Gestiona los ingresos de principio a fin en HubSpot

Revenue Hub te ayuda a gestionar los ingresos de principio a fin, desde la venta inicial hasta la facturación, los pagos, las renovaciones y el crecimiento de los ingresos. Incluye herramientas para la cotización y la elaboración de facturas, la gestión de pagos, la gestión de contratos y la elaboración de informes de ingresos. Utiliza esta guía para comprender el proceso de principio a fin y, a continuación, consulta las secciones más relevantes para tu configuración.

La centralización de estos procesos ayuda a los equipos a trabajar con los mismos datos sobre ingresos. Los equipos de atención al cliente, como los de ventas, facturación y éxito del cliente, pueden gestionar el ciclo de vida de los ingresos en HubSpot, desde los negocios y las cotizaciones hasta los contratos, la facturación y el cobro de pagos. Los equipos de finanzas pueden utilizar los mismos datos para elaborar informes y previsiones de ingresos, mientras que los equipos de marketing pueden recurrir a los informes de atribución para comprender qué campañas e iniciativas relacionadas con el ciclo de vida influyen en los ingresos obtenidos.

Comprender el recorrido de generación de ingresos en HubSpot

Este artículo describe paso a paso el recorrido de ingresos conectados en HubSpot. A medida que los compradores avanzan en el ciclo de vida de los ingresos, la información pasa de un negocio a una cotización y, finalmente, a un contrato, que se convierte en el registro a largo plazo para la facturación, las renovaciones y la elaboración de informes de ingresos. En función de tu suscripción, configuración y procesos empresariales, puedes empezar por los workflows de cotización y contratación, y añadir posteriormente la facturación y los pagos. Obtén más información sobre los distintos procesos de ingresos en HubSpot.

Por ejemplo, Sprocket SaaS Co., un proveedor de software SaaS, comenzó inicialmente con el objetivo de enviar cotizaciones como parte de su proceso de ventas. A medida que iban creciendo, querían empezar a centralizar los ingresos en un contrato, facturar a los clientes y permitirles pagar por los servicios prestados. Por la expansión del uso de las herramientas de ingresos de HubSpot, pudieron pasar de ofrecer cotizaciones aisladas a un proceso de ingresos integral.

Las organizaciones gestionan sus ingresos de diferentes maneras, dependiendo de cómo vendan y facturen a sus clientes. Explora en el siguiente diagrama el recorrido de generación de ingresos que mejor se adapte a tu modelo de negocio. Más información sobre Revenue Hub.

Configura tu oferta de productos y servicios

Configurar la biblioteca de productos

Al gestionar los ingresos en HubSpot, añade los productos y servicios que vende tu empresa a la biblioteca de productoscomo productos. Crea productos manualmente o utilizaHubSpot AI para crearlos mediante prompts en lenguaje natural. Utiliza estos productos para añadir elementos de pedido a los negocios, cotizaciones, contratos y facturas, de modo que los compradores tengan una idea clara de lo que están comprando.

Los productos de la biblioteca se pueden configurar con diferentes modelos de precios, entre los que se incluyen la tarifa plana, la estructura escalonada y los precios por niveles. También puedes crear listas de precios para diferentes escenarios de fijación de precios (por ejemplo, precios por referencia, para partners o regionales). Esto ayuda a los vendedores a utilizar los productos y los precios adecuados durante el proceso de venta.

Por ejemplo, puedes configurar la biblioteca de productos de las siguientes maneras:

• Utiliza una estructura de precios por niveles para las suscripciones y aplica diferentes listas de precios regionales a los equipos de ventas de cada región.
• Configure los servicios de implementación con una tarifa plana, junto con paquetes de asistencia técnica basados en el uso que se facturan de forma periódica.

Por ejemplo, Sprocket SaaS Co., un proveedor de software como servicio, ha diseñado su catálogo de productos de tal forma que incluye servicios de implementación puntuales junto con las cuotas periódicas del software.

Proporciona a HubSpot AI información sobre tus clientes y tu proceso de ventas

Añade información sobre tus clientes, compradores y procesos de venta para proporcionar a las herramientas de IA el contexto necesario que les permita contribuir a una ejecución coherente de las ventas. Esta información ayuda a la HubSpot AI a personalizar los resultados y las recomendaciones para una amplia variedad de compradores y clientes. Descubre más sobre cómo adaptar la HubSpot AI a tu empresa.

Ser mánager de oportunidades de venta y acuerdos

Para muchos equipos, este es el primer workflow de ingresos integrado que se implementa en HubSpot, y que aúna la gestión de negocios, las cotizaciones, la formalización de contratos y la preparación de facturas.

