Gestiona los ingresos de principio a fin en HubSpot

Revenue Hub te ayuda a gestionar los ingresos de principio a fin, desde la venta inicial hasta la facturación, los pagos, las renovaciones y el crecimiento de los ingresos. Incluye herramientas para la cotización y la elaboración de facturas, la gestión de pagos, la gestión de contratos y la elaboración de informes de ingresos.

La centralización de estos procesos ayuda a los equipos a trabajar con los mismos datos sobre ingresos. Los equipos de atención al cliente, como los de ventas, facturación y éxito del cliente, pueden gestionar el ciclo de vida de los ingresos en HubSpot, desde los negocios y las cotizaciones hasta los contratos, la facturación y el cobro de pagos. Los equipos de finanzas pueden utilizar los mismos datos para elaborar informes y previsiones de ingresos, mientras que los equipos de marketing pueden recurrir a los informes de atribución para comprender qué campañas e iniciativas relacionadas con el ciclo de vida influyen en los ingresos obtenidos.

Comprender el recorrido de generación de ingresos en HubSpot

Este artículo describe paso a paso el recorrido de ingresos conectados en HubSpot. A medida que los compradores avanzan en el ciclo de vida de los ingresos, la información pasa de un negocio a una cotización y, finalmente, a un contrato, que se convierte en el registro a largo plazo para la facturación, las renovaciones y la elaboración de informes de ingresos. En función de tu suscripción, configuración y procesos empresariales, puedes empezar por los workflows de cotización y contratación, y añadir posteriormente la facturación y los pagos. 

Utiliza esta guía para comprender el proceso de principio a fin y, a continuación, consulta las secciones más relevantes para tu configuración.

Las organizaciones gestionan sus ingresos de diferentes maneras, dependiendo de cómo vendan y facturen a sus clientes. Descubre el recorrido de generación de ingresos que mejor se adapta a tu modelo de negocio. Más información sobre Revenue Hub.

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Configura tu oferta de productos y servicios

Al gestionar los ingresos en HubSpot, añade a la biblioteca de productos los productos y servicios que vende tu empresa como productos. Utiliza estos productos para añadir elementos de pedido a los negocios, cotizaciones, contratos y facturas, de modo que los compradores tengan una idea clara de lo que están comprando.

Los productos de la biblioteca se pueden configurar con diferentes modelos de precios, entre los que se incluyen la tarifa plana, la estructura escalonada y los precios por niveles. También puedes crear listas de precios para diferentes escenarios de fijación de precios (por ejemplo, precios por referencia, para partners o regionales). Esto ayuda a los vendedores a utilizar los productos y los precios adecuados durante el proceso de venta.

Por ejemplo, puedes configurar la biblioteca de productos de las siguientes maneras:

• Utiliza una estructura de precios por niveles para las suscripciones y aplica diferentes listas de precios regionales a los equipos de ventas de cada región.
• Configure los servicios de implementación con una tarifa plana, junto con paquetes de asistencia técnica basados en el uso que se facturan de forma periódica.
• Utiliza una estructura de precios escalonada para aumentar gradualmente los costes de suscripción a lo largo de un contrato plurianual, manteniendo al mismo tiempo unos precios estandarizados mediante listas de precios aprobadas.

Ser mánager de oportunidades de venta y acuerdos

Para muchos equipos, este es el primer workflow de ingresos integrado que se implementa en HubSpot, y que aúna la gestión de negocios, las cotizaciones, la formalización de contratos y la preparación de facturas.

La mayoría de los workflows de generación de ingresos comienzan con una oportunidad de venta. En HubSpot, los negocios, las cotizaciones y los contratos se complementan entre sí para guiar a los compradores desde la primera interacción hasta la firma de un acuerdo.

Realiza un seguimiento de las oportunidades de venta mediante los negocios

Se requiere una suscripción a Sales Hub Pro o Enterprise para gestionar los pipelines de objetos de lead.

La suscripción es obligatoria Para crear workflows se necesita una suscripción Professional o Enterprise .

Un negocio contiene información sobre una interacción de venta en curso con un comprador. El negocio recoge los datos de contacto y de la empresa del comprador y registra cualquier actividad relacionada con los contactos y las empresas asociadas al negocio, incluidos correos electrónicos, llamadas y reuniones.

Utiliza los elementos de pedido para añadir a un negocio los productos que va a comprar un comprador. Los elementos de pedido se transfieren a las cotizaciones, los contratos, las facturas y el proceso de pago, lo que ayuda a garantizar que los precios y los detalles de los productos se mantengan coherentes a lo largo de todo el proceso de generación de ingresos.

