega tu Etiqueta para darle un nombre a tu propiedad (debes completar el nombre interno).
  • Selecciona el tipo de campo.
  • Haz clic en Guardar propiedad para finalizar.

Nueva-propiedad.png

 

3. Crea etapas de transacciones personalizadas

Las etapas de transacciones te permiten clasificar y seguir el progreso de los acuerdos en los que estás trabajando en HubSpot CRM. Cada etapa de transacción tiene una probabilidad asociada que indica la posibilidad de cerrar negocios marcados con esa etapa de transacción. 

A continuación, te indicamos cómo puedes editar las etapas de transacción:

  • Ve a Configuración > Negocios.
  • Desplázate hacia abajo hasta Etapas y pipelines de negocios.
  • Haz clic en Editar junto a un pipeline existente para realizar cambios en las etapas de transacción o selecciona Agregar otro pipeline

Etapas-pipelines-negocios.png

  • Haz clic en + Agregar una etapa de negocio o selecciona cualquier etapa existente para editar. 
  • Haz clic a la izquierda de cualquier etapa y arrástrala para cambiar el orden. 
  • Cuando hayas terminado de personalizar tu pipeline, haz clic en Guardar.

Editar-pipeline.png

Haz clic aquí para ver un tutorial sobre la personalización de las etapas de transacción.

4. Importa tus contactos, empresas y transacciones

Antes de comenzar a trabajar en el CRM, deberás asegurarte de que cualquier contacto, empresa o transacción importante que tengas se incorpore al CRM.

Estas son algunas cuestiones que debes tener en cuenta antes de importar tus datos:

  1. HubSpot eliminará los contactos duplicados en el CRM basándose en la dirección de correo electrónico. 
  2. HubSpot eliminará las empresas duplicadas en el CRM basándose en la propiedad Nombre de dominio de empresa (el dominio del sitio web de la empresa).
  3. Antes de importar cualquier dato, deberás decidir cómo deseas asociar contactos con empresas. Si deseas ahorrar tiempo en este proceso, activa la asociación automática de empresas para que HubSpot lo haga automáticamente por ti . Esta configuración busca la dirección de correo electrónico en el contacto y el nombre de dominio de la empresa en la empresa para asociarlos automáticamente. 

Para importar tus datos a HubSpot CRM, ve al Administrador de importación (Contactos, Empresas o Negocios > ícono del engranaje en la parte superior derecha > Importar) y carga un documento CSV. Debería verse como el siguiente ejemplo:

Columnas-importacion.png

A continuación, puedes asignar las columnas del archivo CSV a las propiedades del CRM.

Archivo-CSV.png

Todo debería aparecer en tu CRM tan pronto como haya finalizado la importación. Para obtener más información sobre la importación de datos en el CRM, consulta estos recursos:

5. Crea vistas personalizadas

Se pueden crear vistas personalizadas en los objetos Contactos, Empresas, Transacciones y Tarea. Aquí utilizaremos Contactos como ejemplo.

  • Dirígete a Contactos.
  • En la barra lateral izquierda, haz clic en + Agregar filtro.

agregar_filtro,png

  • Selecciona las propiedades y los criterios que deseas utilizar para la segmentación. Por ejemplo, puedes segmentar según la provincia/región y el número de correos electrónicos abiertos. Puedes agregar filtros adicionales haciendo clic nuevamente en + Agregar filtro.

    También puedes combinar frases de búsqueda con los operadores AND u OR. Por ejemplo, contiene nh OR ma. Esto buscará contactos de Nueva Hampshire o Massachusetts. Los operadores deben estar en mayúsculas.

Vista-contactos.png

  • Después de crear el filtro, tienes la opción de crear una nueva vista y exportar tu lista de contactos.
    • Para crear una vista nueva, haz clic en Guardar. Asigna un nombre a tu nueva vista, decide si deseas que sea privada o compartida y, a continuación, vuelve a hacer clic en Guardar. Para obtener más información acerca de las vistas, consulta este artículo.

    • Para exportar la lista de contactos, haz clic en el menú desplegable Opciones y selecciona Exportar todo en vista

Exportar-todo-en-vista.png

Ten en cuenta que actualmente no es posible utilizar la misma propiedad para más de un filtro o utilizar más de un criterio para una propiedad única al crear un filtro.

6. Configura las opciones de HubSpot CRM 

Una vez que hayas agregado a tus usuarios y subido sus datos al CRM, es hora de administrar las opciones predeterminadas del portal y configurar las opciones del CRM.

Propiedades predeterminadas

La configuración de las opciones predeterminadas del portal permiten al administrador decidir qué propiedades tendrán de forma predeterminada todos los usuarios en la sección “Acerca de” en los registros de contactos, empresas o transacciones, y en el cuadro de diálogo al crear un nuevo contacto, empresa o transacción. 

  • Ve a Configuración > selecciona Contactos, Empresas o Negocios.
  • Haz clic en Administrar junto a Establecer las propiedades predeterminadas [contacto, empresa o negocio] que se muestra en tu portal.

Configuracion-contactos.png

  • En el cuadro de diálogo, busca o explora las propiedades que deseas agregar y marca la casilla situada junto a una propiedad para agregarla a la columna Propiedades seleccionadas. Haz clic en el extremo izquierdo de una propiedad en la columna Propiedades seleccionadas y arrástrala para cambiar el orden.
  • Haz clic en Guardar cambios.

Propiedades-contactos.png

Los usuarios también pueden establecer propiedades específicas del usuario para que aparezcan en la sección “Acerca de” en los registros y en el cuadro de diálogo al crear nuevos registros. Para obtener instrucciones al respecto, haz clic aquí

Configurar la zona horaria

Para configurar la zona horaria de los informes en tus cuentas, ve a Configuración y selecciona Configuración de CRM en el menú de la barra lateral izquierda. 

Configuracion-CRM.png

Configurar la moneda de tus transacciones

Puedes personalizar el símbolo de la moneda que aparece delante de las cifras de tu transacción en el CRM. Para hacerlo, ve a Configuración > Negocios. 

Configuracion-moneda.png 

 7. Conéctate a HubSpot Sales

Para los nuevos usuarios, HubSpot Sales y HubSpot CRM se integrarán inmediatamente. No deberás realizar ninguna acción para que se integren. Si eres un usuario existente y tienes cuentas de HubSpot CRM y HubSpot Sales separadas, consulta este artículo para aprender a conectarlas.