La mayoría de los workflows de generación de ingresos comienzan con una oportunidad de venta. En HubSpot, los negocios, las cotizaciones y los contratos se complementan entre sí para guiar a los compradores desde la primera interacción hasta la firma de un acuerdo.

Realiza un seguimiento de las oportunidades de venta mediante los negocios

Un negocio contiene información sobre una interacción de venta en curso con un comprador. El negocio recoge los datos de contacto y de la empresa del comprador y registra cualquier actividad relacionada con los contactos y las empresas asociadas al negocio, incluidos correos electrónicos, llamadas y reuniones.

Utiliza los elementos de pedido para añadir a un negocio los productos que va a comprar un comprador. Los elementos de pedido se transfieren a las cotizaciones, los contratos, las facturas y el proceso de pago, lo que ayuda a garantizar que los precios y los detalles de los productos se mantengan coherentes a lo largo de todo el proceso de generación de ingresos.

Realiza un seguimiento de la oportunidad desde la cita hasta el cierre ganado en tu pipeline de ventas, para que puedas automatizar los siguientes pasos y prever los ingresos.

Por ejemplo, puedes configurar los negocios de las siguientes maneras:

• Configura un workflow para crear automáticamente un negocio cuando se haya calificado a un lead, y asígnalo al equipo de ventas o al comercial adecuado.
• Configura las etapas del pipeline de negocios de manera que se ajusten a tu proceso comercial.
• Haz que los comerciales gestionen sus propios negocios para cerrarlos.

Obtén más información sobre los workflows, las fases del proceso de ventas y los negocios.

Crear cotizaciones personalizadas

Elabora cotizaciones adaptadas directamente a partir de tus negocios para avanzar en el proceso de venta. Las cotizaciones se pueden crear medianteHubSpot AI o configurarse con el editor de cotizaciones.

Además de la información habitual sobre los negocios, puedes ampliar tus cotizaciones y plantillas de cotización de las siguientes maneras:

Personalizar el contenido de la cotización

• Contenido a medida: cartas de presentación personalizadas, resúmenes ejecutivos y términos específicos.
• Elementos de pedido: desglose detallado de productos o servicios.
• Aceptación flexible: añade la opción de aceptar la cotización mediante firma electrónica, «clic para aceptar» o firma manual.
• Integración de pagos: facturación y pagos integrados para agilizar el proceso de cierre.

Automatizar el ciclo de vida

• Plantillas de cotizaciones: crea plantillas de cotizaciones para ayudar a los vendedores a elaborar cotizaciones estandarizadas de forma más eficiente. Puedes utilizar el asistente de Breeze para agilizar el proceso de creación de plantillas.
• Normas y aprobaciones de cotizaciones: utiliza las normas y aprobaciones de cotizaciones para definir los requisitos que deben cumplir las cotizaciones antes de enviarlas al comprador. Las normas pueden señalar las cotizaciones que no cumplan estos requisitos o impedir que se envíen hasta que se realicen las modificaciones necesarias. Las autorizaciones se pueden configurar para garantizar que las cotizaciones sean revisadas por un responsable antes de que lleguen al comprador.
• Pago: una vez que el comprador acepta una cotización, se le redirige a una factura para iniciar el proceso de facturación, lo que ayuda a reducir los retrasos. 

Ten en cuenta que, para que la facturación quede vinculada a una factura, debes estar inscrito en laversión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos. Si no está inscrito en la versión beta, el cobro de los pagos seguirá estando vinculado a la experiencia existente de cotización o factura independiente. Más información sobre el proceso de la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados. 

• Generación de contratos: una vez aceptada una cotización con opción de facturación, se puede crear un contrato para formalizar el acuerdo. Los datos de facturación, como la forma de pago y los datos de contacto para la facturación, se incluyen automáticamente en el contrato.

• Renovaciones y modificaciones: crea cotizaciones de renovación o modificación directamente a partir de los contratos existentes para realizar un seguimiento del valor del tiempo de vida del cliente.

Obtén más información sobrecómo configurar el proceso de cotización,las aprobaciones de cotizaciones y cómo utilizar las firmas electrónicas.

Facturación y gestión de ingresos

Los equipos pueden implantar la facturación y los pagos por separado, ya sea ampliando un workflow CPQ ya existente o implementando por fases los procesos de facturación periódica y cobro de pagos.

