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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Ver y editar registros individuales

Última actualización: enero 29, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

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Crear registros en HubSpot le permite a tu equipo registrar y recuperar información sobre tus relaciones y procesos de negocios, manteniendo la uniformidad en tu organización. Una vez creado, puedes almacenar información sobre un contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado interactuando con su registro.

Si estás en un dispositivo móvil, aprende cómo trabajar con registros en la aplicación móvil de HubSpot.

Hay tres secciones principales en un registro:

Ver un registro

  • Ve a los registros:
    • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
    • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
    • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
    • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio al cliente > Tickets.
    • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > [Objeto personalizados]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que quieres ver.
  • En la página de índice de registro, busca el registro con el que deseas trabajar y haz clic en el nombre.

Acciones y propiedades

La barra lateral izquierda muestra las acciones que puedes realizar en el registro, así como las propiedades del registro. Aprende cómo un usuario con permisos de Cuenta acceso puede personalizar la barra lateral izquierda para todos los usuarios y equipos.

Acciones

En la parte superior de la barra lateral izquierda, puedes:

  • Haz clic en el menú desplegable Acciones:
    • Seguir: haz clic para seguir el registro. Por opción predeterminada, sigue todos los registros que posees. Al seguir un registro, recibirás notificaciones sobre las actualizaciones del registro.
    • Ver todas las propiedades: haz clic en ver todas las propiedades del registro.
    • Ver historial de propiedades: haz clic para ver el historial de los valores de propiedad del registro.
    • Ver historial de asociaciones: haz clic para ver el historial de los registros y compromisos asociados a .
    • Buscar en Google: para contactos y empresas, haz clic para buscar el nombre del registro en Google.
    • Exclusión del correo electrónico: para los contactos, haz clic para desactivar la comunicación por correo electrónico con la dirección de correo electrónico del contacto.
    • Restaurar actividad: haz clic para ver y restaurar interacciones asociadas que se eliminaron en los últimos 90 días.
    • Combinar: haz clic para combinar el registro con otro.
    • Eliminar: haz clic para eliminar el registro. Más información sobre los datos perdidos durante un borrado.
    • Exportar datos de contacto: para los contactos, haz clic para exportar los datos personales del contacto.
  • Ver las propiedades principales para el registro. Puedes hacer clic en el edit símbolo del lápiz para editar el nombre del registro.
    • Para registros de contactos:
      • Haz clic en la imagen del contacto para actualizar la imagen del contacto.
      • Haz clic en el duplicate icono de copiar a la derecha del correo electrónico del contacto para copiar la dirección de correo electrónico en tu portapapeles.
    • Para registros de empresas:
      • Haz clic en la imagen de la empresa para actualizar la imagen de la empresa . 
      • Haz clic en el duplicate icono de copiar a la derecha del dominio de la empresa o el número de teléfono para copiarlo en el portapapeles.
Nota: las imágenes de registro se utilizan internamente para identificar contactos o empresas en tu cuenta de HubSpot. Tus contactos y empresas no pueden ver las imágenes de registros.

    • Para registros de negocios:
      • Haz clic en el calendario Fecha de cierre para seleccionar una nueva fecha de cierre.
      • Haz clic en el menú desplegable Etapa para actualizar la etapa del negocio.
      • Haz clic en el menú desplegable Pipeline para actualizar el pipeline en el que se encuentra el negocio.
    • Para registros de tickets:
      • Haz clic en el menú desplegable Estado para seleccionar un nuevo estado.
      • Haz clic en el menú desplegable Pipeline para actualizar el pipeline en el que se encuentra el ticket.
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    • description Nota: haz clic para añadir una nota a la línea de tiempo del registro.
    • email Correo electrónico: haz clic para escribir un correo electrónico personalizado a .
    • calling Llama: haz clic para llama a.
    • tasks Tarea: haz clic para crear una tarea para el registro.
    • meetings Reunión: haz clic para organizar una reunión para que conste.
    • --- Más opciones: haz clic para registrar manualmente una llamada, nota, reunión, mensaje de LinkedIn, mensaje de WhatsApp, SMS o correo postal en la línea de tiempo del registro, o reordena los botones de actividad.
  • Cambiar el orden de los iconos de actividad:
    • Haz clic en los ellipse···elipses y luego selecciona Reordenar botones de actividad.
    • En el cuadro de diálogo, haz clic en los menús desplegables para seleccionar el orden en que aparecerán los iconos en todos los registros. También puedes seleccionar Vacío si desea eliminar determinados iconos.
    • Haz clic en Guardar.

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Propiedades

Puedes ver y editar los valores de propiedad del registro en la sección Acerca de [registro]. Aprende a editar en las propiedades que aparecen en esta sección para ti. Los usuarios con permisos Super admin también pueden personalizar la sección para los usuarios de la cuenta de HubSpot.
  • Para editar el valor de una propiedad, pasa el ratón por encima de la propiedad y haz clic en el icono del lápiz edit .
  • Para ver el historial de una propiedad específica, coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en Detalles. También puedes desplazarte hacia abajo y hacer clic en Ver historial de propiedades para ver el historial de todos los cambios en las propiedades.
  • Para ver todas las propiedades, haz clic en Ver todas las propiedades.

Suscripciones a comunicaciones y actividad del sitio web

En la barra lateral izquierda de un registro de contacto, hay otras secciones:

Cronología de actividades

El panel medio muestra las actividades relacionadas con el registro en orden cronológico, con la última actividad en la parte superior. 

Para acceder al resumen de cronología de actividades:

  • En la columna central, haz clic en la pestaña Actividades.  La primera vez que veas un registro, accederás por opción predeterminada a la pestaña Resumen.  Al avanzar, accederás a la pestaña que hayas visitado más recientemente, Actividades o Resumen.

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En la cronología de actividades, puedes ver y filtrar actividades de las siguientes maneras:

  • En la parte superior del registro, haz clic en Expandir todos o Contraer todos para expandir o contraer los detalles de todas las actividades de la cronología.

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  • Para filtrar rápidamente actividades por tipo, haz clic en las pestañas en la parte superior.

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  • En la pestaña Actividad, puedes filtrar actividades más específicas con el menú desplegable Filtrar actividad .

  • Para filtrar las actividades que les pertenecen a un usuario o equipo específico, haz clic en el menú desplegable Todos los usuarios o Todos los equipos y selecciona un usuario o equipo.

  • Para buscar una actividad específica, haz clic en el icono de búsqueda search en la esquina superior derecha. Los resultados devueltos se basan en la búsqueda de los términos en los siguientes campos de actividad:

    • Asunto de la tarea

    • Cuerpo de la tarea

    • Cuerpo de nota

    • Cuerpo de la llamada

    • Asunto del correo electrónico

    • Cuerpo de la reunión

  • En la pestaña Correo electrónico, puedes registrar y enviar un correo electrónico individual , o revisar los correos electrónicos individuales enviados y recibidos anteriormente. Los correos electrónicos de marketing no aparecen en la pestaña Correo electrónico.
    • Haz clic en Encadenar respuestas de correo electrónico para agrupar las respuestas de correo electrónico en un único hilo, en el que el mensaje más reciente aparecerá en la parte superior del hilo.
    • Haz clic en Mostrar todas las respuestas de correo electrónico para expandir cada correo individual en la cronología.
  • Para contraer los detalles de una actividad específica, haz clic en la down flecha hacia abajo en la parte superior izquierda de la actividad.

  • Para expandir los detalles y editar, haz clic en la right flecha derecha en la parte superior izquierda de la actividad.

  • Si hay comentarios sobre una actividad, haz clic en el icono de comentarios comments de la parte superior para ampliar la actividad y sus comentarios.

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  • Coloca el cursos sobre una actividad y haz clic en el menú desplegable Acciones, y luego selecciona una opción para realizar cualquiera de las siguientes acciones:

Resumen de registros

El panel central también muestra un resumen de la información del registro, incluidas las propiedades importantes, las actividades recientes y las asociaciones.

Para acceder al resumen del registro, en la columna central, haz clic en la pestaña Resumen.  La primera vez que veas un registro, accederás por opción predeterminada a la pestaña Resumen.  Al avanzar, accederás a la pestaña que hayas visitado más recientemente, Actividades o Resumen.

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Más información sobre cómo personalizar la columna central de los registros de cada objeto.

Registros y archivos adjuntos asociados

En la barra lateral derecha de un registro, puedes ver vistas preliminares de registros y archivos adjuntos asociados del registro. Puedes reorganizar las secciones arrastrándolas o contraer una sección haciendo clic en la down flecha hacia abajo

Registros asociados

Las asociaciones de registros se muestran como tarjetas de vista previa en las secciones de registro respectivas de la barra lateral derecha (es decir, Empresa, Negocios, Tickets). Si tu cuenta tiene una suscripción Starter, Professional, o Enterprise, puedes personalizar las propiedades que aparecen en las tarjetas de vista previa de la asociación. Más información sobre asociar registros.

  • Para ver todas las asociaciones del registro para un objeto específico, en la sección del objeto correspondiente, haz clic en Ver [X] [objetos]. Accederás a una vista de página de índice que indica todos los registros asociados a ese objeto.

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  • Para asociar tu registro a otro, en la sección correspondiente, haz clic en Agregar.

  • Puedes crear un nuevo registro para asociar con el registro o asociar un registro existente.
    • Para crear un nuevo registro con el cual asociar el registro, en la pestaña Crear un nuevo [registro], ingresa información en los campos y haz clic en Crear.
    • Para asociar un registro existente, haz clic en la pestaña Agregar [registro] existente, busca el registro y selecciona la casilla de verificación junto al registro en los resultados de búsqueda. Haz clic en Guardar.