Realiza un seguimiento de la oportunidad desde la cita hasta el cierre ganado en tu pipeline de ventas, para que puedas automatizar los siguientes pasos y prever los ingresos.

Por ejemplo, puedes configurar los negocios de las siguientes maneras:

• Configura un workflow para crear automáticamente un negocio cuando se haya calificado a un lead, y asígnalo al equipo de ventas o al comercial adecuado.
• Configura las etapas del pipeline de negocios de manera que se ajusten a tu proceso comercial.
• Haz que los comerciales gestionen sus propios negocios para cerrarlos.

Obtén más información sobre los workflows, las fases del pipeline de ventas y los negocios.

Crear cotizaciones personalizadas

La suscripción es obligatoria Es necesario disponer de una suscripción aRevenue Hub para crear y utilizar cotizaciones y plantillas de cotización.

Se requieren licencias Para crear cotizaciones es necesario disponer de una licencia deRevenue Hub .

Elabora cotizaciones adaptadas directamente a partir de tus negocios para avanzar en el proceso de venta. Las cotizaciones se pueden crear con Breeze, HubSpot AI, o configurarse mediante el editor de cotizaciones.

Además de la información habitual sobre los negocios, puedes ampliar tus cotizaciones y plantillas de cotización de las siguientes maneras:

Personalizar el contenido de la cotización

• Contenido a medida: cartas de presentación personalizadas, resúmenes ejecutivos y términos específicos.
• Elementos de pedido: desglose detallado de productos o servicios.
• Aceptación flexible: añade la opción de aceptar la cotización mediante firma electrónica, «clic para aceptar» o firma manual.
• Integración de pagos: facturación y pagos integrados para agilizar el proceso de cierre.

Automatizar el ciclo de vida

• Plantillas de cotizaciones: crea plantillas de cotizaciones para ayudar a los vendedores a elaborar cotizaciones estandarizadas de forma más eficiente. Puedes utilizar Breeze para agilizar el proceso de creación de plantillas.
• Normas y aprobaciones de cotizaciones: utiliza las normas y aprobaciones de cotizaciones para definir los requisitos que deben cumplir las cotizaciones antes de enviarlas al comprador. Las normas pueden señalar las cotizaciones que no cumplan estos requisitos o impedir que se envíen hasta que se realicen las modificaciones necesarias. Las autorizaciones se pueden configurar para garantizar que las cotizaciones sean revisadas por un responsable antes de que lleguen al comprador.
• Pago: una vez que el comprador acepta una cotización, se le redirige a una factura para iniciar el proceso de facturación, lo que ayuda a reducir los retrasos. 

Ten en cuenta que, para que la facturación quede vinculada a una factura, debes estar inscrito en laversión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos. Si no está inscrito en la versión beta, el cobro de los pagos seguirá estando vinculado a la experiencia existente de cotización o factura independiente. Más información sobre el proceso de la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados. 

• Generación del contrato: una vez aceptada una cotización con opción de facturación, se crea un contrato para formalizar el acuerdo. Los datos de facturación, como la forma de pago y los datos de contacto para la facturación, se incluyen automáticamente en el contrato.

• Renovaciones y modificaciones: crea cotizaciones de renovación o modificación directamente a partir de los contratos existentes para realizar un seguimiento del valor del tiempo de vida del cliente.

Obtén más información sobrecómo configurar el proceso de cotizaciones yaprobaciones, y sobre cómo utilizar las firmas electrónicas.

Facturación y gestión de ingresos

Los equipos pueden implantar la facturación y los pagos por separado, ya sea ampliando un workflow CPQ ya existente o implementando por fases los procesos de facturación periódica y cobro de pagos.

Centralizar los ingresos mediante contratos

La suscripción es obligatoria Para crear y utilizar contratos es necesario disponer de una suscripción aRevenue Hub .

Se requieren licencias Para generar contratos es necesario disponer de una licencia enel Revenue Hub .

Para los equipos que utilizan tanto los workflows de CPQ como los de facturación, el contratoactúa como registro común que vincula lo que se ha vendido, cómo se factura y cómo evoluciona la relación con el cliente a lo largo del tiempo. Los contratos contienen datos de contacto e información de la empresa, los ingresos comprometidos y el historial contractual del cliente.

Puedes utilizar los contratos para:

• Revisa el estado de los contratos y los ingresos comprometidos.

• Lleva un control de las fechas de renovación.

• Acceder a la información de facturación.