Centralizar los ingresos mediante contratos

El contratosirve como registro común que vincula lo que se ha vendido, cómo se factura y cómo se optimiza la relación con el cliente a lo largo del tiempo. Los contratos contienen datos de contacto e información de la empresa, los ingresos comprometidos y el historial contractual del cliente.

Puedes utilizar los contratos para:

• Revisa el estado de los contratos y los ingresos comprometidos.

• Lleva un control de las fechas de renovación.

• Acceder a la información de facturación.

• Ver las facturas, suscripciones y pagos relacionados.

Los siguientes equipos pueden utilizar el objeto «contratos» en su trabajo diario:

Obtén más información sobre cómo se utilizan los contratos en HubSpot, cómo configurarlos, cómo crearlos directamente, cómocrearlos a partir de cotizaciones aceptadas y cómo gestionarlos.

Automatizar la facturación periódica

Utiliza la facturación automática para generar y gestionar los calendarios de facturación a partir de tus contratos.

• Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, cuando se crea un contrato a partir de una cotización aceptada, se genera automáticamente un calendario de facturación basado en la fecha de facturación, la frecuencia de facturación y la fecha de inicio de cada elemento de pedido.

• Si creas un contrato directamente(BETA), puedes activar la facturación al crear el contrato.

Los calendarios de facturación admiten contratos con fechas escalonadas para los elementos de pedido y frecuencias de facturación mixtas, y pueden agrupar en una sola factura los elementos de pedido que tengan la misma fecha de facturación.

Gracias a la facturación automatizada y a los calendarios de facturación, podrás:

• Generar automáticamente calendarios de facturación en función de las condiciones del contrato.

• Gestionar contratos con fechas de inicio y finalización escalonadas y frecuencias de facturación mixtas.

• Agrupa los elementos de pedido con la misma fecha de facturación en una única factura.

• Lleva un control de las próximas fechas de vencimiento y las cantidades de las facturas.

• Consulta las facturas anteriores y el estado actual de las facturas.

Ten en cuenta que, si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está activada y estás inscrito en la versión beta de «CPQ, facturación y pagos conectados», se crea automáticamente un registro de contrato cuando el comprador acepta una cotización , y esta se utiliza para gestionar la facturación periódica mediante facturas en lugar de cotizaciones.

Cobrar ingresos mediante facturas y pagos

Las facturas y los pagos completan el ciclo desde la cotización hasta el pago. Utiliza facturas y enlaces de pago para solicitar el pago a tus clientes. Se pueden crear enlaces de pago para aceptar pagos por productos y servicios específicos. Las facturas pueden crearse como un cargo único o para facturar a los compradores de forma periódica. Se pueden crear facturas:

• Desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
• A partir de una cotización publicada, copiar los datos de la cotización a una nueva factura.
• De forma automática al crear suscripciones.
• De forma automática cuando se realizan pagos a través de enlaces de pago , cotizaciones o cotizaciones antiguas.
• De forma automática a partir de un contrato creado directamente (BETA). Los compradores realizan los pagos por cada factura. Las condiciones de pago neto se establecen al crear los contratos, y la facturación periódica se gestiona a través de ellos.
• Si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está activada y estás inscrito en la versión beta de «CPQ, facturación y pagos conectados», los contratos se crearán automáticamente a partir de las cotizaciones aceptadas. Los compradores realizan los pagos por cada factura. Las condiciones de pago neto se establecen al crear las cotizacionesy la facturación periódica se gestiona a través de los contratos. 

Para gestionar los pagos de forma eficaz, puedes:

• Envía las facturas automáticamente en las fechas de facturación.
• Cobra los pagos online mediante los pagos de HubSpot o utilizando Stripe como opción de procesamiento de pagos.
• Utiliza el agente de ingresos (BETA) para realizar un seguimiento de las facturas pendientes y automatizar las comunicaciones con los compradores con el fin de facilitar el cobro de los pagos.
• Emisión de reembolsos
• Gestionar las disputas.
• Utiliza notas de crédito.
• Ofrecer un portal de facturación para que los compradores puedan gestionar por sí mismos sus solicitudes de facturación.

Se crean registros de pago para cada pago, en los que se almacenan los datos del mismo, incluida la persona que lo ha realizado.

Algunos casos prácticos clave relacionados con las facturas y los pagos son, entre otros:

Obtén más información sobre cómo facturar a tus compradores, crear enlaces de pago y gestionar los pagos.

Acuerdo de retención para conservar y ampliar la cartera de clientes

Gestionar modificaciones en los contratos

Las necesidades de los clientes suelen experimentar una optimización a lo largo de la vigencia del contrato. Edita contratos (BETA) o crea cotizaciones de modificación para modificar los acuerdos existentes sin tener que cancelarlos y empezar de cero. Actualiza la información del vendedor y del comprador, el proceso de cobro, la forma de pago que se va a utilizar, los elementos de pedido del contrato y la configuración del proceso de pago. Las modificaciones se registran en el registro del contrato y se aplican los ajustes de facturación, incluido el prorrateo.

Por ejemplo, modificar contratos o utilizar cotizaciones de modificación para:

• Añadir o eliminar prestaciones o servicios durante la vigencia del contrato.
• Realizar una facturación prorrateada en función de los cambios realizados, asegurándose de que el cliente pague la cantidad correcta por el tiempo restante de su contrato.
• Actualiza automáticamente los contratos tras realizar cambios para garantizar que las renovaciones sean correctas.

Obtén más información sobre cómo editar contratos finalizados (BETA) ycrear cotizaciones de modificaciones.

Gestionar renovaciones

Automatiza las renovaciones y reduce el riesgo de pérdida de clientes creando renovaciones directamente en los contratos (BETA)o elaborando cotizaciones de renovación. Al crear una renovación, la información del contrato existente se transfiere automáticamente. Puedes añadir o eliminar elementos de pedido antes de finalizar la renovación. Cada contrato de renovación está vinculado al contrato original, por lo que puedes consultar el historial completo de cada cliente.

Por ejemplo, utiliza las cotizaciones de renovación para:

• Configura alertas de renovación en el registro del contrato.
• Genera cotizaciones de renovación a medida que se acerca la fecha de finalización del contrato.
• Ten la seguridad de que cualquier cambio que se produzca durante la vigencia del contrato se incorporará automáticamente en la renovación.
• Añade o elimina elementos en el momento de la renovación.

Obtén más información sobre cómo crear renovaciones directamente en los contratos (BETA) y cómo crear cotizaciones de renovación.

Integrar y elaborar informes sobre los ingresos

Conectar HubSpot con los sistemas financieros

Asegúrate de que los equipos financieros estén siempre al corriente sincronizando los datos de ingresos de HubSpot con herramientas de contabilidad y ERP, como QuickBooks, Xero y NetSuite. Puedes utilizar las aplicaciones disponibles en el marketplace de HubSpot o las API de HubSpot.

Sincroniza los contactos, los productos, las facturas, las notas de crédito y los pagos entre ambos sistemas para garantizar que los libros contables se mantengan actualizados automáticamente en función de las actividades de ingresos registradas en HubSpot.

Utiliza las integraciones de HubSpot para:

• Asegúrate de que los datos sobre pagos e ingresos estén actualizados.
• Reduce al mínimo la introducción manual de datos en todas tus herramientas de software financieras.

Obtén más información sobre la integración con QuickBooks y Xero, así como sobre la extensibilidad de HubSpot, en la documentación para desarrolladores.

Informe sobre la evolución de tus ingresos.

Dado que los negocios, las cotizaciones, los contratos, las facturas y los pagos están interrelacionados, los equipos pueden elaborar informes sobre todo el ciclo de vida de los ingresos, desde la captación hasta la fidelización y la expansión. Al centralizar los procesos de ingresos, puedes analizar el rendimiento de los ingresos mediante los informes de HubSpot. Utiliza los informes predeterminados o crea informes personalizados que se adapten a las necesidades de tus distintos equipos.

Por ejemplo, puede crear informes para:

• Ingresos recurrentes anuales: realiza un seguimiento del ARR, el MRR y los cambios en los contratos y su valor en tiempo real.

• Cuentas por cobrar y tesorería: seguimiento de las cuentas por cobrar pendientes y los pagos cobrados para analizar los días de ventas pendientes (DSO).
• Retención: analice la pérdida de clientes y la retención de ingresos netos utilizando los datos de renovación de contratos.
• Atribución: ver qué fuentes de negocio contribuyen a contratos de alto valor y a largo plazo.

Obtén más información sobre cómo generar informes de ingresos en HubSpot, la suite de analíticas de ingresos,cómo crear informes personalizados y los informes de atribución.

Recursos adicionales

• Mira el video de presentación de la academia Revenue Hub.
• Más información:
  • Los distintos procesos de ingresos que puedes utilizar en HubSpot.
  • Las diferentes formas de facturar a los compradores en HubSpot.
  • CPQ de HubSpot.
  • Contratos.
  • Las diferentes formas de realizar los pagos a los compradores en HubSpot.