Adjuntos

Puedes adjuntar archivos al expediente. También puedes ver archivos adjuntos que se enviaron como parte de un correo electrónico registrado a un contacto.

Herramientas adicionales

En la barra lateral derecha de un registro, también puedes ver e interactuar con herramientas adicionales asociadas con tus registros. Puedes reorganizar las secciones de la herramienta arrastrándolas o contraer una sección haciendo clic en la down flecha hacia abajo.

Las herramientas que aparecen en la barra lateral derecha se diferenciarán según los objetos con los que estás trabajando, los cuales se especifican para cada herramienta en la siguiente lista.

Resumen de la cuenta

El resumen de la cuenta aparece en la barra lateral derecha de los registros de empresas para mostrar un resumen de alto nivel de la empresa. La visión general incluye si la empresa es una cuenta de destino, el número de contactos asociados a la empresa, información sobre sus funciones de comprador, y el último compromiso y el último contacto con el registro de la empresa en función de sus propiedades predeterminadas de la empresa.

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Si tienes una Sales Hub Professional o Enterprise licencia, haz clic en Ver detalles de la cuenta para ver lo siguiente en el panel derecho:

Informes de atribución (Marketing Hub o CMS Hub Pro y Enterprise únicamente)

Los informes de atribución aparecen en la barra lateral derecha de los registros de contactos y registros de negocios. La sección Atribución te permite ver los informes existentes o crear informes atribución de múltiples contactos. En los registros de contactos de , si has creado un contacto multitáctil crear informe de atribución, puedes ver un informe de las interacciones del contacto con tu empresa en función de cuándo se crearon los contactos.

  • Para editar qué modelo de atribución se muestra en el informe, haz clic en el menú desplegable Modelo de atribución y selecciona el tipo de modelo que quieres ver.
  • En los registros de negocios, haz clic para ver un informe de cualquiera de los contenidos o Interacciones relacionados con la actividad del contacto asociada al negocio. 
  • Haz clic en Mostrar todas las interacciones para ver los detalles de todas las interacciones asociadas con el contacto.
  • Haz clic en Abrir generador de informes de atribución para ver y editar el informe directamente en el generador de informes.

Conversaciones

Las Conversaciones aparecen en la barra lateral derecha de los registros de tickets , si el ticket está asociado a un hilo en la bandeja de entrada de conversaciones . Para navegar directamente a la conversación en la bandeja de entrada, haz clic en el nombre de la conversación. La conversación se abrirá en otra pestaña del navegador donde puedes revisar la cadena o hacer seguimiento según sea necesario.

Más información sobre trabajando con entradas en tu bandeja de entrada.

Elementos de pedido

Los elementos de línea aparecen en la barra lateral derecha de los registros de negocio. Puedes asociar al negocio las partidas , de la biblioteca de productos o de nueva creación. Esto ayuda a los usuarios a comprender lo que se vende en el negocio y por cuánto.

  • Si no hay elementos de línea asociados al registro del negocio, haz clic en Agregar elementos de línea. Si hay elementos de línea existentes asociados al registro del negocio, pero quieres cambiarlos, haz clic en Editar elementos de línea.
  • Para asociar productos ya creados en la biblioteca de productos, haz clic en Agregar desde la biblioteca
  • Para asociar un nuevo producto, haz clic en Crear elemento de línea, escribe los detalles en el panel derecho y haz clic en Guardar.
  • Introduce la cantidad de cada producto asociado.
  • Haz clic en Guardar.

Más información sobre el uso de los productos y las partidas .

Membresías de la lista y de workflow

Las pertenencias a listas y workflows aparecen en la barra lateral derecha de los registros de contactos. Las secciones List memberships y Workflow memberships (Professional y Enterprise only) del registro muestran el número de listas y workflows en los que está el contacto.

Guías prácticas (solo Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise)

Las guías prácticas aparecen en la barra lateral derecha de todos los registros dentro de las cuentas de Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise. Cuando interactúas con un registro, puedes hacer clic en una guía para mostrar determinadas preguntas o pasos obligatorios para guiar la conversación.

Cotizaciones

Las cotizaciones aparecen en la barra lateral derecha de los registros de negocios. Cuando se cierra una venta, puedes crear un documento de presupuesto que puedes enviar a los contactos asociados al negocio. Para crear una cotización con detalles sobre los elementos de la línea del registro, haz clic en Crear cotización en el registro del negocio.

Sincronización de Salesforce (solo Pro y Enterprise)

La sincronización de Salesforce aparece en todos los registros dentro de las cuentas Pro y Enterprise si el registro se sincroniza con Salesforce a través de la integración HubSpot-Salesforce. Si el registro no se sincroniza con Salesforce o si quieres asegurarte de que el registro se mantenga sincronizado con el registro de Salesforce, haz clic en Sincronizar ahora.

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