• Ver las facturas, suscripciones y pagos relacionados.

Los siguientes equipos pueden utilizar el objeto «contratos» en su trabajo diario:

• Ventas: realiza un seguimiento del recorrido del cliente tras la venta para identificar oportunidades de ventas cross-sell y de ventas upsell, y elabora cotizaciones durante la vigencia del contrato para ampliar, reducir o actualizar los productos y servicios.
• Éxito del cliente: revisar lo que se ha vendido para facilitar la incorporación y fomentar la interacción continua. Realiza un seguimiento de las interacciones con los clientes a lo largo de la cronología del contrato, supervisa el estado de las facturas y prepárate para las renovaciones. Colaborar con el departamento de ventas en las oportunidades de crecimiento.
• Facturación: revisa las facturas relacionadas con el contrato y colabora con los equipos de éxito del cliente y de finanzas directamente desde el registro del contrato.
• Finanzas: revisar los datos financieros a nivel de contrato, evaluar la situación financiera de los clientes y utilizar los datos de los contratos en la elaboración de informes financieros más generales.
• Marketing: analizar qué canales, recursos y campañas influyen en los ingresos, y utilizar los datos de los contratos para identificar y aprovechar las oportunidades de ventas cross-sell y upsell.

Obtén más información sobrecómo configurar, crear y gestionar contratos.

Automatizar la facturación periódica

Utiliza la facturación automática para generar y gestionar los calendarios de facturación a partir de tus contratos. Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, cuando se crea un contrato, se genera automáticamente un calendario de facturación basado en la fecha de facturación, la frecuencia de facturación y la fecha de inicio de cada elemento de pedido. Los calendarios de facturación admiten contratos con fechas escalonadas para los elementos de pedido y frecuencias de facturación mixtas, y pueden agrupar en una sola factura los elementos de pedido que tengan la misma fecha de facturación.

Al automatizar la facturación y los calendarios de facturación, podrás:

• Generar automáticamente calendarios de facturación en función de las condiciones del contrato.

• Gestionar contratos con fechas de inicio y finalización escalonadas, así como con frecuencias de facturación mixtas.

• Agrupa los elementos de pedido con la misma fecha de facturación en una única factura.

• Lleva un control de las próximas fechas de vencimiento y las cantidades de las facturas.

• Consulta las facturas anteriores y el estado actual de las facturas.

Nota: si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está activada y estás inscrito en la versión beta de «CPQ, facturación y pagos conectados», se crea automáticamente un registro de contrato cuando el comprador acepta una cotización , y esta se utiliza para gestionar la facturación periódica. 

Cobrar ingresos mediante facturas y pagos

Las facturas y los pagos completan el ciclo desde la cotización hasta el pago. Utiliza facturas y enlaces de pago para solicitar el pago a tus clientes. Se pueden crear enlaces de pago para aceptar pagos por productos y servicios específicos, mientras que las facturas se generan automáticamente cuando se acepta una cotización. 

Para gestionar los pagos de forma eficaz, puedes:

• Envía las facturas automáticamente.
• Cobra los pagos online mediante los pagos de HubSpot o utilizando Stripe como opción de procesamiento de pagos.
• Emisión de reembolsos
• Gestionar las disputas.
• Utiliza notas de crédito.
• Ofrecer un portal de facturación para que los compradores puedan gestionar por sí mismos sus solicitudes de facturación.

Se crean registros de pago para cada pago, en los que se almacenan los datos del mismo, incluida la persona que lo ha realizado.

Algunos casos prácticos clave relacionados con las facturas y los pagos son, entre otros:

• Automatizar el proceso de facturación: enviar las facturas a los clientes de forma automática, según las condiciones de la cotización aceptada.
• Seguimiento de las facturas pendientes: configura recordatorios automáticos antes, en la fecha de vencimiento y después de la misma para reducir el seguimiento manual.
• Almacenar y cobrar mediante los métodos de pago guardados: recopilar y almacenar el método de pago del comprador y utilizarlo para cobrar las facturas.
• Ajustar los saldos de las facturas: utiliza notas de crédito para ajustar los saldos de las facturas.
• Cobro de pagos: cobra pagos online mediante tarjeta de crédito, domiciliación bancaria (por ejemplo, ACH, SEPA, BACS, PAD) o Apple Pay y Google Pay, ofreciendo a los compradores una experiencia de pago fluida, o registra manualmente los pagos offline.
• Gestión de pagos: gestiona los pagos directamente desde tu cuenta de HubSpot, incluyendo la emisión de reembolsos y la gestión de reclamaciones.

