Cómo agregar contactos en HubSpot

Última actualización: enero 12, 2017

La base de datos de contactos de HubSpot extrae detalles de cada punto de contacto entre tus prospectos y tu marca y los organiza todos en un solo lugar para tu provecho. Tu base de datos de contactos constituye el núcleo de tus esfuerzos de marketing. Este artículo te ayudará a agregar a tus contactos existentes a HubSpot con el objetivo de que puedas comenzar a cuidar a tus prospectos para que avancen en las fases siguientes del embudo de inbound marketing.

Existen dos maneras de agregar contactos en HubSpot:

Sigue la instrucciones que están a continuación para comenzar a agregar a tus contactos en tu base de datos de contactos de HubSpot.

Agregar de forma manual un contacto individual

1. Navega hasta Todos los contactos

Desde tu dashboard de HubSpot, navega hasta Contactos > Todos los contactos.

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2. Agrega un nuevo contacto

En la parte superior derecha, haz clic en el botón azul para agregar un Nuevo contacto.

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Agrega tu contacto

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Mejores prácticas

Tú base de datos es el centro neurálgico de todos tus esfuerzos de comunicaciones entrantes; informa y orienta cómo interactúas con tus contactos actuales y con tus prospectos del futuro. Cada herramienta en HubSpot se comunica con los contactos, almacena información y contexto sobre cada prospecto en una ubicación central, el registro de contacto. 

Aprende más sobre este tema con nuestra Academia, para saber porqué es importante para ti, como un profesional de marketing.

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Verás una ventana emergente que presentará varios campos para que los llenes con la información de tu contacto individual. 

Es importante que sepas, en este momento, que todo lo que se requiere para crear un nuevo contacto es su dirección de email. Pero esta ventana emergente mostrará todas las propiedades priorizadas que quizá ya hayas configurado en HubSpot. Si no has priorizado propiedades aún, es recomendable que lo hagas, ya que éstas siempre aparecerán en la ventana así como en el registro del contacto una vez que se crean. Haz clic aquí para aprender a configurar tus propiedades priorizadas. 

Una vez que coloques la dirección de email que se requiere y llenes los otros campos que consideres necesarios, haz clic en Agregar para crear un nuevo registro de contacto.

Ve tu contacto

Creaste correctamente un nuevo registro de contacto. Desde Todos los contactospuedes hacer clic en su nombre para ver su registro de contacto individual. Debería lucir más o menos así:

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Importa una lista de contactos

Importar tus contactos existentes no solo le proporcionará a tu equipo de marketing una base de datos de todos tus contactos existentes, sino que también le aportará a tu equipo de ventas inteligencia de prospectos única, al igual que te ayudará a automatizar el proceso de avance de los contactos a lo largo del ciclo de venta. Esta acción traerá como resultado un ROI más rápido desde HubSpot que si retrasaras la importación de tus contactos.

Podrás elegir la etapa del ciclo de vida en la que deseas ubicar a estos contactos en el momento en que los importes, lo que te permitirá continuar segmentándolos posteriormente y tenerlos disponibles en un solo lugar para todos en tu empresa.

El archivo que estas importando debe estar en el formato de archivo .csv y debe contener columnas encabezadas con una descripción sobre la propiedad a la cual se le está importando datos (First Name, Last Name, Email, etc.). A menos que usted este usando el CRM HubSpot, sólo contactos con dirección de correo electrónico pueden ser importados, así que asegúrese de incluir el correo electrónico como uno de los encabezados de columna.

Para evitar problemas al importar archivos CSV en HubSpot, asegúrese de que el archivo CSV se guarde con la codificación Unicode (UTF-8).

1. Navega hasta Todos los contactos

Desde tu dashboard de HubSpot, navega hasta Contactos > Todos los contactos.

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2. Importar

Haz clic en el botón que está en la parte superior derecha para Importar.

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3. Importa contactos

Ahora te encuentras en el dashboard de Importación. Desde aquí, haz clic en el botón azul en la parte superior derecha para Importar contactos.

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4. Importa desde un archivo

Asegúrate de que el botón de radio que está junto a Importar desde archivo esté marcado en este paso, luego haz clic en Siguiente.

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5. Elige tu archivo .csv

Haz clic en el botón Seleccione un archivo para cargar el archivo .csv que deseas importar. O puedes arrastrar un archivo en la casilla punteada para cargarlo.

Una vez que selecciones el archivo, haz clic en Cargar.

