Última actualización: octubre 19, 2020
Mover todos los datos de tus hojas de cálculo suficientemente probadas y comprobadas a un CRM puede parecer antinatural. Los botones son diferentes, las funciones de búsqueda se encuentra en un lugar diferente y ya no tienes fichas de hoja de cálculo. Tienes que aprender si debes crear un negocio o simplemente actualizar una propiedad en el registro de contacto cuando se convierten en una oportunidad de venta (¿o ambas cosas?).
Ya lo sabemos. Es mucho que pensar.
Lo que estás a punto de leer es todo lo que necesitas saber para que puedas entender tu CRM en los próximos 10 minutos. Estamos seguros de que tus datos trabajarán más arduamente para ti cuando lleguen allí, y en el fondo, probablemente tú lo sabes también.
Puedes ir directamente a estas secciones utilizando estos enlaces o puedes seguir leyendo:
1. ¿Cómo llevo mis datos al CRM?
2. ¿Cómo puedo examinar a fondo y ver solo a quienes quiero ver?
5. ¿Por qué “contactos” y “empresas” son diferentes y qué hacen?
6. Veo “Negocios” pero ¿en qué me afecta eso?
1. ¿Cómo llevo mis datos al CRM?
Puedes importar tus datos usando el Administrador de Importación y cargando un documento CSV. Verás algo similar a esto:
y luego tendrás que asignar las columnas de tu archivo CSV a Propiedades en el CRM, de la manera siguiente:
Todo debe aparecer en tu CRM, tan pronto como se termine de procesar la importación. El formato del archivo cargado es muy importante, así que revisa bien los ejemplos anteriores.
2. ¿Cómo puedo examinar a fondo y ver solo a quienes quiero ver?
Al igual que Excel, el CRM de HubSpot puede mostrarte fragmentos de tus datos con base en ciertos criterios. Utiliza la barra lateral del lado izquierdo de la pantalla para agregar "filtros". Cada filtro se agrega de forma constructiva ("Y", no "O").
Por ejemplo, hemos creado una "Vista" de nuestros contactos cuyo primer nombre es "John", tienen un número de teléfono y trabajan en MySQL (sin embargo, quizás no tengamos mucha oportunidad de vender allí).
(El primer nombre es John Y se conoce su número de teléfono Y trabaja en MySQL)
Puedes guardar estas vistas personalizadas y volver a visitarlas. Se actualizan cada vez que alguien nuevo se ajusta a los criterios.
3. ¿Qué pasa si necesito actualizar el estado de un contacto para que sea una oportunidad de venta calificada?
Aquí es donde se hace evidente que un CRM y una hoja de cálculo funcionan de manera diferente. No puedes editar los campos en línea en la vista de tabla Contactos.
La edición de la información de contacto que tiene lugar dentro del "perfil" del contacto. Haz clic en un contacto para cambiar sus datos.
Como puedes ver, también puedes agregar las propiedades que creas más relevantes al "perfil", haciendo clic en "Administrar propiedades". Esas propiedades agregadas se mantendrán hasta que decidas cambiarlas.
4. Para organizar, utilizo diferentes hojas de cálculo en fichas - ¿cuál es el equivalente más cercano en el CRM de HubSpot?
¿Recuerdas "Vistas" del paso # 2? Esos son tus nuevas fichas. Puede cambiar rápidamente entre ellas utilizando el menú desplegable en la esquina superior.
Vuelve al paso # 2 para aprender a crear tus propias vistas. (Comentario: es muy fácil).
5. ¿Por qué “contactos” y “empresas” son diferentes y qué hacen?
En el mundo real, las empresas pueden tener múltiples contactos. A veces, tus ventas se basan en empresas enteras y no simplemente en los contactos individuales.
¿Cuál es la mejor razón? HubSpot creará datos de empresa para ti que se basarán automáticamente en nuestra base de datos gigantesca de información de empresas.
Si agregas contactos que tienen una dirección de e-mail que incluye un nombre de dominio de empresa, HubSpot establecerá la correspondencia y agregará esos datos al perfil de contacto en cuestión de segundos. La empresa también se agregará a tu lista de "Empresas" si no existe ya. Fantástico, ¿no?
6. Veo “Negocios” pero ¿en qué me afecta eso?
El proceso de ventas varía tanto de empresa a empresa que es difícil complacer a todo el mundo (pero sin duda damos lo mejor de nosotros mismos). Por ejemplo, algunas personas lo llaman "oportunidades". Los negocios son la solución que HubSpot ha creado para realizar un seguimiento de las "oportunidades" de venta a través del pipeline.
Después que definas tus etapas de negocios ( puedes administrarlas aquí ), puedes crear negocios que vinculan contactos, empresas, o ambos. Si agregas valores monetarios a tus negocios, puedes ver cuántos ingresos (futuros) hay en cada etapa del pipeline.
Si manejas varios vendedores, puedes filtrar (al igual que en el paso # 2) por propietario del negocio y ver si los negocios se mueven, se pierden o se cierran.
Prueba Negocios dentro del CRM de HubSpot . Los detalles que lograrás merecen el esfuerzo… y la función de arrastrar y soltar es muy satisfactoria.
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