Obtén más información sobrecómo configurar, crear y gestionar facturas, así comosobre la gestión de pagos.

Acuerdo de retención para conservar y ampliar la cartera de clientes

La suscripción es obligatoria Para utilizar los contratos y crear cotizaciones de modificación y renovación, es necesario disponer de una suscripción aRevenue Hub .

Se requieren licencias Se necesita una licenciade Revenue Hub para crear cotizaciones de cambio y renovación.

Gestionar modificaciones en los contratos

Las necesidades de los clientes suelen experimentar una optimización a lo largo de la vigencia del contrato. Las cotizaciones te permiten modificar los acuerdos existentes sin tener que cancelarlos y empezar de cero. Puedes crear modificaciones para ventas upsell, mejoras o rebajas de plan directamente desde el contrato. Las cotizaciones de modificación aceptadas actualizan el registro del contrato y aplican los ajustes de facturación, incluido el prorrateo.

Por ejemplo, utiliza las comillas de cambio para:

• Añadir o eliminar prestaciones o servicios durante la vigencia del contrato.
• Realizar una facturación prorrateada en función de los cambios realizados, asegurándose de que el cliente pague la cantidad correcta por el tiempo restante de su contrato.
• Actualiza automáticamente los contratos tras realizar cambios para garantizar que las renovaciones sean correctas.

Más información sobre la creación de cotizaciones para el cambio.

Gestionar renovaciones

Automatiza las renovaciones y reduce el riesgo de pérdida de clientes creando cotizaciones de renovación directamente desde el contrato. La información del contrato actual se introduce automáticamente en la cotización de renovación, y puedes añadir o eliminar elementos en el momento de la renovación directamente en la cotización. Los nuevos contratos se vinculan automáticamente a los contratos anteriores, lo que garantiza una visibilidad completa del ciclo de vida del cliente.

Por ejemplo, utiliza las cotizaciones de renovación para:

• Configura alertas de renovación en el registro del contrato.
• Genera cotizaciones de renovación a medida que se acerca la fecha de finalización del contrato.
• Ten la seguridad de que cualquier cambio que se produzca durante la vigencia del contrato se incorporará automáticamente a la cotización de renovación.
• Añade o elimina elementos en el momento de la renovación.

Más información sobre la creación de cotizaciones de renovación.

Integrar y elaborar informes sobre los ingresos

Conectar HubSpot con los sistemas financieros

Asegúrate de que los equipos financieros estén siempre al corriente sincronizando los datos de ingresos de HubSpot con herramientas de contabilidad y ERP, como QuickBooks, Xero y NetSuite. Puedes utilizar las aplicaciones disponibles en el mercado de HubSpot o las API de HubSpot.

Sincroniza los contactos, los productos, las facturas, las notas de crédito y los pagos entre ambos sistemas para garantizar que los libros contables se mantengan actualizados automáticamente en función de las actividades de ingresos registradas en HubSpot.

Utiliza las integraciones de HubSpot para:

• Asegúrate de que los datos sobre pagos e ingresos estén actualizados.
• Reduce al mínimo la introducción manual de datos en todas tus herramientas de software financieras.

Obtén más información sobre la integración con QuickBooks y Xero, así como sobre la extensibilidad de HubSpot, en la documentación para desarrolladores.

Informe sobre la evolución de tus ingresos.

La suscripción es obligatoria Para crear informes personalizados se necesita una suscripción Pro o Enterprise .

Dado que los negocios, las cotizaciones, los contratos, las facturas y los pagos están interrelacionados, los equipos pueden elaborar informes sobre todo el ciclo de vida de los ingresos, desde la captación hasta la fidelización y la expansión. Al centralizar los procesos de ingresos, puedes analizar el rendimiento de los ingresos mediante los informes de HubSpot. Utiliza los informes predeterminados o crea informes personalizados que se adapten a las necesidades de tus distintos equipos.

Por ejemplo, puede crear informes para:

• Ingresos recurrentes: haga un seguimiento en tiempo real de ARR, MRR y el valor de los contratos.

• Cuentas por cobrar y tesorería: seguimiento de las cuentas por cobrar pendientes y los pagos cobrados para analizar los días de ventas pendientes (DSO).
• Retención: analice la pérdida de clientes y la retención de ingresos netos utilizando los datos de renovación de contratos.
• Atribución: ver qué fuentes de negocio contribuyen a contratos de alto valor y a largo plazo.

Obtén más información sobre la suite de analíticas de ingresos y cómo crear informes personalizados.