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6. Importación básica o avanzada

En este momento, podrás elegir si deseas realizar una importación básica o avanzada. La herramienta de importación, de manera predeterminada, efectuará una importación básica, en la cual se importarán todos tus contactos con su ciclo de vida establecido como "Subscriber" (Suscriptor). Si deseas poder establecer una etapa del ciclo de vida específica para tus contactos, entre otras acciones, haz clic en el enlace para cambiar a vista avanzada. Si lo haces, se te presentarán las siguientes opciones:

  1. Tipo de importación para este archivo : Elige entre importar una lista de contactos a los cuales les puedes llevar tu marketing o una lista de exclusión voluntaria para contactos que no deberían recibir e-mails
  2. Agrega también contactos a esta lista (opcional): Elige una lista estática existente y los contactos que estás importando se agregarán a esa lista existente
  3. Etapa del ciclo de vida para contactos nuevos: Elige laetapa del ciclo de vida con la que deseas importar tus contactos. (En la importación básica, los contactos se establecen de manera automática como suscriptores). La etapa del ciclo de vida no se puede ajustar hacia atrás,  por ejemplo, un contacto que ya está marcado como "Customer" (Cliente) no se puede retroceder a "Lead" (Prospecto). Si tu importación contiene contactos que están en distintas etapas del ciclo de vida, lo más conveniente es importarlos como suscriptores y luego segmentarlos según corresponda.
  4. Elige un formato predeterminado para propiedades de fecha: Para cualquier propiedad de tipo de fecha que importes, elige el formato de la fecha en la que estás importando para que los datos se almacenen correctamente en HubSpot.
  5. Estado de inclusión voluntaria en e-mails para contactos nuevos: Aquí podrás decir si estos contactos se han incluido voluntariamente o no en tus e-mails de marketing. Esta es una opción que aparece cuando se activa la doble inclusión voluntaria.
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Independientemente de que realices una importación básica o avanzada, el siguiente paso es asignar las columnas en tu archivo .csv a propiedades de contacto en HubSpot. Cuando estés listo, haz clic en A continuación, asignar tus propiedadesy asigna tus propiedades.

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7. Asigna tus propiedades

En la pantalla "Asigna cada una de las columnas a cada una de las propiedades de HubSpot", verás los títulos de las columnas desde tu archivo .csv combinadas con las propiedades de contacto de HubSpot. HubSpot importará datos de cualquier propiedad que se encuentre marcada.

HubSpot intenta combinar los títulos de las columnas con base en el nombre de la propiedad, por lo que si no se encuentra una coincidencia para una columna de datos que desees importar, puedes seleccionar una propiedad existente en el menú desplegable. Si se trata de una propiedad que aún no existe en HubSpot, puedes crearla como una nueva propiedad en el siguiente paso si la dejas marcada y seleccionas "No Match" (Sin coincidencia) en el menú desplegable.

Haz clic en Próximo paso para continuar.

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Crea nuevas propiedades de HubSpot (según sea necesario)

Sí, como se describió anteriormente, tienes marcada la nueva propiedad en la pantalla de asignaciones y está asignada como "No Match" (Sin coincidencia), verás la pantalla "Crear nuevas propiedades de HubSpot". Si no necesitas crear una nueva propiedad en la importación, serás llevado a la página "Confirmar validez de la lista" (en el siguiente paso).

En la pantalla "Crear nuevas propiedades de HubSpot" haz clic en Editar propiedad > Confirma el tipo y configuración de campo > Guardar propiedad >, selecciona A continuación, confirme la validez de la lista.

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8. Confirma la validez de tu lista

El paso final para importar una lista es confirmar que tu lista es válida para respetar la privacidad de los contactos y para asegurarte de no estar importando una lista de personas que en la actualidad no tiene relación con tu empresa. Simplemente selecciona las preguntas adecuadas, escribe tus iniciales en la casilla y haz clic en el botón Importar contactos .

Importar listas compradas va en contra de nuestra Política de uso aceptable.

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Información avanzada

Los contactos existentes serán deduplicados por dirección de correo electrónico, mientras que todos los demás campos incluidos sobrescribirán los datos existentes. Si no importas a un campo, los datos existentes para que el contacto no se tocan.
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Serás dirigido a la pantalla Estado de la importación, donde podrás conocer el estado de tu importación. También recibirás un e-mail cuando tu lista se haya terminado de importar en HubSpot. Puedes hacer clic en el enlace de Listas (para ver la lista estática de contactos que fue creada o actualizada desde la importación. Aunque cierres la ventana antes de tener la oportunidad de navegar hacia tu nueva lista, podrás llegar hasta allí a través de Contactos > Listas.

Repite este proceso por cada archivo .csv distinto según sea necesario hasta que estés satisfecho con los contactos de tu base de datos de contactos de HubSpot. 

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