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Contacts

Configura tus archivos de importación

Última actualización: octubre 29, 2019

Da formato a los datos de importación correctamente en tu computadora para evitar errores al importar objetos a HubSpot. 

Requisitos para todos los archivos de importación

  • El archivo de importación debe ser un archivo .csv, .xlsx, o .xls.
  • El archivo de importación debe contener menos de 250.000 objetos/filas y tener menos de 150 MB.
  • Incluye una fila de encabezado en tu archivo.
    • Cada encabezado de columna debe coincidir con una propiedad que existe para el tipo de objeto que se importa.
    • Durante el proceso de importación, HubSpot hará coincidir el encabezado de la columna con el nombre de la propiedad, donde sea posible, para asignar los valores de propiedad que se actualizarán. De lo contrario, puedes asignar manualmente los encabezados de columnas a los valores de propiedad.

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  • Los archivos de importación para cada tipo de objeto requieren las siguientes propiedades:

    • Contactos: Nombre, Apellido y Correo Electrónico.
    • Empresas: Nombre de dominio de la empresa.
    • Negocios: Nombre del negocio, Pipeline, Etapa del negocio.
    • Tickets: Nombre del Ticket, Estado del Ticket.
    • Productos: Nombre.
    • Notas: Fecha de actividad, Cuerpo de nota.
  • Para asignar un propietario a un objeto durante la importación, incluye el encabezado Propietario [objeto] y agrega la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna.

Ten en cuenta: los usuarios que se asignan a un registro a través de importación no recibirán una notificación de que se les asignó un nuevo objeto.

  • Para un archivo con varios tipos de objetos, asegúrate de que los datos de las filas coincidan con el encabezado correcto (por ejemplo, las filas con datos de contactos deben tener datos en columnas que se asignen a propiedades de contacto, y las filas con datos de negocios deben tener datos en columnas que se asignen a propiedades de negocio).
  • Para importar productos con un valor de propiedad de Plazo, dale formato al valor de los productos en la columna Plazo como:
    • PXM, donde X es el número de meses (por ejemplo, P6M, para un plazo de 6 meses);
    • PXY, donde X es el número de años (por ejemplo, P1Y, para el plazo de 1 año).
  • Para importar productos con el valor de propiedad Frecuencia de facturación recurrente, usa mensualmente, anualmente o trimestralmente si el producto tiene un tipo de precio recurrente. Deja la celda en blanco si el producto tiene un tipo de precio fijo.

Ejemplo de archivos de importación

Más abajo aparecen ejemplos de cómo deben verse tus archivos:

Estos archivos de ejemplo no tienen formato para actuar como archivos de importación de muestra, ya que incluyen algunas notas sobre cómo dar formato a tu archivo de importación. Abre y míralos para obtener más consejos sobre el formato de tu archivo de importación.

Requisitos para asociar objetos en archivos de importación

Al importar dos archivos para asociación, asegúrate de lo siguiente:

  • Se debe incluir una columna con el encabezado Igual en cada archivo.
  • Para asociar un objeto desde el primer archivo a un objeto del segundo archivo, escribe la misma cadena en la columna para los dos objetos. La cadena puede ser cualquier cosa, siempre y cuando coincida.

HubSpot hace referencia a esta columna, hace coincidir los objetos de cada archivo con los datos en esta columna y los asocia durante la importación.

Por ejemplo, si quieres importar nuevos contactos y negocios, entonces asócialos:

  • Crea dos hojas de cálculo:una para contactos y una para negocios. En cada hoja de cálculo, crea la columna “Campo común”. Esta columna puede tener cualquier nombre, siempre y cuando coincida en ambos archivos.
  • En tu archivo de importación de contactos, introduce una cadena única para cada contacto en la columna “Campo en común”.

  • En tu archivo de importación de negocios, para cada negocio, en la columna “Campo en común”, escribe la cadena única que corresponde al contacto que deseas asociar al negocio.

  • Guarda estas hojas de cálculo en tu equipo.
  • Continúa importando tus archivos a HubSpot. El campo en común hará coincidir los contactos y los negocios para asociarlos. Por ejemplo, “Daphne” se asociará al negocio “calentador de agua”.

Consideraciones importantes

Objetos de HubSpot existentes en el archivo de importación

Si importas un archivo con información para objetos existentes, cualquier información existente será sustituida por valores nuevos que hayas importado. HubSpot comprueba que un objeto existente usa:

Más información sobre cómo HubSpot detecta si una importación contiene objetos existentes.

Si no deseas sobrescribir un valor existente para una propiedad, puedes incluir el valor actual en la columna correspondiente o dejar la celda en blanco. HubSpot no sobrescribirá un valor de propiedad a menos que haya un nuevo valor presente en el archivo.

Si quieres borrar un valor de propiedad en un objeto existente, solo puedes hacerlo usando un workflow (solo usuarios de Pro y Enterprise). Se ignorarán los valores en blanco.

Duplicar objetos en el mismo archivo

Si el archivo de importación tiene objetos duplicados, HubSpot importará la información en cualquiera de las filas duplicadas al registro. Para garantizar que se agregue información precisa a tus registros, asegúrate de que no hay filas con direcciones de correo electrónico duplicadas o valores de propiedad Nombre de dominio de la empresa en tu archivo de importación.

Asociación automática entre contactos y empresas

Si el valor de configuración Crear y asociar empresas a contactos automáticamente está habilitada, los contactos se asociarán automáticamente con registros de empresas haciendo coincidir el dominio de la dirección de correo electrónico del contacto con la propiedad Nombre de dominio de la empresa en el registro de la empresa.

Columnas sin coincidencias en el archivo de importación

Si tu hoja de cálculo tiene un encabezado de columna que no corresponde a una propiedad existente en HubSpot, puedes seleccionar una crear propiedad personalizada existente para ella.
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Caracteres especiales en el archivo de importación

Excel no siempre almacena caracteres especiales al guardar en formato de archivo .csv. Para solucionar este problema, puedes importar tu lista a un archivo de Google Docs.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM